Zeiterfassungssysteme 2025: Noch etwa ein Drittel der Unternehmen in Deutschland erfasst die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden handschriftlich oder über Excel-Varianten. Diese Methoden sind jedoch fehleranfällig und bieten nur begrenzte Möglichkeiten zur automatischen Auswertung. Da grundsätzlich alle Unternehmen verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen und damit zu rechnen ist, dass künftig die digitale Zeiterfassung verpflichtend wird, gewinnt die Wahl eines geeigneten Systems zunehmend an Bedeutung.
Doch welche Zeiterfassungssysteme stehen 2025 zur Verfügung, und welche Lösungen eignen sich für welche Unternehmen? Wir geben Ihnen eine Übersicht über die gängigsten Systeme und liefern die wichtigsten Infos zu Vor- und Nachteilen.
Das Wichtigste in Kürze:
- Viele Unternehmen erfassen die Arbeitszeiten noch handschriftlich oder über Excel. Diese Methoden sind allerdings fehleranfällig, zeitaufwendig und wenig zukunftsfähig.
- Moderne elektronische Zeiterfassungssysteme (Apps, Online-Lösungen, digitale Stechuhren) bieten automatische, transparente Erfassung, reduzieren manuellen Aufwand.
Gesetzliche Grundlage:
Arbeitgebende sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden verlässlich, transparent und objektiv zu dokumentieren (EuGH-Urteil 2019, BAG 2022). Auch eine digitale Zeiterfassung könnte künftig zur Pflicht werden.
Definition und Rechtslage: Was ist ein Zeiterfassungssystem?
Unter Zeiterfassung versteht man die systematische Aufzeichnung der Arbeitszeit, also in der Regel den Beginn und das Ende der täglichen Arbeit, die Pausen sowie gegebenenfalls Überstunden der Arbeitnehmenden.
Im Jahr 2019 gab es ein EuGH-Urteil, nach dem die Mitgliedstaaten verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden durch ein verlässliches, objektives und zugängliches System aufzeichnen zu lassen.
Und obwohl dieses Urteil bislang noch nicht vollständig in das deutsche Arbeitszeitgesetz übernommen wurde, hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) 2022 entschieden, dass Arbeitgebende bereits jetzt verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen.
Für die Erfassung der Arbeitszeit stehen Unternehmen verschiedene Methoden zur Verfügung. Ein Gesetz, das ausdrücklich eine digitale Zeiterfassung vorschreibt, gibt es derzeit noch nicht – es ist jedoch wahrscheinlich, dass dies künftig zur Regel wird.
Im Folgenden schauen wir uns die verschiedenen Möglichkeiten der Zeiterfassung für Unternehmen an, um die Arbeitsstunden der Beschäftigten transparent und rechtssicher zu dokumentieren.
Welche Formen gibt es für die Arbeitszeiterfassung und welches ist das beste Zeiterfassungssystem für Unternehmen?
Die Möglichkeiten der Zeiterfassungssysteme reichen von analogen Stundenzetteln bis hin zu digitalen Komplettlösungen. Welches System das richtige ist, hängt von der Größe des Unternehmens, der spezifischen Branche, den Arbeitsabläufen und den rechtlichen Anforderungen ab.
Stundenzettel
Laut einer Bitkom-Studie nutzen noch 13 Prozent der befragten Unternehmen handschriftliche Stundenzettel zur Aufzeichnung der Arbeitszeit der Beschäftigten.
Der Vorteil dieser Methode liegt klar in der einfachen und schnellen Umsetzbarkeit, dem geringen technischen Aufwand sowie den niedrigen Kosten. Allerdings ist dieses System stark fehleranfällig, insbesondere bei der Übertragung in ein elektronisches Lohnbuchhaltungssystem. Zudem besteht ein hohes Manipulationsrisiko, z. B. durch das Eintragen von falschen Zeiten. Daher eignet sich diese Methode – wenn überhaupt – für Betriebe mit festen Arbeitszeiten und wenigen Mitarbeitenden.
