Die Personalbeschaffung ist eine der wichtigsten HR Aufgaben. Denn passende Mitarbeitende sind der Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens!
In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen die Aufgaben der Personalbeschaffung auf, erklären den Unterschied zwischen interner und externer Personalbeschaffung und geben konkrete Tipps.
Key Facts
- Personalbeschaffung zielt darauf ab, die richtigen Talente für bestimmte Rollen einzustellen. Dabei werden Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen für die jeweiligen Positionen genau unter die Lupe genommen.
- Mit dem passenden Personal sind Unternehmen gegenüber der Konkurrenz einen Schritt voraus. Daraus resultiert also ein Marktvorteil.
- Bei interner Personalbeschaffung werden Kandidat*innen aus dem bestehenden Mitarbeiterpool des Unternehmens herausgesucht. Externe Personalbeschaffung auf der anderen Seite bedeutet, dass Personen extern angesprochen und rekrutiert werden, um eine Position im Unternehmen zu besetzen.
- Was ist das Ziel der Personalbeschaffung?
- Personalbeschaffung intern vs. extern
- Aufgaben im Rahmen der Personalbeschaffung
- Tipps für die externe Personalbeschaffung
- Personalbeschaffung als Wachstumsfaktor
Was ist das Ziel der Personalbeschaffung?
Das Ziel der Personalbeschaffung ist klar: Die bestmögliche Person soll gefunden und idealerweise so schnell wie möglich eingestellt werden. Dabei spielen nicht nur Fähigkeiten und Qualifikationen eine Rolle, sondern durchaus auch die Persönlichkeit. Immerhin soll das Personal, das Sie einstellen, ja auch in Ihr Team passen und sich dort wohlfühlen.
Deswegen müssen Recruiter*innen bei der Rekrutierung von neuen Teammitgliedern immer auf die richtige Mischung aus Talent, Kompetenz und Eignung schauen. Dabei muss ein professioneller Prozess geschaffen werden: von der Rollen- und Arbeitsplatzbeschreibung bis hin zur finalen Einstellung.
Das Gute dabei: Es gibt verschiedene Personalbeschaffungsmöglichkeiten. Aber natürlich müssen diese auch alle beherrscht werden, um letztendlich die besten Kandidat*innen einzustellen.
Warum ist das so wichtig? Weil Ihre Angestellten Ihre wichtigste Ressource sind. Ein gutes Team hebt Sie vom Rest ab und hilft Ihrem Unternehmen, zu wachsen.
Gerade deswegen sollten Sie dem Recruiting auch genügend Aufmerksamkeit schenken. Zeit und Budget in ein gutes Team zu stecken, ist nie eine Verschwendung.
Eine Bewerbermanagement Software wie die von Factorial kann Ihnen allerdings dabei helfen, diese wichtigen Ressourcen optimal einzusetzen und letztendlich zu sparen.
Personalbeschaffung intern vs. extern
Die Entscheidung, ob die Personalbeschaffung intern oder extern durchgeführt wird, hängt ganz von der Rolle und dem vorhandenen Talent im Team ab. Aber was ist überhaupt genau mit interner und externer Personalbeschaffung gemeint?
- Interne Personalbeschaffung bedeutet, potenzielle Kandidat*innen aus dem bestehenden Mitarbeiterpool des Unternehmens zu rekrutieren.
- Externe Personalbeschaffung hingegen bedeutet, dass Personen extern angesprochen und rekrutiert werden, um eine Position im Unternehmen zu besetzen.
Das interne Recruiting kann eine schnelle Lösung für die Besetzung neuer Stellen sein. Es bietet dem Unternehmen die Chance, bei der Suche nach qualifizierten Bewerber*innen auf den bereits vorhandenen Mitarbeiterpool zurückzugreifen. Das ist natürlich oftmals schneller und kostengünstiger als die externe Variante.
Außerdem werden loyale Mitarbeitende belohnt: Sie können in der Regel bevorzugt für neue Positionen berücksichtigt werden.
Auf der anderen Seite hat der externe Weg der Personalbeschaffung den Vorteil, frischen Wind ins Unternehmen zu bringen. So kann von innovativen Ideen und neuen Sichtweisen profitiert werden. Zudem können neue Kontakte geknüpft und Netzwerke erweitert werden.
Allerdings ist die externe Personalbeschaffung meist mit höheren Kosten verbunden als beim internen Rekrutieren.
Wichtig: Unabhängig davon, welchen Weg Sie wählen – ob intern oder extern: Sie müssen einen proaktiven Ansatz verfolgen und die richtigen Personen ansprechen und überzeugen (Stichwort: Employer Branding!). Nur so haben Sie langfristig Erfolg bei der Personalgewinnung!
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Aufgaben im Rahmen der Personalbeschaffung
Im Rahmen der Personalbeschaffung gibt es verschiedene Prozesse, die durchgeführt werden, um qualifizierte Mitarbeitende zu finden und einzustellen.
