Das Gerichtsurteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019 hat deutlich gemacht, dass Arbeitgebende verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches Zeiterfassungssystem am Arbeitsplatz einzuführen. Deutsche Gerichte haben dieses Urteil bestätigt, und die gesetzliche Pflicht ist nur noch eine Frage der Zeit. Für Arbeitgebende bedeutet dies: Sie sind bereits jetzt verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden korrekt zu erfassen. Auf eine digitale Zeiterfassung umzustellen ist also ein sinnvoller nächster Schritt.
Es gibt bereits eine Vielzahl solcher digitalen Tools auf dem Markt, darunter TimeTac. Was kann die Software und welche TimeTac-Alternativen sollten Sie in Betracht ziehen?
Funktionen von TimeTac und TimeTac-Alternativen
| Kriterium | Timetac | Factorial | Clockodo | Zoho People |
| Benutzerfreundlichkeit | Gut – intuitiv bedienbar | Sehr gut – sehr intuitiv | Gut – intuitiv bedienbar | Mittel – komplexer zu Beginn |
| Zielgruppe | Alle Unternehmen mit Fokus auf Skalierbarkeit | Alle Unternehmen mit Fokus auf KMUs | KMUs | KMUs |
| Serverstandort | EU, Hauptserver in Deutschland | Frankfurt, Deutschland | Frankfurt und Berlin, Deutschland | Europa, Asien, USA |
| Zeiterfassung | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Abwesenheitsmanagement | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Unterstützung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Terminal | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| QR-Code | ❌ | ✅ | ❌ | ✅ |
| App | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Dokumentenmanagement | ❌ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Projektverwaltung | ❌ (nur Projektzeiterfassung) | ✅ | ❌ (nur Projektzeiterfassung) | ✅ |
| DATEV-Integration | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Berichte und Analysen | ✅ (im Projektzeiterfassungs-Modul) | ✅ (umfangreiche HR-Berichte) | ✅ (auf Zeitfunktionen beschränkt) | ✅ |
| Payroll-Funktionen | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Reisekosten | ❌ (nur Reisezeit) | ✅ | ❌ | ❌ |
| Whistleblowing | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| App verfügbar | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| ISO 27001 | ❌ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Testversion | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Was macht eine gute Zeiterfassungssoftware aus?
Eine aktuelle Bitkom-Studie zufolge tracken ¾ aller Unternehmen (74 %) die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden. 13 % setzen dabei noch auf Handzettel und 16 % auf Excel, der Rest erfasst die Arbeitszeit digital. Die große Mehrheit der Unternehmen hat die Zeiterfassung also bereits zur Pflicht gemacht, und die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ist laut Expert*innen nur noch eine Frage der Zeit.
Sich zwischen all den Anbietern zu entscheiden, ist allerdings gar nicht so einfach. Welche Funktionen sollte eine gute Zeiterfassungssoftware überhaupt abdecken?
Schauen wir uns die verschiedenen Anforderungen an.
Grundsätzlich soll eine Zeiterfassungssoftware die gesetzlichen Anforderungen optimal umsetzen, d. h. An- und Abwesenheiten sowie Überstunden und Pausen aufzeichnen. Gleichzeitig dient die Software dazu, Geschäftsprozesse zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und Zeit für strategische sowie administrative Aufgaben der Personalabteilung freizusetzen.
