Die aktuelle Coronavirus-Krise sorgt auf der ganzen Welt für Ungewissheiten und eine Flut von Informationen und Nachrichten, die schwer zu überschauen sind. Als Personalleiter ist es entscheidend, dass Sie in der Lage sind, gültige Informationen zu COVID-19 zu untersuchen und diese an Ihre Mitarbeiter weiterzugeben. Dies ist sicher keine leichte Aufgabe, aber wir sind hier, um Ihnen zu helfen.
Welche Schritte beabsichtigen Sie in Ihrem Unternehmen zu ergreifen, um Ihren Mitarbeitern in dieser schwierigen Zeit zu helfen? Anstatt Angst und Sorge, zum Beispiel mit der Impfpflicht am Arbeitsplatz, zu verbreiten, ist es Ihre Aufgabe, die richtigen Informationen mit Ihren Mitarbeitern zu teilen um diese dabei zu unterstützen, ihre Arbeit fortzusetzen, anstatt sie daran zu hindern.
Abgesehen vom Coronavirus ist die Kommunikation mit Ihrem Team in Krisenzeiten unerlässlich. Eine der wichtigsten Funktionen der Personalabteilung ist die Interaktion mit den Mitarbeitern des Unternehmens um eine gesunde Work Life Balance zu schaffen, die über den Arbeitsplatz hinausgeht (insbesondere in Situationen wie COVID-19). Das Ziel der Personalabteilung ist es vor allem aufzuklären und die Mitarbeiter zu ermutigen, das Bewusstsein der Situation und nicht Gerüchte zu verbreiten.
- Kommunizieren Sie offen
- Teilen Sie Ihren Aktionsplan
- Informieren Sie sich
- Nutzen Sie Technologie
- Geben Sie Anweisungen
- Bleiben Sie transparent
Halten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden: Impfpflicht & 3G
Die persönlichen Meinungen der Personalabteilung zu diesem Thema haben keinen Einfluss darauf, wie die Situation am Arbeitsplatz behandelt wird. Unabhängig davon, was Sie fühlen, sollten Sie in Krisensituationen zunächst sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter beruhigt sind. Sprechen Sie mit ihnen über die Situation und geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihre Bedenken, Sorgen und Unsicherheiten auszudrücken. Die Öffnung der Kommunikationswege ist der Schlüssel.
In vielen Fällen lösen Falschmeldungen und überschüssige Informationen einen Schneeballeffekt aus und erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Panik und Angst im Team. Das Schlimmste, was Sie tun können, ist, so zu tun, als gäbe es kein Problem, und es unter den Teppich zu kehren. Ein solches Verhalten löst bei Ihren Mitarbeitern noch mehr Angst und Verwirrung darüber aus, ob sie die Situation ernst nehmen sollen oder nicht. Wenn Sie einen Krisen-Aktionsplan bereit haben, ist es jetzt an der Zeit, ihn mit Ihren Mitarbeitern zu kommunizieren.
Teilen Sie Ihrem Team die neuesten relevanten Updates mit. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter auf dem neuesten Stand halten, versichert das ihnen, dass Sie als Personalleiter die erforderlichen Informationen bereitstellen, um Mitarbeiter sicher und informiert zu halten.
Erstellen und kommunizieren Sie Ihren Aktionsplan
An den meisten Orten der Welt sind Maßnahmenpläne gegen Krisensituationen am Arbeitsplatz gesetzlich vorgeschrieben. Dieser Plan muss von der Person oder Abteilung erstellt werden, die für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz zuständig ist. Wenn Sie nicht diejenige Person sind, stellen Sie sicher, dass Sie in direktem und kontinuierlichem Kontakt mit den zuständigen Kollegen stehen, damit Sie alle relevanten Informationen an Ihre Mitarbeiter weitergeben können.
Was ist ein Business Continuity Plan und was sollte er enthalten?
Dieses Dokument, auch bekannt als Geschäftsfortführungsplan, muss für jede im Unternehmen auftretende Krise vorhanden sein und identifiziert die unabdingbaren Aktivitäten und Positionen im Unternehmen. Die Aktivitäten sind solche, bei denen das Unternehmen ohne sie nicht mehr funktionieren und Gewinne erzielen würde. In Bezug auf unabdingbare Positionen sind das diejenigen, die an kritischen Aktivitäten beteiligt sind.
Der Notfallplan soll den Schutz dieser Schlüsselpositionen und -aktivitäten für das Unternehmen gewährleisten.
Was ist ein Notfallplan und was sollte er enthalten?
Im Gegensatz zum allgemeineren Business Continuity Plan beschreibt der Notfallplan die Maßnahmen, die im Verlauf der Geschäftsfortführung ergriffen werden müssen. Bei den Maßnahmen kann es sich beispielsweise um das Arbeiten im Home-Office, Schichtarbeit, der Absage von Geschäftsreisen usw. handeln. Die ergriffenen Maßnahmen hängen von der Art der Krisensituation und der Schwere ab.
