Es kommt immer wieder vor, dass Mitarbeitende einen Teil ihres Jahresurlaubs nicht nehmen und diesen ins Folgejahr übertragen wollen. In solchen Fällen muss das Unternehmen Urlaubsrückstellungen bilden. Basis hierfür sind Werte wie das individuelle Urlaubsentgelt. In diesem Beitrag behandeln wir das Thema: Urlaubsrückstellung berechnen: So geht’s und zeigen, wie Sie diese Werte korrekt berechnen können, was der Unterschied einer Individual- und einer Durchschnittsberechnung ist und auf welche Fallstricke Sie dabei achten müssen.
Das Wichtigste in Kürze
- Bei einer 5-Tage-Woche ist die Berechnung der Urlaubsrückstellung auf Grundlage von 250 tatsächlichen geleisteten Arbeitstagen im Jahr üblich. Dabei müssen alle offenen Urlaubstage zum Bilanzstichtag berücksichtigt werden.
- Für die richtige Berechnung der Urlaubsrückstellung ist das maßgebliche Urlaubsentgelt entscheidend. Dieses setzt sich aus Bruttogehalt, Sonderzahlungen und lohnabhängigen Nebenkosten zusammen.
- Der Resturlaub, den Mitarbeitende ins Folgejahr übertragen, muss zurückgestellt werden, da er für den Arbeitgebenden eine finanzielle Verpflichtung darstellt. Spätestens bis zum 31. März muss dieser Urlaub genommen oder korrekt in der Bilanz erfasst werden.
- Urlaubsrückstellung berechnen: Wie geht das?
- Urlaubsrückstellung berechnen: Formeln
- Urlaubsrückstellung berechnen: So geht’s – Individualberechnung
- Durchschnittsberechnung
- Wann müssen Urlaubsrückstellungen berechnet werden?
- Urlaubsrückstellung auflösen
- Fazit
Urlaubsrückstellung berechnen: Wie geht das?
Die Berechnung von Urlaubsrückstellungen ist ein wesentlicher Bestandteil der betrieblichen Jahresabschlusserstellung. Dies ist notwendig, um sich finanziell für die noch offenen Urlaubsansprüche der Mitarbeitenden aus dem Vorjahr abzusichern.
Dabei handelt es sich um Verpflichtungen gegenüber Dritten. Daher sind Urlaubsrückstellungen als sogenannte „Schuldrückstellungen“ laut §249 Handelsgesetzbuch (HGB) zwingend zu berücksichtigen. Im Gegensatz zu klar bestimmbaren Schulden sind Rückstellungen jedoch oft mit Unsicherheiten verknüpft, und zwar bezüglich der Höhe als auch den Zeitpunkt der Inanspruchnahme betreffend.
Grundsätzlich gilt, dass eine Urlaubsrückstellung für alle nicht genommenen Urlaubstage gebildet werden muss, die im darauffolgenden Jahr bestehen bleiben. Alle offenen Urlaubstage zum Bilanzstichtag sind dabei für die Berechnung entscheidend, ebenso wie das durchschnittliche tägliche Urlaubsentgelt und die genaue Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage.
Abhängig von Unternehmensgröße und vorhandenen Personaldaten können Sie zwei unterschiedliche Methoden zur Berechnung wählen: Das ist zum einen die Individual-, zum anderen die Durchschnittsberechnung.
Tipp:
Mit Factorial HR automatisieren Sie den Prozess zum Beantragen und Genehmigen von Abwesenheiten und behalten verbleibende Urlaubstage immer im Blick. Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, Urlaube ganz unkompliziert über Desktop oder eine mobile App zu beantragen.
Urlaubsrückstellung berechnen: Formeln
Vor allem in größeren Unternehmen ist die Berechnung der Urlaubsrückstellungen für jeden einzelnen Mitarbeitenden mit einem hohen Aufwand verbunden. Daher erlaubt das Gesetz zwei verschiedene Arten der Berechnung: die von Urlaubsrückstellungen als Individualberechnung und als Durchschnittsberechnung. Die grundsätzliche Formel zur Berechnung der Urlaubsrückstellungen lautet:
Urlaubsrückstellung = Maßgebliches Urlaubsentgelt / tatsächliche Arbeitstage × offene Urlaubstage
Dabei beinhaltet das maßgebliche Urlaubsentgelt alle Lohn- und Gehaltsbestandteile, die bei Abwesenheit weitergezahlt werden. Das sind das Bruttojahresgehalt, anteiliges Weihnachts- und Urlaubsgeld, Anteile zur Sozialversicherung und Beiträge zur Berufsgenossenschaft. In der Handelsbilanz sind zusätzlich vermögenswirksame Leistungen, Pensions- und Jubiläumsrückstellungen zu berücksichtigen.
Freiwillige Sondervergütungen, Tantiemen, Kosten für die Verwaltung und Leistungen, die nur bei tatsächlicher Anwesenheit gezahlt werden, fallen nicht in diese Kategorie. Hier ein Überblick über die Methoden:
Urlaubsrückstellung berechnen: So geht’s – Individualberechnung
Die Individualmethode kommt meist bei kleinen Unternehmen mit überschaubarer Mitarbeiterzahl zur Anwendung. Dabei wird für jeden einzelnen Mitarbeitenden die Rücklage ganz individuell auf Grundlage des Jahresgehalts und der offenen Urlaubstage berechnet.
Formel und Beispiel
Anhand eines Beispiels sähe das so aus: Ein Mitarbeiter arbeitet beispielsweise fünf Tage die Woche. Er verdient ein Bruttojahresgehalt von 50.000 €. Außerdem erhält er ein fest vereinbartes Weihnachtsgeld von 4.000 €. Die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und sonstige lohnabhängige Nebenkosten betragen beispielsweise auf 6.000 €.
