Buchung von Dienstreisen, Beschaffung von Büromaterial, Einkauf von Produkten usw. In einem Unternehmen können ganz schön viele Ausgaben neben klassischen Personalkosten anfallen, die bestimmte Mitarbeiter*innen regelmäßig tätigen müssen. Da kann man schnell den Überblick verlieren. Mit dem Trend zum bargeldlosen Zahlungsverkehr ist die Firmenkreditkarte weiter auf dem Vormarsch und eine echte Erleichterung, um den Überblick über die Geschäftsausgaben zu behalten.
Im Folgenden informieren wir Arbeitgeber daher über die wichtigsten Merkmale, Regelungen und Arten von Firmenkreditkarten.
Key Facts
- Eine Firmenkreditkarte ist eine spezielle Kreditkarte, die von Unternehmen für geschäftliche Zwecke genutzt werden kann und hilft, Geschäftsausgaben zu verwalten.
- Es gibt verschiedene Arten von Firmenkreditkarten, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen oder für Großunternehmen entwickelt wurden.
- Die Bonität von Mitarbeitenden spielt bei der Beantragung von Firmenkreditkarten keine Rolle. Das Unternehmen haftet.
- Was ist eine Firmenkreditkarte?
- Welche Arten von Firmenkreditkarten gibt es?
- Wer bekommt eine Firmenkreditkarte
- Wie funktioniert eine Firmenkreditkarte?
- Firmenkreditkarte: Kosten
- Firmenkreditkarte: Haftung und Bonität
- Gibt es eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter mit negativem Schufa-Eintrag?
- Firmenkreditkarte für Mitarbeiter*innen
- Vor- und Nachteile von Firmenkreditkarten
Was ist eine Firmenkreditkarte?
Eine Firmenkreditkarte ist eine Kreditkarte, die speziell für geschäftliche Zwecke von Unternehmen verwendet werden kann. Im Gegensatz zu einer persönlichen Kreditkarte, die von Privatpersonen genutzt wird, ermöglicht eine Firmenkreditkarte, Unternehmen, ihre Geschäftsausgaben zu verwalten.
Welche Arten von Firmenkreditkarten gibt es?
Es gibt verschiedene Arten von Firmenkreditkarten, die auf die spezifischen Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind. Die meisten Anbieter von Firmenkreditkarten bieten folgende Optionen an:
- Business Card: Eine Business Card ist eine Firmenkreditkarte, die kleinen und mittleren Unternehmen angeboten wird. Sie bietet in der Regel Funktionen wie Ausgabenkontrolle, Trennung von Geschäfts- und Privatausgaben und detaillierte Berichterstattung. Business Cards sind einfacher zu beantragen als Corporate Cards.
- Corporate Card: Eine Corporate Card ist eine Firmenkreditkarte, die großen Unternehmen und Konzernen angeboten wird. Sie bietet in der Regel erweiterte Funktionen wie umfangreicher Berichterstattung, integrierte Reiseleistung, spezielle Rabatte und Belohnungen sowie maßgeschneiderter Lösungen für die Verwaltung großer Ausgaben und komplexer Reisepläne. Corporate Cards werden oft von Kreditkartenunternehmen in Zusammenhang mit den Unternehmen individuell gestaltet.
Business Card oder Corporate Card?
Ob eine Business Card oder eine Corporate Card besser ist, hängt von den spezifischen Anforderungen und der Größe des Unternehmens ab.
- Business Cards
- sind in der Regel für kleinere und mittlere Unternehmen geeignet.
- Sie bieten grundlegende Funktionen zur Ausgabenkontrolle und Buchhaltung
- Können je nach Anbieter aber auch einige zusätzliche Vorteile bieten.
- Sie sind einfacher zu beantragen
- Sie haben in der Regel niedrigere Jahresgebühren.
