Mit dem Trend zum bargeldlosen Zahlungsverkehr ist die Firmenkreditkarte weiter auf dem Vormarsch: Buchung von Dienstreisen, Beschaffung von Büromaterial, Einkauf von Produkten. In einem Unternehmen fallen neben klassischen Personalkosten zahlreiche Ausgaben an, die bestimmte Beschäftigte regelmäßig tätigen müssen.
Im Folgenden informieren wir Unternehmen daher über die wichtigsten Merkmale, Regelungen und Arten von Firmenkreditkarten.
Wichtige Fakten
- Eine Firmenkreditkarte ist eine spezielle Kreditkarte, die von Unternehmen für geschäftliche Zwecke genutzt wird und dabei hilft, Geschäftsausgaben zentral zu verwalten und von Privatausgaben zu trennen.
- Laut der neuesten Erhebung der Deutschen Bundesbank gab es nun auch bei der Anzahl der täglichen Bezahlvorgänge einen historischen Wendepunkt: Erstmals wurden 55 Prozent aller Einkäufe bargeldlos bezahlt. Der Anteil von Bargeld fiel dabei auf 45 Prozent
- Mehr als 60 Prozent der deutschen KMU nutzen für geschäftliche Zahlungen noch persönliche Kreditkarten oder Banküberweisungen — mit den bekannten Folgen: fehlende Belege, mangelnde Ausgabenkontrolle und erhöhter Buchungsaufwand.
- Die Bonität der Beschäftigten spielt bei der Beantragung keine Rolle: Das Unternehmen haftet für alle Verbindlichkeiten aus der Kartennutzung — auch bei negativem Schufa-Eintrag der Karteninhabenden.
Was ist eine Firmenkreditkarte?
Eine Firmenkreditkarte ist eine Kreditkarte, die speziell für geschäftliche Zwecke von Unternehmen verwendet werden kann. Im Gegensatz zu einer persönlichen Kreditkarte, die von Privatpersonen genutzt wird, ermöglicht eine Firmenkreditkarte Unternehmen, ihre Geschäftsausgaben zu verwalten.
Welche Arten von Firmenkreditkarten gibt es?
Es gibt verschiedene Arten von Firmenkreditkarten, die auf die spezifischen Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind. Die meisten Anbieter von Firmenkreditkarten bieten folgende Optionen an:
- Business Card: Eine Business Card ist eine Firmenkreditkarte, die kleinen und mittleren Unternehmen angeboten wird. Sie bietet in der Regel Funktionen wie Ausgabenkontrolle, Trennung von Geschäfts- und Privatausgaben und detaillierte Berichterstattung. Business Cards sind einfacher zu beantragen als Corporate Cards.
- Corporate Card: Eine Corporate Card ist eine Firmenkreditkarte, die großen Unternehmen und Konzernen angeboten wird. Sie bietet in der Regel erweiterte Funktionen wie umfangreiche Berichterstattung, integrierte Reiseleistungen, spezielle Rabatte und Belohnungen sowie maßgeschneiderte Lösungen für die Verwaltung großer Ausgaben und komplexer Reisepläne. Corporate Cards werden oft von Kreditkartenunternehmen in Zusammenarbeit mit den Unternehmen individuell gestaltet.
Kredit-, Debit- oder Prepaid-Karte: Was ist der Unterschied?
Neben der Unterscheidung zwischen Business Card und Corporate Card ist die Kartenart selbst entscheidend für die Auswahl:
- Echte Kreditkarte (Charge Card): Das Unternehmen erhält einen Kreditrahmen. Alle Umsätze werden gesammelt und am Monatsende in einer Summe abgebucht. Typisches Zahlungsziel: bis zu 60 Tage. Voraussetzung ist die Bonitätsprüfung des Unternehmens.
- Debitkarte: Belastet das hinterlegte Geschäftskonto unmittelbar oder innerhalb weniger Tage. Es gibt keinen eigenständigen Kreditrahmen, die Ausgaben werden direkt vom Kontokorrentkredit abgezogen.
