Freie Mitarbeiter sind Selbständige, die ihre Dienste als Auftragnehmer Unternehmen anbieten. Vor allem in der Kreativwirtschaft und in den Medien ist diese Form der beruflichen Zusammenarbeit gefragt. Für die Unternehmen bieten diese freien Mitarbeiter ein hohes Maß an Flexibilität und bringen vor allem Know-how ins Unternehmen.
Unternehmen sind jedoch gut beraten, sich mit den verschiedenen Formen der Selbstständigkeit und den Vergütungsformen auseinander zu setzen. Insbesondere sollten sich Unternehmen auch vor Scheinselbständigkeit in Acht nehmen. Was es alles dabei zu beachten gilt, erfahren Arbeitgeber im folgenden Beitrag.
Disclaimer: Aus SEO-Gründen wird in diesem Artikel auf das Gendern verzichtet. Es sind alle Geschlechter gemeint.
Key Facts
- Als freie Mitarbeiter werden selbstständige Dienstleister bezeichnet, die z. B. auf Honorarbasis für Unternehmen arbeiten, aber keinen Arbeitnehmerstatus besitzen.
- Diese Form der Arbeit ist vor allem in den Bereichen Medien, Kreativwirtschaft, Rechts- und Finanzwesen, Bildung, Gesundheit und Kunst anzutreffen.
- Freiberufler bieten Unternehmen Flexibilität und Fachwissen. Der Kommunikationsaufwand und mögliche Divergenzen zwischen Festangstellten und freien Mitarbeitern sollten jedoch nicht unterschätzt werden.
- Was sind freie Mitarbeiter?
- Freie Mitarbeiter: Abgrenzung und Unterschiede zu ähnlichen Begriffen
- Anstellung & Bezahlung
- Steuern und Sozialversicherung: Was sind die Pflichten von Auftraggebern?
- Vor- und Nachteile von freier Mitarbeiter
Was sind freie Mitarbeiter?
Definition: Freie Mitarbeiter
Freie Mitarbeiter sind selbstständige Arbeitskräfte, die meist auf Honorarbasis projekt- oder auftragsbezogen für ihre Kunden arbeiten und diesen ihre Dienstleistungen anbieten.
Rechtlich gesehen sind freie Mitarbeiter keine Arbeitnehmer, sondern Selbstständige oder Freiberufliche.
Merkmale von freien Mitarbeitern
Grundsätzlich zeichnen sich freie Mitarbeiter durch folgende Merkmale aus:
- Selbstständigkeit
Freie Mitarbeiter sind keine Angestellten und stehen in keinem Dienstverhältnis zu einem Arbeitgeber.
- Honorarbasis
Das Arbeitsverhältnis bzw. die Zusammenarbeit zwischen freien Mitarbeitern und Auftraggebern ist meistens über einen Dienst- bzw. Werkvertrag geregelt. Sie haben also keinen Arbeitsvertrag, wie Angestellte ihn typischerweise haben. Das bedeutet auch, dass die Vergütung, die diese Arbeitskräfte erhalten, nicht wie bei fest Angestellten Lohn oder Gehalt heißt, sondern stattdessen Honorar. Alternativ erfolgt die Vergütung z. B. auf Stundensatzbasis.
- Keine Arbeitnehmerrechte
Da freie Mitarbeiter nach dem Arbeitsrecht nicht als Arbeitnehmer zählen, stehen ihnen auch keine Arbeitnehmerrechte zu. Das bedeutet, dass sie also keinen Urlaubsanspruch, keinen Kündigungsschutz oder auch keinen Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall haben.
- Kein Teil des Unternehmens
Im Gegensatz zu Arbeitnehmern gehören freie Mitarbeiter nicht zum Unternehmen. Sie sind daher nicht weisungsgebunden.
- Eigenverantwortliches Arbeiten
Da sie nicht weisungsgebunden sind, arbeiten sie eigenverantwortlich. Sie entscheiden in der Regel selbst, welche Projekte sie annehmen. Darüber hinaus können sie meistens, sobald sie einen Auftrag angenommen haben, selber entschieden, wie sie sich die Zeit für die Arbeit oder Ausführung dieses Auftrags einteilen. Außerdem können sie meistens auch selbst darüber entscheiden, von wo aus sie arbeiten möchten.
