Das Operations Management zählt zu den wichtigsten Bereichen eines Unternehmens – ohne diesen wäre langfristiger Unternehmenserfolg kaum möglich.
Was genau unter diesen Bereich fällt, warum er so entscheidend ist und welche Aufgaben mit welchen Instrumenten erledigt werden, erfahren Sie im folgenden Artikel.
Das Wichtigste in Kürze
- Operations Management beschreibt die strategische, taktische und operative Planung, Verwaltung, Koordination und Kontrolle aller Arbeitsabläufe in Unternehmen.
- Es ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Betriebs und trägt maßgeblich zur Wettbewerbsfähigkeit, Qualitätssicherung, Ressourceneffizienz und Effektivität von Prozessen auf allen Ebenen bei.
- Zentrale Konzepte und Methoden in diesem Zusammenhang sind unter anderem Six Sigma, Lean Management, Key Performance Indicators (KPIs) sowie gängige Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana oder Monday.com.
- Was versteht man unter Operations Management?
- Warum Operations Management? Ziel und Zweck des Operations Managements
- Was macht ein Operations Manager? Aufgaben im Operation Management
- Beispiel: ITOM – IT Operations Management
- Was sind die wichtigsten Tools und Methoden im Operation Management?
Disclaimer: Da wir den englischen Begriff „Operation Manager“ nutzen, verzichten wir im Folgenden auf das Gendern. Es sind alle Geschlechter mitgemeint.
Was versteht man unter Operations Management?
Unter diesem Begriff versteht man die Planung, Steuerung und Kontrolle aller operativen Prozesse innerhalb eines Unternehmens, die zur Wertschöpfungskette beitragen. Das bedeutet also die Prozesse, die zur Produktion und Bereitstellung von Produkten und/oder Dienstleistungen des Unternehmens gehören.
Dazu gehören beispielsweise Prozesse wie die Bestandsverwaltung, der Kundenservice oder der Produktionsprozess.
Im Rahmen der Produktion, also in Branchen, die sich vor allem mit der Herstellung von Maschinen und ähnlichen Gütern beschäftigen, spricht man vom Produktionsmanagement. Bei Dienstleistungen wird in diesem Zusammenhang eher vom Servicemanagement gesprochen.
Heutzutage werden Operations Management und Supply Chain Management oft unter dem Begriff Operations and Supply Chain Management zusammengefasst, weil sie eng miteinander verbunden sind:
Das Operations Management kümmert sich vor allem um die internen Abläufe im Unternehmen, während das Supply Chain Management die externen Partner*innen und Prozesse entlang der gesamten Lieferkette koordiniert.
Warum Operations Management? Ziel und Zweck des Operations Managements
Grundsätzlich verfolgt das Operations Management das Ziel, die Prozesse und Schritte, die zur Erstellung eines Produkts oder zur Bereitstellung einer Dienstleistung nötig sind, so effizient und effektiv wie möglich zu gestalten.
Weitere daraus abgeleitete Ziele sind u. a.:
- Kundenzufriedenheit sichern: Um den Erfolg des Unternehmens zu gewährleisten, muss sichergestellt werden, dass das Produkt bzw. die Dienstleistung den Erwartungen und Bedürfnissen der Kund*innen entspricht. Dies umfasst also auch Maßnahmen zur kontinuierlichen Qualitätssicherung.
- Wettbewerbsvorteile schaffen: Durch optimierte und effiziente Prozesse können Ressourcen eingespart und Kosten reduziert werden – sowohl materiell als auch finanziell.
- Finanzielle Effizienz und Kostenkontrolle: Prozesse werden so gestalten, dass Ausgaben minimiert und Budgets eingehalten werden.
- Optimale Ressourcennutzung: Material, Personal und Anlagen sollen bestmöglich eingesetzt werden.
- Produktivitätssteigerung: Ein weiteres Ziel, ist die Steigerung des Outputs bei gleichem oder geringerem Mitteleinsatz zu erzielen.
Was macht ein Operations Manager? Aufgaben im Operation Management
Das Operations Management stellt neben Finanzmanagement und Marketing eine der wichtigsten Ebenen in der Unternehmensführung dar. Es handelt sich also um einen enorm wichtigen Bereich. Meistens wird das Operations Management in drei Ebenen unterteilt:
- Strategische Ebene: Hier geht es um langfristige Ziele und Ausrichtung.
- Taktische Ebene: Auf dieser Ebene werden Maßnahmen zur Umsetzung der strategischen Ziele geplant.
- Operative Ebene: Diese umfasst die Planung und Steuerung des täglichen operativen Geschäfts.
Zu den Aufgaben in diesen Bereichen gehören unter anderem:
- Prozessmanagement und -optimierung: Operations Manager koordinieren alle Abläufe im Unternehmen und sorgen dafür, dass diese möglichst effizient und optimal verlaufen. Auf der langfristigen, strategischen Ebene geht es um die Entwicklung und Verbesserung der Prozesse. Kurzfristig, meist im mittleren Führungssegment, wird sichergestellt, dass das tägliche Geschäft reibungslos abläuft. Dazu gehören beispielsweise die Schichtplanung und die Einstellung von Personal, das den langfristigen Zielen entspricht.