- Prepaid-Karte: Wird vorab mit einem festgelegten Betrag aufgeladen. Sie eignet sich für Unternehmen, die ein striktes Ausgabenlimit pro Beschäftigtem durchsetzen möchten, oder für Start-ups ohne Schufa-Historie.
Hinweis zur Akzeptanz: Visa und Mastercard werden in über 200 Ländern akzeptiert. American Express hingegen wird in Deutschland nur bei rund 70 Prozent der Akzeptanzstellen angenommen, gegenüber nahezu 99 Prozent bei Visa und Mastercard — ein relevanter Faktor bei der Kartenauswahl für Vielreisende.
Business Card oder Corporate Card?
Ob eine Business Card oder eine Corporate Card besser geeignet ist, hängt von den spezifischen Anforderungen und der Größe des Unternehmens ab.
- Business Cards
- sind in der Regel für kleinere und mittlere Unternehmen geeignet.
- Sie bieten grundlegende Funktionen zur Ausgabenkontrolle und Buchhaltung.
- Je nach Anbieter können sie auch einige zusätzliche Vorteile bieten.
- Sie sind einfacher zu beantragen.
- Sie haben in der Regel niedrigere Jahresgebühren.
- Corporate Cards
- sind für große Unternehmen geeignet.
- Sie bieten erweiterte Funktionen und Dienstleistungen.
- Sie sind individuell auf die Unternehmensbedürfnisse zugeschnitten.
- Sie haben in der Regel höhere Jahresgebühren.
- Sie erfordern eine engere Zusammenarbeit zwischen Kreditkarteninstitut und Unternehmen.
Den richtigen Anbieter auswählen
Firmenkreditkarten-Vergleich:
Im Internet finden Unternehmen zahlreiche Vergleichsportale, die die wichtigsten Firmenkreditkartenanbieter gegenüberstellen. Dort können Sie sich einen ersten Überblick über die verschiedenen Optionen verschaffen.
Die bekanntesten Anbieter von Firmenkreditkarten sind
- Visa
- Mastercard
- American Express
- Diners Club
Oftmals arbeiten die Banken mit den Anbietern zusammen. Sie können also meist direkt über Ihre Bank eine Geschäftskreditkarte beantragen. Natürlich ist die Beantragung der Firmenkreditkarten auch direkt über den jeweiligen Anbieter möglich.
Tipp: Mittlerweile bieten viele Anbieter auch sogenannte virtuelle oder digitale Firmenkreditkarten an. Diese sind mit einem Klick sofort verfügbar und verwendbar, zum Beispiel über Google Pay oder Apple Pay. Der Vergleich der Anbieter ist jedoch in jedem Fall entscheidend, um die beste Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen.
Für deutsche Unternehmen sind zwei technische Kriterien bei der Anbieterwahl besonders relevant:
- GoBD-konforme Belegerfassung: Gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) in der Fassung des BMF-Schreibens vom 11. März 2024 (Az. IV D 2 – S 0316/21/10001:002) müssen alle steuerlich relevanten Belege unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar archiviert werden. Firmenkreditkarten-Lösungen, die Belege direkt zum Kaufzeitpunkt digital erfassen, reduzieren das Risiko fehlender Nachweise bei Betriebsprüfungen erheblich.
- Prüfen Sie vor der Entscheidung, ob der Anbieter diese Integration nativ unterstützt.
Wer bekommt eine Firmenkreditkarte?
Eine Firmenkreditkarte kann von Unternehmen beantragt werden. Die Berechtigung zur Beantragung und Nutzung einer Firmenkreditkarte hängt von verschiedenen Faktoren ab und kann variieren. Im Allgemeinen sind folgende Gruppen berechtigt, eine Firmenkreditkarte zu erhalten:
- Unternehmen: Jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, kann eine Firmenkreditkarte beantragen. Dies umfasst
- Einzelunternehmen
- GmbHs
- Aktiengesellschaften
- und andere Unternehmensformen
Voraussetzung für den Erhalt einer Firmenkreditkarte ist eine gute Bonität des Unternehmens. Davon hängt auch die Höhe des Kreditrahmens ab, der Ihnen gewährt wird.