Funktionen einer guten Zeiterfassungssoftware
- Arbeitszeiterfassung (präzise Erfassung der Start- und Endzeiten, inkl. Pausen und Überstunden; Unterstützung flexibler Arbeitszeiten, Möglichkeiten zu manuellen und automatischen Ein- und Ausstempeln z. B. per QR-Code, per App o.ä)
- Abwesenheitsmanagement (z. B. Verwaltung von Urlaubsanträgen, Genehmigungsflows, automatische Berechnung von Resturlaubsansprüchen)
- Berichterstattung und Analysen (Erstellung von Stundenzetteln und Auswertungen auf Basis verschiedener Kriterien, z. B. Abteilungen, Projekte oder Zeiträume)
- Exportmöglichkeiten und Integrationen (z. B. mit Lohnbuchhaltungssystemen)
- Projektzeiterfassung (z. B. Zuordnung von Rollen bei Projekten, Zeitübersicht, Kostenüberblick)
- Rollen- und Rechtemanagement (Zuweisen von Zugriffsrechten)
- Compliance (DSGVO-Konformität, z. B. durch Hosting in EU)
- Weitere Aspekte neben diesen Hard Facts sind auch sogenannte Soft Features, die jedoch nicht zu unterschätzen sind. Hierzu gehören eine intuitive Bedienung, ein ansprechendes Layout, eine schnelle Implementierungszeit, guter Support sowie Self-Service-Bereiche für Mitarbeitende, geräteübergreifende Nutzung und auch das Vorhandensein einer App.
Anbieter TimeTac
Der österreichische Zeiterfassungsanbieter TimeTac mit Serverstandorten in Europa und dem Hauptserverstandort in Deutschland bietet umfassende Zeiterfassungsfunktionen im modularen Aufbau. Dabei liegt der Fokus des Anbieters auf Skalierbarkeit.
Benutzerfreundlichkeit und Geräteunterstützung
TimeTac ist eine cloudbasierte Lösung, die jederzeit und auf allen Geräten zugänglich ist – sei es auf PC, Mac, Smartphone, Tablet oder über ein Terminal. Die Software bietet verschiedene Methoden zur Arbeitszeiterfassung: Mitarbeitende können ihre Zeiten über das Web, die mobile App, ein Terminal oder auch mit ZEP RFID/NFC-Transpondern erfassen. Daten werden in Echtzeit und plattformübergreifend synchronisiert.
Die TimeTac-Software ist benutzerfreundlich gestaltet und intuitiv zu navigieren. Besonders die mobile TimeTac-App bietet einen großen Vorteil für viele Nutzer*innen, da sie eine direkte, auch remote durchführbare Zeiterfassung ermöglicht – auf Wunsch sogar mit GPS-Übertragung zur genauen Lokalisierung der Arbeitszeit.
Abwesenheits- und TimeTac Zeiterfassungsfunktionen
Wichtig bei TimeTac ist, dass die Produkte modular aufgebaut sind. So ermöglicht das Zeiterfassungstool eine präzise Erfassung und automatische Berechnung von Arbeitszeiten, einschließlich Kommen, Gehen und Pausen, mit der Berechnung von Soll- und Überstunden. Berichte können erstellt, gefiltert und die Stundenzettel exportiert werden, beispielsweise an Lohnbuchhaltungssoftware, auch mit verschiedenen Integrationen.
Mit dem Projektzeiterfassungsmodul können die Zeiten projektbezogen nach Kund*innen, Mitarbeitenden oder Tätigkeiten gebucht werden.
Das Abwesenheitsmodul umfasst die Urlaubsverwaltung, Krankmeldungen und andere Abwesenheitsarten mit einem Genehmigungsworkflow, was die Urlaubsplanung erleichtert.
Alle Module sind mit einer Live-Statusübersicht ausgestattet, die Echtzeitinformationen über die Anwesenheit der Mitarbeitenden liefert. Die automatische Stundenabrechnung berücksichtigt individuelle Arbeitszeitmodelle.
Über die Zeiterfassung hinaus: Welche sonstigen HR-Funktionen bringt die Software mit?
Neben den Grundfunktionen der Zeiterfassungssoftware lassen sich mit TimeTac auch weitere elementare HR-Aufgaben erledigen. Hierzu gehört beispielsweise die Reisezeitfunktion, die als separates Arbeitszeit angelegt werden kann. Außerdem zeichnet sich TimeTac durch umfangreiche Integrationen aus, unter anderem mit Schnittstellen zu ERP- und Lohnabrechnungssystemen. Im Gegensatz zu All-in-One-HR-Softwarelösunge fehlen natürlich umfassendere HR-Funktionen. Einige Zusatzfeatures sind jedoch als Add-on erhältlich, wie zum Beispiel die Schichtverwaltung.