Wir haben Ihnen einige der wichtigsten Aufgaben der Personalbeschaffung zusammengefasst:
Personalbedarfsplanung
Die Personalbeschaffung beginnt mit der Analyse des Personalbedarfs einer Organisation. Dabei wird ermittelt, wie viele und vor allem welche Mitarbeitenden mit welcher Qualifikation benötigt werden, um die Ziele zu erreichen und die Arbeitsbelastung zu bewältigen.
Stellenausschreibung
Nachdem der Personalbedarf identifiziert wurde, werden Stellenausschreibungen erstellt und veröffentlicht, um potenzielle Bewerber*innen anzusprechen. In den Stellenausschreibungen werden die Anforderungen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Stelle klar definiert.
Bewerbersuche
Der nächste Schritt ist nun die Suche nach geeigneten Bewerber*innen, die den Anforderungen der offenen Stellen entsprechen. Geeignete Beispiele der Personalbeschaffung sind dafür interne Ausschreibungen, die Nutzung von Online-Jobbörsen, Social-Media-Plattformen, Personalvermittlungsagenturen oder die direkte Ansprache von Kandidat*innen.
Bewerberauswahl
Die Auswahl der Bewerber*innen erfolgt anhand verschiedener Methoden wie Lebenslauf-Screening, Bewerbungsgesprächen, Assessment-Centern, Referenzprüfungen und gegebenenfalls psychometrischen Tests. Teil davon kann auch ein Background Check der Kandidat*innen sein. Das Ziel ist es, die am besten geeigneten Kandidat*innen für die offenen Stellen auszuwählen.
Einstellung und Vertragsverhandlung
Nachdem die besten Kandidat*innen identifiziert wurden, werden ihnen Stellenangebote gemacht. In diesem Schritt werden die Gehalts- und Vertragsbedingungen verhandelt und die endgültige Einstellung der ausgewählten Bewerber*innen erfolgt.
Onboarding
Sobald die neuen Beschäftigten offiziell eingesetllt sind, erfolgt das Onboarding, um sie in das Unternehmen zu integrieren. Teil davon sind die Einführung in die Unternehmenskultur, die Vorstellung der Arbeitsabläufe, Schulungen und die Zuweisung von Aufgaben.
Das Onboarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag in Form von Ablaufplänen zur ersten Arbeitswoche, Mails mit Hilfestellungen und anderen Aufmerksamkeiten des Unternehmens.
Wie die Haufe Onboarding-Studie 2023 zeigt, verzeichnet über ein Drittel der Arbeitgeber Kündigungen vor dem ersten Arbeitstag. Deshalb ist besonders diese erste Phase von besonderer Wichtigkeit.
Also, der erste Eindruck zählt: Um diesen Schritt so effizient wie möglich für beide Seiten zu gestalten, können Sie eine Onboarding Software verwenden.
Die Personalbeschaffung umfasst auch Maßnahmen zur langfristigen Bindung von Mitarbeitenden, wie z.B. die Entwicklung von Karriereplänen, Schulungs- und Weiterbildungsprogramme, Mitarbeiterengagement-Initiativen und Leistungsbeurteilungen.
Diese Aufgaben sind in der Regel kontinuierliche Prozesse, da Firmen ständig neue Beschäftigte einstellen und bereits bestehende Mitarbeitende ersetzen oder befördern müssen.
Die Personalbeschaffung steht in engem Zusammenhang mit anderen HR-Bereichen wie dem Talentmanagement, der Personalentwicklung und dem Employer Branding. Es ist daher unerlässlich, dass diese Bereiche aufeinander abgestimmt sind, um hoch qualifizierte Beschäftigte zu rekrutieren, zu entwickeln und langfristig an das Unternehmen zu binden.
Tipps für die externe Personalbeschaffung
Hier sind einige Tipps für die externe Personalbeschaffung, um qualifizierte Kandidat*innen von außerhalb der Organisation zu gewinnen:
1. Definieren Sie klare Anforderungen
Bevor Sie mit der externen Personalbeschaffung beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie die Anforderungen der offenen Stelle genau verstehen. Klären Sie die erforderlichen Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen, um gezielt nach den Kandidat*innen zu suchen, die diese Kriterien erfüllen.
2. Nutzen Sie verschiedene Rekrutierungskanäle
Verwenden Sie eine Vielzahl von Rekrutierungskanälen, um Ihre Stellenangebote zu verbreiten und potenzielle Bewerber*innen anzusprechen. Dazu gehören Online-Jobbörsen, soziale Netzwerke, Unternehmenswebseiten, Branchenverbände, Personalvermittlungsagenturen und berufliche Netzwerke.
3. Optimieren Sie Ihre Stellenanzeigen
Schreiben Sie überzeugende Stellenanzeigen, die klar und präzise die Anforderungen und Vorteile der Stelle kommunizieren. Verwenden Sie Schlüsselwörter, um die Sichtbarkeit der Anzeige in Suchmaschinen zu verbessern, und stellen Sie sicher, dass die Anzeige auf verschiedenen Geräten gut lesbar ist.