- Besonderes Arbeitsverhältnis
In Abgrenzung zu anderen Formen der Selbstständigkeit, wie z. B. Freelancer oder Freiberufler, werden in Deutschland unter freien Mitarbeitern vor allem Selbstständige verstanden, die überwiegend für ein Unternehmen als Auftraggeber tätig sind, teilweise sogar arbeitnehmerähnliche Rechte haben können. In letzterem Fall spricht man von „festen Freien“. Diese sind besonders häufig im Journalismus anzutreffen und arbeiten für Auftraggeber wie den Deutschlandfunk, den rbb oder ähnliche. Zur konkreten Abgrenzung zwischen den einzelnen Formen der Selbstständigkeit weiter unten mehr.
Typische Branchen
Typische Branchen, in denen freie Mitarbeiter häufig anzutreffen sind, sind:
- Medien und Journalismus
- Kreativwirtschaft
- Rechts- und Finanzbranche
- Bildungsbranche
- Gesundheitsbranche
- Künstlerbranche
Freie Mitarbeiter: Abgrenzung und Unterschiede zu ähnlichen Begriffen
Selbstständige
Selbstständigkeit ist der Oberbegriff für alle Formen der selbstständigen Erwerbstätigkeit. Er beschreibt also alle Erwerbstätigen, die nicht in einem abhängigen Arbeitsverhältnis zu einem Arbeitgeber stehen. Zu den Selbständigen gehört also der Bauunternehmer ebenso wie der Journalist.
Freiberufler
Freiberufliche Berufe sind in Deutschland gesetzlich geregelt. Der § 18 des Einkommenssteuergesetz (EStG) legt genau fest, welche Berufe unter die freien Berufe fallen. Zu diesen gehören:
- wissenschaftliche
- künstlerische
- schriftstellerische
- unterrichtende
- erzieherische
Tätigkeiten. Und darüber hinaus die selbstständige Tätigkeit von
- Ärzten
- Zahnärzten
- Tierärzten
- Rechtsanwälten
- Notaren
- Patentanwälten
- Vermessungsingenieuren
- Ingenieuren
- Architekten
- Handelschemikern
- Wirtschaftsprüfern
- Steuerberatern
- beratenden Volks- und Betriebswirten
- vereidigten Buchprüfern
- Steuerbevollmächtigten
- Heilpraktikern
- Krankengymnasten
- Journalisten
- Bildberichterstattern
- Dolmetschern
- Übersetzern
- Lotsen
- und ähnlichen Berufe
Freiberufliche Personen sind von der Gewerbesteuer befreit.
In Deutschland ist die Zahl der Freiberufler seit Jahren steigend. Zuletzt gab es laut Statista im Jahr 2022 knapp 1,5 Millionen Selbstständige in freien Berufen.
Eine Gleichsetzung von Freiberuflern und Freelancern ist daher nicht korrekt.
Freelancer
Im Gegensatz zu Freiberuflern gibt es für den Begriff des Freelancers keine rechtliche Regelung. Der aus dem Englischen stammende Begriffe wird besonders in Dienstleistungsbranchen wie IT, Marketing oder Design verwendet. Bei Freelancern kann es sich also um alle möglichen Berufsgruppen handeln. Freelancer arbeiten in der Regel für sehr viele verschiedene Auftraggeber.
Wo ist die freie Mitarbeit einzuordnen?
Wichtig: Freie Mitarbeiter können in Deutschland also sowohl Freelancer als auch Freiberufler sein. Es hängt von der Tätigkeit und der Branche ab, um welchen Typ es sich handelt. Meistens üben freie Mitarbeiter allerdings einen freien Beruf aus.
Anstellung & Bezahlung
Wie man einen freien Mitarbeiter anstellt
Grundsätzlich werden freie Mitarbeiter nicht angestellt. Stattdessen wird zwischen dem Auftraggeber (das Unternehmen) und dem Auftragnehmer (dem freien Mitarbeiter) ein Dienst- bzw. Werkvertrag aufgesetzt, der die Zusammenarbeit regelt.
In diesem sollten folgende Informationen unbedingt enthalten sein:
1. Vertragsparteien (Name, Anschrift, Kontaktdaten)
2. Beschreibung und Nennung des Werkes bzw. Beschreibung der Tätigkeiten und Aufgaben
3. Beschreibung des Leistungsumfangs
4. Höhe des Werklohns bzw. des Honorars oder des Stundensatzes
5. Erfüllungsort
5. Fristen (Abgabe- und Abnahmefrist) bzw. Leistungszeitraum (Dauer)
6. Garantie, Gewährleistung und Haftung im Falle von Mängeln
7. weitere Klauseln, ggf. salvatorische Klausel
Freier Mitarbeiter auf Honorarbasis und andere Bezahlformen
Welche Vergütungsart ist nun die richtige für Ihre freien Mitarbeiter und was sind die Unterschiede?
1. Honorar (Pauschalhonorar): Hierbei handelt es sich um einen fest vereinbarten Betrag für ein gesamtes Projekt, unabhängig vom Aufwand und der investierten Zeit.
Vorteilhaft an dieser Bezahlung ist, dass die Kosten für beide Seiten im Vorhinein klar sind. Außerdem sind freie Mitarbeiter auf diese Weise eher dazu angehalten, effizienter zu arbeiten.
2. Stundensatz: Die Bezahlung erfolgt nach tatsächlich geleisteten Stunden.
Der Vorteil dieser Methode liegt vor allem für die Auftragnehmer darin, dass die Vergütung dem tatsächlichen Arbeitsaufwand entspricht. Für die Auftraggeber kann dies schwierig sein, da die Gesamtkosten im Voraus nicht bekannt sind, und es besteht ein Anreiz für die Auftragnehmer, möglichst viele Stunden anzuhäufen und damit langsamer zu arbeiten.
Daneben gibt es je nach Branche noch andere Formen der Vergütung, z. B. nach Stückzahl, nach Wortzahl (insbesondere bei Übersetzungen) oder nach Minutenpreis (z. B. bei Filmuntertitlungen).
Haben freie Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen Urlaubsanspruch, Kündigungsschutz und Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankenfall?
Nein. Da freie Mitarbeiter rechtlich nicht zu den Arbeitnehmern gehören, haben sie auch keine Arbeitnehmerrechte.
Ausnahme sind sogenannte feste Freie oder auch arbeitnehmerähnliche Mitarbeiter. Dieser Begriff bezeichnet umgangssprachlich freie Mitarbeiter, die zwar freiberuflich sind, aber weisungsgebunden für einen Betrieb arbeiten und in diesem eingebunden sind. Die Form der festen Freien kommt fast ausschließlich im Journalismus vor.
Hier können unter Umständen Ansprüche auf Urlaub und andere Rechte bestehen. Da diese Konstellation aber rechtlich sehr heikel sein kann und nur für ganz bestimmte Branchen gilt, sollte man sich hier im Vorfeld juristisch beraten lassen.
Achtung: Scheinselbstständigkeit
Scheinselbstständigkeit kann schwerwiegende Konsequenzen für Arbeitgeber (auch für die Freiberuflichen) haben. Sie sollten sich daher absichern, dass dies bei Ihnen im Unternehmen nicht der Fall ist. Doch was versteht man überhaupt unter Scheinselbstständigkeit?
Scheinselbständigkeit liegt vor, wenn formal selbstständige Arbeitskräfte tatsächlich aber wie Arbeitnehmer arbeiten. Arbeitgeber gehen nicht selten so vor, um gesetzliche Verpflichtungen wie Sozialversicherungsbeiträge und arbeitsrechtliche Pflichten (z. B. Kündigungsschutz, Urlaubsanspruch) zu umgehen. Der Begriff bezeichnet also eine Situation, in der das Arbeitsverhältnis auf dem Papier wie eine selbstständige Tätigkeit aussieht, in der Praxis aber ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis vorliegt.
Die Rentenversicherung ist in Deutschland zuständig für die regelmäßige Überprüfung auf Scheinselbstständigkeit. Außerdem können in der Clearing-Stelle der Versicherung Anträge auf Prüfung von beiden Seiten eingestellt werden.
Folgen der Scheinselbstständigkeit können gewerblich, steuerrechtlich und arbeitsrechtlich sein.
Wie Sie diese vermeiden und worauf Sie beim Umgang und beim Managen Ihrer freien Mitarbeiter besonders achten sollten, erfahren Sie ausführlich in unserem Blogartikel zum Thema Scheinselbstständigkeit.
Steuern und Sozialversicherung: Was sind die Pflichten von Auftraggebern?
Freier Mitarbeiter: Steuern
Da freie Mitarbeiter im arbeitsrechtlichen Sinne keine Arbeitnehmer sind und Arbeitgeber nur für diese Steuern abführen müssen, bleibt diese Pflicht bei der freien Mitarbeiter also aus.
Sind freie Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen sozialversicherungspflichtig?
Dies gilt auch für die Sozialversicherung. Nur für abhängig Beschäftigte muss der Arbeitgeber seinen Anteil an der Sozialversicherung abführen. Freie Mitarbeiter gelten als Selbständige und müssen daher ihre Steuern und Sozialversicherungsbeiträge selbst abführen.
Vor- und Nachteile von freien Mitarbeitern
Ob sich ein freier Mitarbeiter für Ihr Unternehmen lohnt, hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Betriebs ab. Die folgende Pro- und Contra-Liste kann Ihnen einen ersten Überblick verschaffen.
Pro
- Flexibilität: Gerade in Branchen mit schwankender Auftragslage kann es sehr vorteilhaft sein, freie Mitarbeiter im Unternehmen zu haben. So kann flexibel auf Marktveränderungen oder Auftragsschwankungen reagiert werden.
- Schnelles Recruiting: Da es sich bei freien Mitarbeitern um keine Festangestellten handelt, ist der Recruitingprozess relativ schnell erledigt. Auf verschiedenen branchentypischen Online-Börsen, auf LinkedIn, häufig auch über Mundpropaganda und Kontakte ergibt sich in den meisten Fällen eine freie Zusammenarbeit.
- Interner Aufwand gering/niedrige Kosten: Für Arbeitgeber bedeutet freie Mitarbeiter ein geringer Aufwand. Es muss beispielsweise keine Ausstattung zur Verfügung gestellt werden, kein Arbeitsplatz eingerichtet werden und auch keine Lohnabgaben für diese Honorarkraft abgeführt werden.
- Geringes Risiko: Da Mitarbeitende keinen Kündigungsschutz haben, kann die Zusammenarbeit zwischen beiden Parteien von beiden ziemlich schnell und unkompliziert wieder aufgelöst werden.
- Expertise: Freiberufler bringen oft ein Fachwissen mit, das im Unternehmen selbst nicht vorhanden ist. Sie bringen eine andere Perspektive in das Unternehmen ein. Darüber hinaus sind Freiberufler oft besondere Persönlichkeiten, da sie typischerweise Berufe ausüben, die mit einem hohen Maß an Leidenschaft verbunden sind.
- Konzentration aufs Kerngeschäft: Für Unternehmen hat die freie Mitarbeit insbesondere den Vorteil, dass sie sich im Arbeitsalltag weiterhin auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Contra
- Keine Kontrolle: Für Unternehmen kann es schwierig sein, interne Informationen mit freien Mitarbeitern zu teilen. Es ist ein hohes Maß an Vertrauen erforderlich und Unternehmen sollten hier besonders auf den Ruf des freien Mitarbeiters achten. Es lohnt sich, hier etwas mehr auszugeben und dafür die Aufträge an vertrauenswürdige Freiberufler zu vergeben.
- Fehlende Bindung: Die Tatsache, dass freie Mitarbeiter nicht Teil des Teams und des Unternehmens sind, kann zu Schwierigkeiten in der Teamarbeit führen, da sich die freien Mitarbeiter ungerecht behandelt fühlen können. (Stichwort Arbeitnehmerrechte)
- Qualitätsmangel: Außerdem können unterschiedliche Auftragnehmer unterschiedliche Qualitäten liefern.
- Kommunikationsaufwand: Auch wenn der Aufwand für Arbeitsplatz, Ausstattung und Kosten für den Auftraggeber hier gering ist, darf der Kommunikationsaufwand zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber nicht unterschätzt werden. Er erfordert ein hohes Maß an Koordination und Kommunikationsstärke aufseiten des Auftraggebers.