Sicherheit und Compliance
TimeTac nutzt SSL-Verschlüsselung, ist DSGVO-konform und arbeitet mit ISO 27001-zertifizierten Hosting-Partnern, besitzt jedoch keine eigene ISO-Zertifizierung. Es bietet Zugriffssteuerung und Rollenverwaltung. Zudem ermöglicht TimeTac die Offline-Nutzung und führt automatische Backups durch.
Kostenaufwand – Ist TimeTac kostenlos?
Nein, TimeTac ist nicht kostenlos. Die Preisgestaltung bei TimeTac ist modular. Die Basisgebühr beträgt 17,50 Euro pro Monat, wobei die einzelnen Module pro Monat und Nutzer*in berechnet werden. Sie kosten:
- Arbeitszeiterfassung: 4,40 Euro,
- Projektzeiterfassung: 8,40 Euro und
- Urlaubsverwaltung 2,80 Euro.
Weitere Funktionen wie Terminalfunktionen oder die Multiuser-App sind ebenfalls kostenpflichtig.
1. TimeTac Alternative: Factorial
Factorial ist keine reine Zeiterfassungssoftware, sondern ein Anbieter einer All-in-One-Software, die umfassende HR-Funktionen bietet. Das bedeutet, Factorial geht über eine gewöhnliche Zeiterfassungs-App hinaus und stellt eine komplette HR-Lösung bereit. Neben der Zeiterfassung umfasst die Plattform auch Onboarding, Talentmanagement, Bewerbermanagement, Payroll, Spesenabrechnung, Projektverwaltung und vieles mehr – alles in einer einzigen Software.
Der spanische Anbieter hat einen Serverstandort in Frankfurt und richtet sich besonders an kleine und mittelständische Unternehmen.
Usability und App
Die Bedienung von Factorial ist intuitiv, und die Navigation zwischen der Vielzahl an HR-Funktionen gestaltet sich einfach und benutzerfreundlich. Factorial unterstützt verschiedene Geräte und bietet eine leistungsstarke App, die viele Funktionen ermöglicht, wie beispielsweise Zeiterfassung, Urlaubsplanung oder auch Einsicht in die Lohnabrechnung oder den Schichtplan.
Außerdem steht den Mitarbeitenden ein Self-Service-Bereich zur Verfügung, sowohl über die Desktop-Version als auch über die mobile App. Hier können sie ihre persönlichen Daten einsehen, Urlaubsanträge stellen, Spesenabrechnungen einreichen und vieles mehr.
Über ein übersichtliches Dashboard – sowohl in der Desktop- als auch in der mobilen Version – erhalten Führungskräfte schnellen Zugriff auf alle relevanten HR-Funktionen. Das Dashboard lässt sich zudem individuell anpassen, sodass alle Nutzer*innen genau die Informationen und Funktionen angezeigt bekommen, die für die tägliche Arbeit wichtig sind.
Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung
Factorial bietet eine umfassende digitale Zeiterfassung, die es Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Arbeitszeiten (auch projektbezogen) sowohl über die mobile App, den Desktop als auch per Terminal zu erfassen. Das System unterstützt Funktionen wie Geolokalisierung, QR-Code-Scans und ID-Stempel. Zusätzlich können Mitarbeitende unkompliziert Urlaubsanträge stellen, die durch automatische Genehmigungs-Workflows schnell bearbeitet werden. Das Abwesenheitsmanagement umfasst auch Krankmeldungen und Arbeitsunfähigkeiten, die direkt in die Zeiterfassung integriert sind.
