Arbeitszeiterfassung im 21 Jahrhundert

Mit dem Urteil vom 14 Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass die Mitgliedsstaaten Arbeitgeber dazu verpflichten müssen, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. Wobei die einzelnen EU Staaten über die konkrete Umsetzung und der Art des Systems selbst entscheiden können. Besonderheiten, Tätigkeitsbereiche sowie Unternehmensgröße sollten dabei stets berücksichtigt werden. Zudem können auch Ausnahmefälle anerkannt werden, falls

„die Dauer der Arbeitszeit aufgrund der besonderen Merkmale der betreffenden Tätigkeit nicht gemessen und/oder vorgegeben wird oder von den Arbeitnehmern selbst festgelegt werden kann“ (EuGH)

In jedem Fall dürfen die EU Vorgaben zum Arbeitnehmerschutz sowie zum Arbeitszeitgesetz nicht umgangen werden. Da das Urteil selbst auf der Charta der Grundrechte basiert und zum obersten Ziel den Schutz der Rechte der Arbeitnehmer hat. Wie sich die Einzelheiten der Umsetzung in Deutschland gestalten werden, hat der deutsche Gesetzgeber bis jetzt noch nicht festgelegt.

Was ist neu?
Vorteile und Nachteile?
Wie sieht die beste Lösung aus?
HR-Software

Was ist neu?

Schon vor dem Urteil bestand in Deutschland die Pflicht tägliche Arbeitszeiten über 8 Stunden zu dokumentieren. Außerdem wird bereits seine einigen Jahren in bestimmten Branchen, insbesondere auf Basis des Mindestlohnregelung, eine systematische Auffassung der Arbeitszeit gefordert. Eine flächendeckende Gesetzesgrundlage zur Arbeitszeiterfassung war jedoch bis jetzt nicht existent. Dies wird sich jedoch zukünftig ändern. Wie sich die Umsetzung auf dem deutschen Arbeitsmarkt gestalten wird steht jedoch noch in den Sternen.

Sicher ist, dass in jedem Fall die grundlegenden Richtlinien des Arbeitszeitgesetz berücksichtigt werden müssen, welche unter anderem folgende Aspekte umfassen:

  • Vorgeschriebene werktägliche Höchstarbeitszeit von 8 bzw. in Ausnahmefällen 10 Stunden (48 Stunden bzw. 60 Stunden die Woche) darf nicht überschritten werden.
  • Vorgeschriebene Pausen/ Ruhezeiten müssen eingehalten werden: z.B zwischen 2 Schichten 11 Stunden Ruhezeit
  • Sonntage und gesetzliche Feiertage sind arbeitsfrei. Allerdings existieren hier sehr viele Ausnahmen (z.B. in Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen, Tankstellen, kulturelle Einrichtungen, Restaurants,etc.)
  • In bestimmten Bereichen (z.B. Pflegepersonal oder Lastkraftwagenfahrer) sowie für Minderjährige, Schwangere, Auszubildende und Mütter gelten besondere Richtlinien
  • Mindestlohnregelung: Überstunden dürfen nicht mehr als die Hälfte der vereinbarten Regelarbeitszeiten umfassen

Flexibilität adé?

Kritiker der Einführung der Arbeitszeiterfassung fürchten die Einschränkung flexibler Arbeitsformen und eine Rückkehr zu veralteten Mustern. Die Bundesvereinigung Deutsche Arbeitgeberverbände sprach sich wie folgt zu dem Thema aus:

„Wir Arbeitgeber sind gegen die generelle Wiedereinführung der Stechuhr im 21. Jahrhundert. Auf die Anforderungen der Arbeitswelt 4.0 kann man nicht mit einer Arbeitszeiterfassung 1.0 reagieren“

Es ist fraglich, ob eine Arbeitszeiterfassung vereinbar mit flexiblen Arbeitsformen ist. Gerade in kreativen Berufen, in denen häufig mit Homeoffice oder Vertrauensarbeit operiert wird, könnte die Zeiterfassung ein Problem darstellen. Außerdem heben Gegenstimmen den administrativen Zeitaufwand, der aufgrund der Zeiterfassung entstehe, hervor.