Excel-Tabellen
Diese Methode der Zeiterfassung nutzen noch etwa 16 Prozent der befragten Unternehmen. Sie stellt eine halb-digitale Variante dar: Die Arbeitszeiten werden in einer Excel-Tabelle festgehalten – meist von den Mitarbeitenden selbst. Die Erfassung erfolgt in der Regel dadurch, dass Beginn, Ende und Pausenzeiten manuell in Spalten eingetragen und die Arbeitsstunden anschließend über Formeln automatisch berechnet werden.
Auch diese Methode hat den Vorteil, dass sie einfach einzurichten ist und mit geringen Kosten verbunden ist. Zudem ist sie im Vergleich zu handschriftlichen Stundenzetteln übersichtlicher.
Allerdings treten auch hier ähnliche Probleme wie beim handschriftlich geführten Stundenzettel auf. Die Methode ist fehleranfällig und mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden, da keine echte automatische Lösung vorliegt. Eine kostenlose Vorlage können Sie sich hier herunterladen ⬇️:
Stechuhr / Stempelkarte & Zeiterfassungssysteme mit Chip
Mitarbeitende „stempeln“ beim Kommen und Gehen auf einer Papierkarte. Die Uhr druckt dabei Datum und Uhrzeit automatisch auf die Karte. Dieses System ist seit langem bewährt und relativ zuverlässig, benötigt aber physische Hardware und manuelle Auswertung der Daten.
Mittlerweile gibt es allerdings auch elektronische Varianten, also sozusagen die digitale Stechuhr, bei denen Mitarbeitende z. B. Chipkarten, Magnetkarten, RFID-Chip oder biometrische Sensoren wie beispielsweise per Fingerabdruck nutzen. Die Arbeitszeiten werden dabei direkt digital über Terminals bzw. Kioske erfasst, automatisch gespeichert und können leichter ausgewertet werden. Solche Systeme sind flexibler, reduzieren den manuellen Aufwand und ermöglichen auch die Integration in moderne Zeiterfassungs- oder Zutrittssysteme, erfordern jedoch eine entsprechende technische Infrastruktur.
Die Funktionsweise dieser modernen Systeme erfolgt über die Kombination aus Hardware und Software: Mitarbeitende erfassen ihre Kommen- und Gehen-Zeiten über ein Terminal (z. B. von ZKTeco). Die HR-Softwares wie Factorial bieten oft eine direkte Integration, sodass die erfassten Daten automatisch und nahtlos in die Zeiterfassungssoftware übertragen werden. Dadurch können Arbeitszeiten, Überstunden oder Abwesenheiten direkt in der Software verwaltet und für Lohnabrechnungen oder Berichte genutzt werden, ohne dass manuelle Übertragungen nötig sind.
Für die Zeiterfassung vor Ort, beispielsweise auf der Baustelle oder in der Produktion, bietet Factorial außerdem eine digitale Stempelmöglichkeit via QR-Code an, den die Mitarbeitenden einfach mit Ihrem Handy scannen können.
Online-Zeiterfassung/Zeiterfassungssoftware
Bei diesen Systemen werden die Arbeitszeiten des Teams online erfasst, z. B. über Apps, Desktop-Anwendungen oder Smartphones. Mitarbeitende können sich in der Regel über einen einfachen Swipe oder Klick einloggen, zur Pause wechseln und am Ende des Arbeitstags auschecken. Auf diese Weise wird ein lückenloses Tracking gewährleistet, Mitarbeitende und Manager*innen können die Zeiten jederzeit einsehen und Abweichungen werden gekennzeichnet. Mit Factorial haben Sie außerdem die Möglichkeit, Push-Benachrichtigung als Erinnerung an Ihre Mitarbeitenden zu schicken und können das time Tracking mit dem Feature zur Projektzeiterfassung verbinden, um noch mehr Details und Übersicht über Produktivität und Arbeitszeiten Ihres Teams zu erhalten.