Factorial ermöglicht eine nahtlose Integration von Urlaubs- und Krankheitsdaten in die Gehaltsabrechnung, die über die bilaterale DATEV-Schnittstelle durchgeführt werden kann. Zudem bietet die Software eine übersichtliche und automatisierte Schichtplanung, die sowohl für Mitarbeitende als auch für Vorgesetzte leicht zugänglich ist. Ausführliche Berichte zu Arbeitszeiten, Fehlzeiten und anderen HR-relevanten Themen wie Mitarbeiterengagement oder Fluktuationsrate können mit den Reporting-Funktionen von Factorial mühelos erstellt werden.
Über die Zeiterfassung hinaus: Welche sonstigen HR-Funktionen bringt die TimeTac Alternative mit?
Da Factorial eine All-in-One-Software ist, erhalten Sie mit diesem Produkt die volle Palette der wichtigsten HR-Funktionen. Dazu gehören unter anderem:
- Personalverwaltung: Digitale Personalakte, Vertragsverwaltung, Arbeitszeitkontenverwaltung
- vorbereitende Entgeltabrechnung: Automatische Zusammenstellung aller relevanten Daten, Integration mit DATEV inklusive Verrechnung von Reisekosten und Spesen etc. – Factorial ist DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner.
- Reisekosten- und Spesenmanagement: Digitale Erfassung, Prüfung und Abrechnung von Auslagen, Kostenkontrolle und Firmenkreditkarten.
- Onboarding und Offboarding: Automatisierte Prozesse zur Einstellung und zum Austritt von Mitarbeitenden.
- Talentförderung und Performance Management: Zielverfolgung, Feedbackfunktionen und Schulungsmanagement zur Mitarbeiterentwicklung.
- Umfangreiche HR-Berichte und Analysen zu Fehlzeiten, Mitarbeiterengagement, Performance oder auch Arbeitszeiten.
Sicherheit
Factorial geht in Sachen Compliance über die Sicherheitsanforderungen der meisten Zeiterfassungstools hinaus. So ist die TimeTac Alternative nach ISO 27001 zertifiziert und verfügt zudem über eine SOC 2-Zertifizierung, die speziell die Sicherheit, Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität von Daten in der Cloud prüft. Die Datenübertragung erfolgt über eine sichere SSL-Verschlüsselung. Außerdem sorgen Serverstandorte in Deutschland für rechtliche Sicherheit und garantieren die vollständige Einhaltung der DSGVO.
Preis und Umfang
Factorial kommt als All-in-One-Lösung, das heißt, Sie müssen die verschiedenen Funktionen nicht einzeln hinzubuchen, sondern erhalten ein komplettes Paket. Zusätzlich lässt sich die Software anpassen und skalieren. Bereits im Basispaket bietet Factorial als All-in-One-Lösung eine breite Palette an Funktionen.
2. TimeTac Alternative Clockodo
Auch Clockodo bietet – wie die beiden anderen Anbieter – eine cloudbasierte Lösung für die Zeiterfassung an. Das deutsche Unternehmen hat Serverstandorte in Frankfurt und Berlin und konzentriert sich hauptsächlich auf kleine und mittelständische Unternehmen.
Usability und App
Die Software überzeugt durch eine schnelle und intuitive Navigation und ist sowohl als Webversion als auch für Mobilgeräte verfügbar. Die mobile App ermöglicht es, Zeiten parallel zur Desktop-Nutzung zu erfassen.
Ein großes Manko bei der TimeTac Alternative ist jedoch, dass zwar alle Daten in der Cloud gespeichert werden, automatische Backups aber nur im Enterprise-Tarif enthalten sind. In der Basic- oder Pro-Version müssen Backups manuell erstellt werden, was leicht vergessen werden kann und im Falle eines Datenverlusts ein erhebliches Risiko darstellt.
