Die Personalbeschaffung ist eine der wichtigsten HR Aufgaben. Denn passende Mitarbeitende sind der Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens!
In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen die Aufgaben der Personalbeschaffung auf, erklären den Unterschied zwischen interner und externer Personalbeschaffung und geben konkrete Tipps.
Keyfacts
- Das Ziel der Personalbeschaffung besteht darin, die richtigen Talente mit den erforderlichen Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen für die jeweiligen Positionen zu identifizieren und einzustellen.
- Mit dem passenden Personal können Unternehmen sich gegen Wettbewerb durchsetzen und sich einen Vorteil im Markt verschaffen.
- Interne Personalbeschaffung meint, potenzielle Kandidat*innen aus dem bestehenden Mitarbeiterpool des Unternehmens zu rekrutieren. Externe Personalbeschaffung hingegen bedeutet, dass Personen extern angesprochen und rekrutiert werden, um eine Position im Unternehmen zu besetzen.
- Was ist das Ziel der Personalbeschaffung?
- Personalbeschaffung intern vs. extern
- Aufgaben im Rahmen der Personalbeschaffung
- Tipps für die externe Personalbeschaffung
- Fazit
Was ist das Ziel der Personalbeschaffung?
Das Ziel der Personalbeschaffung besteht darin, die bestmögliche Person für eine zu besetzende Position zu finden und zu gewinnen. Verantwortliche in diesem Bereich müssen außerdem auf der Suche nach Kandidat*innen sein, die aufgrund ihrer Persönlichkeit in das bestehende Team passen und dazu beitragen können, dass ein harmonisches Arbeitsumfeld besteht.
Unternehmen sollten daher ein klares Ziel vor Augen haben, wenn es um die Rekrutierung neuer Beschäftigten geht: Sie müssen die richtige Mischung aus Talent, Kompetenz und Eignung finden. Es ist wichtig, einen professionellen Ansatz zu verfolgen und geeignete Bewerber*innen gründlich zu prüfen – von der Beschreibung des Arbeitsplatzes bis hin zur endgültigen Entscheidung.
Hierbei gibt es verschiedene Personalbeschaffungsmöglichkeiten. Nur durch eine erfolgreiche Umsetzung dieser Ansätze kann man sicherstellen, dass man am Ende wirklich den oder die bestmöglichen Kandidat*in für die Position hat.
Hinweis: Mit dem richtigen Personal können Unternehmen sich gegen Wettbewerb durchsetzen und sich einen Vorteil im Markt verschaffen. Denn Mitarbeitende sind ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs eines Unternehmens, vor allem was die Produktivität angeht.
Daher ist es von essentieller Bedeutung, dass Unternehmen das richtige Personal rekrutieren und entsprechend viel Zeit und Aufwand in diese wichtige Aufgabe investieren.
Personalbeschaffung intern vs. extern
Die Personalbeschaffung ist eine essenzielle Aufgabe des Personalmanagements. Die Entscheidung, ob die Personalbeschaffung intern oder extern durchgeführt wird, kann für Unternehmen entscheidend sein.
- Interne Personalbeschaffung bedeutet, potenzielle Kandidat*innen aus dem bestehenden Mitarbeiterpool des Unternehmens zu rekrutieren.
- Externe Personalbeschaffung hingegen bedeutet, dass Personen extern angesprochen und rekrutiert werden, um eine Position im Unternehmen zu besetzen.
Auf der einen Seite kann das interne Recruiting eine schnelle Lösung für die Besetzung neuer Stellen sein. Es bietet dem Unternehmen die Chance, bei der Suche nach qualifizierten Bewerber*innen auf den bereits vorhandenen Mitarbeiterpool zurückzugreifen und somit eine unmittelbare Besetzung zu finden.
Außerdem werden oft loyale Mitarbeitende belohnt, da sie in der Regel bevorzugt für neue Positionen berücksichtigt werden.
Auf der anderen Seite hat der externe Weg der Personalbeschaffung den Vorteil, frischen Wind in das Unternehmen zu bringen und so mehr von innovativen Ideen und neuen Sichtweisen zu profitieren. Zudem können neue Kontakte geknüpft und Netzwerke erweitert werden.
Allerdings ist die externe Personalbeschaffung meist mit höheren Kosten verbunden als beim internen Rekrutieren.
Wichtig: Unabhängig davon, welchen Weg Sie wählen – ob intern oder extern – es ist wichtig sicherzustellen, dass Sie einen proaktiven Ansatz verfolgen und die richtigen Personen ansprechen und überzeugen können. Nur so haben Sie langfristig Erfolg bei der Personalgewinnung!
