In vielen Unternehmen ist es gang und gäbe, dass Mitarbeitende im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit auf Dienstreise gehen. Dabei entstehen Kosten, die sie ohne diese Reise nicht hätten – etwa für Verpflegung oder andere Nebenkosten. Um diesen Mehraufwand auszugleichen, gibt es gesetzlich festgelegte Tagespauschalen (oder Per Diem), die von der Regierung bestimmt werden und unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei sind. Arbeitgebende können diese ihren Mitarbeitenden erstatten. Dabei ist jedoch auf eine korrekte Berechnung und Verwaltung zu achten – idealerweise mithilfe einer geeigneten Softwarelösung.
Im Folgenden beantworten wir die wichtigsten Fragen zum Thema Per Diem bzw. Tagespauschale.
Kurz erklärt:
- Tagespauschalen sind feste, vom Bundesfinanzministerium jährlich festgelegte Beträge, die Arbeitgebende bei Dienstreisen steuerfrei auszahlen können.
- Wie hoch ist die Tagespauschale 2026? – Für Deutschland gelten 2026 weiterhin 28 € (ab 24 Stunden) und 14 € (ab 8 Stunden bzw. An- und Abreisetag).
- Es gibt darüber hinaus wichtige Regeln zu beachten, insbesondere die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten, die Drei-Monats-Regel sowie die getrennte Abrechnung von Fahrtkosten.
Tagespauschale Dienstreise: Was bedeutet Tagespauschale?
Der Begriff Tagesgeldpauschale (auch Verpflegungsmehraufwand oder Reisekostenpauschale genannt) wird immer im Zusammenhang mit Dienstreisen verwendet. Mitarbeitenden, die sich im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit auf einer Geschäftsreise befinden, werden die Kosten für Verpflegung oder Übernachtungskosten und weitere Nebenkosten (wie z. B. Parkgebühren oder geschäftliche Telefonate) von den Arbeitgebenden erstattet oder sie können diese steuerlich geltend machen.
Hierbei handelt es sich um feste Beträge, die vom Bundesfinanzministerium jährlich für das In- und Ausland festgelegt werden. Das bedeutet für Arbeitgebende, dass sie diese Pauschalen steuerfrei an ihre Angestellten auszahlen können, sofern die gesetzlichen Sätze nicht überschritten werden.
Der Vorteil liegt hierbei in der Bürokratievereinfachung: Es muss nicht jeder einzelne Bon von den Mitarbeitenden eingereicht und von der HR-Abteilung einzeln geprüft werden. Stattdessen deckt die Pauschale diesen Mehraufwand pauschal ab.
Per Diem Deutsch – Was ist Per Diem?
Hinweis: Im englischsprachigen Raum wird für die Tagespauschale häufig der Begriff „Per Diem“ verwendet. Dieser kommt aus dem Lateinischen und bedeutet übersetzt „pro Tag“.
Sind Per Diems steuerfrei?
Die Tagespauschale ist steuerfrei, sofern sie die jährlich neu festgelegten Pauschalsätze nicht überschreitet. Beträge, die darüber hinausgehen, sind hingegen steuerpflichtig. Zudem müssen weitere gesetzliche Regelungen – wie die weiter unten aufgeführten Kürzungen der Tagespauschale bei gestellter Verpflegung – von den Betrieben korrekt umgesetzt werden, um die Steuerfreiheit zu gewährleisten.
Ist die Zahlung der Tagespauschale für Arbeitgebende verpflichtend?
Wichtig zu wissen: Arbeitgebende sind gesetzlich nicht grundsätzlich verpflichtet, eine Tagespauschale zu zahlen oder die Reisekosten ihrer Mitarbeitenden zu übernehmen. Werden diese Kosten nicht vom Unternehmen getragen, können Mitarbeitende sie jedoch als Werbungskosten in ihrer eigenen Einkommensteuererklärung geltend machen. In vielen Tarifverträgen, Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen ist allerdings festgeschrieben, dass die Arbeitgebenden die Spesen übernehmen müssen.
Tipp: Mit einer Reisekostenabrechnungs-Software wie die von Factorial können Arbeitgebende die geltenden Tagespauschalen zentral hinterlegen. Mitarbeitende haben über die mobile App jederzeit Einblick in ihre Ansprüche und können Ausgaben, die sie mit der Firmenkreditkarte getätigt haben, direkt mit der entsprechenden Reise verknüpfen und Belege sofort hochladen.
Was sind die Vorteile von Tagespauschalen?
Die Vorteile von Tagespauschalen im Überblick:
- Massive Zeitersparnis: Mitarbeitende müssen nicht jeden einzelnen Kleinstbeleg einreichen. Das entlastet die HR-Abteilung und die Buchhaltung enorm, da die manuelle Bearbeitung hunderter Einzelquittungen entfällt.