- Autorisierte Beschäftigte: Unternehmen können bestimmten Beschäftigten die Berechtigung erteilen, eine Firmenkreditkarte im Namen des Unternehmens zu nutzen. Das können beispielsweise Führungskräfte, Vertriebsbeschäftigte oder Beschäftigte sein, die regelmäßig betriebliche Ausgaben tätigen.
Voraussetzungen für die Beantragung einer Firmenkreditkarte
Die genauen Voraussetzungen für die Beantragung einer Firmenkreditkarte können von Kreditkartenanbieter zu Kreditkartenanbieter variieren. In der Regel fordern die meisten Anbieter jedoch Folgendes:
- eine registrierte Geschäftseinheit (Unternehmensregistrierung)
- Nachweis der Bonität des Unternehmens
- Nachweis der geschäftlichen Verbindung zu den Antragstellenden (z. B. Steuernummer oder Geschäftskonto)
- Erfüllung von Mindestumsatzanforderungen (je nach Anbieter)
- Wohnsitz und Staatsangehörigkeit
- Altersnachweis
- Identitätsnachweis
- Kredithistorie
Wie funktioniert eine Firmenkreditkarte?
Eine Firmenkreditkarte funktioniert ähnlich wie eine persönliche Kreditkarte, jedoch mit spezifischen Merkmalen für die geschäftliche Nutzung. Dazu gehören:
- Firmenausgaben: Mit einer Firmenkreditkarte können Unternehmen betriebliche Ausgaben tätigen und Zahlungen für geschäftliche Kosten abwickeln.
- Ausgabenkontrolle: Durch individuelle Ausgabenlimits und detaillierte Abrechnungen ermöglichen Firmenkreditkarten eine bessere Kontrolle.
- Firmenkreditkarten-Login: Unternehmen erhalten Zugang zu einem speziellen Online-Portal, um die Transaktionen und Abrechnungen der Firmenkreditkarten einzusehen und zu verwalten.
- Firmenkreditkarte privat nutzen: Eine private Nutzung der Firmenkreditkarte durch Beschäftigte ist nicht gestattet. Dies gilt nur dann, wenn das Unternehmen eine ausdrückliche schriftliche Erlaubnis erteilt.
Interne Nutzungsrichtlinie: Warum eine schriftliche Regelung unverzichtbar ist
Die Ausgabe von Firmenkreditkarten an Beschäftigte sollte stets durch eine schriftliche Nutzungsrichtlinie (auch: Kartennutzungsvereinbarung) begleitet werden. Diese regelt mindestens:
- Zulässige Ausgabenkategorien und individuelle Kartenlimits
- Pflicht zur zeitnahen Belegeinreichung gemäß GoBD (idealerweise innerhalb von 10 Tagen nach der Transaktion)
- Verfahren bei Verlust oder Diebstahl der Karte
- Konsequenzen bei missbräuchlicher oder privater Nutzung
Fehlt eine solche Regelung, entstehen bei Betriebsprüfungen häufig Dokumentationslücken, die zu Steuernachzahlungen führen können.
Was kostet eine Firmenkreditkarte?
Die Preisgestaltung liegt beim Anbieter oder der Bank selbst. Jahresgebühren können von null bis zu mehreren Tausend Euro reichen, abhängig von Konditionen, Kartenart und Anzahl der ausgegebenen Karten. Hinzu kommen eventuell Gebühren für Bargeldabhebungen (bei manchen Anbietern bis zu 4 Prozent) sowie Auslandseinsatzentgelte (häufig 1,5 bis 2 Prozent). Für einen aktuellen Preisvergleich empfehlen sich unabhängige Vergleichsportale.
