Die Einführung einer Personalsoftware ist ein strategisches Projekt, das weit über eine rein technische Implementierung hinausgeht. Es betrifft nicht nur das HR-Management und die Belegschaft, sondern verändert nachhaltig Arbeitsweisen und die Unternehmenskultur. Um bei der Einführung von HR-Software typische Fehler zu vermeiden und den vollen Nutzen für Ihr Unternehmen zu realisieren, ist ein strukturiertes Vorgehen entscheidend.
Wichtige Fakten
- Fehler bei der Einführung von HR-Software vermeiden: Der häufigste Fehler ist eine unzureichende Planung und das Fehlen eines klaren Anforderungskatalogs. Dies führt zu einer falschen Angebotsauswahl.
- Projektrisiko Change Management: Studien wie der „CHAOS Report“ der Standish Group zeigen regelmäßig, dass über 50 % der IT-Projekte scheitern oder ihre Ziele verfehlen, oft aufgrund von mangelnder Akzeptanz durch die Nutzenden und unzureichendem Change Management.
- ROI der Digitalisierung: Nach Analysen des Fraunhofer-Instituts kann eine erfolgreiche Implementierung die administrative HR-Arbeit um bis zu 40 % reduzieren und die Datenqualität signifikant verbessern.
1. Warum ist eine hauptverantwortliche Person für die Softwareeinführung entscheidend?
Die Einführung der HR-Software erfordert die Verwaltung von Budget, Zeitplänen und Verantwortlichkeiten. Ohne eine klar definierte Projektleitung bleibt unklar, wer bei Rückfragen zuständig ist, und wichtige Schritte im Implementierungsprozess können übersehen werden.
Es ist daher unerlässlich, eine verantwortliche Person zu benennen, die mit allen relevanten Beteiligten – von der Geschäftsführung über die IT bis zur Personalabteilung – kommuniziert und den Prozess steuert.
2. Weshalb sollte die Personalabteilung nicht allein entscheiden?
Obwohl die Software muss das die Prozesse und Bedürfnisse der HR-Managements abdecken, aber die Personalabteilung sollte nicht über die Auswahl der HR Software nicht isoliert treffen. Insbesondere die IT-Abteilung muss zwingend einbezogen werden, um die technische Kompatibilität und Sicherheit zu gewährleisten.
Häufig verfügt ein Unternehmen nämlich bereits über andere Software, für die es Schnittstellen mit der HR Software geben muss. Neben der Integration in die Softwarelandschaft vergewissern sich die IT-Fachkräfte aber auch über die Sicherheit und den Datenschutz der Software.
3. Die IT-Abteilung führt die Software allein ein
Ebenso wenig kann nur die IT-Abteilung im Alleingang darüber entscheiden, welche Personalsoftware ausgewählt wird, denn das Human Resource Management ist die Abteilung, die letztendlich am meisten mit der Software arbeitet, und das Ziel ist, dass ihnen Arbeit abgenommen wird. Es sollte also ein Zusammenspiel aus beiden Bereichen sein.
Wichtig ist auch, dass die Anwendung nicht zu kompliziert ist und auch keine speziellen IT-Kenntnisse voraussetzt.
4. Sie sehen den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr
Bei der Auswahl einer passenden Software für Ihre Personalabteilung kann es schnell passieren, dass Sie bei der großen Anzahl der Angebote auf dem Markt den Überblick verlieren. Die Menge an Informationen kann überwältigend sein und womöglich dazu verleiten, dass man sich für das Angebot entscheidet, das von der Mehrheit genutzt wird. Aber passt dieses überhaupt zu Ihrem Unternehmen?
Die verschiedenen HR-Softwarelösungen unterscheiden sich oft im Umfang der angebotenen Funktionalitäten ebenso wie bei den Preisen. Dabei gilt es das Angebot auszuwählen, das am besten Ihre Anforderungen erfüllt.
5. Wie definiert man einen präzisen Anforderungskatalog?
Bevor Sie mit der Angebotsauswahl beginnen, ist eine detaillierte Bedarfsanalyse unerlässlich. Definieren Sie präzise, welche Probleme gelöst und welche Prozesse optimiert werden sollen.
Benötigen Sie eine umfassende All-in-One-Lösung oder eine spezialisierte Software, z. B. für die reine Zeiterfassung? Klären Sie zentrale Anforderungen: Ist ein Self-Service-Portal für Beschäftigte erforderlich? Bevorzugen Sie eine flexible Cloud-Lösung oder eine On-Premise-Installation?
Halten Sie diese Muss- und Soll-Kriterien in einem Lastenheft fest.
6. Sie legen kein Budget fest
Sie sollten sich von Beginn an über die Kosten einer Software, die alle Ihre gewünschten Funktionen abdeckt, ausführlich informieren und ein festes Budget dafür festlegen. So vermeiden Sie, dass in letzter Sekunde doch gegen die Einführung der HR Software entschieden wird und die Verwendung von Excel-Vorlagen weiter Gewohnheit bleibt.
Außerdem sollten Sie nicht am falschen Ende sparen und sich für ein bestimmtes Tool entscheiden, nur weil es das günstigste war. Schließlich kann das in Zukunft zu nur noch mehr Problemen führen, als es tatsächlich löst.
7. Sie lesen die Vertragsbedingungen nicht sorgfältig
Besonders wichtig ist es auch, dass Sie die Vertragsbedingungen für die Software sorgfältig lesen. Dazu zählt insbesondere die Laufzeit und die Kündigungsbedingungen. Sind alle Funktionen, die Sie benötigen, bereits im Preis enthalten oder entstehen hierfür zusätzliche Kosten? Aber auch mögliche Extrakosten, die bei der Einführung anfallen könnten, können am Ende das Projekt HR-Software zum Scheitern bringen. Lesen Sie sich die Bedingungen also unbedingt im Detail durch und haken Sie beim anbietenden Unternehmen nach, falls es Unklarheiten gibt.
