Arbeitszeiterfassung mit Excel – so funktioniert es!

Mittlerweile gibt es viele verschiedene Zeiterfassungssysteme und Softwares auf dem Markt, die für Unternehmen häufig Investitionen in der Personalabteilung bedeuten. Aus diesem Grund greifen viele Personalmanager zur Arbeitszeiterfassung mit Excel.

In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie einen Stundenzettel mit Excel erstellen und Ihre Arbeitszeiterfassung vereinfachen können.

Arbeitszeiterfassung: Bleiben Sie auf dem Laufenden!

Die Zeiten und Ansprüche an den Arbeitsplatz haben sich geändert. Heutzutage streben die Menschen eine erfüllende Work-Life-Balance an, und infolgedessen werden ihre Arbeitszeitpläne flexibler. Diese flexiblen Arbeitsregelungen sind häufiger als je zuvor. Daher besteht eine größere Nachfrage nach Zeiterfassungssystemen, die diesen neuen Arbeitsbedingungen gerecht werden.

Warum ist es wichtig, die richtigen Zeiterfassungstools zu verwenden?

Mit dem neuen Konzept flexibler Arbeitszeiten ist es entscheidend geworden, das richtige System zu finden, um die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter genau zu erfassen. Das Finden der richtigen Zeiterfassungssysteme ist entscheidend. Oft wird von Mitarbeitern die Aufgabe, die eigenen Stunden einzugeben, vernachlässigt. Dies hat zur Folge, dass die Stunden in keinem System aufgezeichnet werden. Die Mitarbeiter verlassen sich auf ihre Notizen, E-Mail-Verlauf, Papierzeittabellen etc. um die Arbeitszeit im Auge zu behalten. Solch ein System ist natürlich nicht besonders Zuverlässig.

Arbeitszeiterfassung

Erstellen Sie einen Excel Stundenzettel (Schritt für Schritt)

Microsoft Excel ist ein Programm, mit dem Sie einen Stundenzettel für Ihre Mitarbeiter erstellen können. Zu Beginn müssen Sie die Microsoft Excel-Software auf Ihrem Computer installieren. Beachten Sie, dass dies ein kostenpflichtiges Programm ist, das nur für eine begrenzte Zeit verwendet werden kann, es sei denn, Ihr Unternehmen kauft die entsprechende Lizenz. Wenn Sie keinen Zugriff auf diese Software haben, können Sie ein alternatives Programm wie Google Sheets verwenden.

  1. Erstellen Sie eine neue Excel-Datei und geben Sie ihr einen zutreffenden Namen, damit sie leicht gefunden und erkannt werden kann. Ein Beispiel wäre Stundenzettel_Mitarbeitername_Monat.
  2. Geben Sie relevante Informationen wie den Namen des Mitarbeiters, die Personalnummer, den Zeitraum, die Abteilung und den Namens des Vorgesetzten ein.
  3. Erstellen Sie anschließend eine Tabelle mit fünf Spalten unter den Informationen, die Sie über den Mitarbeiter eingegeben haben. Sie sollten jeweils eine Spalte für das Datum, die Start- sowie Endzeit, die Dauer der Pause und zu guter Letzt die Gesamtarbeitszeit verwenden. Auf diese Weise überblicken Sie jederzeit, ob Ihre Mitarbeiter Ihre Soll-Arbeitszeit erfüllen.
  4. Zuletzt können Sie eine Formel einfügen, die die Anzahl der Stunden zählt, die in die Tabelle eingegeben werden. So vermeiden Sie Rechenfehler und ersparen sich manuelle Arbeit. Achten Sie darauf, dass Ihre Zellen richtig formatiert sind und die Werte auch jeweils einem Datum, bzw. Uhrzeiten entsprechen.

Wenn Sie die Schritte korrekt ausgeführt haben, erhalten Sie eine Vorlage, die der folgenden ähnelt:

Zeiterfassung-Excel

Vorteile der Excel-Arbeitszeiterfassung:

Einfach und kostengünstig

Wenn Sie eine bereits formatierte Vorlage nutzen, ist die Zeiterfassung mit Excel ziemlich einfach und selbsterklärend. Ihre Mitarbeiter müssen dann lediglich den Beginn und das Ende ihres Arbeitstages angeben, sowie die Dauer der Pause. Die Vorlage berechnet dann automatisch die geleisteten Stunden und zeigt auf, ob die Soll-Arbeitszeit erfüllt wurde. Die meisten Unternehmen verfügen zudem bereits über eine Lizenz für Excel und haben daher keine Investitionskosten für die Arbeitszeiterfassung mit Excel.