- Corporate Cards
- Sind für große Unternehmen geeignet
- Sie bieten erweiterte Funktionen und Dienstleistungen
- Sind individuell auf die Unternehmensbedürfnisse zugeschnitten
- Haben in der Regel höhere Jahresgebühren
- Erfordert eine engere Zusammenarbeit zwischen Kreditkarteninstitut und Unternehmen
Den richtigen Anbieter auswählen
Firmenkreditkarte Vergleich:
Im Internet gibt es für Arbeitgeber unzählige Vergleichsportale, die die wichtigsten Firmenkreditkartenanbieter miteinander vergleichen. Dort können Sie sich eine ersten Überblick über die verschiedenen Optionen machen.
Die bekanntesten Anbieter von Firmenkreditkarten sind
Oftmals arbeiten die Banken mit den Anbietern zusammen. Sie können also meistens direkt über Ihre Bank eine Business Kreditkarte beantragen. Natürlich können Sie die Business Kreditkarten auch direkt über den jeweiligen Anbieter beantragen.
Tipp: Mittlerweile bieten viele Anbieter auch sogenannte virtuelle oder digitale Firmenkreditkarten an. Diese sind mit einem Klick sofort verfüg- und verwendbar, z.B. über Google Pay oder Apple Pay. Der Vergleich der Anbieter ist aber in jedem Fall entscheidend, um die beste Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen.
Wer bekommt eine Firmenkreditkarte?
Eine Firmenkreditkarte kann von Unternehmen beantragt werden. Die Berechtigung zur Beantragung und Nutzung einer Firmenkreditkarte hängt von verschiedenen Faktoren ab und kann variieren. Im Allgemeinen sind folgende Akteure berechtigt, eine Firmenkreditkarte zu erhalten:
- Unternehmen: Jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, kann eine Firmenkreditkarte beantragen. Dies umfasst
- Einzelunternehmen
- GmbHs
- Aktiengesellschaften
- und andere Unternehmensformen
Voraussetzung für den Erhalt einer Firmenkreditkarte ist eine gute Bonität des Unternehmens. Davon hängt auch die Höhe des Dispos ab, der Ihnen gewährt wird.
- Autorisierte Mitarbeiter*innen: Unternehmen können bestimmten Mitarbeitenden die Berechtigung geben, eine Firmenkreditkarte im Name des Unternehmens zu nutzen. Das können bspw. Führungskräfte, Vertriebsmitarbeiter*innen oder Mitarbeiter*innen sein, die regelmäßig persönliche Ausgaben tätigen.
Voraussetzungen für die Beantragung einer Firmenkreditkarte
Die genauen Voraussetzungen für die Beantragung einer Firmenkreditkarte können von Kreditkartenanbieter zu Kreditkartenanbieter variieren. In der Regel fordern die meisten Anbieter jedoch Folgendes:
- eine registrierte Geschäftseinheit (Unternehmensregistrierung)
- Nachweis der Bonität des Unternehmens
- Nachweis der geschäftlichen Verbindung zum Antragsteller (z. B. Steuernummer oder Geschäftskonto)
- Erfüllung von Mindestumsatzanforderungen (je nach Anbieter)
- Wohnsitz und Staatsangehörigkeit
- Altersnachweis
- Identitätsnachweis
- Kredithistorie
Wie funktioniert eine Firmenkreditkarte?
Eine Firmenkreditkarte funktioniert ähnlich wie eine persönliche Kreditkarte, jedoch mit spezifischen Merkmalen für geschäftliche Nutzung. Dazu gehören:
- Firmenausgaben: Mit einer Firmenkreditkarte können Unternehmen geschäftliche Ausgaben tätigen und Zahlungen für betriebliche Kosten abwickeln.
- Ausgabenkontrolle: Durch individuelle Ausgabenlimits und detaillierte Abrechnungen ermöglichen Firmenkreditkarten eine bessere Kontrolle.
- Login Firmenkreditkarte: Unternehmen erhalten Zugang zu einem speziellen Online-Portal, um die Transaktion und Abrechnungen der Firmenkreditkarte(n) einzusehen und zu verwalten.
