Gerade in Zeiten, in denen etwa 40 Prozent der deutschen Beschäftigten in Teilzeit arbeiten, jüngere Generationen veränderte Anforderungen an die Arbeitsweise haben und Fachkräftemangel herrscht, wird die korrekte Berechnung des FTE, also des Vollzeitäquivalents, für Unternehmen immer wichtiger. Vollzeitäquivalent-Software mit guten Analysen und Reporting-Aufbereitungen sind ein klarer Wettbewerbsfaktor und erhöhen die Anforderungen an HR-Systeme im Unternehmen. Die Software kann hier entscheidend unterstützen. Es gibt viele Anbieter, die diese Funktionen standardmäßig im Core-Paket enthalten. Welche Lösung jedoch die beste für das eigene Unternehmen ist, ist nicht leicht zu entscheiden.
Mit unserem umfangreichen Vergleich der Top-Anbieter finden Sie heraus, welche FTE-Software am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Kurz erklärt:
- FTE-Berechnung wird immer wichtiger: Aufgrund steigender Teilzeitquoten, flexibler Arbeitsmodelle und Fachkräftemangel benötigen Unternehmen präzise Vollzeitäquivalente, um Kapazitäten realistisch zu planen.
- HR-Software automatisiert und vereinfacht FTE: Moderne Lösungen berechnen FTE automatisch aus hinterlegten Arbeitszeiten, verbinden sie mit Projekten oder Kostenstellen und liefern Echtzeit-Reporting.
- Auswahl hängt von Unternehmensgröße ab: Für KMU sind leicht implementierbare, integrierte Tools ideal, während große internationale Unternehmen komplexere Plattformen mit modulübergreifender Analyse und Szenarienplanung benötigen.
Die Rolle des FTE in der strategischen Personalplanung
Das Vollzeitäquivalent ist dabei weit mehr als eine mathematische Hilfsgröße; es ist der Kern der quantitativen Personalplanung. Während der Headcount lediglich angibt, wie viele Menschen im Unternehmen sind, macht das FTE erst sichtbar, wie viel Arbeitskapazität tatsächlich zur Verfügung steht, um den Personalbedarf (Soll-Zustand) mit dem Personalbestand (Ist-Zustand) in Einklang zu bringen. In der strategischen Planung dient das FTE somit als Brücke zwischen der Unternehmensstrategie und der operativen Umsetzung: Es ermöglicht Managern zu berechnen, wie viele fiktive Vollzeitstellen benötigt werden, um Projekte termingerecht abzuschließen oder Kapazitätslücken frühzeitig durch gezieltes Recruiting oder interne Weiterentwicklung zu schließen.
Was ist ein Vollzeitäquivalent – und warum ist eine Vollzeitäquivalent Software zur Berechnung so wichtig für Unternehmen?
Die Teilzeitquote lag im Jahr 2025 laut dem Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) bei rund 40 Prozent – ein neuer Rekordwert. Und ein Ende des Trends zur Teilzeit ist derzeit nicht in Sicht. Gerade jüngere Generationen haben veränderte Erwartungen an ihre Arbeit: Sie wünschen sich mehr Flexibilität, eine bessere Work-Life-Balance und individuelle Arbeitszeitmodelle.
Hinzu kommt die Verschiebung vom Arbeitgeber- zum Arbeitnehmermarkt. Unternehmen stehen zunehmend im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte und müssen sich an diese neuen Bedürfnisse in der Arbeitswelt anpassen, um langfristig konkurrenzfähig zu bleiben.
Teilzeitmodelle – also Arbeitszeiten, die unter der vollen Arbeitszeit (40 Stunden) liegen und je nach Vertrag beispielsweise 15 oder auch 20 Stunden pro Woche betragen können – bieten viele Vorteile, sowohl für Mitarbeitende als auch für Unternehmen, zum Beispiel:
- höhere Mitarbeiterzufriedenheit
- bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- stärkeres Employer Branding
- flexiblere Personaleinsatzplanung
Warum wird das Vollzeitäquivalent (FTE) immer wichtiger?
In diesem Zusammenhang gewinnt die Berechnung des Vollzeitäquivalents (Bedeutung FTE: Englisch für Full-Time Equivalent, Abkürzung FTE) stark an Bedeutung.