Tauchen Sie ein in die Nachrichten zur Coronavirus-Prävention
In Situationen der Massenangst besteht das übliche Verhalten darin, mehr Informationen zu konsumieren. Menschen tun dies oft, um sich ein Bild von der Situation zu machen. Es kommt jedoch ein Punkt, an dem es schwierig wird zu wissen, was wahr ist und was eine Falschmeldung ist.
Stellen Sie sicher, dass Sie über die aktuellen Entwicklungen informiert sind und Nachrichten aus zuverlässigen Quellen sammeln. Das Letzte, was Sie möchten, ist, dass einer Ihrer Mitarbeiter mehr über das Geschehen informiert ist als Sie und nicht etwa wegen Ihre Egos. Der Grund, warum Sie in diesen Zeiten am besten informiert sein müssen, ist, dass Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie in guten Händen sind und Sie die Situation bewältigen.
Nutzen Sie Technologie
Interne Kommunikation ist viel einfacher, wenn Sie sich auf Technologie verlassen, insbesondere in Situationen, in denen Ihre Mitarbeiter von aus der Ferne arbeiten.
E-Mail- und Chat-Programme wie zum Beispiel Slack sind eine Ressource, die nachweislich nicht nur Menschen vereint, sondern auch Geschäftsprozesse verbessert. Aber auch andere Tools für Videokonferenzen oder die Verwaltung von Aufgaben, sind der Schlüssel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
Um eine Ankündigung oder Erklärung zu Coronavirus abzugeben können Sie als erstes eine E-Mail senden, in der alle Schritte Ihres Unternehmens zur Bewältigung der Situation ausführlich erläutert werden. Machen Sie sich die Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers klar und stellen Sie sicher, dass Sie diese gut kommunizieren.
Erinnern Sie Mitarbeiter an die Regeln
Ihre Mitarbeiter müssen wissen, wie das Unternehmen plant mit der Krise umzugehen. Die Mitarbeiter müssen auch darüber informiert sein, welche Rolle sie selbst dabei spielen.
Geben Sie den Mitarbeitern Richtlinien, die sie befolgen. Darüber hinaus können Sie ihnen die Regeln und Vorschriften mitteilen, die von Regierungsstellen wie dem Gesundheitsministerium oder der WHO festgelegt wurden. Innerhalb der Richtlinien, die die Mitarbeiter befolgen müssen, können Sie die folgenden Themen hervorheben:
Grundlegende Schutzverfahren
Bieten Sie Ihren Mitarbeitern gesundheitliche Ratschläge an, um mögliche Ansteckungen zu vermeiden und die Wahrscheinlichkeit einer Krankheit zu verringern. Wenn Mitarbeiter gängige Mittel wie Computer oder andere Geräte verwenden, wird empfohlen, diese Geräte häufig zu desinfizieren.
Andere Maßnahmen, die ergriffen werden müssen, können beispielsweise darin bestehen, den Mitarbeitern zu raten, den Aufzug nicht vollständig zu füllen. Unternehmen, die Telearbeit fördern, sollten auch angeben, welche Maßnahmen ein Mitarbeiter zu Hause ergreifen soll.
Symptome
Treffen Sie die erforderlichen Vorsichtsmaßnahmen, um die Ausbreitung von Infektionen am Arbeitsplatz zu vermeiden. Dies gilt nicht nur für COVID-19, sondern für jede Grippe oder Krankheit. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, sofort nach Hause zu gehen, wenn sie sich krank fühlen.
Seien Sie 100 % transparent
In Zeiten wie diesen ist Transparenz der Schlüssel. Es ist wichtig, dass Sie das Bedürfnis Ihrer Mitarbeiter verstehen, über die Situation informiert zu werden zu. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die neuesten Informationen zur Verfügung stellen, können Sie verhindern, dass im Unternehmen Gerüchte über den aktuellen Stand der Dinge auftauchen, und die Panik verringern.
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter im Voraus über die Fortführungs- und Notfallpläne Ihres Unternehmens informieren, geben Sie ihnen das Gefühl, dass sie in guten Händen, sicher und geschützt sind. Vor allem die Kommunikation in Krisenzeiten am Arbeitsplatz stärkt das Vertrauen und stärkt das Verhältnis zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern.
All diese Maßnahmen tragen nicht nur zur Talentbindung bei, sondern zeigen das Unternehmen auch in einem positiven Licht und lassen andere wissen, dass sie sich um ihre Mitarbeiter kümmern und sie wertschätzen.
Stellen Sie in Krisenzeiten am Arbeitsplatz sicher, dass sich jeder seiner Rollen und Verantwortlichkeiten bewusst ist. Fördern Sie außerdem eine offene und klare Kommunikation mit den Aktionsplänen Ihres Unternehmens. Verwalten Sie Mitarbeiter im Homeoffice. Lassen Sie sie Abwesenheiten dokumentieren, die Arbeitszeit erfassen und vieles mehr!
