Gesetzesänderungen 2023: So bereiten sich Unternehmen vor

Datenschutz, Mindestlohn, Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz: Der Jahreswechsel 2022/2023 bringt einige Neuerungen mit sich. Manche Gesetze wurden verlängert, einige werden in 2023 neu eingeführt. Wissen Sie, welche Gesetzesänderungen 2023 auf Unternehmen zukommen?

In diesem Artikel informieren wir Sie über alle wichtigen Änderungen und geben Ihnen Tipps, wie Sie sich jetzt schon darauf vorbereiten können.

• Pflegemindestlohn
• Arbeitsrecht: Allgemeiner gesetzlicher Mindestlohn
• Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
• Whistleblower Gesetz
• Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
• Elektronische unterstützte Betriebsprüfung (euBP)
• Arbeitnehmerfreizügigkeit
• Berufliche Weiterbildung während Kurzarbeit
• Datenschutz in der Schweiz
• Tarifvertrag

Pflegemindestlohn

Beschäftigte im Gesundheitswesen können sich freuen: In der Pflege soll der Mindestlohn bis Ende 2023 schrittweise angehoben werden. Nachdem die Sätze bereits im April 2022 angehoben wurden, tritt die zweite Erhöhung am 1. September 2022 in Kraft. Ab dann gelten die folgenden Sätze:

• 13,70 Euro für Pflegehilfskräfte (Pflegekräfte ohne Ausbildung)
• 14,60 Euro für qualifizierte Hilfskräfte (Pflegekräfte mit 1-2 jähriger Ausbildung)
• 17,10 Euro für Pflegefachkräfte

Für 2023 liegen dann die Sätze bei:

Davon betroffen werden 1,2 Millionen Deutsche sein, die derzeit in Pflegeeinrichtungen tätig sind.

Zudem schlug die Pflegekommission auch eine Erweiterung der Urlaubstage vor: Neben den gesetzlichen Urlaubstagen soll es für Angestellte in der Altenpflege mit 5-Tage Woche jeweils 9 extra Urlaubstage in 2023 und 2024 geben.

Arbeitsrecht: Allgemeiner gesetzlicher Mindestlohn

Anhebungen des gesetzlichen Mindestlohns gab es über die letzten Jahre immer wieder. Ab Oktober 2022 wird er dann bei 12 Euro liegen.

Auch im Jahr 2023 wird die Mindestlohnkommission wieder über eine Erhöhung beraten. Eine Anhebung des Mindestlohnes muss bis zum 30. Juni 2023 verabschiedet werden, diese wird dann allerdings erst in 2024 gelten.

Achtung: Arbeitgeber müssten bei einer Erhöhung des Mindestlohns die Gehälter ihrer Beschäftigten dementsprechend anpassen.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Ab 2023 brauchen Arbeitnehmer*innen im Falle einer Krankheit keine gelben Zettel mehr beim Arbeitgeber und der Krankenkasse abzugeben.

Wenn sich Mitarbeiter*innen ab dem 01. Januar 2023 krank melden, wird die Krankenkasse die Krankmeldung digitalisiert an den Arbeitgeber weiterleiten. Es reicht also aus, wenn Arbeitnehmer*innen dem Unternehmen telefonisch oder anderweitig Bescheid geben, dass sie erkrankt sind. 

Eigentlich sollte der Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung schon ab dem 1. Juli 2022 verpflichtend werden, Corona und Probleme in der Testphase haben die Einführung allerdings verzögert.

Wie bereiten sich Unternehmen darauf vor?

Arbeitgeber benötigen nun:

• ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm
• eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe
• oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem.

Whistleblower Gesetz

In Zukunft sollen Whistleblower, die Verstöße gegen geltendes EU-Recht melden, mehr Schutz genießen. Unternehmen sollen daher Kanäle einrichten, um die Meldung der Verstöße sicherzustellen.

Interne Meldestellen sollen aus diesem Grund für Unternehmen mit mehr als 250 Angestellten verpflichtend werden. Für Unternehmen mit mehr als 50 Angestellten soll es eine Übergangsfrist zur Einrichtung dieser Meldestellen geben. Ab dem 17. Dezember 2023 soll die Übergangsfrist in Kraft treten. 