Das Vollzeitäquivalent beschreibt die Arbeitsleistung von Mitarbeitenden auf Vollzeitbasis (also z. B jemand der 40 Stunden pro Woche arbeitet). Es macht unterschiedliche Arbeitszeitmodelle vergleichbar.
Beispiel:
- Eine Person mit Vollzeitstelle entspricht 1,0 FTE
- Eine Person mit 80 % Arbeitszeit entspricht 0,8 FTE
- Eine Person mit 60 % Arbeitszeit entspricht 0,6 FTE
Gerade in Organisationen mit vielen Teilzeitkräften wird die Berechnung schnell komplex. Headcount (Anzahl der Mitarbeitenden) allein reicht nicht mehr aus, um die tatsächliche Arbeitskapazität realistisch abzubilden. Zwei Teams mit jeweils zehn Personen können völlig unterschiedliche Ressourcen zur Verfügung haben – je nach Arbeitszeitmodell.
Warum ist eine Vollzeitäquivalent Software zur FTE-Berechnung so wichtig?
Die manuelle Berechnung über Excel-Tabellen oder Vertragsstunden ist fehleranfällig, zeitaufwendig und wenig transparent. Moderne HR-Software automatisiert diesen Prozess und sorgt für:
- genaue Kapazitätsplanung
- bessere Budget- und Personalkostenkontrolle
- transparente Workforce-Analysen
- fundierte strategische Entscheidungen
Ein Beispiel ist die HR-Software Factorial.
Dort wird das FTE automatisch über den Wert „Dedication / Total Dedication %“ berechnet. Der Prozess funktioniert wie folgt:
- Für jede Person wird der Employment Type festgelegt (z. B. Full Time oder Part Time).
- Es wird die „Total Dedication %“ eingetragen, zum Beispiel:
- Full Time = 100 %
- Part Time = 80 %
- Part Time = 60 %
- Die Software berechnet automatisch das FTE:FTE = Total Dedication % / 100
Daraus ergibt sich:- 100 % → 1,0 FTE
- 80 % → 0,8 FTE
- 60 % → 0,6 FTE
Das aggregierte FTE wird anschließend neben dem Headcount angezeigt. Dadurch erhalten Unternehmen ein realistisches Bild ihrer tatsächlichen Personalkapazität – ohne manuelle Berechnungen.
Die meisten HR-Software-Lösungen, die es heute auf dem Markt gibt, haben diese Funktion bereits integriert. Bevor Sie sich also für eine Softwarelösung für Ihr Unternehmen entscheiden, geben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Wettbewerber am Markt.
FTE Berechnung Tool – Quick Check: Welche ist die beste FTE-Software?
| Plattform | Fokus der FTE-Steuerung | Besonderheit der Planungstiefe | Preis (ab) |
| Factorial | Operative Kapazität & Finanzen | Echtzeit-Verknüpfung von FTE & Kostenstellen via Kapazitätsanteil (%) | ab 8,00 € / Nutzer*in |
| Personio | Core-HR & Compliance | Terminierte Berichte für geplante Vertragsänderungen (2 Jahre Vorschau) | auf Anfrage |
| HiBob | Skalierung & Strategie | Budget-Modellierung und „What-if“-Szenarien | auf Anfrage |
| Sage HR | KMU-Verwaltung | Automatisierte Standard-Dashboards basierend auf geplanten Stunden | ab 4,50 € / Nutzer*in (je nach Modul) |
| rexx systems | Enterprise Analytics | Modulübergreifendes Data Warehouse für komplexe SQL-Abfragen | auf Anfrage |
| Workday | Globale Konzernsteuerung | Multidimensionale, treiberbasierte Kapazitätsmodellierung | auf Anfrage |
Der große Software Vergleich: Welche Plattformen helfen bei der Verwaltung von Teilzeitquoten und Vollzeitäquivalenten?
1. Factorial
Factorial ist eine All-in-One-Komplettlösung für den HR-Bereich. Das bedeutet, dass die Personalabteilung mit dieser Software den gesamten Mitarbeiterzyklus zentral steuern und verwalten kann. Dazu gehören unter anderem Onboarding, Dokumentenmanagement, Talentmanagement, Payroll sowie umfangreiche Reporting- und Analysefunktionen. Die Verwaltung von Vollzeitäquivalenten ist nahtlos in das Finanzwesen integriert.