Übersichtlich

Da im Excel-Stundenzettel nur die wichtigsten Daten Ihrer Mitarbeiter und deren Arbeitszeit enthalten sind, ist die Anzeige sehr übersichtlich und Sie können auf einen Blick sehen, ob Ihre Mitarbeiter demnächst ggf. Überstunden abbauen

Nachweispflicht erfüllt

Mit dem lückenlosen Erfassen der Arbeistzeiten kommen Sie Ihrer Darlegungs- und Beweislast nach. Sollte ein Mitarbeiter einen Anspruch auf mehr Lohn, wegen zusätzlicher geleisteten Arbeitsstunden gültig machen wollen, haben Sie die erfassten Arbeitszeiten als Bewei im Streitfall.

Nachteile der Zeiterfassung mit Excel

Fehleranfällig

Der Excel-Stundenzettel ist anfällig auf fehler, da vom Mitarbeiter beim Eintragen der Arbeitszeiten versehentlich eine Formel verändert werden könnte. Das ist auf den ersten Blick nicht immer sofort erkenntlich und kann z.B. zu einer falschen Auszahlung des Lohns führen.

Manuelle Arbeit bleibt

Auch wenn die Berechnung der Gesamtstunden mit Excel übernommen wird, bleibt für HR-Manager trotzdem noch viel manuelle Arbeit. Letztendlich werden alle Stundenzettel weiterhin von der Personalabteilung verwaltet, das heißt, die Dateien müssen für jeden Mitarbeiter einzeln gespeichert werden und zugänglich gemacht werden. Auch das Einholen der Unterschrift ist ziemlich zeitaufwendig, vor allem, wenn das Unternehmen viele Mitarbeiter hat.

Hoher Papierverbauch

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Excel-Stundenzettel zur Unterschrift vorlegen möchten, müssen Sie diese vorher ausdrucken und ihnen dann zukommen lassen. Das erhöht Ihren Papierverbrauch und die Koordination schnell in einem Papier-Chaos enden.

Genaue Arbeitszeiterfassung

Sie sehen also: Auch mit einer übersichtlichen Vorlage kann die Eingabe von Daten in Excel kann zu einer mühsamen Aufgabe werden und viel wertvolle Zeit in Anspruch nehmen.

Um menschliches Versagen zu reduzieren, ist es wichtig, dass Sie in Tools investieren, die die Zeiterfassung automatisieren und die Aufzeichnung verbessern. Die Verwendung der richtigen Werkzeuge ist der beste Weg, um die Genauigkeit der Aufzeichnungen zu gewährleisten. Verabschieden Sie sich von Zeiten mit massiven Ordner voller Zeitkarten, Excel-Tabellen und ganz zu schweigen von den zahlreichen Stunden, die für die Berechnung der Arbeitsstunden vor dem Zahltag erforderlich sind.

Verbessern Sie Ihre Organisation, die Genauigkeit der Aufzeichnungen und vieles mehr. Mit Factorial zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Zeiterfassungssystem für Mitarbeiter erstellen können.

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Egal, ob Sie nach zuverlässiger automatisierter Zeiterfassungssoftware suchen oder den Prozess der Zeiterfassung beschleunigen möchten, es gibt eine Lösung für Sie.

Unsere Cloud-basierte Zeiterfassungsfunktion revolutioniert die Arbeitsweise der Personalabteilung. Mitarbeiter können die geleisteten Arbeitsstunden mit nur einem Klick eingeben. Am Ende des Monats können Vorgesetzte die Arbeitszeittabellen überprüfen und genehmigen. Es besteht auch die Möglichkeit, einen monatlichen Bericht herunterzuladen. Dieser Bericht fasst die wertvollen Daten zusammen, damit Sie die Arbeitsstunden der Mitarbeiter besser verfolgen und die Arbeitskosten kontrollieren können. Das Risiko falscher Berechnungen wird beseitigt und wertvolle Zeit wird gespart.

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