Die Erfassung von Arbeitszeiten hat aber natürlich auch eine durchaus positive Seite, nämlich primär den Schutz der Arbeitnehmer. Deutsche arbeiten im Schnitt drei Stunden mehr die Woche und dies ohne jeglichen Ausgleich. Arbeitszeiterfassung impliziert eine Transparenz dieser Mehrarbeit und letztendlich faire Arbeitsbedingungen. Arbeitszeiterfassung sollte weder Kontrolle oder Überwachung der Arbeitnehmer noch einen Vertrauensverlust zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer provozieren, sondern die Recht der Mitarbeiter schützen und einen fairen Arbeitsmarkt fördern.

Wie sieht die beste Lösung aus?

Ein Objektives, Zuverlässliches und zugängliches System, so lauten die Vorgaben der EuGH. Die Erfassung von Arbeitszeiten kann auf verschiedene Art und Weise organisiert werden. Dies sind die herkömmlichsten Verfahren:

  • Papier- oder Excel Tabelle: Dieses Verfahren, auch als „Stundenzettel“ bekannt, ist eine einfache Lösung Arbeitszeiten zu erfassen. Allerdings gewährleistet diese Vorgehensweise keine eindeutige und sichere Dokumentation. Zum einen können einzelne Aufzeichnungen schnell verloren gehen und zum anderen lässt es sich nicht nachvollziehen, wer wann was eingetragen hat. Dieser Prozess ist zudem zeitaufwendig, da die Zeiten anschließend manuell in das Personalsystem eingegeben werden müssen. Darüber hinaus ist Erfassung auf Papier nicht die gerade die ökologisch wertvollste Lösung.
  • Stechuhr: Die altbekannte Stechuhr wurde mit dem Beginn der Industrialisierung prominent und steht nicht gerade für ein Symbol der Modernisierung. Heute verfügen wir über neue Geräte mit denen es möglich ist, sich „ein- und auszustempeln“, wie etwa Chipkarten. Stechuhren können sinnvoll sein, falls die Mitarbeiter jeden Tag am Arbeitsplatz sind. Besteht jedoch die Möglichkeit, dass die Arbeitnehmer von Zuhause oder an wechselnden Orten arbeiten, machen Stechuhren wenig Sinn.
  • HR Software: Die Arbeitszeiterfassung mit einer HR Software bietet viele Vorteile. Zum einen Flexibilität. Ob im Büro am PC oder mobil am Smartphone, in wenigen Klicks können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten eintragen. Häufig ist es möglich, die erfassten Arbeitszeiten an die Lohnbuchhaltung zu koppeln. Dies spart eine Menge von Zeit und Arbeit. Eine HR Software ist ein modernes Instrument, das die Möglichkeit bietet, die Arbeitszeiterfassung in die digitale Arbeitswelt zu integrieren.

Ein modernes Tool für eine moderne Arbeitswelt: FactorialHR

Digitalisierung, Modernisierung, Globalisierung – Phänomene bzw. Prozesse wie diese haben die Arbeitswelt radikal verändert. Wir sind heute flexibler und offen für neue Idee. Und aus Erfahrung führt eine Rückkehr zu veralteten Verfahren nicht zu einer Optimierung von Unternehmensprozessen. Es ist viel mehr notwendig sich anzupassen und smarte Tools in das Unternehmen zu integrieren, um Prozesse effizient zu gestalten.

FactorialHR ist eine HR Software, die auf die Automatisierung von administrativen HR Prozessen spezialisiert ist. Mit der Software lassen sich nicht nur Arbeitszeiten erfassen, sondern auch Urlaube und Abwesenheiten verwalten, Dokumente digital managen, Personalberichte generieren und analysieren sowie vieles mehr.

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