Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist durch die Rechtsprechung von EuGH und BAG längst Realität. Doch wie steht es um die digitale Zeiterfassungspflicht ab 2026? Wir fassen den aktuellen Stand des Referentenentwurfs zusammen und zeigen, was Arbeitgebende jetzt beachten müssen.
Das Wichtigste in Kürze:
- Arbeitgebende sind bereits heute gesetzlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch aufzuzeichnen.
- Der aktuelle Referentenentwurf des BMAS konkretisiert diese Pflicht, indem er die elektronische Zeiterfassung als Regelfall vorsieht, während für Kleinbetriebe Ausnahmen und gestaffelte Übergangsfristen gelten. Der Entwurf befindet sich derzeit noch im parlamentarischen Abstimmungsprozess und ist somit noch nicht in Kraft getreten.
Gesetzliche Grundlage:
- Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich aus den Urteilen des EuGH (2019) und des BAG (2022); der aktuelle Referentenentwurf soll die elektronische Zeiterfassung künftig im Arbeitszeitgesetz konkret regeln.
Aktuelle Gesetzeslage zur Arbeitszeiterfassungspflicht: Was kommt auf Unternehmen zu?
Die Situation zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland ist für viele Arbeitgebende, aber auch für Arbeitnehmende, noch etwas undurchsichtig. Das liegt vor allem daran, dass es bisher keine offizielle Reform des Arbeitszeitgesetzes gab. Die aktuelle Rechtslage stützt sich primär auf zwei wegweisende Urteile:
- Das EuGH-Urteil (Az. C-55/18 vom 14. Mai 2019): Der Europäische Gerichtshof entschied, dass Arbeitgebende verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen, mit dem die tägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmenden gemessen werden kann. Ohne ein solches System kann nicht sichergestellt werden, dass die im EU-Recht verankerten Arbeitszeitrichtlinien (wie Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten) tatsächlich eingehalten werden.
- Die Bestätigung durch das BAG (Az. 1 ABR 22/21 vom 13. September 2022): Der Europäische Gerichtshof (EuGH-Urteil 2019) etablierte die Erfassungspflicht. Das Bundesarbeitsgericht (BAG 2022) bestätigte: Diese Pflicht gilt auch in Deutschland und ist jetzt schon wirksam.
Zeiterfassungspflicht Arbeitgebende: Was bedeuten die Urteile konkret?
Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland bereits Pflicht, auch wenn die Urteile bisher noch nicht in einer spezifischen Gesetzesänderung des Arbeitszeitgesetzes verankert wurden. Arbeitgebende müssen sicherstellen, dass Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit (einschließlich Überstunden) systematisch aufgezeichnet werden.
Die bisherigen Urteile schreiben zwar noch keine explizite digitale Zeiterfassungspflicht vor. Dennoch legen die Anforderungen des EuGH an ein „objektives, verlässliches und zugängliches“ System nahe, dass digitale Lösungen der sicherste Weg sind, um diesen Standard zu erfüllen und rechtssicher zu arbeiten.
Tipp: Mit der HR-Software von Factorial wird die digitale Zeiterfassung zum Kinderspiel. Sie ist vollständig in alle HR-Prozesse integriert – vom Onboarding über die digitale Personalakte bis hin zur Lohnabrechnung (Payroll).
Arbeitszeiterfassung ab 2026: Ist die digitale Zeiterfassung 2026 in Deutschland Pflicht?
Obwohl aus den bisherigen Gerichtsurteilen des EuGH und des BAG bereits eine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung hervorging, soll durch die geplante Änderung des Arbeitszeitgesetzes nun das ‚Wie‘ konkretisiert werden. Aktuell liegt dazu ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) vor, der sich derzeit noch im parlamentarischen Abstimmungsprozess befindet. Dieser sieht für die Zukunft folgende Regelungen zur Zeiterfassung vor:
- Elektronische Aufzeichnung als Grundregel: Arbeitgebende sollen verpflichtet werden, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmenden jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen.
- Ausnahmen für Kleinbetriebe: Arbeitgebende mit bis zu zehn Arbeitnehmenden sollen dauerhaft von der Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung befreit werden und diese weiterhin in nichtelektronischer Form führen dürfen. Auch für Hausangestellte in Privathaushalten ist eine nichtelektronische Aufzeichnung zulässig.