Ein solches Modell der digitalen Zeiterfassung lässt sich zudem problemlos an individuelle Bedürfnisse und Arbeitszeiten der Angestellten anpassen, beispielweise bei Teilzeit, und ist nicht ortsgebunden, was die Software besonders flexibel und einsetzbar für Remote Work oder Dienstreisen macht.
Mit einer All-in-One-Lösung wie Factorial profitieren Sie von zusätzlichen Features wie z. B. GPS-Geolokalisierung, was insbesondere für Mitarbeitende im Außendienst praktisch ist, und Sie können die erfassten Arbeitszeiten direkt mit der Gehaltsabrechnung verbinden.
Ein großer Vorteil dieser Systeme ist, dass Arbeitszeiten der Belegschaft automatisch berechnet werden. Durch die direkte Integration mit HR-Softwarelösungen werden die Daten effizient verarbeitet und zugleich die gesetzliche Konformität gewahrt – etwa durch automatische Kontrolle von Höchstarbeitszeiten.
Vorgesetzte sollten allerdings sicherstellen, dass die Beschäftigten mit den Produkten und Systemen vertraut sind. Außerdem müssen Arbeitgebende gewährleisten, dass Datenschutzbestimmungen im Sinne der DSGVO eingehalten werden.
Um Ihnen ein besseres Bild zu geben: So sieht die Zeiterfassung in der Plattform von Factorial aus ⬇️:
Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe: Welche Möglichkeiten der Zeiterfassung gibt es?
Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) spielen bei der Auswahl eines Zeiterfassungssystems nicht nur die Funktionalität, sondern auch Kosten, Bedienbarkeit und administrativer Aufwand eine große Rolle. Die Systeme sollten einfach einzurichten, leicht zu bedienen und bezahlbar sein, ohne dass viel technisches Know-how oder große Investitionen nötig sind.
Traditionelle Lösungen wie Papier-Stundenzettel oder Excel-Tabellen sind zwar kostengünstig, bringen jedoch einige Nachteile mit sich: Sie sind fehleranfällig, zeitaufwendig in der Verwaltung und bieten nur begrenzte Transparenz. Nach aktuellen Urteilen (z. B. EuGH) sind Unternehmen verpflichtet, ein verlässliches, transparentes und objektives Zeiterfassungssystem einzusetzen. Aus diesem Grund sind Papier- oder Excel-Lösungen für die langfristige, rechtssichere Zeiterfassung weniger geeignet.
Terminal- oder klassische Stechuhrsysteme können für KMU schnell das Budget überschreiten und sind in der Anschaffung teurer.
Elektronische Zeiterfassungssysteme sind daher besonders interessant für KMU: Sie erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, berücksichtigen automatisch Überstunden, Pausen und Höchstarbeitszeiten und reduzieren den administrativen Aufwand. Durch die Software wird zudem oft das fehlende Know-how im Betrieb kompensiert, da gesetzliche Vorgaben automatisch umgesetzt werden.
Mit welchen Kosten müssen Unternehmen für Zeiterfassungssysteme rechnen?
Die Preise für Zeiterfassungssysteme variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang und Unternehmensgröße:
- Elektronische Zeiterfassungssysteme wie Factorial starten bereits bei ca. 7,80 € pro Mitarbeitenden pro Monat und lassen sich flexibel an die Unternehmensgröße anpassen. Sie bieten eine einfache Einrichtung und automatische Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
- Excel-Varianten verursachen in der Regel nur die Kosten für das Office-Paket, das in den meisten Unternehmen ohnehin vorhanden ist, sind jedoch fehleranfällig und verursachen administrativen Aufwand.
- Terminalbasierte Systeme oder klassische Stechuhren sind teurer und aufwendiger: Neben der einmaligen Anschaffung der Hardware (ca. 500–1.500 € pro Gerät) fallen Kosten für Installation, Schulungen und Wartung an.
