HR Core: die Kernfunktionen einer HR Software

HR Core umfasst die HR-Kernfunktionen im Personalmanagement. Um diese Kernaufgaben effizient und erfolgreich umsetzen zu können, setzen viele Unternehmen mittlerweile auf sogenannte HR Core Software. Hierbei handelt es sich um Softwarelösungen, die das Personalwesen bei der Bewältigung ihrer Kernaufgaben unterstützt.

Sie interessieren sich für ein solches System, sind aber noch unsicher, ob es das richtige für Sie und Ihr Unternehmen ist? In diesem Blog helfen wir Ihnen, einen Überblick über Aufgaben von HR Core sowie die Hauptfunktionen und Vorteile von HR-Core-Systemen zu finden.

Key Facts

1. Core HR umfasst alle HR-Kernfunktionen des Personalmanagements, die für die Verwaltung der Mitarbeitenden eines Unternehmens notwendig sind.
2. Die Kernfunktionen von HR schließen Aufgaben wie Personalbeschaffung, Onboarding, Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Talentmanagement, Mitarbeiterbeziehungen und Compliance-Management ab.
3. HR-Core-Systeme automatisieren und digitalisieren zentrale HR-Prozesse, verbessern die Effizienz, reduzieren Fehler und unterstützen die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften.

• Definition von Core HR
• Was sind die HR-Kernaufgaben?
• HR Core System – Was ist das?
• Vorteile von HR-Core-Systemen
• Welches HR Core System ist für mein Unternehmen geeignet?

Definition von Core HR

Was bedeutet HR Core?

Unter Core HR (Abkürzung für Core Human Resources) werden alle Kernfunktionen des Personalmanagements zusammengefasst. Der Begriff Core HR umfasst somit alle zentralen HR-Prozesse und grundlegenden HR-Aufgaben, die für das Personalmanagement eines Unternehmens notwendig sind.

Begriffsbedeutung

„Core“ ist Englisch und bedeutet in diesem Zusammenhang „Kernfunktionen“. Durch die Übersetzung wird also sofort deutlich, dass es um HR-Kernprozesse geht.

Was sind die HR-Kernaufgaben, die von HR Core Software übernommen werden können?

HR Core Software und HR-Aufgaben

Um zu verstehen, wofür eine HR Core Software benötigt wird, schauen wir uns zunächst die Kernfunktionen der Personalabteilung an.

Personalbeschaffung und -einstellung

Eine der Hauptaufgaben der Personalabteilung ist die Rekrutierung und Einstellung von Personal für das Unternehmen. Zu diesem Personalprozess gehören viele weitere Aufgaben und Funktionen, wie z. B.:

Personalbedarf feststellen

HR-Teams beschäftigen sich daher beispielsweise mit der Ermittlung des aktuellen Personalbedarfs im Unternehmen. Wo wird Personal benötigt? Hat das Unternehmen Budget für eine weitere Stelle?

Stellenausschreibungen schalten

Darüber hinaus ist die Personalabteilung auch für die Schaltung von Anzeigen und Stellenausschreibungen online und offline oder für die Verwaltung von z. B. Karriereseiten zuständig. In diesem Zusammenhang beschäftigt sich die Personalabteilung auch damit, wo geeignete Kandidat*innen gefunden werden können und wie diese angesprochen werden müssen.

Bewerberauswahl

Darüber hinaus ist das HR-Team für die Auswahl der geeigneten Bewerber*innen verantwortlich. Die HR-Abteilung führt in der Regel den Bewerbungsprozess und auch die Vorstellungsgespräche. Dies oft in enger Zusammenarbeit und Abstimmung mit der Geschäftsführung des Unternehmens.

Onboarding

Die Personalabteilung führt auch neue Mitarbeitende durch den Einstellungsprozess. Ein gutes Onboarding ist das A und O für zufriedene Mitarbeiter*innen und eine geringe Fluktuationsrate. Dieser Prozess wird häufig unterschätzt. Studien zeigen immer wieder, dass sich neue Mitarbeiter*innen nicht gut oder gar nicht eingearbeitet fühlen. Die Studie von Softgarden zeigt beispielsweise, dass fast 1/4 der Mitarbeitenden in den ersten 100 Tage im neuen Unternehmen kündigen, weil der Eingliederungsprozess so schlecht war.

Offboarding

Schließlich kümmert sich die HR-Abteilung auch um alle Aufgaben, die rund um Kündigung eines Mitarbeitenden entstehen.

Gehalts- und Lohnabrechnung

Eine weitere wichtige Aufgabe der HR-Kernfunktionen ist natürlich die Gehaltsabrechnung. Die HR-Abteilung sorgt dafür, dass die Belegschaft die richtige Summe zum richtigen Zeitpunkt auf das richtige Konto bekommt.

