Zunächst einmal vorweg: Die Personalakte einsehen dürfen natürlich stets die Arbeitnehmenden, zu denen die Personalakte überhaupt geführt wird. Das betrifft aber jeweils natürlich nur die eigene Akte, nicht die der Kolleg*innen.
Im folgenden Beitrag zeigen wir Ihnen auf, wer unter welchen Bedingungen die Personalakte einsehen darf, was sich darin befindet und wie Sie mit digitalem Dokumentenmanagement derartige Prozesse noch effizienter gestalten können.
Key Facts
- § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) gewährleistet das Recht von Arbeitnehmenden, die eigene Personalakte jederzeit und ohne Angabe von Gründen einsehen zu dürfen.
- Des Weiteren darf ein kleiner befugter Personenkreis die Personalakte abrufen, zum Beispiel zuständige Mitarbeitende im Personalwesen oder die Geschäftsführung.
- Die Personalakte und ihr Inhalt unterliegen strikten Datenschutzbestimmungen. Das umfasst die sichere Verwahrung dieser ebenso wie Einschränkungen in Bezug auf die Einsicht.
- Hat ein Mitarbeitender das Recht, seine Personalakte einzusehen?
- Inhalt: Was befindet sich in der Personalakte?
- Wer darf Zugriff auf die Personalakte haben?
- Neuer Arbeitgebender will Einsicht in die Personalakte – öffentlicher Dienst und Privatwirtschaft
- Welche Rahmenbedingungen gelten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses?
Hat ein Mitarbeitender das Recht, seine Personalakte einzusehen?
Die einfache Antwortet lautet hierzu: Ja, das Recht hat jeder Mitarbeitende zu jedem beliebigen Zeitpunkt und ohne dafür überhaupt einen Grund nennen zu müssen. Die Rechte der Beschäftigten gehen in der Praxis aber sogar noch weiter. Diese können nämlich in der eigenen Personalakte auch Stellungnahmen hinterlegen oder Richtigstellungen fordern, wenn sie die Meinung vertreten, dass die Angaben in der Akte falsch oder unvollständig sind – zum Beispiel mit Hinblick auf die Begründung einer Abmahnung. Kommt das Unternehmen dem nicht nach, haben Arbeitnehmende das Recht, vor dem Arbeitsgericht zu klagen.
Inhalt: Was befindet sich in der Personalakte?
Teil der Personalakte sind normalerweise Dokumente wie:
- der aktuelle Arbeitsvertrag und mitunter ältere Arbeitsverträge
- eventuelle Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag
- erteilte Abmahnungen
- die Bewerbungsunterlagen
- Lohn- und lohnsteuerliche Unterlagen
- Leistungsbeurteilungen durch Vorgesetzte
Wer darf Zugriff auf die Personalakte haben?
Abgesehen von den direkt betroffenen Arbeitnehmenden, dürfen das auch Mitarbeitende im Personalwesen. Das ist logisch, da sich die Akte natürlich nicht von selbst führt, sondern Inhalte von einem bestimmten, kleinen Personenkreis aktualisiert, hinzugefügt oder entfernt werden müssen.
Weiterhin Zugriff können Betriebsratsmitglieder bekommen, sofern die betroffenen Arbeitnehmenden das konkret verlangen. Diese Mitglieder sind anschließend bei der Einsichtnahme anwesend, sie selbst sind bezüglich der Inhalte aber erneut der Verschwiegenheit verpflichtet. Sofern Arbeitnehmende aus persönlichen Gründen nicht selbst die Einsicht vornehmen können, dürfen sie Betriebsratsmitgliedern eine schriftliche Vollmacht dafür ausstellen.
Grundsätzlich dürfen Mitglieder des Betriebsrats die jeweilige Personalakte aber nicht einsehen. Ausnahmen gibt es dennoch davon: Wenn eine Einsicht nötig ist, um gesetzliche Aufgaben des Betriebsrates zu erfüllen. Da die Personalakte dem Datenschutz unterliegt, muss dieser währenddessen unverändert erhalten bleiben.
Ebenfalls wichtig zu wissen: Es besteht kein fortlaufendes Informationsrecht seitens des Unternehmens. Selbiges muss die Personalakte also nicht ungefragt vorlegen, sondern immer erst nach einer konkreten Aufforderung dazu.
Hinweis: Mit einer All-in-One-Software wie der von Factorial haben Beschäftigte dank der Self-Service-Funktionen jederzeit Einsicht in die eigene Personalakte, können Informationen eigenständig aktualisieren und Dokumente jederzeit herunterladen. Praktisch, oder?
Neuer Arbeitgebender will Einsicht in die Personalakte – öffentlicher Dienst und Privatwirtschaft
Ob in der Privatwirtschaft oder im öffentlichen Dienst, erlaubt ist beides nicht. Die Inhalte fallen sowohl unter die DSGVO als auch das Bundesdatenschutzgesetz. Wenn ein potenzieller neuer Arbeitgebender die Personalakte einsehen möchte, ist dafür eine zuvor von der betroffenen Person unterzeichnete Einverständniserklärung PA ÖD notwendig. Damit geben Arbeitnehmende ihrem aktuellen Unternehmen ausdrücklich das Recht, die Personalakte an den potenziellen neuen Arbeitgebenden weiterzureichen – aber auch nur an diesen, nicht an andere Dritte.
Selbst wenn eine dienstliche Notwendigkeit gegeben ist oder zumindest mit dieser argumentiert wird, ist weiterhin eine Zustimmung erforderlich. Die Personalakte wird also niemals automatisiert und ohne Zustimmung an Dritte weitergereicht.
Welche Rahmenbedingungen gelten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses?
Auch hier bleibt alles unverändert: Arbeitgebende dürfen die Unterlagen weiterhin nicht an unbefugte Dritte weiterreichen, sofern keine Einverständniserklärung der betroffenen Person vorliegt. Des Weiteren haben Arbeitnehmende auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses das Recht, die Personalakte bei ihren ehemaligen Arbeitgebenden einzusehen. Mehr zu Aufbewahrungsfristen von Personalakten erfahren Sie in diesem Artikel.
Tipp: Mit dem Dokumentenmanagement behalten Sie die volle Kontrolle und Übersicht über Personalakten von aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden. Etwaige Nachweise zur Einsicht oder Einverständniserklärungen lassen sich mit der digitalen Unterschrift einfach und rechtssicher unter- beziehungsweise gegenzeichnen. Des Weiteren ist dank der intuitiven mobilen App ein leichter Zugriff auf die Personalakte und alle darin enthaltenen digitalisierten Dokumente gewährleistet – jederzeit, wenn Arbeitnehmende diese einsehen möchten.
