In Zeiten der Digitalisierung sind Zeitstempel in vielfältigen Geschäftsprozessen und Technologien von entscheidender Bedeutung. Sie dienen dazu, Ereignisse wie beispielsweise den Beginn und das Ende der Arbeitszeit genau zu erfassen. Wir erklären hier, was hinter dem Begriff steckt, welche Formen von Zeitstempeln es gibt und wo sie ihre Anwendung finden.
Key Facts
- Zeitstempel sind spezielle Signaturen, die exakte Zeitpunkte von Aktionen fixieren. Sie verleihen Dateien ein Datum und eine Uhrzeit, um die Existenz eines Dokuments oder einer Aktion nachzuweisen.
- Zeitstempel sind rechtsgültige Bescheinigungen. Daher sollten sie besonders fälschungssicher sein und eine möglichst lange Beständigkeit haben.
- Sie ermöglichen es zum Beispiel Angestellten, sich bequem vom eigenen Rechner aus ein- und auszustempeln, auch von zu Hause im Homeoffice. Die Einberechnung von Pausenzeiten kann ebenso erfasst werden.
- Was ist ein Zeitstempel?
- Elektronische Zeitstempel und Unix-Timestamp
- Wie funktioniert ein Zeitstempel?
- Effiziente Arbeitszeiterfassung mit Zeitstempeln
- Fazit
Was ist ein Zeitstempel?
Ein Zeitstempel ist eine spezielle Signatur, die den exakten Zeitpunkt einer Aktion bescheinigt. Dies kann beispielsweise der Beginn der Arbeitszeit von Arbeitnehmenden sein, etwa in Form einer Stech- oder Stempeluhr oder auch der Eingang einer Postsendung. Zeitstempel beinhalten meistens ein exaktes Datum inklusive Uhrzeit. Sie werden überall dort eingesetzt, wo der genaue Zeitpunkt eines Ereignisses erkannt und dokumentiert werden muss.
Neben den analogen Methoden wie Zeitstempel oder Stechuhren, die schon seit langer Zeit verwendet werden, gibt es mittlerweile auch zahlreiche Möglichkeiten der digitalen Zeiterfassung mithilfe eines elektronischen Zeitstempels.
Digitale Zeitstempel haben ihre analogen Vorgänger weitgehend abgelöst, weil sie eine präzisere und daher effizienter Messung möglich machen. Zeitstempel sind rechtsgültige Bescheinigungen. Daher sollten sie besonders fälschungssicher sein und eine möglichst lange Beständigkeit haben.
Elektronische Zeitstempel und Unix-Timestamp
Heutzutage werden digitale Zeitstempel – oder Timestamps – immer wichtiger, weil die tagtägliche Nutzung von elektronischen Geräten in den vergangenen Jahren enorm zugenommen hat. So befinden sich zum Beispiel in jeder E-Mail, die verschickt wird, digitale Zeitangaben von Datum und Uhrzeit. Digitale Zeitstempel sind mit der richtigen Programmierung und der zugehörigen Sicherheitssoftware wesentlich zuverlässiger als die analoge Variante.
Auch ein elektronischer Zeitstempel verleiht Dateien ein Datum und eine Uhrzeit, um die Existenz eines Dokuments nachzuweisen. Der Unix-Timestamp ist ein gängiges Beispiel, insbesondere bei der Arbeit mit Datenbanken: Diese Methode der Zeiterfassung beschreibt die Anzahl der Sekunden, die seit dem Unix-Zeitbeginn, dem 1. Januar 1970 (auch als Unix-Epoche bezeichnet), vergangen sind. Dieser Zeitpunkt wurde als Startpunkt für viele Zeitberechnungen in Computersystemen gewählt.
Zeitstempel können auf unterschiedliche Arten notiert werden, wie in etwa als Unix-Timestamp oder in einer der gemäß ISO 8601 vorgegebenen Formatierungen. Der SQL-Timestamp ist ein weiteres Beispiel für ein Format, das vornehmlich bei der Arbeit mit Datenbanken verwendet wird.
Gerade für HR ist auch interessant, was bei der Zeiterfassung erlaubt ist.
Einsatz von Zeitstempeln in verschiedenen Bereichen
Timestamps finden Anwendung in zahlreichen Branchen und Bereichen wie beispielsweise bei der Arbeitszeiterfassung, in der Forschung, der Kommunikation, bei Blockchain-Technologien oder in der IT. In Unternehmen besteht zwischen der Zutrittskontrolle und der Zeiterfassung ein enger Zusammenhang, da beide Systeme häufig miteinander kombiniert werden.
In der IT finden sie beispielsweise in Logdateien, Datenbanken und Versionskontrolle eine Anwendung. Im Bereich E-Commerce können Transaktionszeiten oder die Bestellhistorie dokumentiert werden. Bei der Dokumentenverifizierung und bei digitalen Signaturen wird mit Zeitstempeln ebenso gearbeitet wie bei der Datenerhebung und der Dokumentation von Experimenten in der Forschung. Und in der Kommunikation bestimmen sie Nachrichtenzeitpunkte, zum Beispiel bei Social Media Posts.
Wie funktioniert ein Zeitstempel?