Um das passende Modell zu finden, eignen sich wieder Vergleichsportale, auf denen Sie die Suchergebnisse nach Ihren Bedürfnissen filtern können. Selbstverständlich können Sie sich auch direkt bei Ihrer Bank beraten lassen.
Kostenlose Firmenkreditkarten:
Einige Kreditinstitute bieten auch kostenlose Firmenkreditkarten an. Diese Angebote gibt es insbesondere dann, wenn ein Unternehmen eine bestimmte Jahresgebühr bezahlt, die eine bestimmte Anzahl kostenloser Firmenkreditkarten beinhaltet.
Wer haftet bei der Firmenkreditkarte — und welche Rolle spielt die Bonität?
Hat eine Firmenkreditkarte auf meinen Namen Auswirkungen auf meine Bonität?
Beschäftigte fragen sich oft, ob eine Firmenkreditkarte Auswirkungen auf ihre persönliche Bonität hat. Die Antwort ist nein.
In der Regel hat eine Firmenkreditkarte, die auf den Namen eines Beschäftigten ausgestellt ist, keine direkten Auswirkungen auf dessen persönliche Bonität.
Da die Firmenkreditkarte dem Unternehmen gehört und für geschäftliche Zwecke verwendet wird, werden die damit verbundenen Schulden und Zahlungsverpflichtungen normalerweise dem Unternehmen zugeschrieben und nicht einzelnen Beschäftigten.
Wer haftet für die Firmenkreditkarte?
Bei Firmenkreditkarten haftet in der Regel das damit verbundene Unternehmen.
Das bedeutet, dass das Unternehmen letztendlich für alle Schulden und Verbindlichkeiten verantwortlich ist, die im Zusammenhang mit der Nutzung der Firmenkreditkarte entstehen.
Ausnahme: individuelle Haftungsvereinbarung
In manchen Fällen kann zwischen dem Unternehmen und einzelnen Beschäftigten eine individuelle Haftungsvereinbarung getroffen werden, die eine persönliche Haftung für bestimmte Ausgabenarten festlegt, zum Beispiel bei nachgewiesener missbräuchlicher Nutzung. Eine solche Vereinbarung sollte stets schriftlich und rechtlich geprüft erfolgen.
Gibt es eine Firmenkreditkarte für Beschäftigte mit negativem Schufa-Eintrag?
Da das Unternehmen haftet und die Beantragung von Firmenkreditkarten über das Unternehmen selbst abgewickelt wird, spielt die Bonität der Beschäftigten keine Rolle. Auch Beschäftigte mit einem negativen Schufa-Eintrag erhalten so eine Firmenkreditkarte.
Firmenkreditkarten für Beschäftigte
Unternehmen haben unterschiedliche Bedürfnisse, wie viele und welche Kreditkarten sie für ihr Unternehmen benötigen. Daher bieten Kreditinstitute unterschiedliche Modelle an.
1. Keine Firmenkreditkarten
Besonders bei sehr kleinen Unternehmen, die möglicherweise nur aus zwei Personen bestehen, ist eine spezielle Firmenkreditkarte nicht erforderlich, da die Ausgaben und Ausgebenden überschaubar sind.
2. Reisestellenkarte
Typischerweise nutzen Unternehmen diese Kartenform für Dienstreisen. Beschäftigte können damit Ausgaben im Zusammenhang mit Geschäftsreisen, wie Hotelübernachtungen, Bahntickets oder Bewirtungskosten, direkt über das Unternehmenskonto abrechnen, ohne in Vorleistung treten zu müssen.
3. Firmenkreditkarten bzw. Geschäftskreditkarten
Prepaid-Karten: Diese Karten werden mit einem bestimmten Betrag aufgeladen. Die Beschäftigten haben somit ein von Ihnen direkt festgelegtes Ausgabenlimit.
Standard-Kreditkarten: Es besteht uneingeschränkter Zugriff. Der Dispositionsrahmen und die Limits werden vom Unternehmen selbst mit dem Kreditinstitut vereinbart.