- Steuerliche Vorteile: Die Pauschalen können bis zu den gesetzlichen Höchstsätzen steuer- und sozialversicherungsfrei ausgezahlt werden. (Beachten Sie hierzu die geltenden Regeln und Kürzungen, auf die wir weiter unten im Text eingehen).
- Komfort und Bequemlichkeit: Der gesamte Abrechnungsprozess wird deutlich schlanker. Anstatt einer Zettelwirtschaft reicht die Angabe der Reisedaten aus, um die Erstattung zu berechnen.
- Gerechtigkeit und Transparenz: Da für alle Mitarbeitenden die gleichen gesetzlichen Pauschalsätze gelten, ist die Abrechnung fair und nachvollziehbar.
Wie hoch ist die Tagespauschale für Deutschland?
Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gelten im Jahr 2026 laut Schreiben des Bundesfinanzministeriums weiterhin folgende Pauschalsätze:
- 28 € für eine Abwesenheit von mindestens 24 Stunden.
- 14 € für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden (eintägige Reise).
- 14 € jeweils für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen.
Tagespauschale Homeoffice 2026 – Homeoffice-Pauschale
Korrekt angemerkt: Es gibt offiziell keine „Tagespauschale“ für das Homeoffice, auch wenn der Begriff umgangssprachlich oft so verwendet wird. Die rechtlich korrekte Bezeichnung lautet Homeoffice-Pauschale.
Diese wurde eingeführt, um Mitarbeitende steuerlich zu entlasten, die von zu Hause aus arbeiten, ohne dass ein separates Arbeitszimmer steuerlich anerkannt werden muss. Im Jahr 2026 beträgt sie aktuell 6 € pro Tag. Der jährliche Höchstbetrag liegt bei 1.260 €, was bedeutet, dass maximal 210 Homeoffice-Tage pro Jahr steuerlich berücksichtigt werden können.
Tipp: Mit Factorial verwalten Sie nicht nur Tagespauschalen ganz einfach digital. Dank der intuitiven Plattform finden sich Mitarbeitende bei allen Fragen zur Dienstreise und Abrechnung sofort zurecht und können ihre Ausgaben eigenständig und ohne zusätzliche Unterstützung erfassen.
Regeln und Ausnahmen im Zusammenhang mit Tagespauschale in Deutschland
Im Zusammenhang mit der Tagespauschale gibt es in Deutschland einige wichtige Regeln, die Arbeitgebende unbedingt kennen sollten.
1. Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
Erhalten Mitarbeitende auf einer Dienstreise eine kostenlose Mahlzeit – beispielsweise weil im Hotel ein Frühstück enthalten ist – muss die Tagespauschale anteilig gekürzt werden.
Berechnungsgrundlage ist dabei stets die volle 24-Stunden-Pauschale (derzeit 28 Euro).
Das bedeutet konkret:
- Frühstück: Kürzung um 20 % (– 5,60 €)
- Mittagessen: Kürzung um 40 % (– 11,20 €)
- Abendessen: Kürzung um 40 % (– 11,20 €)
2. Die Drei-Monats-Regel
Sind Mitarbeitende für längere Zeit an einem anderen Einsatzort als ihrer ersten Tätigkeitsstätte tätig, greift die sogenannte Drei-Monats-Regel.
Das bedeutet: Verpflegungspauschalen können nur für maximal drei Monate steuerfrei gewährt werden. Danach gilt die Tätigkeit nicht mehr als Auswärtstätigkeit, und ein steuerfreier Anspruch auf die Pauschale entfällt.
3. Fahrtkosten sind nicht enthalten
In der Tagespauschale sind keine Fahrtkosten enthalten. Diese werden separat erstattet. Nutzen Mitarbeitende ihren privaten Pkw, kann die gesetzliche Kilometerpauschale (derzeit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer) angesetzt werden.
Abgrenzung: Diese ist nicht mit der Pendlerpauschale zu verwechseln, die für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt.
4. Auslandsreisen
Die genannten Pauschalsätze gelten grundsätzlich für Dienstreisen im Inland. Für internationale Reisen gelten gesonderte, länderspezifische Verpflegungspauschalen.
Diese werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) in einem offiziellen BMF-Schreiben veröffentlicht. Dem Schreiben ist eine ausführliche Ländertabelle beigefügt, in der für jedes Land – teilweise sogar für einzelne Städte – die jeweils gültigen Pauschalen für Aufwendungen im Rahmen von Geschäftsreisen aufgeführt sind.
Beispiele:
Wie viel Per Diem gibt es in Hongkong?
In Hongkong gilt für 2026 eine ganztägige Verpflegungspauschale von 83 Euro.
Und wie ist es beispielsweise in Polen?