- Firmenkreditkarte privat nutzen: Eine private Nutzung der Firmenkreditkarte für Mitarbeitende ist nicht gestattet. Es sei denn, der Arbeitgeber erteilt hier eine ausdrückliche schriftliche Erlaubnis.
Firmenkreditkarte: Kosten
Die Preisgestaltung liegt beim Anbieter und/oder der Bank selbst. Daher können Preise und Gebühren je nach Anbieter variieren. Dabei können Jahresgebühren von null bis einigen Tausend Euro rangieren – je nach Konditionen und Anzahl der Karten.
Um genau das richtige Modell zu finden, eignen sich wieder Vergleichsportal, auf denen Sie nach Ihren Bedürfnissen die Suchergebnisse filtern können. Selbstverständlich können Sie sich auch direkt bei Ihrer Bank beraten lassen.
Gratis Firmenkreditkarten:
Einige Kreditinstitute bieten auch kostenlose Firmenkreditkarten an. Diese Angebote gibt es insbesondere dann, wenn ein Unternehmen eine bestimmte Jahresgebühr bezahlt, die eine bestimmte Anzahl kostenloser Firmenkreditkarten beinhaltet.
Firmenkreditkarte: Haftung und Bonität
Hat eine Firmenkreditkarte auf meinen Namen Auswirkungen auf meine Bonität?
Mitarbeitende fragen sich oft, ob eine Firmenkreditkarte Auswirkungen auf ihre persönliche Bonität hat. Die Antwort ist nein.
In der Regel hat eine Firmenkreditkarte, die auf den Namen eines Mitarbeitenden ausgestellt ist, keine direkten Auswirkungen auf dessen persönliche Bonität.
Da die Firmenkreditkarte dem Unternehmen gehört und für geschäftliche Zwecke verwendet wird, werden die damit verbunden Schulden und Zahlungsverpflichtungen normalerweise dem Unternehmen zugeschrieben und nicht einzelnen Mitarbeitenden.
Wer haftet für die Firmenkreditkarte?
Bei Firmenkreditkarten haftet in der Regel das damit verbundene Unternehmen.
Das bedeutet, dass das Unternehmen letztendlich für alle Schulden und Verbindlichkeiten verantwortlich ist, die im Zusammenhang mit der Nutzung der Firmenkreditkarte entstehen.
Gibt es die Firmenkreditkarte für Mitarbeiter mit negativem Schufa-Eintrag?
Da das Unternehmen haftet und die Beantragung von Firmenkreditkarten über das Unternehmen selbst abgewickelt wird, spielt die Bonität der Mitarbeitenden keine Rolle. Auch Mitarbeitende mit einem negativen Schufa-Eintrag bekommen so eine Firmenkreditkarte.
Firmenkreditkarten für Mitarbeiter*innen
Unternehmen haben unterschiedliche Bedürfnisse, wie viele und welche Kreditkarten genau sie für ihr Unternehmen brauchen. Daher bieten Kreditinstitute unterschiedliche Modelle an.
1- Keine Firmenkreditkarten
Besonders bei sehr kleinen Unternehmen, die möglicherweise nur aus zwei Personen bestehen, ist eine spezielle Firmenkreditkarten gar nicht nötig, da die Ausgaben und Ausgebenden entsprechend überschaubar sind.
2- Reisestellenkarte
Typischerweise nutzen Unternehmen solch eine Karte für Dienstreise. Die entsprechenden Mitarbeiter*innen können über diese Alternative Ausgaben im Zusammenhang mit der Reisestellenkarte auf Geschäftsreisen tätigen.
3- Firmenkreditkarten bzw. Geschäftskreditkarten
Prepaid-Karten: Diese Karten werden mit einem bestimmten Betrag aufgeladen. Die Mitarbeiter*innen haben somit ein von Ihnen direkt festgelegtes Ausgabenlimit.
Standard Kreditkarten: Uneingeschränkter Zugriff (Dispo und Limits werden vom Unternehmen selbst mit dem Kreditinstitut vereinbart).
Virtuelle Kreditkarten: Diese kann entweder als Prepaid- oder Standardkreditkarte eingerichtet werden. Die Karte existiert nur virtuell, eine Plastikkarte wird nicht ausgestellt.
