Eine weitere separate Abteilung, die sich nur mit der Standardisierung, Koordinierung und Organisation von Projekten im Unternehmen beschäftigt? Der Ruf nach einem Project Management Office wird in vielen Büros dennoch lauter – aus guten Gründen. Speziell in (mittel-)großen Unternehmen kann das PMO bisher ungenutzte Effizienzpotentiale freilegen.
Wir zeigen Ihnen, wie Mitarbeitende in Project Management Office Jobs arbeiten, wie Sie ein PMO einführen und wie Sie dadurch Mehrwerte generieren.
Kurz erklärt
- Die Einführung eines PMO (Project Management Office) lohnt sich für gewöhnlich ab mittelgroßen Unternehmen – oder wenn vermehrt Budgets beziehungsweise Deadlines gerissen werden.
- Der Nutzen eines Project Management Office liegt in der Standardisierung von Projekten, einem optimierten Risikomanagement, einer besseren Verteilung von Ressourcen und qualitätssteigernden Maßnahmen.
- Zu den Project Management Office Aufgaben gehören die Festlegung von Projekt-Methodiken und dafür eingesetzten Tools, die Priorisierung innerhalb von Teams sowie abteilungsübergreifende Schulungen und Ressourcenmanagement.
- Was ist ein Project Management Office?
- PMO: Bedeutung für Unternehmen
- Was sind die drei Arten von PMO?
- Nutzen und Aufgaben von einem PMO Project Management Office
- Schritt-für-Schritt-Anleitung: Einführung eines PMO
- Beispiel für die Arbeit eines Project Management Office
- What is PMO vs PMP? Der Unterschied zwischen PMO und PMP?
Was ist ein Project Management Office?
Das Project Management Office ist eine eigenständige Abteilung im Unternehmen. Sie schafft unternehmensweite Standards in der Projektdurchführung, überwacht Prozesse auf ihre Effizienz und gibt die genutzten Tools bei der projektbezogenen Arbeit vor. Praktisch können Sie sich das PMO damit als eine Art Brücke oder Schnittstelle vorstellen – zwischen den einzelnen Teams, allen Abteilungen mit Projektarbeit und dem Management.
PMO: Bedeutung für Unternehmen
Benötigt das Unternehmen wirklich noch eine zusätzliche Abteilung und weiteres Personal? Geht es nach einer Umfrage aus dem Jahr 2020 der „The Project Group“, dann lautet die Antwort ganz klar: Ja! 450 Unternehmen wurden dort befragt, 73 % hatten schon zu diesem Zeitpunkt ein Project Management Office.
Weitere Erkenntnisse aus der repräsentativen Umfrage, die auch für Ihre Überlegungen relevant sein dürften:
- Damals zeigten sich 63 % mit dem PMO „zufrieden“, aber nur 5 % waren „sehr zufrieden“.
- Die Umfrage zeigt einen spannenden Zusammenhang: Je länger das PMO bestand, desto zufriedener waren Führungskräfte und Mitarbeitende mit dessen Arbeit.
- Bestand das PMO seit mehr als fünf Jahren, ließ sich in diesen Unternehmen eine gesteigerte Projekt-Performance nachweisen.
Die positive Bedeutung für Unternehmen bezeugt die Forschung ebenfalls: Eine Studie aus Texas von Weydmann, A. et al. (2023) bescheinigt PMO signifikante Verbesserungen im Einsatz von materiellen, digitalen und Personal-Ressourcen. Gleichzeitig lassen sich noch effizienter Synergien im Unternehmen nutzen.
Was sind die drei Arten von PMO?
- Das „supportive“ PMO: Ist ausschließlich beratend und unterstützend tätig. Mitarbeitende haben in den einzelnen Teams und Abteilungen aber keine Weisungsbefugnis.
- Das „kontrollierende“ PMO: Stellt Qualität und vorab definierte Milestones sowie Projektfortschritte sicher. Standardisierungen werden festgelegt – um eine einheitliche Kontrolle und Prüfung zu ermöglichen.
- Das „direktive“ PMO: Stark an Führungskräfte und Manager*innen angelehnt, Mitarbeitende haben eine Weisungsbefugnis. Übernimmt eine leitende Rolle und kann eigenmächtig in Projektprozesse eingreifen.