Das spanische Unternehmen ist vollständig auf den deutschen Markt ausgerichtet und erfüllt alle relevanten Sicherheitsstandards wie ISO- und SOC-2-Zertifizierungen. Zudem befinden sich die Server in Deutschland. Die Lösung richtet sich insbesondere an kleine und mittlere Unternehmen (KMU).
- Warum sie heraussticht: Factorial ist konsequent auf eine FTE-basierte Kapazitätsplanung ausgelegt. Anstatt FTE nur als statisches Feld zu führen, werden die Werte im Financial Workspace direkt mit realen Kostenstellen verknüpft. Das bedeutet: Durch die Integration von projektbasierter Zeiterfassung (QR-Code, Geofencing) können Arbeitsstunden präzise auf Business-Bereiche verteilt werden. Manager sehen so in Echtzeit, wie viel produktive Kraft tatsächlich für ein Projekt verfügbar ist. Der KI-Assistent „One“ unterstützt zudem dabei, Kapazitätslücken frühzeitig in Berichten zu identifizieren
- Limitierungen: Für Großunternehmen, die extrem komplexe, SQL-basierte Archivierungsabfragen über Jahrzehnte benötigen, bieten spezialisierte Data-Warehouse-Lösungen wie rexx systems teils noch tiefere technische Schnittstellen.
2. Personio
Personio ist im deutschsprachigen Raum vermutlich der bekannteste Anbieter von HR-Software für den KMU-Bereich. Das deutsche Unternehmen bietet – ebenso wie Factorial – eine All-in-One-Komplettlösung an. Preislich ist Personio in der Regel etwas höher angesiedelt.
Auch Personio verfügt über SOC-2- sowie ISO-Zertifizierungen. Die Serverstandorte befinden sich in Deutschland.
- Warum sie heraussticht: Personio punktet durch die terminierte Berichterstattung. Nutzer*innen können bei Reports Zeiträume bis zu zwei Jahre in die Zukunft wählen. Dabei werden bereits im System hinterlegte, geplante Änderungen an Mitarbeiterattributen – zum Beispiel Vertragsänderungen, Gehaltsanpassungen oder Austrittsdaten – berücksichtigt. So erhalten Unternehmen eine verlässliche Vorschau auf die künftige Belegschaftsstruktur auf Basis der gepflegten, geplanten Daten. Berichte lassen sich zudem nach Attributen wie Standort, Abteilung oder demografischen Merkmalen segmentieren.
- Limitierungen: Ähnlich wie bei Factorial können auch bei Personio Reporting und Auswertungen an Grenzen stoßen, wenn es um sehr komplexe Analysen geht. Nutzer*innen kritisieren, dass Berichte zu wenig individualisiert werden können. Zudem bietet Personio keine standardmäßige DATEV-Integration, wie sie Factorial bereitstellt. Einige Nutzer*innen kritisieren außerdem die vergleichsweise hohen Preise.
3. HiBob
HiBob ist ein israelisches Unternehmen und bietet ebenfalls eine All-in-One-Lösung für den HR-Bereich an. Im Gegensatz zu Personio richtet sich HiBob jedoch stärker an international wachsende Unternehmen mit einem besonderen Fokus auf People Management, Unternehmenskultur und Performance Management.
HiBob verfügt über internationale Sicherheitszertifizierungen wie ISO 27001 sowie auch SOC-2-Zertifizierungen.
Der Software fehlen jedoch Module, die bei Factorial standardmäßig integriert sind, wie beispielsweise KI-gestützte Schichtplanung, Reisekostenabrechnung, Integration von Firmenkreditkarten.
- Warum sie heraussticht: HiBob bietet mit der integrierten Bob Finance-Lösung eine FP&A-Funktion (Financial Planning & Analysis), die HR- und Finanzdaten verbindet. Nutzer*innen können unterschiedliche Planungs- und Forecast-Szenarien erstellen, um die Auswirkungen verschiedener Personal- und Budgetentscheidungen zu modellieren. Zudem unterstützt die Plattform kollaboratives Workforce- und Finanzplanungsmanagement, sodass Abteilungsleitung und Budgetverantwortliche gemeinsam Strategien entwickeln können.
- Limitierungen: Das Reporting-Tool von HiBob wird nach Nutzererfahrungen teilweise als weniger intuitiv beschrieben. Außerdem bemängeln einige Nutzer*innen, dass die Performance-Feedback-Funktionen im Vergleich zum Rest der Plattform weniger ausgereift wirken.