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Aufgaben im Rahmen der Personalbeschaffung
Im Rahmen der Personalbeschaffung gibt es verschiedene Prozesse, die durchgeführt werden, um qualifizierte Mitarbeitende für eine Organisation zu finden und einzustellen.
Hier sind einige der wichtigsten Personalbeschaffung Aufgaben:
Personalbedarfsplanung
Die Personalbeschaffung beginnt mit der Analyse des Personalbedarfs einer Organisation. Es wird ermittelt, wie viele und welche Mitarbeitenden mit welcher Qualifikation benötigt werden, um die Ziele zu erreichen und die Arbeitsbelastung zu bewältigen.
Stellenausschreibung
Nachdem der Personalbedarf identifiziert wurde, werden Stellenausschreibungen erstellt und veröffentlicht, um potenzielle Bewerber*innen anzusprechen. In den Stellenausschreibungen werden die Anforderungen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Stelle klar definiert.
Bewerbersuche
Die Personalbeschaffung umfasst die Suche nach geeigneten Bewerber*innen, die den Anforderungen der offenen Stellen entsprechen. Geeignete Personalbeschaffung Beispiele sind interne Ausschreibungen, die Nutzung von Online-Jobbörsen, Social-Media-Plattformen, Personalvermittlungsagenturen oder durch direkte Ansprache von Kandidat*innen.
Bewerberauswahl
Die Auswahl der Bewerber erfolgt anhand verschiedener Methoden wie Lebenslauf-Screening, Bewerbungsgesprächen, Assessment-Centern, Referenzprüfungen und gegebenenfalls psychometrischen Tests. Das Ziel ist es, die am besten geeigneten Kandidat*innen für die offenen Stellen auszuwählen.
Einstellung und Vertragsverhandlung
Nachdem die besten Kandidat*innen identifiziert wurden, werden ihnen Stellenangebote gemacht. In diesem Schritt werden die Gehalts- und Vertragsbedingungen verhandelt und die endgültige Einstellung der ausgewählten Bewerber*innen erfolgt.
Onboarding
Sobald die neuen Beschäftigten eingestellt sind, erfolgt das Onboarding, um sie in das Unternehmen zu integrieren. Das beinhaltet die Einführung in die Unternehmenskultur, die Vorstellung der Arbeitsabläufe, Schulungen und die Zuweisung von Aufgaben.
Das Onboarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag in Form von Ablaufplänen zur ersten Arbeitswoche, Mails mit Hilfestellungen und anderen Aufmerksamkeiten des Unternehmens.
Wie die Haufe Onboarding-Studie 2023 zeigt, verzeichnet über ein Drittel der Arbeitgeber Kündigungen vor dem ersten Arbeitstag. Deshalb ist besonders diese erste Phase von besonderer Wichtigkeit.
Die Personalbeschaffung umfasst auch Maßnahmen zur langfristigen Bindung von Mitarbeitenden, wie z.B. die Entwicklung von Karriereplänen, Schulungs- und Weiterbildungsprogramme, Mitarbeiterengagement-Initiativen und Leistungsbeurteilungen.
Diese Aufgaben sind in der Regel kontinuierliche Prozesse, da Organisationen ständig neue Beschäftigte einstellen und bereits bestehende Mitarbeitende ersetzen oder befördern müssen.
Die Personalbeschaffung steht in engem Zusammenhang mit anderen HR-Bereichen wie dem Talentmanagement, der Personalentwicklung und dem Employer Branding. Es ist daher wichtig, dass diese Bereiche aufeinander abgestimmt sind, um hochqualifizierte Beschäftigte zu rekrutieren, zu entwickeln und langfristig an das Unternehmen zu binden.
Tipps für die externe Personalbeschaffung
Hier sind einige Tipps für die externe Personalbeschaffung, um qualifizierte Kandidat*innen von außerhalb der Organisation zu gewinnen:
1. Definieren Sie klare Anforderungen
Bevor Sie mit der externen Personalbeschaffung beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie die Anforderungen der offenen Stelle genau verstehen. Klären Sie die erforderlichen Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen, um gezielt nach den Kandidat*innen zu suchen, die diese Kriterien erfüllen.
2. Nutzen Sie verschiedene Rekrutierungskanäle
Verwenden Sie eine Vielzahl von Rekrutierungskanälen, um Ihre Stellenangebote zu verbreiten und potenzielle Bewerber*innen anzusprechen. Dazu gehören Online-Jobbörsen, soziale Netzwerke, Unternehmenswebseiten, Branchenverbände, Personalvermittlungsagenturen und berufliche Netzwerke.