Nutzen und Aufgaben von einem PMO Project Management Office
| Nutzen | Aufgabe und Arbeit des PMO | Art des PMO |
| 🔧 Standardisierung | Entwicklung, Einführung und Überwachung von einheitlichen Projektstandards und -methoden | Controlling- und Support-PMO |
| 🔍 Transparenz | Festlegung von Performance-Kennzahlen (KPI) und Konsolidierung von Berichten | Controlling-PMO |
| 🧑💻 Ressourcenmanagement | Ist-Analyse von Kapazitäten, Priorisierung & Zuteilung von Personal | Direktives PMO |
| 🔒 Qualitätssicherung | Durchführung von Audits und Analyse von Risiken | Controlling- und Support-PMO |
| 🧠 Strategieoptimierung | Abstimmung zwischen Projekt- und Unternehmensstrategie | alle drei PMO-Varianten |
| 📅 Unterstützung bei Planung & Umsetzung | Coachings, Schulungen, Training von Projektmanager*innen | Support- und direktives PMO |
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Einführung eines PMO
Sie möchten wissen, wie Sie selbst ein PMO in Ihrem Unternehmen einführen können? Unsere Idee: Wir machen es einfach kurzerhand am Beispiel mit Ihnen gemeinsam.
1. Nutzen und Ziel
Überlegen Sie, welche Ziele Sie mit dem PMO erreichen möchten und wo Sie sich einen positiven Nutzen versprechen.
2. Analysieren Sie die Ist-Situation im Unternehmen und den Projekt-Teams
Beurteilen Sie aktuell laufende Projekte qualitativ und quantitativ. Überlegen Sie sich, wo aktuell oder in der Vergangenheit Probleme und Hindernisse in Projekten und deren Teams auftraten.
3. Wählen Sie entsprechend der Ziele und der Situation ein PMO-Modell
- direktiv
- supportiv oder
- kontrollierend
4. Definieren Sie in Ihrem neuen Projekt Management Office die Rollen
Lassen Sie einheitliche Konzepte für Berichte und Strukturen erstellen. So können Sie später bewerten, wie das PMO seine Arbeit erfüllt. Lassen Sie sich Vorschläge zur Standardisierung von Tools erarbeiten – eines davon könnte die Factorial Business Management Software sein.
5. Kommunikation
Nehmen Sie Ihre Mitarbeitenden aktiv bei diesem Prozess mit – schließlich sind diese direkt oder indirekt von der Einführung eines PMO betroffen. Kommunizieren Sie den Grund, die Mehrwerte und zu erwartenden Veränderungen – Stichwort: Change-Management.
6. Beginnen Sie mit einer Pilotphase
Währenddessen und auch anschließend können Sie noch Feinjustierungen vornehmen. Wir erinnern an die Studie eingangs: Die positiven Effekte und Zufriedenheitswerte skalieren bei PMO oft erst nach einigen Jahren – dann, wenn alles rund läuft.
7. Kontinuierliches Monitoring
Wie jede andere Abteilung auch, gibt es im Project Management Office garantiert hin und wieder etwas zu analysieren und zu optimieren. Dafür können Sie frühzeitig KPIs festlegen – beispielsweise Budget-Optimierungen (monetär) oder kürzere, weil effizientere Projektphasen (zeitbezogen). In Factorials HR-Berichten finden Sie wichtige Zahlen zur Beurteilung direkt an einem Ort.
Unser Tipp: Factorials Business Management Software hält sowohl Ihren Projektteams als auch dem Project Management Office den Rücken frei. Damit können Sie Projekt- und Arbeitszeiten erfassen und eine klare Zuordnung zwischen Arbeitszeit und Projekt vornehmen. So lassen sich zugleich die Kosten transparent zuordnen sowie analysieren. Hand aufs Herz (oder die Tastatur): Geht es noch einfacher?
Beispiel für die Arbeit eines Project Management Office
So könnte das PMO in Ihrem Unternehmen arbeiten.
Ausgangssituation: Es laufen vier große Projekte parallel, sie allesamt sind identisch wichtig.
Problemstellung: Die personellen Ressourcen sind knapp. Jedes Projekt braucht Mitarbeitende, die sind aber schon in anderen Projekten eingebunden. Es drohen Verzögerungen und gerissene Deadlines.
Lösung über ein PMO:
- Konzeptionierung eines Ressourcenplans
- Analyse der Anforderungen und Ist-Fortschritte bei den Projekten
- Priorisierung entsprechend der Meilensteine und Deadlines
- Zuweisung von projektbezogenem Personal, um Lücken gezielt zu schließen
- Entwicklung eines Zukunftsplans, um Ressourcen effizienter und transparenter zu planen und einzusetzen
PMO und seine Bedeutung für das Unternehmen: Die Projekte laufen effizienter, die Planung künftiger Projekte wird noch geordneter sein. Mitarbeitende werden weniger stark be- oder überlastet. Ziele werden unter Einhaltung des vorab gesetzten Budgets erreicht.
What is PMO vs PMP? Der Unterschied zwischen PMO und PMP?
Den Nutzen und die PMO Abkürzung kennen Sie schon: Das Project Management Office ist eine eigenständige Einheit im Unternehmen – deren Aufgabe die Organisation und Standardisierung ist.
PMP (Project Management Professional) ist hingegen meist eine Einzelperson. Der Begriff „PMP“ bezieht sich auf die Zertifizierung, die diese Person hält.
