Urlaub-, Weihnachtsgeld oder Freistellung an bestimmten Tagen? All dies kann durch die betriebliche Übung im Unternehmen geregelt sein. Auf welchen Gesetzen fußt diese Regelung und wie stellen Unternehmen sicher, dass Leistungen nur freiwillig angeboten werden?
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, welche Voraussetzungen es bei einer betrieblichen Übung geben muss, welche Möglichkeiten Unternehmen haben, die Entstehung einer betrieblichen Übung zu vermeiden und wie diese gekündigt werden kann.
Wichtige Fakten
- Definition: Eine betriebliche Übung ist die regelmäßige, gleichförmige Wiederholung bestimmter Verhaltensweisen des Arbeitgebers, aus denen Beschäftigte ableiten können, dass ihnen eine Leistung oder Vergünstigung auf Dauer gewährt werden soll.
- Rechtsprechung: Laut einer Analyse von Urteilen des Bundesarbeitsgerichts (BAG) wird ein Anspruch in der Regel nach dreimaliger, vorbehaltloser Gewährung einer Leistung angenommen. Dies ist jedoch keine starre gesetzliche Frist, sondern eine durch Richterrecht entwickelte Regel.
- Vermeidungsstrategie: Um Rechtsansprüche zu vermeiden, müssen Arbeitgeber bei jeder Gewährung einer Sonderleistung ausdrücklich und unmissverständlich auf die Freiwilligkeit und das Fehlen eines Rechtsanspruchs für die Zukunft hinweisen.
- Beendigung: Eine etablierte betriebliche Übung kann nicht einseitig widerrufen werden. Sie kann nur durch eine einvernehmliche Regelung, eine Änderungskündigung oder eine gegenläufige betriebliche Übung beendet werden.
- Die betriebliche Übung im Arbeitsrecht
- Betriebliche Übung im Gesetz
- Betriebliche Übung: Voraussetzung
- Wie können Unternehmen die Regelung umgehen?
- Kündigung einer betrieblichen Übung
Was ist eine betriebliche Übung im Arbeitsrecht?
Eine betriebliche Übung, oft als „Gewohnheitsrecht im Arbeitsverhältnis“ bezeichnet, entsteht aus dem regelmäßigen Verhalten der Arbeitgeberseite. Konkret entsteht ein Rechtsanspruch für die Belegschaft, wenn das Unternehmen wiederholt und gleichförmig bestimmte Leistungen gewährt, ohne klarzustellen, dass darauf kein zukünftiger Anspruch besteht. Aus diesem Verhalten leiten Beschäftigte nach dem Grundsatz von Treu und Glauben (§ 242 BGB) ein konkludentes Vertragsangebot ab, das sie durch die Annahme der Leistung stillschweigend annehmen.
Es handelt sich also um die regelmäßige Wiederholung bestimmter Tätigkeiten, Leistungen oder Vergünstigungen. Durch die Regelmäßigkeit der freiwilligen Leistungen entsteht dann ein Anspruch des Beschäftigten.
Bei diesen Leistungen kann es sich um eine Sonderzuwendung, Übernahme von Weiterbildungskosten oder auch die freiwillige Anwendung eines Tarifvertrags handeln.
Weitere Beispiele sind:
- Sonderzahlungen, z. B. Bonuszahlungen oder die Auszahlung von Urlaubsgeld
- Prämien
- Leistungen wie die betriebliche Altersversorgung
- Zuschüsse zu Fahrtkosten
- Freistellung an bestimmten Tagen
- Vorgänge bei Krankmeldungen, beispielsweise an welchem Tag die Krankmeldung im Betrieb eingereicht werden muss
- Gewährung eines Dienstwagens oder Parkplatzes beim Unternehmen
Welche rechtlichen Grundlagen gelten für die betriebliche Übung?
Die betriebliche Übung begründet Ansprüche auf Leistungen, die nicht bereits durch den Arbeitsvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder einen Tarifvertrag geregelt sind.
Konkret wird den Beschäftigten eine freiwillige Leistung gewährt, auf die sie durch ihre Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge eigentlich keinen Anspruch haben. Laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) entsteht so ein vertraglicher Anspruch auf die wiederholten Leistungen (§ 151 BGB). Entscheidend ist nicht der Verpflichtungswille des Arbeitgebers, sondern das Prinzip von Treu und Glauben.
Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) stellt die wiederholte Gewährung der Leistung ein stillschweigendes Vertragsangebot dar, das die Belegschaft durch Annahme der Leistung annimmt. Ein entscheidendes Merkmal ist der kollektive Bezug: Die Leistung muss allen Beschäftigten oder einer klar abgrenzbaren Gruppe (z. B. allen Angestellten im Vertrieb) gewährt werden. Einzelne, individuelle Zusagen an nur eine Person begründen keine betriebliche Übung.