4. Sage HR
Sage HR ist die cloudbasierte HR‑Software eines britischen Anbieters, die sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen richtet. Die Plattform deckt viele zentrale HR-Prozesse ab, darunter Zeiterfassung, Schichtplanung, Abwesenheitsmanagement, Performance-Tracking, Recruiting und die Erfassung und Genehmigung von Ausgaben.
Die Server von Sage HR befinden sich in AWS‑Rechenzentren innerhalb der EU, unter anderem in Irland, und die Lösung erfüllt wichtige Sicherheitsstandards wie ISO 27001 und nutzt SOC‑konforme Infrastruktur.
- Warum sie heraussticht: Sage HR ermittelt Vollzeitäquivalente (FTE) automatisch, indem es die geplanten Arbeitsstunden der Mitarbeitenden durch die im System definierte Standard-Vollzeitwoche teilt. Die Software ist ideal für Unternehmen, die ohne langes IT-Projekt von Excel wegwollen, da es vorkonfigurierte Reports für die Lohnvorbereitung bietet.
- Limitierungen: Im Vergleich zu Factorial fehlen Sage HR einige Funktionen, die speziell für dynamische Personalplanung, Kapazitätsanalyse und Finanzintegration optimiert sind. So bietet Sage HR zwar die Möglichkeit, FTE über geplante Arbeitsstunden zu berechnen, jedoch nicht die automatische Aggregation über Projekte oder Kostenstellen, keine KI-gestützten Analysen und keine integrierte Verwaltung von Firmenkreditkarten für Ausgaben.
5. rexx systems
rexx systems ist eine deutsche HR-Software, die beispielsweise Personalverwaltung, Recruiting, Talentmanagement und Zeitwirtschaft in einer Plattform vereint und sich vor allem an Großkonzerne richtet. Besonders für diese bietet rexx systems Vorteile: Die Plattform ist skalierbar auf tausende Mitarbeitende, flexibel an komplexe Organisationsstrukturen anpassbar und für internationale Standorte geeignet.
Im Gegensatz zu Factorial und Personio verfügt rexx systems jedoch über kein SOC 2. Weitere Sicherheitsstandards werden erfüllt, und die Server befinden sich in Deutschland.
- Warum sie heraussticht: Das HR Data Warehouse von rexx systems ist ein mächtiges Analyse‑ und Reporting‑Werkzeug für das Personalcontrolling. Im Unterschied zu standardisierten SaaS‑Dashboards bietet das Data Warehouse mehr Flexibilität für komplexe Auswertungen. Zudem kann die Software sowohl als Cloud‑Lösung als auch als On‑Premise‑Installation auf eigenen Servern betrieben werden
- Limitierungen: Die Implementierung ist oft ein größeres IT-Projekt und dauert deutlich länger als bei SaaS-Lösungen wie Factorial. Das User Interface wirkt eher funktional-traditionell.
6. Workday
Workday ist ein us-amerikanisches Unternehmen, das weltweit cloudbasierte Software für Human Capital Management (HCM), Finanz‑ und Unternehmenssteuerung anbietet.
Ebenso wie rexx systems ist Workday vor allem für Großkonzerne und größere internationale Unternehmen geeignet, da die Lösung besonders starke Funktionalität in Bereichen wie Reporting und Echtzeit‑Analysen, Unterstützung globaler Compliance‑Richtlinien und umfangreiche HR‑ und Finanzprozesse bietet, die sich über viele Regionen und Geschäftseinheiten skalieren lassen.
Die Server‑ und Datenzentren von Workday befinden sich unter anderem in Europa, etwa in den Niederlanden und Irland. Workday erfüllt alle wichtigen Sicherheits- und Compliance‑Standards,
- Warum sie heraussticht: Workday bietet mit Workday Adaptive Planning eine multidimensionale Planungs‑ und Analyseengine für strategische Workforce‑ und Finanzplanung. Damit können Unternehmen gemeinsam mit HR und Finance Planungsmodelle entwickeln und Szenarien analysieren, die helfen, Entscheidungen über Personal, Ressourcen und Budgets zu treffen.
- Limitierungen: Die Lösung ist sehr leistungsfähig, aber auch entsprechend komplex und teuer in der Implementierung und Nutzung. Für kleine und mittelständische Unternehmen sind die hohen Kosten häufig eine Hürde.