Insbesondere bei der Umsetzung kurzfristiger Ziele können digitale Lösungen wie die HR-Software von Factorial unterstützen und viele Aufgaben automatisieren, da zahlreiche Workflows mit der Software effizient gesteuert werden. Dazu gehören beispielsweise die digitale Zeiterfassung sowie Erinnerungen bei vergessener Zeiterfassung oder Verstößen gegen Überstunden– und Höchstarbeitszeiten. Ebenso lassen sich der Onboarding-Prozess automatisieren und standardisieren – und vieles mehr.
- Qualitätsmanagement: Operations Manager sorgen dafür, dass alle Prozesse so gestaltet sind, dass das Produkt oder die Dienstleistung die bestmögliche Qualität erreichen.
- Risikomanagement: Identifikation und Minimierung von Risiken in den Prozessen, um Störungen und Verluste zu vermeiden.
- Finanz- und Ressourcenmanagement: Effiziente Nutzung und Kontrolle von finanziellen Mitteln und Ressourcen wie Material und Personal.
Beispiel: ITOM – IT Operations Management
Ein gutes Beispiel, um sich Operations Management (OM) besser vorstellen zu können, ist das IT Operations Management, kurz ITOM genannt. Dabei geht es um die Wartung, Überwachung, Verbesserung und den Betrieb IT-bezogener Prozesse, die ein Unternehmen nutzt und benötigt – also insbesondere um die IT-Infrastruktur, IT-Services, IT-Systeme und die IT-Sicherheit eines Unternehmens.
Gerade in Zeiten von künstlicher Intelligenz (KI) und zunehmender Digitalisierung in allen Bereichen gewinnt der ITOM-Bereich an immer größerer Bedeutung. Unternehmen, die ihre IT effizient und zukunftssicher betreiben wollen, sind auf gut aufgestellte IT-Teams in OM angewiesen.
Eine kürzlich veröffentlichte Studie aus der Reihe OTRS Spotlight zeigt, dass die Hälfte der befragten Unternehmen bzw. IT-Teams in KI ein enormes Potenzial zur Prozessoptimierung sieht. Hier wird deutlich: ITOM spielt eine zentrale Rolle bei der Einführung und Nutzung moderner Technologien wie KI – sowohl strategisch als auch operativ.
Was sind die wichtigsten Tools und Methoden im Operation Management?
Operations Manager*innen stehen im Rahmen des Operations Managements eine Vielzahl von Instrumenten zur Verfügung. Diese Tools dienen in der Regel dazu, Geschäftsprozesse und -aktivitäten abzubilden, zu analysieren und gezielt zu verbessern.
Zu den wichtigsten Methoden und Werkzeuge gehören unter anderem:
Six Sigma
Six Sigma ist ein datengestütztes Verfahren zur Verbesserung von Prozessqualität und zur Reduktion von Abweichungen. Es folgt einem klar strukturierten, iterativen Ablauf, der sogenannten DMAIC-Methode: Define (Definieren), Measure (Messen), Analyze (Analysieren), Improve (Verbessern), Control (Kontrollieren). Ziel ist es, Prozesse möglichst fehlerfrei und stabil zu gestalten.
Lean Management
Lean Management konzentriert sich darauf, Prozesse zu verschlanken und jede Form von Verschwendung zu vermeiden – etwa Zeitverluste, unnötige Arbeitsschritte oder Überproduktion. Der Fokus liegt auf einer effizienten Ressourcennutzung und der kontinuierlichen Verbesserung von Abläufen.
Kaizen
Dieses Konzept stammt aus Japan und legt den Fokus auf die kontinuierliche Verbesserung von Arbeitsabläufen. Dabei spielt die aktive Einbindung der Mitarbeitenden eine zentrale Rolle – sie sind dazu ermutigt, fortlaufend Verbesserungsvorschläge einzubringen und umzusetzen.
Allgemeine Projektmanagement-Tools
Vor allem auf mittlerer, aber auch auf kurzfristiger Ebene nutzen Operations Manager alltägliche Tools zur Überwachung, Steuerung und Zuweisung von Projekten. Bekannte Anwendungen sind etwa Trello, Asana, Slack oder Monday.com. Diese Tools helfen dabei, Aufgaben transparent zu machen, Zuständigkeiten zu klären und Fortschritte im Team zu verfolgen.
KPIs
Ein weiterer zentraler Bestandteil im Operations Management sind sogenannte Key Performance Indicators (KPIs) – also messbare Kennzahlen, mit denen sich die Leistung von Prozessen oder Teams bewerten lässt. Sie dienen als objektive Grundlage für operative und strategische (langfristige) Entscheidungen.
Moderne HR-Softwarelösungen wie Factorial bieten integrierte HR-Dashboards, die eine Vielzahl an KPIs abbilden – beispielsweise zur Mitarbeiterzufriedenheit, Personalstruktur oder Recruiting-Effizienz. Diese Dashboards ermöglichen eine datenbasierte Übersicht über alle relevanten Bereiche und helfen, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und gezielt zu handeln.