8. Sie ziehen den Datenschutz nicht in Betracht
Der Datenschutz ist nicht verhandelbar. Stellen Sie sicher, dass die Verarbeitung aller Unternehmens- und Personaldaten streng nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) erfolgt. Laut dem Digitalverband Bitkom ist die DSGVO-Konformität für 95 % der deutschen Unternehmen das wichtigste Kriterium bei der Auswahl von Cloud-Diensten. Bei Cloud-Lösungen muss der Serverstandort zur Speicherung personenbezogener Daten zwingend in der EU liegen, um hohe Bußgelder zu vermeiden.
9. Sie informieren Ihre Mitarbeitenden nicht ausreichend
Die Einführung der HR-Software ist ein Change-Management-Prozess, der die gesamte Belegschaft betrifft. Eine transparente Kommunikation und frühzeitige Einbindung sind entscheidend für die Akzeptanz. Planen Sie umfassende Schulungen zur Nutzung der Funktionen und des Self-Service-Portals. Eine mangelhafte Einweisung führt zu Frustration, fehlerhafter Nutzung und untergräbt den Erfolg des gesamten Projekts.
10. Sie berücksichtigen nicht das potenzielle Wachstum des Unternehmens
Die Software, für die Sie sich entscheiden, ist womöglich für die aktuelle Größe und die aktuellen Anforderungen Ihres Unternehmens geeignet, aber ist sie das auch in naher Zukunft? Wenn Ihr Unternehmen schnell wächst, dann können in kürzester Zeit neue Probleme und Prozesse anfallen, die ebenfalls automatisiert werden müssen. Außerdem sind manche Softwarelösungen nur für eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitenden geeignet und bei Unternehmenswachstum ungeeignet. Wählen Sie also eine Software, die mit Ihnen wächst, oder auf einfache Weise mit zusätzlichen Funktionen erweitert werden kann. So vermeiden Sie es, den gesamten Prozess der Software-Einführung später noch einmal von vorne zu durchlaufen.
Eine skalierbare All-in-One-Plattform wie Factorial passt sich flexibel an das Wachstum Ihres Unternehmens an. So können Sie mit Kernfunktionen wie der digitalen Personalakte und Abwesenheitsverwaltung starten und später Module für Leistungsmanagement oder Recruiting nahtlos hinzufügen, ohne das System wechseln zu müssen.
11. Sie testen die Software vorher nicht ausgiebig
Verlassen Sie sich nicht nur auf Produktbeschreibungen. Nutzen Sie kostenlose Testphasen, um die Software ausgiebig zu prüfen. Nur so können Sie die Nutzungsfreundlichkeit (Usability) und die Eignung für Ihre spezifischen Prozesse wirklich beurteilen. Führen Sie ein kleines Pilotprojekt mit ausgewählten Personen aus der Personal- und IT-Abteilung durch, um praxisnahes Feedback zu sammeln, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.
Checkliste: Die 11 häufigsten Fehler bei der HR-Software-Einführung im Überblick
- Fehlende Projektverantwortung: Keine klar benannte hauptverantwortliche Person, die den Prozess steuert.
- Isolierte Entscheidungen: Die Personalabteilung wählt die Software ohne Einbezug der IT-Abteilung aus.
- Technik ohne Fachwissen: Die IT-Abteilung implementiert ein System, das die HR-Anforderungen nicht erfüllt.
- Mangelnder Marktüberblick: Eine vorschnelle Entscheidung für das bekannteste Angebot ohne Prüfung der Passgenauigkeit.
- Kein Anforderungskatalog: Fehlende Definition von Zielen und notwendigen Funktionen vor der Suche.
- Unzureichendes Budget: Das Budget deckt nur Lizenzkosten, aber nicht Implementierung, Schulung und Support ab.
- Ungeprüfte Vertragsdetails: Laufzeiten, Kündigungsfristen und versteckte Kosten werden übersehen.
- Vernachlässigter Datenschutz: Mangelnde Prüfung der DSGVO- und BDSG-Konformität.
- Schlechte Kommunikation: Die Belegschaft wird nicht informiert, geschult oder in den Prozess einbezogen.
- Fehlende Skalierbarkeit: Die gewählte Software kann nicht mit dem Unternehmen mitwachsen.
- Kein Praxistest: Verzicht auf eine ausgiebige Testphase oder ein Pilotprojekt vor dem Kauf.
Testen Sie Factorial 14 Tage kostenlos und überzeugen Sie sich von den zahlreichen Funktionen! 🚀
Alle Vorteile von Factorial entdecken
FAQ
Was sind HR-Probleme?
HR-Probleme sind Herausforderungen, die eine effiziente, faire und strategische Personalarbeit erschweren. Sie reichen von hohem administrativem Aufwand und unklaren Prozessen über mangelnde Mitarbeiterbindung bis hin zu einer fehlenden Datenbasis für wichtige Entscheidungen.
Welches Ziel kann durch die Einführung einer HR-Software erreicht werden?
Das Hauptziel ist die Entlastung des HR-Teams durch die Automatisierung administrativer Aufgaben. Eine All-in-one-Unternehmenssoftware wie Factorial schafft die Grundlage für saubere Daten und klare Prozesse, sodass sich das Team wieder mehr auf die Mitarbeitenden konzentrieren kann.