Virtuelle Kreditkarten: Diese können entweder als Prepaid- oder Standardkreditkarte eingerichtet werden. Die Karte existiert nur virtuell, eine Plastikkarte wird nicht ausgestellt.
Darüber hinaus können sich Unternehmen, die Firmenkreditkarten beantragen, noch überlegen, ob sie personenbezogene oder nicht personenbezogene Firmenkreditkarten wünschen.
Personenbezogene und nicht personenbezogene Firmenkreditkarten
Personenbezogene Firmenkreditkarten sind Kreditkarten, die auf den Namen einer bestimmten Person innerhalb eines Unternehmens ausgestellt werden. Diese Karte wird nur von dieser Person genutzt, um geschäftliche Ausgaben zu tätigen.
Im Gegensatz dazu sind nicht personenbezogene Firmenkreditkarten auf den Namen des Unternehmens selbst ausgestellt und können von autorisierten Beschäftigten genutzt werden.
Firmenkreditkarte für Selbstständige und Freiberufliche
Auch Selbstständige und Freiberufliche können eine Firmenkreditkarte beantragen, sofern sie eine nachweisbare geschäftliche Tätigkeit ausüben. Anbieter verlangen in der Regel einen entsprechenden Nachweis (z. B. Gewerbeanmeldung, Steuernummer oder Einkommensteuerbescheid). Wer keine eingetragene Rechtsform hat und über eine schwächere Bonität verfügt, kann häufig nur Debit- oder Prepaid-Karten beantragen. Für Allein-Gründende mit weniger als zehn Transaktionen pro Monat können kostenlose Basisangebote ausreichend sein.
Welche Vor- und Nachteile hat eine Firmenkreditkarte?
Was ist der Vorteil einer Firmenkreditkarte?
Eine Firmenkreditkarte bietet in der Regel eine Reihe von Vorteilen und Funktionen, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind. Hier finden Sie Pro und Contra im Vergleich:
- Ausgabenkontrolle: Firmenkreditkarten ermöglichen es Unternehmen, die Ausgaben ihrer Beschäftigten über Geschäftskonten zu überwachen und zu kontrollieren. Das Unternehmen kann individuelle Ausgabenlimits festlegen und Ausgabenkategorien einschränken, zum Beispiel beim Business Travel Service. Die meisten Kreditkarten verfügen zudem über ein Management-Informationssystem, mit dem sich Kostenanalysen erstellen lassen. Das ist wichtig für das Finanzmanagement in Ihrem Unternehmen.
- Trennung von Geschäfts- und Privatausgaben: Durch die Verwendung einer Firmenkreditkarte können Geschäfts- und Privatausgaben getrennt werden. Dies erleichtert die Buchhaltung und ermöglicht eine einfachere Überprüfung der Geschäftsausgaben.
- Dokumentation und Buchhaltung: Die meisten Firmenkreditkarten bieten detaillierte monatliche Berichte über die Ausgaben des Unternehmens. Achten Sie darauf, dass die gewählte Lösung eine GoBD-konforme Belegarchivierung unterstützt. Gemäß den Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen müssen steuerlich relevante Belege unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Für Rechnungen, die ab 2025 ausgestellt wurden, gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.
- Belohnungen und Vorteile: Viele Firmenkreditkarten bieten spezielle Belohnungen und Vorteile für Unternehmen, wie zum Beispiel Cashback, Rabatte bei bestimmten Partnerunternehmen oder Versicherungsleistungen. Es empfiehlt sich, das Versicherungspaket von Anbieter zu Anbieter zu vergleichen, da hier Unterschiede bestehen können.
- Unabhängigkeit von Bargeld: Beschäftigte müssen kein oder weniger Bargeld mit sich führen. Sollte etwas passieren, kann die Karte sofort gesperrt werden und es entsteht kein Verlust, wenn Beschäftigte bargeldlos unterwegs sind. Das ist besonders bei Geschäftsreisen im Ausland von Vorteil.
