Insourcing: Alles Wichtige zum Gegenteil von Outsourcing

Haben Sie schon einmal von Insourcing gehört? In unserem Blogartikel erfahren Sie, was Insourcing bedeutet, was Insourcing und Outsourcing miteinander zu tun haben und welche Vor- und Nachteile es gibt.  

• Insourcing Definition 
• Insourcing vs. Outsourcing 
• Gründe für Insourcing
• Vor- und Nachteile von Insourcing 
• Insourcing-Prozess: Was müssen Sie beachten?

Insourcing Definition

Der Begriff Insourcing beschreibt die Reintegration von Aufgaben, Funktionen und Prozessen in einem Unternehmen. In der Regel wird der Begriff dann verwendet, wenn vorher ein Outsourcing stattgefunden hat. 

Das heißt, zuvor ausgelagerte Aufgaben, Funktionen und Prozesse werden nun wieder eingegliedert. Synonyme Begriffe zum Insourcing sind Backsourcing oder Wiedereinlagerung. Das Pendant oder auch Gegenstück zum Insourcing ist das Outsourcing. 

Insourcing vs. Outsourcing

Und was ist Outsourcing? 

Beim Outsourcing werden bestimmte Funktionen, Aufgaben oder Prozesse ausgelagert an sogenannte Outsourcing Partners, die dann die ausgelagerten Prozesse übernehmen. 

Meistens spielt bei der Outsourcing Entscheidung das Know-How der externen Dienstleister eine große Rolle. Es können zudem höhere Personalkosten vermieden werden. Der Nachteil beim Outsourcing ist jedoch, dass eine Abhängigkeit von externen Dienstleistern entsteht. 

Der wesentliche Unterschied zwischen Out- und Insourcing ist zusammengefasst, dass bestimmte Prozesse beim Outsourcing ausgelagert und beim Insourcing wieder eingegliedert werden. Die Entscheidung, ob ein Projekt oder eine Aufgabe ausgelagert oder wieder eingegliedert werden soll, hängt dabei von seiner Art und dem beabsichtigten Ergebnis ab.

Hinweis: Outsourcing und Insourcing gehen Hand in Hand und nicht selten kommt es vor, dass outgesourcte Prozesse wieder eingegliedert werden. 

Gründe für Insourcing

Die Gründe für Insourcing können vielfältig sein und nicht immer muss dabei eine Fehlentscheidung beim vorherigen Outsourcing Prozess zugrunde liegen. Oftmals sind auch allgemeine Veränderungen oder wechselnde Strategien mögliche Gründe für Insourcing. 

Weitere Gründe sind beispielsweise: 

• Verbessertes Qualitätsmanagement

Die Verlagerung von Aktivitäten wieder zurück ins eigene Unternehmen bietet Unternehmen die Möglichkeit, den gesamten Entwicklungsprozess zu steuern und zu kontrollieren und damit das Qualitätsmanagement, oder auch die Quality Control zu verbessern. 

So kann die Qualität in jeder Phase der Entwicklung und Umsetzung überwacht werden. Änderungen an einem Projekt können schnell getestet und Mängel können durch Reparaturen schnell behoben werden.

Diese Geschäftstätigkeit erhöht auch die Kontrolle über die Entscheidungsfindung. Wichtige Aspekte der Produktion oder Komplikationen müssen dem Projektentwickler nicht mehr über eine dritte Partei mitgeteilt werden, sondern können direkt im Unternehmen selbst besprochen werden.

• Mehr Kontrolle über geistiges Eigentum 

Ein weiterer Grund für Insourcing besteht darin, dass das geistige Eigentum, z.B. Wissen, Fähigkeiten oder Technologie,  ausreichend geschützt werden kann.

Beim Insourcing hat das Unternehmen eine größere Kontrolle über Ressourcen, Mitarbeiter*innen und Privatsphäre. Infolgedessen besteht für das Unternehmen im Allgemeinen auch ein geringeres Risiko des Verlusts oder Diebstahls von geistigem Eigentum. 

• Transparentere und direktere Kommunikation

Beim Outsourcing kommt es häufig vor, dass Missverständnisse entstehen und die Kommunikation nicht immer reibungslos erfolgt. Das kommt unter anderem daher, da sich das Projekt und der Projektleiter an verschiedenen Orten befinden. Dieses Problem ist beim Insourcing geringer. Hier kommunizieren die Mitarbeiter direkt, oft von Angesicht zu Angesicht.