- Übergangsfristen: Für die Umstellung auf elektronische Systeme sind gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen:
- Generell: Bis zu einem Jahr nach Inkrafttreten ist eine nichtelektronische Aufzeichnung für alle Arbeitgebende möglich.
- Unternehmen < 250 Beschäftigte: Die Übergangsfrist gilt hier für zwei Jahre.
- Unternehmen < 50 Beschäftigte: Hier gilt die Ausnahme für fünf Jahre.
- Tarifliche Öffnungsklauseln: Durch Tarifverträge oder darauf basierende Betriebsvereinbarungen kann zugelassen werden, dass die Aufzeichnung abweichend in nichtelektronischer Form oder zeitversetzt erfolgt.
Neben diesen Neuerungen zur Zeiterfassung sieht der Entwurf weitere Änderungen am Arbeitszeitgesetz vor, vor allem im Hinblick auf die Höchstarbeitszeiten. Ausführlichere Informationen dazu lesen Sie in unserem Artikel: „Arbeitszeitgesetz-Reform 2026: Ablauf & Pflichten“.
Ist Vertrauensarbeitszeit 2026 weiter erlaubt?
Auch bei einer Umsetzung des aktuellen Referentenentwurfs in geltendes Recht bleibt Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich. Unter Vertrauensarbeitszeit versteht man ein Modell, bei dem Arbeitgebende auf die tägliche Vorgabe und Kontrolle von Beginn und Ende der Arbeitszeit verzichten. Da die arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben (vor allem Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten) jedoch zwingend einzuhalten sind, schließt dies die Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung keineswegs aus. Arbeitgebende müssen durch geeignete Maßnahmen – etwa durch elektronische Systeme oder stichprobenartige Kontrollen – sicherstellen, dass ihnen Verstöße gegen die gesetzlichen Bestimmungen bekannt werden.
Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Verstöße gegen die Pflichten zur Arbeitszeiterfassung sollen laut Entwurf als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Dabei können Unternehmen mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro belegt werden, wenn sie die gesetzlichen Regelungen nicht einhalten. Zu den ordnungswidrigen Verstößen zählen insbesondere:
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Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht: Als Ordnungswidrigkeit gilt es, wenn die Arbeitszeit nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aufgezeichnet wird.
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Verstoß gegen die Informationspflicht: Dies liegt vor, wenn Unternehmen die Arbeitnehmenden nicht über die aufgezeichnete Arbeitszeit informieren oder ihnen auf Verlangen keine Kopie der Aufzeichnungen zur Verfügung stellen.
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Verstoß gegen Bereithaltungspflichten: Ordnungswidrig handelt auch, wer die erforderlichen Aufzeichnungen nicht für die vorgeschriebene Dauer bereithält.
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Missachtung der Aufsichtsbehörde: Auch die Zuwiderhandlung gegen eine vollziehbare Anordnung der Aufsichtsbehörde (beispielsweise zur Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften) ist bußgeldbewehrt.
ArbZG digital – Welche Kosten kommen mit der digitalen Zeiterfassungspflicht 2026 auf Unternehmen zu?
Grundsätzlich geht es für Arbeitgebende darum, ein System einzuführen, das die digitale Aufzeichnung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden ermöglicht. Der Referentenentwurf schreibt dabei keine spezifische technologische Form vor, wodurch Unternehmen flexibel in der Wahl ihrer Lösung sind. Es gibt unterschiedliche Modelle der Erfassung – sei es via QR-Code, Terminal-Stempelung oder Web-Anwendungen. Gemeinsam ist allen Lösungen, dass die Informationen zu den Arbeitszeiten in einer Software zusammenlaufen, dort ausgewertet werden und eine manipulationssichere Zeiterfassung sichergestellt ist.
Unternehmen haben hierbei grundsätzlich drei verschiedene Optionen:
- Spezialisierte Zeiterfassungs-Software („Best-of-Breed“): Solche Lösungen fokussieren sich ausschließlich auf die Zeiterfassung. Sie bieten oft tiefgehende Funktionen, die je nach Branche und individuellen Anforderungen der Unternehmen stark variieren können.