In Köln wies das Arbeitsgericht beispielsweise die Klage mehrerer Personen im Betriebsruhestand ab. Diese wollten ihren ehemaligen Arbeitgeber auf die Übergabe einer Torte und Weihnachtsgeld verklagen, da sie beides in den letzten Jahren erhalten hatten und somit die Entstehung einer betrieblichen Übung sahen.
Die Klage wurde abgewiesen, da nicht alle Personen im Betriebsruhestand des Unternehmens Torte und Gehalt erhalten hatten und im jährlichen Weihnachtsschreiben deutlich gemacht wurde, dass die Leistung nur für das jeweilige Jahr gelten sollte.
Vor Gericht kann ein Anspruch aus betrieblicher Übung eingeklagt werden. Als Faustregel, die sich aus der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts entwickelt hat, gilt, dass eine dreimalige, aufeinanderfolgende und vorbehaltlose Gewährung für die Entstehung eines Anspruchs ausreicht.
Was sind die Voraussetzungen für eine betriebliche Übung?
Wann haben Beschäftigte Anspruch auf eine betriebliche Übung? Ein Anspruch entsteht, wenn Leistungen der Arbeitgeberseite regelmäßig, gleichförmig und ohne Freiwilligkeitsvorbehalt gewährt werden. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist dies in der Regel nach einer dreimaligen Wiederholung der Fall.
Was passiert, wenn Arbeitgebende Sonderzahlungen wiederholt gewähren, diese aber in unterschiedlicher Höhe ausgeschüttet werden? Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass Mitarbeitende sehr wohl auf Sonderzahlungen hoffen können, wenn diese bereits dreimal in unterschiedlicher Höhe ausgezahlt wurden. Allerdings kann die Höhe der Zahlungen dann von Arbeitgeberseite entschieden werden (BAG, Urteil vom 13.05.2015, 10 AZR 266/14).
Die Dokumentation solcher Sonderzahlungen und ihrer Berechnungsgrundlagen ist entscheidend. Eine HR-Software wie Factorial kann dabei helfen, alle Gehaltsbestandteile, Boni und Einmalzahlungen für jede Person transparent und nachvollziehbar zu speichern. Dies schafft eine verlässliche Datenbasis, um im Zweifelsfall die genauen Bedingungen und die Kommunikation bei der Auszahlung belegen zu können.
Was gilt hinsichtlich der betrieblichen Übung und Arbeitszeit? Die Arbeitszeit fußt immer auf den vertraglichen Vereinbarungen, die im Arbeits- oder Tarifvertrag beschrieben sind.
Übrigens: Auch neu eintretende Beschäftigte haben Anspruch auf Leistungen, die aus der betrieblichen Übung entstanden sind. Dieser Anspruch ergibt sich aus §§ 133, 157 BGB.
Unternehmen können neu eintretende Beschäftigte im Arbeitsvertrag von bestehenden betrieblichen Übungen ausnehmen. Eine solche Schlechterstellung gegenüber der Altbelegschaft ist jedoch nur zulässig, wenn sie sachlich gerechtfertigt ist.
Wie können Unternehmen eine betriebliche Übung vermeiden?
Kann der Arbeitgeber verhindern, dass ein Anspruch aus betrieblicher Übung entsteht?
- Freiwilligkeitsvorbehalt: Der sicherste Weg ist ein klar formulierter Freiwilligkeitsvorbehalt. Bei jeder einzelnen Leistung (z. B. im Begleitschreiben zum Weihnachtsgeld) muss unmissverständlich erklärt werden, dass es sich um eine einmalige, freiwillige Leistung handelt und dadurch kein Rechtsanspruch für die Zukunft begründet wird. Ein pauschaler Hinweis im Arbeitsvertrag ist laut BAG-Rechtsprechung oft nicht ausreichend.
- Unregelmäßig: Wenn Arbeitgeber darauf achten, bestimmte Leistungen unregelmäßig anzubieten, können sie das Entstehen einer betrieblichen Übung umgehen. Für die Entstehung einer betrieblichen Übung ist das Wiederholen bestimmter Verhaltensweisen notwendig.
- Widerrufsvorbehalt: Alternativ kann im Arbeitsvertrag ein Widerrufsvorbehalt für zukünftige Leistungen vereinbart werden. Dieser muss transparent sein und die sachlichen Gründe für einen möglichen Widerruf konkret benennen (z. B. wirtschaftliche Notlage, schlechte Geschäftsentwicklung).