Darüber hinaus können sich Unternehmen, die Firmenkreditkarten beantragen, noch überlegen, ob sie personenbezogene und nicht personenbezogene Firmenkreditkarten möchten.
Personenbezogene und nicht personenbezogene Firmenkreditkarten
Personenbezogene Firmenkreditkarten sind Kreditkarten, die auf den Namen einer bestimmten Person innerhalb eines Unternehmens ausgestellt werden. Diese Karte wird nur von dieser Person genutzt, um geschäftliche Ausgaben zu tätigen.
Im Gegensatz dazu sind nicht personenbezogene Firmenkreditkarten auf den Namen des Unternehmens selbst ausgestellt und können von autorisierten Mitarbeitenden genutzt werden.
Vor- und Nachteile von Firmenkreditkarten
Was ist der Vorteil einer Firmenkreditkarte?
Eine Firmenkreditkarte bietet in der Regel eine Reihe von Vorteilen und Funktionen, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind. Hier finden Sie Pro und Contra im Vergleich:
- Ausgabenkontrolle: Firmenkreditkarten ermöglichen es Unternehmen, die Ausgaben ihrer Mitarbeiter über Geschäftskonten zu überwachen und zu kontrollieren. Das Unternehmen kann individuelle Ausgabenlimits festlegen und Ausgabenkategorien einschränken, z.B auch bei Business Travel Service. Die meisten Kreditkarten verfügen außerdem über ein Management-Informationssystem, mit dem sich Kostenanalysen erstellen lassen. Das ist wichtig für das Finanzmanagement in Ihrem Unternehmen.
- Trennung von Geschäfts- und Privatausgaben: Durch die Verwendung einer Firmenkreditkarte können Geschäfts- und Privatausgaben getrennt werden. Dies erleichtert die Buchhaltung, ermöglicht eine einfachere Überprüfung der Geschäftsausgaben.
- Dokumentation und Buchhaltung: Die meisten Firmenkreditkarten bieten detaillierte monatliche Berichte über die Ausgaben des Unternehmens.
- Belohnungen und Vorteile: Viele Firmenkreditkarten bieten spezielle Belohnungen und Vorteile für Unternehmen, wie zum Beispiel Cashback, Rabatte bei bestimmten Geschäftspartner*innen oder Versicherungsleistungen. Hier lohnt es sich das Versicherungspaket von Anbieter zu Anbieter zu vergleichen, da hier ein Unterschied bestehen kann.
- Unabhängigkeit von Bargeld: Mitarbeitende müssen kein oder weniger Geld bei sich tragen. Sollte etwas passieren, kann die Karte sofort gesperrt werden und es entsteht kein Verlust, wenn Mitarbeitende bargeldlos unterwegs sind. Das lohnt sich insbesondere auch bei Geschäftsreisen im Ausland.
- Versetzte Abbuchung: Zahlungen, die mit Firmenkarten erfolgen, werden Ihrem Geschäftskonto erst zum Ende des Monats belastet. Das erhöht Ihre Liquidität.
- Kostenkontrolle: Sie können individuelle Kartenlimits festsetzen. So behalten Sie stets die Kontrolle über die möglichen Ausgaben und Limits für Einkäufe.
Was ist der Nachteil einer Firmenkreditkarte?
- Erhöhter Aufwand: Gerade die Einführung von Firmenkreditkarten kann mit Aufwand verbunden sein. Nach einiger Zeit sollte sich das Prozedere allerdings eingespielt haben und Ihnen stattdessen Arbeit abnehmen.
Tipp: Bestimmen Sie eine Person im Unternehmen, die sich um alles, was mit den Firmenkreditkarten zu tun hat, kümmert.
Mit der Factorial Firmenkreditkarte haben Sie alles, was Sie dazu brauchen: Sicherheit, Flexibilität und Kontrolle. Außerdem bietet Ihnen Factorial effektives Spesenmanagement in Echtzeit.