- All-in-One-Software: HR-Software wie beispielsweise Factorial bilden ein breiteres Spektrum ab. Hier ist die Zeiterfassung nur ein Modul von vielen – von Onboarding über die Urlaubsverwaltung bis hin zur Gehaltsabrechnung ist alles in einer Anwendung integriert.
- Individuelle oder einfache Lösungen: Darüber hinaus gibt es noch weitere Möglichkeiten, wie zum Beispiel tabellenbasierte elektronische Zeiterfassung oder maßgeschneiderte Branchenlösungen, die spezifische gesetzliche oder betriebliche Anforderungen direkt abbilden können.
Die Kosten hierfür variieren je nach Anforderungen; bei Factorial beginnen die ersten Pakete bereits bei 8 Euro pro User pro Monat.
Was sind die Vorteile digitaler Zeiterfassung?
Neben der Einhaltung der Compliance-Vorgaben und der damit verbundenen Rechtssicherheit lohnt sich die digitale Zeiterfassung auch jenseits der gesetzlichen Pflicht deutlich mehr als analoge Methoden wie der klassische Stundenzettel. Die Vorteile im Überblick:
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Transparenz: Mitarbeitende und Arbeitgebende können jederzeit unkompliziert einsehen, wie es um die geleisteten Arbeitszeiten steht. Mit Lösungen wie Factorial ist dieser Überblick sowohl über die digitale Zeiterfassungs-App als auch über den Desktop gewährleistet.
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Zeitersparnis: Die digitale Erfassung beschleunigt administrative Prozesse erheblich, weil die zeitraubende manuelle Auswertung von Stundenzetteln oder Excel-Listen entfällt.
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Geringere Fehleranfälligkeit: Manuelle Übertragungsfehler, wie sie bei Zetteln oder Excel-Listen häufig vorkommen, werden minimiert.
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Zusätzliche Funktionen: Viele Systeme decken direkt weitere Anforderungen ab, wie beispielsweise die detaillierte Projektzeiterfassung.
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Integration in HR-Prozesse: Digitale Zeiterfassung lässt sich nahtlos mit anderen HR-Prozessen verbinden. Das kann etwa durch direkte Schnittstellen zur Lohnabrechnung oder den einfachen Export von Zeitdaten geschehen.
Digitale Zeiterfassungspflicht: 6 Handlungsempfehlungen für Arbeitgebende
Bevor Sie als Arbeitgebende ein System zur digitalen Zeiterfassung im Unternehmen einführen, sollten Sie einige grundlegende Punkte beachten:
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Status-Quo-Analyse: Prüfen Sie zunächst, wie Sie die Arbeitszeit aktuell aufzeichnen. Kann das bestehende System angepasst oder erweitert werden? Berücksichtigen Sie dabei auch spezielle Arbeitsmodelle wie die Vertrauensarbeitszeit, die im eigenen Betrieb gelten.
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Budget und Anforderungskatalog: Prüfen Sie Ihr Budget und definieren Sie die betrieblichen Anforderungen. Ein Betrieb mit vielen Außendienstmitarbeitenden benötigt ein anderes System als ein Unternehmen, in dem die Mitarbeitenden stets zur gleichen Zeit im Büro sind. Überlegen Sie zudem: Reicht eine spezialisierte „Best-of-Breed“-Lösung aus, weil bereits eine HR-Software vorhanden ist, oder ist es sinnvoller, eine umfassende All-in-One-HR-Software wie Factorial einzuführen, die alle Prozesse zentral abdeckt?
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Einbindung der Mitarbeitenden: Dieser Punkt ist besonders wichtig. Binden Sie Ihre Beschäftigten frühzeitig in den Prozess ein. Die Mitarbeitenden kennen ihre täglichen Bedürfnisse am besten und wissen, was in der Praxis funktioniert. Dies steigert die Akzeptanz im gesamten Team erheblich.