Tipp: Mit Factorial gelingt die KI-gestützte Personalplanung ganz einfach – inklusive unterschiedlicher, übersichtlicher Reportings, grafischer Aufbereitungen und relevanter KPIs. Jetzt ausprobieren!
Häufige Fragen zu Vollzeitäquivalent-Software und FTE-Management (FAQ)
Was ist die beste Software zur Verwaltung von Vollzeitäquivalenten?
Factorial ist besonders gut für kleine und mittlere Unternehmen geeignet, da FTE automatisch aus den hinterlegten Arbeitszeiten berechnet werden und direkt mit Projekten und Kostenstellen verknüpft sind. Workday und rexx systems bieten ähnliche Funktionen, sind aber meist komplexer und eher für große, internationale Unternehmen ausgelegt.
Welche Vollzeitäquivalent-Tools helfen bei der Optimierung von Teilzeitquoten?
Die meisten führenden Tools bieten heute visuelle Dashboards, um Kapazitätslücken durch hohe Teilzeitquoten sichtbar zu machen. Tools wie Factorial, HiBob oder Workday nutzen visuelle Dashboards, um Kapazitätslücken durch hohe Teilzeitquoten über Vollzeitäquivalente (FTE) sichtbar zu machen. Während Factorial die operative Allokation auf Kostenstellen und Projekte sowie strategische Dashboards zur Planung kombiniert, spezialisieren sich Plattformen wie HiBob oder Workday auf komplexe „What-if“-Szenarien. So lassen sich die Auswirkungen veränderter Quoten auf das Gesamtbudget und die langfristige Kapazität präzise simulieren.
Welche Software hilft bei der Berechnung von Vollzeitäquivalenten für die Personalplanung?
Alle hier vorgestellten HR-Lösungen erledigen die FTE-Berechnung automatisch aus den hinterlegten Arbeitszeiten. Für KMU reicht oft die einfache Aggregation von Voll- und Teilzeitkräften, während größere Anbieter Möglichkeiten für detaillierte Forecasts oder Szenarienplanung bieten.
Welche Funktionen unterstützen genaue Daten zu Vollzeitäquivalenten in HR-Systemen?
Automatische Berechnung, zentrale Datenpflege, flexible Auswertungen und die Verknüpfung mit Projekten, Kostenstellen oder Finanzdaten sind entscheidend. Einfachere Tools liefern die Kerninformationen schnell und übersichtlich, komplexere Plattformen ermöglichen zusätzliche Simulationen und modulübergreifende Analysen.
Eine hohe Genauigkeit der Vollzeitäquivalenten in HR-Berichten wird vor allem durch die nahtlose Integration von drei Bereichen erreicht: Stammdaten (Vertrag), Zeiterfassung (Ist-Stunden) und Abwesenheitsmanagement. Während einfache Tools oft nur den vertraglichen Soll-FTE-Wert abbilden, können integrative Lösungen wie Factorial das FTE dynamisch an die tatsächliche Projektarbeit oder Kostenstellen-Allokation anpassen, was die betriebliche Realität und die tatsächliche Arbeitslast deutlich besser widerspiegeln.
Wie wähle ich eine Lösung zur Überwachung in Echtzeit aus?
Achten Sie auf die Verknüpfungstiefe zwischen HR-Daten und Finanz-Reporting. Eine Echtzeit-Überwachung ist dann am wertvollsten, wenn die tägliche Zeiterfassung der Mitarbeitenden ohne Zeitverzögerung in die Kapazitätsübersichten fließt. Lösungen, die – wie Factorial – das FTE direkt aus den Kapazitätsanteilen im Financial Workspace ableiten, reduzieren manuelle Übertragungsfehler und sorgen für konsistente Daten zwischen Personal- und Finanzabteilung.
Wo kann ich Software zur Verfolgung von Mitarbeiterdaten zum Vollzeitäquivalent finden?
Die Auswahl hängt von Unternehmensgröße, Reporting-Bedarf und Analyse-Tiefe ab. Für KMUs ist Factorial besonders geeignet, da es Echtzeit-FTE, Projektzuordnung und Finanzintegration kombiniert, ohne komplexe Implementierung. Für größere Unternehmen mit vielen internationalen Standorten könnten Workday oder rexx systems sinnvoll sein, da sie hochskalierbare, modulübergreifende Analysen bieten.