Hier sieht man, dass sich die Sätze innerhalb eines Landes unterscheiden können. In Warschau gilt eine Pauschale von 40 Euro, im übrigen Polen beträgt sie 34 Euro.
Das Gleiche gilt beispielsweise auch für die USA (United States). Dort unterscheiden sich die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen je nach Region für deutsche Mitarbeitende, die dort einer auswärtigen Tätigkeit nachgehen.
Tipp: Auch Tagespauschalen für internationale Dienstreisen kann Factorial sofort berechnen.
Wie erfolgt die Erstattung und Berechnung der Tagespauschalen?
Die Erstattung der Tagespauschalen erfolgt bei vielen Unternehmen mittlerweile fast vollkommen vollständig automatisch mit der monatlichen Gehaltsabrechnung über sogenannte Reisekosten-Software. Da die Reisezeiten und Ziele bereits bei der Planung im System hinterlegt sind, berechnet dieses die zustehenden Beträge ohne manuelles Rechnen. Mitarbeitende müssen lediglich ergänzende Bons, wie Hotelrechnungen oder Parkquittungen, von unterwegs fotografieren und hochladen. Diese digitalen Belege reichen als Nachweis für das Finanzamt aus, um die berufliche Veranlassung der Kosten zu belegen. Die Software erkennt dabei automatisch, ob Mahlzeiten enthalten sind, und führt die gesetzlichen Kürzungen im Hintergrund durch. So fließen alle Daten nahtlos in die Buchhaltung, was die Fehlerquote minimiert und die Auszahlung beschleunigt.
Wie das genau funktioniert, zeigen wir Ihnen im folgenden am Beispiel von der HR-Software von Factorial.
Reisekostenabrechnungs-Software: So automatisiert Factorial Ihre Verwaltung
Gerade bei Auslandsreisen kann die Berechnung trotz pauschaler Spesensätze kompliziert werden. Auch wenn Pauschalen vieles vereinfachen, müssen Unternehmen diese steuerlich korrekt abrechnen und dokumentieren. Hier setzen moderne Lösungen wie die Factorial Reisekostenabrechnungs-Software an. Sie hilft Unternehmen dabei, den gesamten Prozess von der Erfassung bis zur Auszahlung digital und rechtssicher abzubilden.
Und: Der Markt für Reisekostenabrechnungssoftware wächst stark, wie Analysen von Fortune Business Insights zeigen. Dabei ist diese Technologie nicht mehr nur Großkonzernen vorbehalten: Insbesondere KMU nutzen vermehrt Reisekostensoftware, da diese mittlerweile sehr erschwinglich ist.
Gerade für kleinere Unternehmen bietet dies eine enorme Effizienz und Zeitersparnis, da sie sich oft keine spezialisierten Fachkräfte für die komplexe Reisekostenabrechnung leisten können. Tools wie Factorial übernehmen die automatische Berechnung der Tagespauschalen und sorgen so für die nötige Rechtssicherheit und Compliance. Dank Funktionen wie der mobilen Belegerfassung via App wird der Prozess zusätzlich beschleunigt und vereinfacht.
Berechnung von Tagespauschalen
Factorial automatisiert die Berechnung der Verpflegungsmehraufwände basierend auf den aktuellen Vorgaben des Bundesfinanzministeriums (BMF).
- Automatische Logik: Die Software erkennt anhand von Reisedaten und Zielen (In- oder Ausland) sofort den passenden Satz.
- Intelligente Kürzung: Nutzer*innen können in der mobilen App einfach per Klick angeben, ob Mahlzeiten (Frühstück, Mittag, Abend) gestellt wurden. Die Software nimmt die gesetzlichen Kürzungen (20 % oder 40 %) automatisch vor.
Zentrale Verwaltung und mobile Erfassung
Mit der mobile App von Factorial können Mitarbeitende ihre Reisekosten, Belege und Kilometergelder direkt von unterwegs erfassen können.
- Nahtlose Genehmigung: Vorgesetzte können eingereichte Reisen mit einem Klick prüfen und freigeben.
- Integration in die Lohnabrechnung: Alle Daten fließen direkt in das Ausgabenmodul und können nahtlos an die Gehaltsabrechnung übermittelt werden – inklusive einer DATEV-Schnittstelle für die Buchhaltung.
- Umfangreiche Berichte: Unternehmen behalten jederzeit den Überblick über Reisebudgets und Ausgabentrends durch integrierte Echtzeit-Analysen.
Rechtssicherheit und Schnelligkeit
Durch die vorab konfigurierten Sätze hilft Factorial dabei, Steuerkonformität zu wahren und rechtliche Risiken zu minimieren. Dies führt nicht nur zu weniger Fehlern, sondern auch zu deutlich schnelleren Rückerstattungen für die Mitarbeitenden, was die Zufriedenheit im Team steigert.
Und hier noch einmal alle Funktionen im Überblick:
