Die Einführung einer Personalsoftware ist ein wichtiges Projekt und sollte von allen beteiligten Parteien auch als solches anerkannt werden. Schließlich geht damit in der Regel auch ein gewisses Investment einher und nicht nur die HR-Manager, sondern auch die Mitarbeiter sind davon betroffen.
Damit dieses Projekt erfolgreich verläuft und alle Parteien am Ende zufrieden sind, gibt es einige Fehler, die sie unbedingt vermeiden sollten.
1. Es wird kein Hauptverantwortlicher festgelegt
Ähnlich wie bei anderen Projekten, sollte es einen Hauptverantwortlichen, wie eine Art Projektmanager geben. Schließlich beinhaltet die Einführung der HR Software auch die Verwaltung des Budgets und zieht viel Verantwortung nach sich. Wenn man niemanden konkret festlegt, bleibt auch immer unklar, an wen man sich mit Rückfragen wenden kann und es bleiben möglicherweise wichtige Schritte beim Onboarding der Software offen, da alle davon ausgehen, dass einer der Kollegen sich schon darum kümmern wird.
Es ist also sehr wichtig, dass es eine Rolle des Projektleiters gibt, der mit allen wichtigen Personen in Kontakt tritt, darunter auch mit dem Geschäftsführer, der IT-Abteilung und selbstverständlich der Personalabteilung, wenn es sich bei dieser Person nicht bereits um den HR-Manager handelt.
2. Die Personalabteilung entscheidet alleine über die Software
Daran anknüpfend, kommen wir auch schon zum nächsten Punkt. Natürlich muss das Tool die Prozesse und Bedürfnisse der HR-Manager abdecken, aber die Personalabteilung sollte nicht alleine über die Auswahl der HR Software entscheiden. Insofern es eine eigene IT-Abteilung gibt, sollte diese auch auf jeden Fall mit einbezogen werden.
Häufig verfügt ein Unternehmen nämlich bereits über andere Softwares, für die es Schnittstellen mit der HR Software geben muss. Neben der Integration in die Softwarelandschaft vergewissern sich die IT-Spezialisten aber auch über die Sicherheit und den Datenschutz der Software.
3. Die IT-Abteilung führt die Software allein ein
Ebensowenig kann nur die IT-Abteilung im Alleingang darüber entscheiden welche Personalsoftware ausgewählt wird, denn das Human Resource Management ist die Abteilung, die letztendlich am meisten mit der Software arbeitet und das Ziel ist, dass ihnen Arbeit abgenommen wird. Es sollte also ein Zusammenspiel aus beiden Parteien sein.
Denn wichtig ist auch, dass die Anwendung nicht zu kompliziert ist und auch keine speziellen IT-Kenntnisse voraussetzt.
4. Sie sehen vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr
Bei der Auswahl einer passenden Software für Ihre Personalabteilung kann es schnell passieren, dass Sie mit der großen Anzahl der Anbieter auf dem Markt den Überblick verlieren. Die Menge von Informationen kann überwältigend sein und womöglich dazu verleiten, dass man sich für den Anbieter entscheidet, der von der Mehrheit genutzt wird. Aber passt dieser überhaupt zu ihrem Unternehmen?
Die verschiedenen HR-Softwares unterscheiden sich oft in dem Umfang der angebotenen Funktionalitäten ebenso wie den Preisen. Dabei gilt es den Anbieter auszuwählen, der am besten ihre Anforderungen erfüllt.
5. Sie legen keinen Anforderungskatalog und Ziele fest
Damit einhergehend ist der Punkt Anforderungskatalog. Sie sind bereits an dem Punkt angekommen, dass sie ein HR-Tool benötigen, aber haben sich noch keine genauen Gedanken darüber gemacht, welche speziellen Aspekte und Funktionen es abdecken sollte? Großer Fehler!
Sie sollten sich unbedingt überlegen, ob sie eine Komplettlösung benötigen, oder womöglich eine Software, die lediglich der Arbeitszeiterfassung dient, genügt. Soll es ein Mitarbeiterportal geben, worauf ihr gesamtes Team zugreifen kann? Möchten Sie eine Cloud-Lösung, oder eine Software, die auf dem Computer installiert wird?
Sie sollten auf jeden Fall festhalten, was ihre Software können muss, welche Probleme ihr Unternehmen hat und welche gelöst werden müssen.