3. Optimieren Sie Ihre Stellenanzeigen
Schreiben Sie überzeugende Stellenanzeigen, die klar und präzise die Anforderungen und Vorteile der Stelle kommunizieren. Verwenden Sie Schlüsselwörter, um die Sichtbarkeit der Anzeige in Suchmaschinen zu verbessern, und stellen Sie sicher, dass die Anzeige auf verschiedenen Geräten gut lesbar ist.
4. Aktives Sourcing
Suchen Sie proaktiv nach Kandidat*innen, indem Sie deren Profile auf beruflichen Netzwerken wie LinkedIn durchsuchen oder gezielt nach bestimmten Fähigkeiten und Qualifikationen suchen. Treten Sie mit potenziellen Kandidat*innen in Kontakt und zeigen Sie Interesse an ihrem beruflichen Werdegang.
5. Employer Branding
Investieren Sie in Ihr Employer Branding, um potenzielle Bewerber*innen anzusprechen. Präsentieren Sie Ihr Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber und betonen Sie die Vorteile, die Ihre Organisation bietet, wie z. B. Karrieremöglichkeiten, Unternehmenskultur, Work-Life-Balance und Weiterbildungsmaßnahmen.
6. Aktive Teilnahme an Veranstaltungen
Nehmen Sie an berufsbezogenen Veranstaltungen, Jobmessen, Karrieretagen oder Branchenkongressen teil. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, persönlich mit potenziellen Kandidat*innen in Kontakt zu treten, Fragen zu beantworten und Ihr Unternehmen zu präsentieren.
7. Employee Referral Programme
Implementieren Sie ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm, um Ihre Beschäftigten zur Mitarbeitersuche zu ermutigen. Bieten Sie Anreize für erfolgreiche Empfehlungen und nutzen Sie das Netzwerk Ihrer bestehenden Arbeitnehmenden, um hochwertige Kandidat*innen zu finden.
8. Effiziente Bewerberauswahl
Führen Sie eine strukturierte und effektive Bewerberauswahl durch, um die besten Kandidat*innen zu identifizieren. Verwenden Sie geeignete Screening-Methoden wie Lebenslauf-Screening, Telefoninterviews oder technische Tests, um den Bewerberpool zu verengen, bevor Sie persönliche Vorstellungsgespräche durchführen.
9. Schnelle und transparente Kommunikation
Halten Sie die Kommunikation mit den Bewerber*innen während des gesamten Prozesses transparent und zeitnah. Informieren Sie die Kandidat*innen über den Stand ihrer Bewerbung und bieten Sie regelmäßige Updates, um das Bewerbererlebnis positiv zu gestalten.
10. Evaluieren Sie den Erfolg
Überprüfen Sie regelmäßig Ihre externen Personalbeschaffungsstrategien und -taktiken, um herauszufinden, was funktioniert und was verbessert werden kann.
Analysieren Sie Metriken wie die Qualifikationen der Bewerber*innen, die Zeit bis zur Einstellung und die Kosten pro Einstellung, um Ihre Strategien anzupassen und kontinuierlich zu verbessern.
Diese Tipps können Ihnen helfen, qualifizierte externe Talente anzusprechen und erfolgreich für Ihr Unternehmen zu gewinnen.
Fazit
Die Personalbeschaffung ist ein essentieller Prozess für Unternehmen, um qualifizierte und geeignete Mitarbeitende zu finden und einzustellen. Das Ziel besteht darin, den Personalbedarf der Organisation zu decken und die richtigen Personen mit den erforderlichen Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen für die offenen Stellen zu identifizieren.
Ein effektiver Personalbeschaffungsprozess beinhaltet die
- klare Definition der Anforderungen,
- die Nutzung verschiedener Rekrutierungskanäle,
- das aktive Sourcing potenzieller Kandidat*innen und
- ein überzeugendes Employer Branding.
Es ist wichtig, dass Unternehmen einen reibungslosen Bewerbungs- und Auswahlprozess bieten, um das Bewerbererlebnis zu verbessern und talentierte Bewerber*innen zu gewinnen.
Die Personalbeschaffung steht in engem Zusammenhang mit anderen HR-Bereichen wie dem Talentmanagement und der Personalentwicklung. Durch eine strategische Personalbeschaffung können Unternehmen eine qualifizierte Belegschaft aufbauen, die zu ihren Zielen und zur Unternehmenskultur passt.
Es ermöglicht ihnen, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken, Innovation zu fördern und langfristigen Erfolg sicherzustellen.
Ein kontinuierlicher Evaluierungsprozess ist wichtig, um die Wirksamkeit der Personalbeschaffungsstrategien zu überprüfen und Verbesserungen vorzunehmen. Durch eine gut geplante und professionell durchgeführte Personalbeschaffung können Unternehmen die besten Talente für sich gewinnen und ihre Organisation auf lange Sicht stärken.