Zeiterfassung- und Abwesenheitsmanagement
Wie auch die beiden anderen vorgestellten Anbieter können mit Clockodo Arbeitszeiten (auch projektbezogen), Pausen und Überstunden erfasst und automatisch berechnet werden. Dazu gehört auch die automatische Integration von Abwesenheiten wie Krankheit oder Elternzeit. Zusätzlich ist die Erstellung und Auswertung von Berichten möglich sowie verschiedene Exportfunktionen. Es gibt Integrationen mit Buchhaltungssoftware wie Lexoffice. Genehmigungsflows erleichtern die Arbeit, zum Beispiel bei Urlaubsanträgen, mit automatischen oder manuellen Genehmigungen – beispielsweise kann regelmäßiges Homeoffice automatisch genehmigt werden. Eine Zeiterfassung über QR-Codes ist bei Clockodo nicht möglich, die Terminalnutzung ist nur über einen Drittanbieter realisierbar.
Welche sonstigen HR-Funktionen bringt die TimeTac Alternative mit?
Clockodo ist, noch mehr als TimeTac, auf die reine Zeiterfassung und Abwesenheit fokussiert. Neben diesen HR-Funktionen beschränkt sich das Angebot auf Rollen- und Zugriffsrechteverwaltung.
Sicherheit und Datenschutz
Die Anwendung ist vollständig DSGVO-konform. Die Daten werden bei ISO-zertifizierten Hosting-Anbietern in Deutschland gespeichert, was für hohe Sicherheitsstandards und zuverlässigen Datenschutz sorgt. Zudem nutzt Clockodo eine sichere SSL-Verschlüsselung, um die Datenübertragung zwischen Nutzer*innen und Servern abzusichern.
Preisgestaltung
Clockodo bietet drei Preismodelle an: Basic, Pro und Enterprise.
Das Basic-Paket (5 € pro Nutzer*in pro Monat) umfasst die grundlegende Zeiterfassung sowie einfache Projektzuordnungen. Im Pro-Tarif (9 €) sind erweiterte Funktionen enthalten, darunter Berichte, Urlaubsverwaltung und API-Zugriff. Das Enterprise-Paket (12 €) richtet sich an größere Teams und bietet zusätzliche Features, individuelle Beratung sowie Premium-Support.
Ein Vorteil von Clockodo gegenüber TimeTac ist, dass die Projektzeiterfassungsfunktionen bereits im Basispaket enthalten sind.
3. TimeTac Alternative: Zoho People
Ebenso wie Factorial handelt es sich bei Zoho People um eine HR-Komplettlösung. Das heißt, viele Funktionen, die über die reine Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und Projektzeiterfassung hinausgehen, sind in der Software enthalten. Zoho ist ein indisches multinationales Unternehmen, das je nach Kundenstandort Server in Asien, Europa und den USA hat. Zoho People bedient vor allem KMUs.
Usability und Lokalisierung
Die Usability von Zoho People wird als mittelmäßig beschrieben, da die Fülle an Informationen und Funktionen teilweise überfordernd sein kann und gerade der Einstieg etwas schwierig ist. Zoho People kann auf verschiedenen Geräten genutzt werden, einschließlich einer App, die allerdings eingeschränkte Funktionen bietet und nicht immer als besonders stabil gilt. Die Software ist gut auf den deutschen Markt angepasst. Der Support ist wie bei Factorial auch auf Deutsch verfügbar, auch wenn die Supportzeiten von Nutzer*innen teilweise als recht lang wahrgenommen werden. Zoho People verfügt über ein individualisierbares Dashboard sowie einen Self-Service-Bereich, in dem Mitarbeitende ihre Daten selbst verwalten.
Zeiterfassungs- und Abwesenheitsfunktionen
Zoho People bietet eine umfassende digitale Zeiterfassung mit Funktionen zur präzisen Erfassung von Arbeitszeiten, einschließlich Start- und Endzeiten, Pausen, Überstunden sowie der Aufzeichnung von Abweichungen vom Schichtplan und der projektbezogenen Zuordnung. Mitarbeitende können ihre Zeiten manuell, per App, Web, QR-Code oder Terminal erfassen.
Ein integriertes Abwesenheitsmanagement umfasst Urlaubsanträge, Krankmeldungen und sehr individualisierbare Genehmigungsworkflows sowie eine automatische Resturlaubsermittlung, wie sie auch bei den anderen Anbietern vorhanden ist. Die Daten lassen sich übersichtlich auswerten und exportieren, was eine einfache Integration in die Lohnabrechnung oder andere Systeme ermöglicht.