• Geringere Kosten 

Beim Insourcing werden bestimmte Kosten, wie z. B. die Kosten für Zwischenhändler vermieden. Teilweise kann es sinnvoll sein, durch Insourcing Kosten von externen Dienstleistern zu sparen, da beispielsweise durch Weiterbildungen der Mitarbeitenden ausgelagerte Prozesse nun selbst ausgeführt werden können.

• Kontrolle über externe Faktoren

Outsourcing-Aktivitäten können auch Schwierigkeiten mit sich bringen, z. B. kulturelle Unterschiede, Zeitzonen, Währungsunterschiede oder Klimaprobleme. Beim Insourcing hingegen sind Unternehmen seltener Risiken ausgesetzt, die sich aus solchen Unterschieden ergeben.

• Reduzierung der Abhängigkeit

Beim Auslagern von Prozessen ergibt sich automatisch eine Abhängigkeit, die bestimmte Risiken mit sich bringt. Treten beispielsweise Probleme bei dem ausgewählten Dienstleister auf, leidet automatisch auch das eigene Unternehmen darunter. Dies kann gegebenenfalls verheerende Auswirkungen haben. Ein möglicher Grund für das Insourcing ist also, die Abhängigkeit von anderen Unternehmen zu reduzieren.

Tipp: Wägen Sie die jeweiligen Faktoren ab und entscheiden Sie individuell, bei welchen Prozessen Insourcing Sinn ergibt. 

Vor- und Nachteile von Insourcing 

Die Vor- und Nachteile von Insourcing sind immer individuell, da eine Bewertung nur anhand einzelner Prozesse erfolgen kann. Bei manchen Prozessen ergibt es demnach mehr und bei manchen Prozessen weniger Sinn, sie wieder ins eigene Unternehmen einzugliedern. 

Trotzdem gibt es einige allgemeine Vor- und Nachteile, die wir Ihnen im Folgenden gerne vorstellen möchten: 

Die wichtigsten Vorteile: 

• Bessere Kontrolle über Produktion und Entwicklung

Wenn Prozesse wieder eingegliedert werden, kann eine bessere Kontrolle sowohl über die Produktion als auch über die Entwicklung erlangt werden. Das bedeutet, dass Sie mögliche Schwachstellen oder auch Potenziale schneller erkennen können. Sie sitzen schließlich direkt an der Quelle. Solch eine Optimierung Ihrer Prozesse und Funktionen ist einfacher, wenn Sie sie im eigenen Unternehmen durchführen können. 

• Kürzere Lieferzeiten

Wenn Aufgaben, Funktionen oder Prozesse innerhalb des Unternehmens bleiben, sparen Sie Zeit! Dazu gehören vor allem kürzere Lieferzeiten. 

• Geringeres Risiko

Durch Insourcing haben Sie einen besseren Überblick über die wichtigsten Abläufe. Und dank des besseren Überblicks können Sie rechtzeitig erkennen, wenn etwas schiefläuft und Risikoprävention betreiben. So können Risiken, noch bevor sie zur Gefahr werden, gebannt werden. 

• Insourcing schafft Arbeitsplätze

Das Schaffen neuer Arbeitsplätze ist ein weiterer Vorteil von Insourcing. Sie können nun nicht nur mehr Mitarbeitende beschäftigen, sondern Ihnen auch neue Aufgabengebiete anbieten. 

• Besserer Schutz des geistigen Eigentums (engl. Intellectual property)

Wie schon oben erwähnt, können Sie durch Insourcing besser die Geheimhaltung wichtiger Informationen, Knowledge und Daten aufrechterhalten. 

• Aufbau von Know-how 

Wissen ist Macht! Und genau deswegen kann es vorteilhaft sein, wenn Ihre Mitarbeitenden selbst wissen, wie bestimmte Vorgänge oder Abläufe funktionieren und diese auch selbst anwenden können. Versuchen Sie, so viel wie möglich wichtiges Wissen über Funktionsweisen innerhalb des Unternehmens zu halten. 

• Geringerer Zeitaufwand für Absprachen 

Dieser Punkt ist selbsterklärend. Denn durch den regelmäßigen persönlichen Kontakt, entweder Face to Face oder online, können Absprachen schneller getroffen und Zeit gespart werden. 

• Mögliche Qualitäts- und/oder Kostenvorteile

Bei diesem Punkt ist es wichtig, individuelle Berechnungen und Analysen anzustellen, um zu sehen, welche Vorteile durch eine mögliche Kooperation oder durch Insourcing erzielt werden können. Denn nicht immer bietet Insourcing Qualitäts- und/oder Kostenvorteile. Für manche Vorhaben kann auch Outsourcing die bessere Möglichkeit sein. 

