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Vorstellungsgespräch vorbereiten und durchführen: So geht’s

Vorstellungsgespräch

Zu wissen, wie man ein Vorstellungsgespräch führt, ist für einen erfolgreichen Einstellungsprozess unerlässlich. Wenn Sie im Unternehmen für das Recruiting verantwortlich sind, ist die richtige Vorbereitung von entscheidender Bedeutung.

Wissen Sie, welche Art von Fragen gestellt oder vermieden werden sollten? Wie genau bereiten Sie sich als Personalverantwortliche*r auf ein Vorstellungsgespräch vor? Was gibt es zu beachten? In diesem Artikel beantworten wir Ihre Fragen und helfen Ihnen bei der erfolgreichen Vorbereitung und Durchführung.

Checkliste Vorstellungsgespräche

Die richtige Vorbereitung

Der Prozess der Personalbeschaffung und -auswahl kann einer der schwierigsten HR-Prozesse in einem Unternehmen sein.

Bevor der Bewerber durch die Tür kommt, sollten Sie sich ausreichend Zeit für die Vorbereitung des Gesprächs nehmen. Wie können Sie Ihre Unternehmenskultur und Ihre Werte am besten vermitteln? Welche Fähigkeiten sind für die zu besetzende Stelle und die Aufgaben am nützlichsten?

Vor dem Vorstellungsgespräch müssen Sie sich darauf vorbereiten, eine detaillierte Bewertung der Bewerbenden vorzunehmen. Eine angemessene Vorbereitung gewährleistet, dass das Gespräch so strukturiert ist, dass Sie alle relevanten Informationen sammeln können, die für die Beurteilung der Bewerber*innen erforderlich sind.

Merke: Wenn Sie ein Vorstellungsgespräch führen, können Sie einschätzen, ob Bewerbende gut ins Team passen. Vergessen Sie aber nicht, dass während des Vorstellungsgesprächs auch Ihr Unternehmen bewerten wird.

Unsere Tipps:

Studieren Sie den Lebenslauf des Bewerbers: Machen Sie sich mit dem Werdegang und Hintergrund des Bewerbenden vertraut. Die Verwendung eines anonymen Lebenslaufs kann eine Möglichkeit sein, den Einfluss unbewusster Voreingenommenheiten zu begrenzen. Viele allgemeine Fragen lassen sich oft schon mit einem kurzen Blick in den Lebenslauf beantworten. Wenn Sie mit diesem Wissen an den Start gehen, können Sie das Gespräch nutzen, um die Fähigkeiten und Fertigkeiten der Bewerbenden wirklich zu vertiefen.

Bereiten Sie rollenspezifische Fragen vor: Es ist wichtig, eine Liste mit klaren und gezielten Fragen zu erstellen, die Sie Ihren Bewerber*innen stellen werden. Dies ist vor allem dann von Vorteil, wenn Sie mit mehreren Personen Gespräche führen. Allerdings ist es sinnvoll, die Fragen zu personalisieren und auf die Stellenbeschreibung abzustimmen. 

Die erfolgreiche Durchführung

Auch wenn Sie ein Veteran im Führen von Vorstellungsgesprächen sind, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie den richtigen Prozess einhalten.

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Punkte für die erfolgreiche Durchführung des Vorstellungsgesprächs:

Phase 1

1. Stellen Sie sich vor und geben Sie die Richtung an

Der erste Eindruck ist entscheidend. Stellen Sie sich vor und begrüßen Sie die Bewerber*innen respektvoll. Nehmen Sie Ihrem Gegenüber einen großen Teil der Anspannung ab, die er oder sie vielleicht empfindet. Erzählen Sie ein wenig über sich selbst und fragen Sie beispielsweise, wie die Anreise war. Das wird helfen, das Eis zu brechen.

Achten Sie auch darauf, dass der Raum für das Vorstellungsgespräch frei von jeglichen Ablenkungen ist, damit Sie sich beide auf das Gespräch konzentrieren können. Wenn das Vorstellungsgespräch virtuell stattfindet, sollten Sie darauf achten, dass Sie einen ordentlichen Hintergrund und genügend Ruhe für die Unterhaltung haben.

2. Erklären Sie den Ablauf des Vorstellungsgesprächs

Beschreiben Sie Ihrem Gegenüber, was er oder sie von dem Gespräch erwarten kann und wie lange es voraussichtlich dauern wird. Dies hilft, das Gespräch zu organisieren und sowohl für Sie als auch für Bewerbende klare Ziele zu setzen.

3. Stellen Sie das Unternehmen und die ausgeschriebene Stelle vor

Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit für die Vorstellung des Unternehmens. Informieren Sie Ihr Gegenüber darüber, was Sie tun, was Ihre Tätigkeit beinhaltet und welche Stelle zu besetzen ist.