Elektronische Zeitstempel sind wesentlich komplexer als analoge, bieten dafür aber auch wesentlich mehr Möglichkeiten. Die Erstellung eines elektronischen Zeitstempels erfolgt durch die Übertragung von Daten an einen Zeitstempel-Server.
Der Zeitstempel-Server versieht die Daten mit einem Datum und einer Uhrzeit. Zudem signiert er den Zeitstempel mit einer qualifizierten digitalen Signatur. Der Zeitstempel wird dann an den*die Anwender*in zurückgesendet und kann an das Dokument angehängt werden.
Zudem kommen weitere praktische Funktionen wie Authentifizierung, Verschlüsselung und Speicherung aller Daten zur reinen Zeitdokumentation hinzu. Digitale Zeitstempel vermeiden Fehlerquellen beispielsweise dadurch, dass Zeitangaben nicht manuell eingestellt werden müssen und daher auch nicht manipulierbar sind.
Die elektronische Zeiterfassung macht es möglich, die Zeitpunkte sehr vieler Ereignisse aufzunehmen, zu speichern und anschließend in übersichtlicher Form wieder darzustellen. Damit sind digitale Zeitstempel den analogen deutlich überlegen. Es lohnt sich also die Investition in ein professionelles Zeiterfassungssystem, um eine reibungslose Arbeitszeiterfassung zu gewährleisten.
Die Bedeutung von Zeitstempeln im digitalen Zeitalter
Zeitstempel werden auch in der Blockchain-Technologie verwendet, um die Reihenfolge der Blöcke, den Zeitpunkt einer Transaktion und Konsensmechanismen für Blockchains zu dokumentieren. Bei analogen Stempeln werden Details zu Zeit und Ort beispielsweise auf Papier gedruckt. Die Angabe der Zeitzone ist in der Regel nicht im Stempel integriert.
Vor dem digitalen Zeitalter war die Nutzung von analogen Zeitstempeln die einzige Möglichkeit der exakten Zeiterfassung, heute findet diese Methode nur noch selten Anwendung. Das liegt auch daran, dass das Risiko von Fälschungen erheblich ist, zum Beispiel durch das Verblassen des bedruckten Dokuments.
Effiziente Arbeitszeiterfassung mit Zeitstempeln
Das Arbeitsgesetz in Deutschland gibt strenge Regeln bezüglich der Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten vor. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat vor einigen Jahren sogar eine Verpflichtung zur Dokumentation von Arbeitszeiten in Betrieben beschlossen. Ein Zeiterfassungssystem ist obligatorisch. Nur so können die zuständigen Behörden jederzeit Auskunft zur Arbeitszeit eines Mitarbeitenden erhalten.
Der Einsatz einer digitalen Software zur Zeiterfassung bringt viele Vorteile und Möglichkeiten. Für die gesamte Belegschaft lässt sich damit die Arbeitszeiterfassung im täglichen Betrieb individuell erfassen. Das ist umso wichtiger, da heutzutage durch flexible Arbeitszeiten die Aufwände der Erfassung enorm gestiegen sind.
Außerdem können sich die Angestellten, beispielsweise solche, die im Homeoffice arbeiten, auch von zu Hause bequem vom eigenen Rechner aus ein- und ausstempeln. Automatisches Ausstempeln und die Einberechnung von Pausenzeiten können ebenso erfasst werden.
Mit dem Zeiterfassungstool von Factorial HR ist dies einfach möglich. Mitarbeitende können sich im Clock-In-Bereich über den Desktop oder die mobile App einstempeln – besonders praktisch für Angestellte auf Dienstreise.
Arbeiten Ihre Angestellten in Schichten, kann es außerdem Sinn machen, sich für eine intuitive und unkomplizierte Schichtplanungs-Software zu entscheiden. Transparente und konfliktfreie Schichtplanung ermöglicht effiziente und präzise Abläufe im Unternehmen, die auch das Betriebsklima positiv beeinflussen. Schichten planen, tauschen, oder sich mit einem QR-Code einchecken – von diesen und mehr Funktionen profitiert Ihr Unternehmen, wenn Sie das Schichtplanungstool von Factorial nutzen. Aber probieren Sie es doch einfach selbst aus: Kostenlos und unverbindlich starten.
Fazit
Im digitalen Zeitalter sind Zeitstempel an vielen Stellen unverzichtbar geworden, da sie präzise Zeitangaben für die unterschiedlichsten Ereignisse möglich machen. Sie dienen als Beleg für die exakte Uhrzeit der Erstellung, Änderung oder des Zugriffs auf ein Dokument oder eine Datei und das Geschehen eines Ereignisses. Zudem sind sie nützlich, um die Existenz oder den zeitlichen Ablauf von Ereignissen zu beweisen.
Insbesondere bei der Arbeitszeiterfassung, aber auch in der Kommunikation, bei Blockchain-Technologien, in der IT oder in der Forschung: Sie bieten hohe Effizienz, mehr Präzision und vor allem Manipulationssicherheit.
Die digitalen Zeitstempel haben die analogen weitgehend ersetzt und optimieren Prozesse durch Genauigkeit, eine Vielzahl von Einsatzbereichen und Automatisierung in zahlreichen Branchen und Bereichen. Zeitstempel sind rechtsgültige Bescheinigungen. Daher sollten sie besonders fälschungssicher sein und eine möglichst lange Beständigkeit haben.