Zu den Aufgaben in diesem Bereich gehören u. a.:

• Zeiterfassung
• Berechnung und Erstellung der Gehälter
• Auszahlung der Gehälter
• Berechnung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen

Verwaltung der Mitarbeiterdaten – HR-Daten

Eine weitere Funktion von Core HR ist die Verwaltung der Personaldaten. In diesen Bereich fällt also die Speicherung, Aktualisierung und Nutzung personenbezogener Daten von Beschäftigten geregelt.

Talentmanagement

Das Talentmanagement ist eine der Kernfunktionen von Core HR. Die HR-Teams suchen aktiv nach geeigneten Talenten für das Unternehmen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels und für ein erfolgreiches und leistungsfähiges Unternehmen sind gute Mitarbeitende unerlässlich. Es geht also nicht nur darum, Stellen auszuschreiben, sondern zu überlegen, wo und wie die besten Talente für das Unternehmen gewonnen werden können. Darüber hinaus gehört in diesen Bereich auch die Talentförderung. Das bedeutet, dass Mitarbeiter*innen aktiv in ihren Fähigkeiten und Kompetenzen beispielsweise durch Fortbildungen oder Schulungen gefördert werden.

Mitarbeiterbeziehungen

Die Beziehungen der Mitarbeiter*innen (auch Employee Relations genannt) untereinander sind enorm wichtig für den Erfolg eines Unternehmens. Eine der zentralen Aufgaben im Core HR ist es, positive Mitarbeiterbeziehungen zu fördern.

Compliance Management

Compliance Management im Personalwesen ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen alle relevanten gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllt. Unter das Compliance-Management fallen Prozesse und Maßnahme, die darauf abzielen, rechtliche Risiken zu minimieren und ethische Standards einzuhalten.

HR Core System – Was ist das?

Im Zusammenhang mit der Digitalisierung bezieht sich Core HR immer mehr auf digitale Lösungen, also sogenannte HR Core Systems, mit denen die Kernaufgaben und Funktionen von HR Core effizienter und automatisiert abgewickelt werden.

Was ist ein HR Core System?

HR-Core-Systeme werden auch Human Resource Information System (HRIS) oder Human Resource Management (HRM) Systeme genannt. Häufig finden sie sich auch unter den Begriffen HR-Software oder HR-Lösungen.

Automatisierung der Prozesse

Es handelt sich hierbei um Softwarelösungen, die die zentralen HR-Prozesse, das Core HR also, automatisiert und digitalisiert. Die HR-Abteilung wird also durch HR-Lösungen in ihrer Arbeit unterstützt. Ziel von HR-Core-Systemen ist das effizientere und effektivere in der Personalabteilung.

Was sind die HR-Kernfunktionen von einem HR Core System?

Es gibt sehr viele unterschiedliche Softwarelösungen auf dem Markt. Bei HR-Core-Systemen stehen jedoch folgende HR-Kernfunktionen im Vordergrund:

Funktionen von HR Core Software

• Verwaltung von Personalinformationen: Die Software hilft Ihnen, Daten von Mitarbeiter*innen zu speichern und problemlos zu verwalten. Alle Daten finden sich zentral und übersichtlich an einem Ort. Zu den relevanten Daten gehören bspw. Name, Adresse, Kontaktdaten, Eintrittsdatum, Gehaltsinformationen etc.
• Zeiterfassung: Viele Tools erfassen automatisch Arbeitszeiten. Auch Abwesenheiten, wie Urlaub oder Krankheit, lassen sich hier einfach verwalten. Das geht beispielsweise über sogenannte Self Service Portale, auf welche Mitarbeitende selbstständig zugreifen und bspw. eine Krankmeldung direkt über die Software einreichen können.
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Mit HR-Core-Systemen ist die Gehalts- und Lohnabrechnung keine mühevolle Sache, wo jeder Posten einzeln berechnet werden muss. Die HR-Software berechnet alles automatisch. Auch die Auszahlung von Löhnen kann mit Berechnung und Auszahlung von Löhnen und Gehältern.
• Compliance: Die Softwares werden regelmäßig aktualisiert und sind stets auf dem neuesten Stand, was Arbeitsgesetze oder andere wichtige Gesetze für Ihr Unternehmen, wie Datenschutzregelungen sind. HR-Core-Systeme helfen Ihnen, diese Regelungen und Vorschriften einzuhalten.
• Reporting und Analytics: Das Schöne an HR-Softwarelösungen ist, dass sie eine Vielzahl von Analysen und Berichten ermöglichen. Die daraus gewonnenen Daten helfen der Personalabteilung enorm bei der Entscheidungsfindung, bei der Verbesserung bestimmter Bereiche ihrer Kernaufgaben (z. B. Mitarbeiterzufriedenheit oder Mitarbeiterperformance) und damit insgesamt bei der Steigerung der Produktivität Ihres Unternehmens.