Versuchen Sie, eine gute Beschreibung des Unternehmens, der Unternehmenskultur und der Rolle zu geben. Dies ist Ihre Chance, die Bewerbenden zu überzeugen und das Interesse an der Stelle zu wecken.

Phase 2

4. Beginnen Sie mit den allgemeinen Fragen, die Sie vorbereitet haben

Die Art der Fragen, die Sie stellen, spielt eine der wichtigsten Rollen im Einstellungsprozess. Es ist wichtig, nach dem Interesse der Bewerber*innen an der Stelle zu fragen. Denken Sie daran, Ihre Fragen zu variieren, zwischen verhaltensbezogenen und situationsbezogenen Fragen.

Mit Fragen, die nur mit „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden können, lernen Sie Bewerber*innen nicht kennen. Achten Sie darauf, dass Sie sich auf Fragen mit offenem Ende konzentrieren, die es dem Bewerber ermöglichen, sich zu profilieren.

5. Vertiefen Sie das Gespräch

Vertiefen Sie das Gespräch mit weiteren Fragen, die sich auf die bisherigen Antworten der Bewerber*in beziehen. Dabei kann es sich um Fragen handeln, die Sie vielleicht schon vorbereitet haben, oder um solche, die Ihnen spontan einfallen.

Hören Sie aufmerksam zu, damit Sie Folgefragen stellen können, die sich auf das vorher gesagte beziehen. Achten Sie auch auf einen guten Augenkontakt. Dieses Verhalten und diese Aufmerksamkeit zeigen, dass Sie das Gespräch ernst nehmen und vor allem, dass Sie sich wirklich für Ihr Gegenüber interessieren.

6. Geben Sie Ihrem Gegenüber die Möglichkeit, Fragen zu stellen 

Vergessen Sie nicht, dass die Bewerbenden Fragen zu Ihrem Unternehmen oder der Stelle haben. Planen Sie Zeit ein, damit Bewerbende alles fragen können, was ihnen hilft, sich in Bezug auf die Stelle sicherer zu fühlen.

Es ist auch eine wichtige Gelegenheit für Sie, herauszufinden, wie sehr sich Ihr Gegenüber für das Unternehmen interessiert und ob er oder sie gut in das Unternehmen passen würde.

Phase 3

7. Erklären Sie die nächsten Schritte 

Alles ist besprochen und gesagt worden… was nun? Wenn Sie alle erforderlichen Informationen haben und sowohl Sie selbst, als auch Ihr Gegenüber mit dem Gespräch zufrieden sind, ist es an der Zeit, die nächsten Schritte des Prozesses zu erläutern.

Geben Sie an, wie lange es dauern wird, bis Rückmeldung von Ihrer Seite kommt. Erklären Sie, was der nächste Schritt sein wird, wenn er oder sie im Vorstellungsgespräch weiterkommt, sobald die Stelle besetzt ist, und so weiter.

Denken Sie daran, dass es weder rücksichtsvoll noch professionell ist, Bewerber*innen in der Luft hängen zu lassen. Es wirft ein schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen und schadet Ihrer Employer Brand. Wenn Sie viele Bewerber*innen haben, können Sie ein Bewerbermanagementsystem verwenden, um den Überblick zu behalten.

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8. Beenden Sie das Vorstellungsgespräch

Die Art und Weise, wie Sie das Vorstellungsgespräch abschließen, ist genauso wichtig wie die Art, wie Sie es beginnen. Sie wollen den Bewerbenden Ihre Wertschätzung dafür zeigen, dass sie gekommen sind und sich für die Stelle interessiert haben.

Danken Sie ihnen für ihre Zeit. Unabhängig davon, wie Ihre abschließende Meinung über die Bewerbenden ausfällt, ist es immer gut, sie mit einem positiven Gefühl zu verlassen. Die Art und Weise, wie Sie Bewerber*innen verabschieden, trägt dazu bei, dass ein positiver Eindruck von Ihnen und Ihrem Unternehmen zurückbleibt.

Optimieren Sie Ihren Bewerbungsprozess

Unabhängig davon, welchen Mitarbeiter*innen Sie am Ende ein Stellenangebot schicken, sollten Sie den Bewerbungsprozess für jede Person optimieren. Mithilfe einer Software für die Personalbeschaffung können Sie sich einen Überblick über alle Kandidat*innen verschaffen, die sich derzeit für verschiedene Positionen in der Pipeline befinden.

Die Software liefert auch wichtige Kennzahlen, die Aufschluss darüber geben, ob Sie extern rekrutieren oder intern befördern müssen und ob Sie Probleme mit Unter- oder Überbesetzung haben.

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Dieser Artikel ist auch in folgenden Sprachen verfügbar: English US

Schreibtalent, HR-Fan und Trend-Spürnase - das ist unsere Autorin Nicole Steffgen. Sie ist Teil des Content Marketing Teams bei Factorial. Was ihren Content so besonders macht? Ihre Leidenschaft für HR und ihr Fokus auf den Menschen einer Organisation.

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