Dies betrifft die Meldung von Verletzungen in den folgenden Bereichen: 

• Finanzdienstleistungen
• Produkt- und Verkehrssicherheit
• Umweltschutz, Lebensmittel etc. 

Verletzungen von unternehmensinterne Richtlinien sind ausgenommen, so z.B.:

• Reisekostenrichtlinien
• Gleitzeit Richtlinien
• Richtlinien zur betrieblichen Altersvorsorge

Wie können Unternehmen tätig werden? 

• Richten Sie ein interne Meldestelle ein.
• Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeiter*innen können sich eine Meldestelle mit anderen Unternehmen teilen.
• Gemeldet werden können Missstände telefonisch, schriftlich, persönlich oder innerhalb eines dafür eingerichteten Portals .

Achtung: Unternehmen müssen innerhalb von drei Monaten auf die Meldung reagieren und dem Hinweisgeber eine Rückmeldung geben.

Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz wurde bereits im Juni 2021 verabschiedet und wird ab dem 01. Januar 2023 für Unternehmen mit mehr als 3000 Mitarbeiter*innen; zum 1. Januar 2024 für Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeiter*innen in Kraft treten. Beim Lieferketten Gesetz soll es darum gehen, die Bedingungen aller Beteiligter an den Lieferketten zu verbessern. 

KMUs sind eher indirekt als Lieferanten von größeren Firmen von dem Gesetz betroffen. Für diese bietet sich der KMU Kompass an, um Nachhaltigkeitsrisiken zu entdecken. Auch ein CSR Risiko Check kann lohnenswert sein, um eine Einschätzung der lokalen Menschenrechtssituation vorzunehmen. 

Wie können Unternehmen aktiv werden?

• Indem Sie einen Verantwortlichen bestimmen, der die Sorgfaltspflichten im Auge behält.
• Eine Grundsatzerklärung zur Achtung der Menschenrechte aufsetzen.
• Risikoanalyse vornehmen: Lieferkette analysieren und sehen, in welchen Bereichen besondere Risiken bestehen.
• Risikomanagement einführen, um negative Auswirkungen auf die Menschenrechte zu vermeiden. Dieses sollte alle Risiken entlang der Lieferketten analysieren.
• Einen Beschwerdemechanismus einrichten.
• Öffentlich transparent sein und Bericht erstatten.

Elektronische unterstützte Betriebsprüfung (euBP)

Ab dem 1. Januar 2023 ist die euBP verpflichtend vorgeschrieben. Bei dieser geht es darum, digitalisierte Daten der Entgeltabrechnung im Rahmen einer Betriebsprüfung auszuwerten. Dies wird durch die Rentenversicherung alle vier Jahre durchgeführt.

Die Daten müssen in einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm übermittelt werden.

Dies hat die folgenden Auswirkungen auf Arbeitgeber: 

• Die Abrechnungssoftware muss angepasst werden.
• Ggfs. müssen zusätzliche Module der Abrechnungssoftware erworben werden.
• Nach Aussage der Deutschen Rentenversicherung ist der Personalaufwand allerdings minimal.

Arbeitnehmerfreizügigkeit

Beschäftigen Sie viele ausländische Arbeitnehmer*innen aus Albanien, dem Kosovo o.ä.? Arbeitnehmerfreizügigkeit, also das Recht sich Beruf, Arbeitsplatz und Ausbildungsstätte frei auszusuchen gilt für Deutsche, Menschen aus EU Staaten und dem EWR Raum gleichermaßen. 

Arbeitnehmer*innen aus Nicht-EU Staaten sind allerdings anderen Regelungen unterworfen, so benötigen sie einen Aufenthaltstitel, der der Zustimmung der Ausländerbehörde und der Bundesagentur für Arbeit bedarf. Bis zum 31. Dezember 2023 wurde nun die sogenannte Westbalkan Regelung verlängert: Diese gilt für Personen aus Albanien, Bosnien und Herzegowina, Kosovo, Republik Nordmazedonien, Montenegro und Serbien. 