• Weniger Abhängigkeit von der Zuverlässigkeit des Dienstleisters 

Wenn Ihr Dienstleister Probleme hat oder nicht zuverlässig arbeitet, wirkt sich das beim Outsourcing direkt auf Ihr Unternehmen aus. Deshalb kann es vorteilhaft sein, diese Abhängigkeit zu vermeiden, indem Sie selbst verantwortlich für wichtige Prozesse sind und die Kontrolle übernehmen. 

Die wichtigsten Nachteile: 

• Zeitintensiver Prozess

Insourcing ist ein sehr zeitintensiver Prozess. Denn nicht nur die Einstellung, sondern auch die Schulung neuer Mitarbeiter*innen ist teuer und erfordert Zeit. Um die besten Entwickler*innen einstellen zu können, müssen die Personalverantwortlichen über technisches Fachwissen verfügen und sich bestens auskennen. Dafür sind Weiterbildungen, Schulungen und Know How erforderlich. Auch bereits beschäftigte Arbeitnehmende, die den Job übernehmen sollen, müssen ausgebildet und vorbereitet werden. 

• Risiko bei der Produktion 

Das Produktionsrisiko muss beim Insourcing nun selbst getragen werden. Das bedeutet, dass sich die Regelungen ändern und Ihr Unternehmen beispielsweise keine Schadensersatzansprüche mehr verlangen kann, wenn etwas schiefläuft. 

• Hoher Anpassungsaufwand 

Interne Abläufe, Prozesse und Workflows müssen angepasst und möglicherweise durch Tools aufwändig unterstützt werden.

• Spezielle Expertise nicht immer intern vorhanden/rekrutierbar 

Nicht immer ist es möglich, spezielle Expertise für bestimmte Prozesse sicherzustellen. Denn dafür muss es passende Mitarbeitenden Ihres Unternehmens geben, die durch Ihre Ausbildung oder eine Weiterbildung den Prozess übernehmen können. Oder aber diese Mitarbeitenden mit dem bestimmten Fachwissen müssen rekrutiert werden, was oftmals für spezifische Themen sehr schwierig und auch teuer werden könnte. 

Insourcing-Prozess: Was müssen Sie beachten? 

Sollten Sie sich dafür entscheiden, bestimmte Prozesse wieder in Ihr Unternehmen einzugliedern, sollten Sie einige Dinge beachten: 

• Treffen Sie eine durchdachte Entscheidung 

Dabei kann Ihnen beispielsweise die von Dornier entwickelte Outsourcing/Insourcing Matrix behilflich sein. Mit dieser können Sie abwägen, welche Prozesse ausgelagert oder wieder eingegliedert werden sollten. In dieser Matrix werden die folgenden beiden Aspekte betrachtet: 

1. Die strategische Bedeutung für das Unternehmen 
2. Der Beitrag zur operativen Leistung 

Hinweis: Klären Sie, welche Prozesse zu Ihren Kernkompetenzen gehören und treffen Sie anhand dieser Prozesse eine Entscheidung. Betrachten Sie außerdem stark standardisierte Prozesse und wie diese mit Ihrer Unternehmensform in Verbindung stehen. Falls möglich, können solche stark standardisierten Prozesse ausgelagert werden. 

• Veränderungsmanagement: Bereiten Sie Ihr Unternehmen vor

Sobald die Entscheidung über Insourcing bestimmter Prozesse feststeht, muss die interne Organisation auf diese Veränderung vorbereitet werden.

Dabei spielt vor allem das Veränderungsmanagement eine wichtige Rolle. Dieses sollte einwandfrei und reibungslos funktionieren. Denn der Managementaufwand im Rahmen des gesamten Insourcing-Prozesses erhöht sich wesentlich und erfordert eine konkrete und durchdachte Planung. 

• Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter*innen

Die HR Abteilung Ihres Unternehmens spielt hierbei eine zentrale Rolle. Denn Sie müssen als nächsten Schritt Ihre Mitarbeiter*innen in den betroffenen Abteilungen mit Workshops, persönlichen Coachings oder praxisorientierten Schulungen fachlich weiterbilden und unterstützen. 

Und was, wenn es keine geeigneten Mitarbeiter*innen gibt? Dann muss sich Ihre HR Abteilung um den kompletten Recruiting-Prozess kümmern. Achten Sie dabei darauf, dass die richtigen Mitarbeitenden ausgewählt werden. Dies erfordert gegebenenfalls auch Schulungen der HR Belegschaft. Vor allem das HR in Start-Ups muss dementsprechend vorbereitet werden, da noch keine mehrjährige Erfahrung vorliegt. 

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