Über die Zeiterfassung hinaus: Welche sonstigen HR-Funktionen bringt die TimeTac Alternative mit?
Wie bei Factorial handelt es sich auch bei Zoho People um eine All-in-One-Lösung mit verschiedenen erweiterten HR-Funktionen neben der reinen Zeiterfassung. Ähnlich wie Factorial bietet Zoho People unter anderem Schulungsmanagement, Reporting, HR-Leistungsmanagement und Personalverwaltung.
Zusätzlich gehört Zoho People zum Zoho-Imperium, das eine Vielzahl anderer Unternehmensbereiche abdeckt und in das verschiedene Anwendungen problemlos integriert werden können (meist kostenpflichtig). Dazu gehören unter anderem Zoho Books (Buchhaltung), Zoho Desk (Kundensupport), Zoho CRM (Kundenbeziehungsmanagement) und viele weitere Anwendungen.
Sicherheit und Compliance
Zoho People erfüllt alle deutschen Sicherheitsstandards.
Kostenaufwand
Zoho People ist je nach gebuchtem Paket sehr günstig. Es gibt eine kostenlose Basisversion für bis zu 5 Nutzer*innen mit Grundfunktionen wie Mitarbeiterverwaltung und Urlaubsplanung. Im Gegensatz zu Factorial, wo bereits im Grundpaket viele Funktionen enthalten sind, ist das bei Zoho People nicht der Fall.
Der günstigste Tarif beginnt bei etwa 1,25 € pro Nutzer*in und Monat und umfasst Basisfunktionen wie Onboarding, Self-Service und Urlaubsverwaltung. Der mittlere Tarif (ca. 3 € pro Nutzer*in/Monat) ergänzt diese um Zeiterfassung, Schichtplanung, Anwesenheitskontrolle sowie Leistungsbeurteilungen und Feedback. Der teuerste Tarif (rund 9 € pro Nutzer*in/Monat) bietet erweiterte Funktionen wie Lernmanagement, Fallverwaltung und die Integration mit weiteren Zoho-Produkten. Dazwischen gibt es weitere Pakete mit je weniger oder mehr Funktionen.
Fazit: Welche TimeTac Alternative ist die beste für Ihr Unternehmen?
Wie entscheiden Sie sich nun für einen Anbieter und das richtige Zeiterfassungstool? Die Wahl des passenden Tools und der richitgen TimeTac Alternative hängt ganz von Ihrem Zweck und Ihren betrieblichen Ansprüchen und Anforderungen.
Wollen Sie wirklich nur die reine Zeiterfassung, kann ein Tool wie Clockdo oder TimeTac ausreichend sein. Hier sollten Sie allerdings bedenken, dass die Integration mit verschiedenen Systemen – beispielsweise wenn Sie einen anderen Anbieter für HR-Prozesse nutzen – etwas kompliziert sein kann. Möglicherweise sind nicht alle Systeme miteinander kompatibel.
Daher lohnt es sich grundsätzlich, die Prozesse all-in-one in einer Komplettlösung wie Factorial oder Zoho People abzubilden, da der Trend ohnehin in Richtung digitaler HR-Prozesse geht. Somit haben Sie alles aus einer Hand, was reibungslose Workflows sicherstellt.
Factorial ist besser auf den deutschen Markt lokalisiert. Der Support bei Zoho erfolgt zwar auf Deutsch, die meisten Materialien sind englischsprachig.
Außerdem sollten Sie bedenken, dass bei manchen Anbietern wie TimeTac die App kostenpflichtig ist.
Nehmen Sie zusätzlich vorab eine Testversion der Anbieter in Anspruch. Auf diese Weise können Sie sich einen ersten Eindruck verschaffen, ob das Tool für Sie und Ihre Beschäftigten funktioniert.