4. Aktives Sourcing
Suchen Sie proaktiv nach Kandidat*innen, indem Sie deren Profile auf beruflichen Netzwerken wie LinkedIn durchsuchen oder gezielt nach bestimmten Fähigkeiten und Qualifikationen suchen. Treten Sie mit potenziellen Kandidat*innen in Kontakt und zeigen Sie Interesse an ihrem beruflichen Werdegang.
5. Employer Branding
Investieren Sie in Ihr Employer Branding, um potenzielle Bewerber*innen anzusprechen. Präsentieren Sie Ihr Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber und betonen Sie die Vorteile, die Ihre Organisation bietet, wie z. B. Karrieremöglichkeiten, Unternehmenskultur, Work-Life-Balance und Weiterbildungsmaßnahmen.
6. Aktive Teilnahme an Veranstaltungen
Nehmen Sie an berufsbezogenen Veranstaltungen, Jobmessen, Karrieretagen oder Branchenkongressen teil. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, persönlich mit potenziellen Kandidat*innen in Kontakt zu treten, Fragen zu beantworten und Ihr Unternehmen zu präsentieren.
7. Employee Referral Programme
Implementieren Sie ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm, um Ihre Beschäftigten zur Mitarbeitersuche zu ermutigen. Bieten Sie Anreize für erfolgreiche Empfehlungen und nutzen Sie das Netzwerk Ihrer bestehenden Arbeitnehmenden, um hochwertige Kandidat*innen zu finden.
8. Effiziente Bewerberauswahl
Führen Sie eine strukturierte und effektive Bewerberauswahl durch, um die besten Kandidat*innen zu identifizieren. Verwenden Sie geeignete Screening-Methoden wie Lebenslauf-Screening, Telefoninterviews oder technische Tests, um den Bewerberpool zu verengen, bevor Sie persönliche Vorstellungsgespräche durchführen.
9. Schnelle und transparente Kommunikation
Halten Sie die Kommunikation mit den Bewerber*innen während des gesamten Prozesses transparent und zeitnah. Informieren Sie die Kandidat*innen über den Stand ihrer Bewerbung und bieten Sie regelmäßige Updates, um das Bewerbererlebnis positiv zu gestalten.
10. Evaluieren Sie den Erfolg
Überprüfen Sie regelmäßig Ihre externen Personalbeschaffungsstrategien und -taktiken, um herauszufinden, was funktioniert und was verbessert werden kann.
Analysieren Sie Metriken wie die Qualifikationen der Bewerber*innen, die Zeit bis zur Einstellung und die Kosten pro Einstellung, um Ihre Strategien anzupassen und kontinuierlich zu verbessern.
Diese Tipps können Ihnen helfen, qualifizierte externe Talente anzusprechen und erfolgreich für Ihr Unternehmen zu gewinnen.
Personalbeschaffung als Wachstumsfaktor
Personalbeschaffung ist letztendlich einer der wichtigsten Prozesse in Ihrem Unternehmen. Sie brauchen geeignete Mitarbeitende, um Ihren Personalbedarf zu decken, Ihre Unternehmensziele zu erreichen und Ihr Unternehmen wachsen zu lassen. Das Schwierige dabei ist, diesen Bedarf rechtzeitig zu identifizieren, die Profile und Stellen richtig zu beschreiben und die passenden Leute zu finden und einzustellen.
Ein effektiver Personalbeschaffungsprozess beinhaltet daher die folgenden Aspekte:
- klare Definition der Anforderungen,
- die Nutzung verschiedener Rekrutierungskanäle,
- das aktive Sourcing potenzieller Kandidat*innen und
- ein überzeugendes Employer Branding.
Eine übergeordnete Rolle stellt dabei die Candidate Experience dar: Unternehmen sollten einen reibungslosen Bewerbungs- und Auswahlprozess bieten, um das Bewerbererlebnis zu verbessern und talentierte Bewerber*innen zu gewinnen.
Kurzer Überblick
Welche Arten von Personalbeschaffung gibt es?
Es gibt externe Personalbeschaffung (über klassische Jobportale, die eigene Karriereseite, soziale Netzwerke etc.) und interne Personalbeschaffung (über den unternehmenseigenen Talentpool).
Wie kann ich Personal beschaffen?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Personal zu beschaffen. Entweder durch Beförderungen oder passende Profile in den eigenen Reihen oder über Jobplattformen o. Ä. In beiden Fällen besteht die Personalbeschaffung aus klarer Definition der Anforderungen, der Nutzung verschiedener Rekrutierungskanäle, dem aktiven Sourcing potenzieller Kandidat*innen und aus überzeugendem Employer Branding.
Was ist das Ziel der Personalbeschaffung?
Das Ziel besteht darin, die richtigen Talente mit den erforderlichen Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen für die jeweiligen Positionen zu definieren, zu suchen und zu finden.