Sie besagt, dass für Arbeitnehmer*innen aus diesen Ländern Zustimmungen mit Vorrangprüfung zur Ausübung jeder Beschäftigung erteilt werden können. Der Antrag auf die Aufenthaltserlaubnis muss dafür erstmalig bei einer deutschen Auslandsvertretung im jeweiligen Land gestellt werden. Zudem werden maximal jährlich 25.000 Zustimmungen erteilt. 

Achtung: Als Arbeitgeber sollten Sie einen Arbeitsvertrag unter Vorbehalt ausstellen. Dieser sollte erst nach der Visumserteilung starten.

Und: Nutzen Sie das beschleunigte Fachkräfteverfahren für sich. Dieses kann für Fachkräfte mit staatlich anerkannten Berufsqualifikationen initiiert werden.

Berufliche Weiterbildung während Kurzarbeit

Wenn Unternehmen ihren Angestellten während der Kurzarbeit eine berufliche Weiterbildung ermöglichen, sollen sie noch bis 31. Juli 2023 die Hälfte der Ausgaben durch die Sozialversicherungsbeiträge erstattet bekommen.

Voraussetzungen dafür sind: 

• Die Weiterbildung startet während der Kurzarbeit.
• Träger und Maßnahmen sind nach dem Sozialgesetzbuch zugelassen.
• Die Maßnahme entweder mehr als 120 Stunden dauert
• oder im Rahmen des Aufstiegsfortbildungsförderungsgesetz durchgeführt wird.

Bis zum 31. Juli 2023 gilt auch, dass die Lehrkosten für Weiterbildungen nach SBG III je nach Betriebsgröße zwischen 15 bis zu 100 Prozent erstattet werden.

Datenschutz in der Schweiz

Ab 1. September 2023 gilt in der Schweiz ein neues Datenschutzgesetz. Für Unternehmen bedeutet dies, dass mehr Pflichten auf sie zukommen, so insbesondere wenn Personendaten erhoben werden aber auch bei deren Verlust oder Missbrauch. 

Um welche Pflichten geht es genau? 

• Datenschutz durch ausreichende Technik soll sichergestellt werden.
• Verzeichnisse von Datenbearbeitungstätigkeiten sollen aufgesetzt werden.
• Meldepflicht bei einer Datensicherheitsverletzung an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten und die betroffende Person.
• In bestimmten Fällen soll eine Folgenabschätzung vorgenommen werden, um die Personendaten besonders zu schützen.
• Informationspflicht bei der Datenerhebung; wenn diese ins Ausland transferiert werden die Nennung des Staates, in welche sie transferiert werden.
• Informationspflicht, wenn mit Algorithmen eine Entscheidung bzgl. der Daten einer Person getroffen wird.

Unternehmen haben noch bis September 2023 Zeit, um ihre Prozesse darauf anzupassen. Von diesem Gesetz sind übrigens nicht nur Großunternehmen, sondern auch KMUs betroffen.  

Wie können sich Unternehmen darauf vorbereiten? 

• Indem Sie eine Bestandsaufnahme vornehmen, wie Personendaten derzeit im Unternehmen bearbeitet werden.
• Im Zuge einer Risikobewertung schauen, welche Anpassungen vorgenommen werden müssen.
• Einen IST und SOLL Vergleich machen.

Und: Eine rechtzeitige Vorbereitung wird empfohlen, da es keine Übergangsvorschriften geben wird.

Tarifvertrag

Ab 1. Januar 2023 starten die Tarifverhandlungen des öffentlichen Dienstes, in denen es insbesondere um die Gehälter von 2,8 Millionen Beschäftigten gehen soll. Davon sind u.a. die folgenden öffentlichen Institutionen betroffen:

• Öffentlicher Dienst Bund und Gemeinden,
• Versorgungsbetriebe
• Bundesagentur für Arbeit
• Deutsche Rentenversicherung Bund
• Arbeitgeberverband der gesetzlichen Rentenversicherung
• Knappschaft-Bahn-See

Mitarbeiter*innen des öffentlichen Dienstes bei Bund und Kommunen dürfen also gespannt sein.