Wie kann eine bestehende betriebliche Übung beendet werden?
Wie können Unternehmen die betriebliche Übung beenden?
- Einigung: Die Beendigung kann nur durchgeführt werden, wenn sich Mitarbeitende und der Arbeitgeber einvernehmlich darauf einigen.
- Aufhebungsvertrag: Wenn das Arbeitsverhältnis des begünstigten Mitarbeitenden in Form eines Aufhebungsvertrages beendet wird oder eine Änderungskündigung ausgesprochen wird, wird auch die betriebliche Übung aufgehoben. Der Aufhebungsvertrag bedarf der Zustimmung des Mitarbeitenden.
- Änderungskündigung: Hierbei kündigt die Arbeitgeberseite das bestehende Arbeitsverhältnis und bietet gleichzeitig die Fortsetzung zu geänderten Bedingungen – ohne die bisherige betriebliche Übung – an. Dieses Vorgehen ist an hohe rechtliche Hürden geknüpft und bedarf dringender betrieblicher Erfordernisse.
- Gegenläufige betriebliche Übung: Eine weitere, vom BAG anerkannte Möglichkeit ist die sogenannte „gegenläufige betriebliche Übung“. Dabei erklärt die Arbeitgeberseite über einen Zeitraum von mindestens drei Jahren wiederholt und konsequent, dass die bisherige Leistung zukünftig nicht mehr gewährt wird. Schweigen die Beschäftigten zu dieser neuen Praxis, gilt sie als akzeptiert und hebt die alte Übung auf.
Kann der Arbeitgeber eine betriebliche Übung eigentlich durch Widerruf beseitigen? Der Arbeitgeber kann einen Widerrufsvorbehalt erstellen, in welchem er spezifische und gerechtfertigte Gründe nennt, unter welchen dieser Widerruf gültig ist. Ansonsten ist ein einseitiger Widerruf nicht möglich.
Der Betriebsrat kann eine betriebliche Übung weder einführen noch abschaffen, da sie auf vertraglicher Ebene zwischen Unternehmen und den einzelnen Beschäftigten entsteht. Er hat jedoch ein Mitspracherecht, wenn die zugrunde liegenden Leistungen Fragen der kollektiven Lohngestaltung betreffen (§ 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG).
Eine Betriebsvereinbarung kann die betriebliche Übung aufgrund des Günstigkeitsprinzips nicht aufheben. Dieses besagt, dass nur die Regelungen in die Betriebsvereinbarung aufgenommen werden dürfen, die für die Beschäftigten günstiger sind als die im Arbeitsvertrag vorhandenen Regelungen.
Häufig gestellte Fragen und Antworten
Wann ist es betriebliche Übung?
Eine betriebliche Übung entsteht, wenn ein Arbeitgeber freiwillige Leistungen regelmäßig, gleichförmig und vorbehaltlos gewährt. In der Regel wird davon ausgegangen, wenn eine Leistung wie Weihnachtsgeld mindestens dreimal in Folge ohne Vorbehalt gezahlt wurde, wodurch ein Rechtsanspruch für Mitarbeitende entsteht.
Welche Beispiele gibt es für betriebliche Übungen?
Typische Beispiele sind die wiederholte Zahlung von Weihnachts- oder Urlaubsgeld, Bonuszahlungen, Zuschüsse zu Fahrtkosten oder die Gewährung zusätzlicher freier Tage. Auch die Übernahme von Weiterbildungskosten oder die Bereitstellung eines Dienstwagens können zur betrieblichen Übung werden, wenn sie regelmäßig erfolgen.
Wie verhindert man eine betriebliche Übung?
Unternehmen verhindern eine betriebliche Übung, indem sie Leistungen ausdrücklich unter einen schriftlichen Freiwilligkeitsvorbehalt stellen. Wichtig ist, bei jeder Gewährung klar zu kommunizieren, dass kein zukünftiger Rechtsanspruch entsteht. Eine zentrale Dokumentenverwaltung, wie sie Factorial bietet, hilft dabei, diese Nachweise sicher zu speichern.
Wie kann eine betriebliche Übung aufgehoben werden?
Eine bestehende betriebliche Übung kann nicht einseitig vom Arbeitgeber widerrufen werden. Sie lässt sich nur durch eine einvernehmliche Vereinbarung mit den Mitarbeitenden, einen Aufhebungsvertrag oder eine Änderungskündigung aufheben. Letztere ist jedoch an strenge rechtliche Voraussetzungen geknüpft.