6. Sie legen kein Budget fest
Sie sollten sich von Beginn an über die Kosten einer Software, die alle ihre gewünschten Funktionen abdeckt, ausführlich informieren und ein festes Budget dafür festlegen. So vermeiden Sie, dass in letzter Sekunde doch gegen die Einführung der HR Software entschieden wird und die Verwendung von Excel-Vorlagen weiter Gewohnheit bleibt.
Außerdem sollten Sie nicht am falschen Ende sparen und sich für ein bestimmtes Tool entscheiden, nur weil es das günstigste war. Schließlich kann das in Zukunft zu nur noch mehr Problemen führen, als es tatsächlich löst.
7. Sie lesen die Vertragsbedingungen nicht sorgfältig
Besonders wichtig ist es auch, dass sie die Vertragsbedingungen für die Software sorgfältig lesen. Dazu zählt insbesondere die Laufzeit und die Kündigungsbedingungen. Sind alle Funktionen, die Sie benötigen, bereits im Preis enthalten oder entstehen hierfür zusätzliche Kosten? Aber auch mögliche Extrakosten, die bei der Einführung anfallen könnten, können am Ende das Projekt HR Software zum Scheitern bringen. Lesen Sie sich die Bedingungen also unbedingt im Detail durch und haken Sie beim Anbieter nach, falls es Unklarheiten gibt.
8. Sie ziehen den Datenschutz nicht in Betracht
Beim Datenschutz ist es wichtig, dass alle Daten ihres Unternehmens und ihrer Mitarbeiter in Übereinstimmung mit der DSGVO verarbeitet werden. Darüber sollten Sie sich unbedingt zu Beginn erkundigen. Wenn Sie sich für eine Cloud-Lösung entscheiden, muss sich der Server, auf welchem die personenbezogenen Daten gespeichert werden, ebenfalls in der EU befinden. Wenn Sie dies nicht berücksichtigen, kann es am Ende zur Zahlung von Bußgeldern führen.
9. Sie informieren Ihre Mitarbeiter nicht ausreichend
Bei der Einführung der HR Software geht es nicht nur um die Personalmanager, sondern vor allem auch um ihre Mitarbeiter. Deshalb dürfen Sie diese während des Prozesses nicht vergessen. Sobald Sie sich für eine Software entschieden haben und diese in Ihrem Unternehmen einführen, gilt es Ihre Mitarbeiter darüber zu informieren und ihnen eine ausführliche Schulung zur Nutzung der Funktionen und ihres Mitarbeiterportals zu geben. Wenn Sie das nicht tun, kann es zur Unzufriedenheit unter dem Personal kommen und Mitarbeiter nutzen die Software unter Umständen gar nicht, bzw. nicht korrekt, wodurch Sie am Ende umso mehr Arbeit haben.
10. Sie berücksichtigen nicht das potenzielle Wachstum des Unternehmens
Die Software, für die Sie sich entscheiden, ist womöglich für die aktuelle Größe und die aktuellen Anforderungen Ihres Unternehmens geeignet, aber ist sie das auch in naher Zukunft? Wenn Ihr Unternehmen schnell wächst, dann können in kürzester Zeit neue Probleme und Prozesse anfallen, die ebenfalls automatisiert werden müssen. Außerdem sind manche Softwares nur für eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern geeignet und bei Unternehmenswachstum ungeeignet. Wählen Sie also eine Software, die mit Ihnen wächst, oder auf einfache Weise mit zusätzlichen Funktionen geupgraded werden kann. So vermeiden Sie es, den gesamten Prozess der Software-Einführung später noch einmal von Vorne zu durchlaufen.
11. Sie testen die Software vorher nicht ausgiebig
Neben der ausführlichen Recherche der Anbieter sollten Sie die Software zudem auch testen. Auf diese Weise können Sie am besten feststellen, wie benutzerfreundlich das Tool ist und ob sie ihre Prozesse damit entsprechend ihrer Erwartungen ausführen können. Produktbeschreibungen und Videos kommen der tatsächlichen Nutzung nämlich nicht immer gleich. Erst wenn Sie wirklich aus direkter Interaktion und Benutzung zufrieden mit den Funktionen sind, sollten Sie die HR Software in Ihrem Unternehmen einführen!
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