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Mitbestimmung und Datenschutz: Falls es einen Betriebsrat gibt, muss dieser in die Einführung des Zeiterfassungssystems einbezogen werden. Zudem sind der*die Datenschutzbeauftragte frühzeitig hinzuzuziehen, um die datenschutzrechtliche Konformität (DSGVO) des gewählten Systems sicherzustellen.
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Prozesse gesamtheitlich digitalisieren: Betrachten Sie die Zeiterfassung nicht isoliert. Nutzen Sie die Umstellung, um HR-Prozesse wie Urlaubsanträge, Abwesenheitsmanagement oder die Lohnabrechnung direkt mit zu digitalisieren und in einer zentralen Plattform zu bündeln. Es ergibt Sinn, insgesamt eine Digitalisierungsstrategie für das Unternehmen zu entwickeln, weil eine ganzheitliche Planung verhindert, dass Insellösungen entstehen und die Effizienz des gesamten HR-Bereichs nachhaltig gesteigert wird.
Und damit sind Sie nicht allein: Die aktuelle Bitkom-Studie zeigt, dass bereits 83 Prozent der befragten Unternehmen eine solche Strategie verfolgen.
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Übergangsfristen nutzen: Nutzen Sie die im Entwurf genannten gestaffelten Übergangsfristen (je nach Betriebsgröße), um die Implementierung schrittweise und ohne Zeitdruck durchzuführen.
FAQs zur digitalen Zeiterfassung
Ist die digitale Zeiterfassung ab 2026 gesetzlich vorgeschrieben?
Nein, es gibt aktuell noch kein Gesetz, das die digitale Form zwingend vorschreibt. Der vorliegende Referentenentwurf sieht jedoch vor, die elektronische Aufzeichnung künftig zur Regel zu machen. Da Unternehmen aber bereits jetzt durch die BAG-Rechtsprechung verpflichtet sind, ein „objektives, verlässliches und zugängliches“ System zu nutzen, ist die digitale Erfassung der sicherste und effizienteste Weg, um diese Anforderungen rechtssicher zu erfüllen.
Welche Unternehmen werden von der Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung betroffen sein?
Grundsätzlich alle Arbeitgebende. Der Referentenentwurf plant jedoch dauerhafte Ausnahmen für Kleinbetriebe (bis zu zehn Arbeitnehmende), die ihre Zeiterfassung weiterhin nicht-elektronisch führen dürfen. Für alle anderen Unternehmen sind nach Inkrafttreten des Gesetzes gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen, um die Umstellung zu erleichtern.
Elektronische Zeiterfassungspflicht – Ab wieviele Mitarbeitende?
Die Pflicht zur systematischen Zeiterfassung gilt seit dem Gerichtsurteil des Europäischen Gerichtshofs 2019 und dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts 2022 unabhängig von der Mitarbeiterzahl für alle Arbeitgebende. Die spezifische Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung soll laut aktuellem Referentenentwurf für Unternehmen mit mehr als zehn Beschäftigten gelten. Kleinere Betriebe (bis zehn Beschäftigte) sind von der elektronischen Pflicht dauerhaft ausgenommen.
Elektronische Zeiterfassung für Kleinbetriebe: Was gilt hier?
Gemäß dem aktuellen Entwurf sind Betriebe mit bis zu zehn Mitarbeitenden dauerhaft von der Pflicht zur elektronischen Erfassung befreit. Sie dürfen Arbeitszeiten weiterhin auf anderem Wege – etwa in nicht-elektronischer Form wie klassischen Stundenzetteln – dokumentieren.
Welche Mitarbeitenden müssen keine Zeiterfassung machen?
Grundsätzlich sind alle Arbeitnehmenden zur Arbeitszeitaufzeichnung verpflichtet. Ausnahmen gelten gemäß § 18 Abs. 1 ArbZG nur für Personengruppen, für die das Arbeitszeitgesetz keine Anwendung findet. Dazu zählen insbesondere leitende Angestellte, Geschäftsführer*innen und Vorstände als Organmitglieder, leitende Ärzte im Krankenhausdienst sowie bestimmte Tätigkeiten im Bereich von Kirchen und Religionsgemeinschaften. Für diese Personengruppen entfällt die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung, da sie nicht unter den Geltungsbereich des Arbeitszeitgesetzes fallen.