Wenn der Mitarbeiter der Firma zum Jahresende noch neun offene Urlaubstage hat und man 250 tatsächliche Arbeitstage im Geschäftsjahr ansetzt, ergibt sich aus diesen Angaben folgende Berechnung der Urlaubsrückstellung:
Urlaubsrückstellung = (50.000 € Jahresgehalt + 4.000 € Weihnachtsgeld + 6.000 € Arbeitgeberanteile) / 250 tatsächliche Arbeitstage × 9 Resturlaubstage = 2.160 €
Diese 2.160 € verbuchen Sie als Rückstellung auf der Passivseite. Für die Steuer und Handelsbilanz können Sie bei der Ermittlung des maßgeblichen Urlaubsentgelts unterschiedliche Gehaltsbestandteile berücksichtigen.
Durchschnittsberechnung
Bei mittleren und vor allem großen Unternehmen ist eine Individualberechnung oftmals zu aufwendig, weil sie für den Urlaub aller Mitarbeitenden einzeln berechnet werden müssen. Dann wird die Durchschnittsmethode angewendet. Dabei teilen Sie die Mitarbeitenden der Firma in Gruppen ein, etwa nach Beschäftigungsart oder Gehaltsmodell. Aus der Summe der Urlaubsentgelte dieser Gruppen wird bilden Sie einen Durchschnittswert pro Mitarbeitendem. Dieser Wert dient Ihnen dann als Grundlage für die Ermittlung der Rücklage. Je kleiner die Gruppen sind, desto genauer ist die Berechnung.
Formel und Beispiel
Beispiel: Angenommen, zehn Mitarbeitende einer Abteilung haben zusammen ein maßgebliches Urlaubsentgelt von 578.900 € inklusive Weihnachtsgeld. Daraus ergibt sich ein Durchschnittswert in Höhe von 57.890 €. Wenn insgesamt 54 Urlaubstage offen sind und 250 Arbeitstage pro Geschäftsjahr angerechnet wird, lautet die Formel:
Urlaubsrückstellung = 57.890 € Urlaubsentgelt / 250 tatsächliche Arbeitstage pro Kalenderjahr × 54 Tage offener Urlaub = 12.504 €
Diese Summe muss das Unternehmen dann als Rückstellung für die gesamte Mitarbeitergruppe in der Steuerbilanz ansetzen.
Wann müssen Urlaubsrückstellungen berechnet werden?
Arbeitgebende müssen Rückstellungen für restlichen Urlaub immer dann bilden, wenn Mitarbeitende ihre zustehenden Urlaubstage nicht vollständig innerhalb des laufenden Kalenderjahres nehmen und sie einen Übertrag vom Resturlaub ins nächste Jahr wünschen. Der Anspruch auf den Jahresurlaub bleibt grundsätzlich bis zum 31. März des Folgejahres bestehen. Wenn bis dahin die Resturlaubstage nicht genommen wurden, entfällt dieser Anspruch, es sei denn, es liegen besondere Umstände vor.
Wenn das Arbeitsverhältnis zwischenzeitlich beendet wird, kann der Arbeitgebende offenen Resturlaub finanziell ausgleichen. Auch dann muss die Rückstellung für den offenen Urlaubsanspruch in der Steuerbilanz korrekt berücksichtigt sein.
Urlaubsrückstellung auflösen
Wenn eine Rückstellung nicht mehr benötigt wird oder den tatsächlichen Aufwand übersteigt, muss sie aufgelöst werden, so lautet die Bestimmung. Das kann auf vier Arten erfolgen:
- Erfolgsneutral, wenn der zurückgestellte Betrag genau dem tatsächlichen Aufwand entspricht.
- Ertragswirksam, wenn die Rückstellung höher war als der tatsächliche Bedarf. Die Differenz können Sie in der Buchhaltung als sonstigen betrieblichen Ertrag verbuchen.
- Aufwandswirksam, wenn der Aufwand höher war als die Rückstellung. Der Differenzbetrag müssen Sie zusätzlich einbuchen.
- Komplettauflösung, wenn sich herausstellt, dass die Rückstellung gar nicht notwendig war.
Wichtig: Die Auszahlung von nicht genommenem Urlaub ist nur in Ausnahmefällen – beispielsweise bei Kündigung – zulässig. Eine Auszahlung bei fortbestehendem Arbeitsverhältnis widerspricht dem Bundesurlaubsgesetz.
Fazit
Die Daten zu Urlaubsrückstellungen sind ein zentrales Element im betrieblichen Rechnungswesen. Damit sichern Sie finanzielle Verpflichtungen ab, die sich aus den noch offenen Urlaubsansprüchen Ihrer Belegschaft ergeben. Arbeitgebende müssen zwischen Individual- und Durchschnittsberechnung wählen – abhängig von Betriebsgröße und Verwaltungsaufwand. Die korrekte Ermittlung des maßgeblichen Urlaubsentgelts ist dabei essenziell, um die Rückstellungen sachgerecht zu erfassen.
Werden Rückstellungen zu hoch oder zu niedrig angesetzt, kann dies Auswirkungen auf das Jahresergebnis haben. Ebenso wichtig ist die fristgerechte Auflösung nicht mehr benötigter Rückstellungen. Nur so wird die Bilanz nicht durch unnötige Passivposten belastet. Letztlich zeigt sich: Die Urlaubsrückstellung ist mehr als nur eine buchhalterische Pflicht – sie ist Ausdruck einer vorausschauenden und verantwortungsbewussten Unternehmensführung.