- Versetzte Abbuchung: Zahlungen, die mit Firmenkarten erfolgen, werden Ihrem Geschäftskonto erst zum Ende des Monats belastet. Das erhöht Ihre Liquidität.
- Kostenkontrolle: Sie können individuelle Kartenlimits festlegen. So behalten Sie stets die Kontrolle über die möglichen Ausgaben und Limits für Einkäufe.
- Liquiditätsvorteil durch Zahlungsziel: Bei echten Kreditkarten (Charge Cards) werden Umsätze gesammelt und erst am Monatsende oder nach einem vereinbarten Zahlungsziel von bis zu 60 Tagen abgebucht. Das Unternehmen kann das Geld in der Zwischenzeit weiter nutzen. Dies entspricht einem kurzfristigen, zinslosen Kredit.
Was ist der Nachteil einer Firmenkreditkarte?
- Erhöhter Einführungsaufwand: Die Implementierung von Firmenkreditkarten erfordert zu Beginn die Einrichtung von Freigabeprozessen, Ausgabenlimits und Belegpflichten. Nach der Einführungsphase überwiegen jedoch die Effizienzgewinne. Es empfiehlt sich, mit einer klar abgegrenzten Pilotgruppe von 20 bis 50 Nutzenden zu starten, bevor die Karten unternehmensweit eingeführt werden.
Tipp: Bestimmen Sie eine Person im Unternehmen, die sich um alles kümmert, was mit den Firmenkreditkarten zu tun hat.
Mit der Factorial Firmenkreditkarte erhalten Sie alles, was Sie dazu benötigen: Sicherheit, Flexibilität und Kontrolle. Außerdem bietet Ihnen Factorial effektives Spesenmanagement in Echtzeit. Besonders relevant für die GoBD-konforme Abwicklung: Die Factorial Firmenkreditkarte verbindet Zahlungsfunktion und Spesenmanagement in einer Lösung. Belege können direkt zum Kaufzeitpunkt digital erfasst und den jeweiligen Transaktionen zugeordnet werden, was den manuellen Aufwand bei der Buchhaltung erheblich reduziert.
FAQ
Was ist eine Firmenkreditkarte?
Eine Firmenkreditkarte ist eine spezielle Kreditkarte, die von Unternehmen für geschäftliche Ausgaben genutzt wird. Sie hilft dabei, Geschäftsausgaben von privaten Finanzen zu trennen und die Verwaltung der Unternehmensausgaben zu vereinfachen.
Was sind die Vorteile einer Firmenkreditkarte?
Die Hauptvorteile sind eine bessere Kontrolle über Unternehmensausgaben, eine klare Trennung von geschäftlichen und privaten Finanzen sowie eine vereinfachte Buchhaltung. Zudem erhöhen sie die Liquidität, da die Abbuchung meist gesammelt am Monatsende erfolgt.
Wer bekommt eine Firmenkreditkarte?
Grundsätzlich kann jedes Unternehmen eine Firmenkreditkarte beantragen, sofern es die Bonitätsprüfung des Anbieters besteht. Die Karten werden dann an autorisierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für geschäftliche Zwecke ausgegeben.
Welche Firmenkreditkarte ist kostenlos?
Einige Anbieter werben mit kostenlosen Firmenkreditkarten, die jedoch oft an bestimmte Bedingungen geknüpft sind. Wichtiger als die Jahresgebühr ist eine effiziente Integration in die Spesenverwaltung, wie sie beispielsweise die Factorial Firmenkreditkarte bietet.
Welche Firmenkreditkarte ist die beste?
Die beste Firmenkreditkarte ist die, die sich nahtlos in Ihre Prozesse integriert und die Spesenverwaltung automatisiert. Eine All-in-one-Unternehmenssoftware wie Factorial bietet Firmenkreditkarten mit integriertem Spesenmanagement, was die Buchhaltung erheblich vereinfacht.
