Betriebe mit Mitarbeitenden kommen um die Erstellung der Gehaltsabrechnung ihrer Angestellten nicht herum. Vielen Unternehmen bereitet diese komplexe, wissensintensive und fehleranfällige Aufgabe allerdings oft Bauchschmerzen. Deshalb spielen viele mit dem Gedanken, die Lohnbuchhaltung auszulagern.
Was „Lohnabrechnung auslagern“ genau bedeutet, wie der Ablauf ist und welche Vor- und Nachteile das Outsourcing mit sich bringt, erklären wir im folgenden Artikel.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Auslagerung der Lohnabrechnung bedeutet, dass externe Dienstleister oder Lohnbüros die Abwicklung der Entgeltabrechnung für Mitarbeitende übernehmen.
- Steuerberater*innen bieten in dieser Hinsicht oft umfassendere Beratung bei komplexeren steuerrechtlichen Fragestellungen an, während Lohnbüros hauptsächlich standardisierte Abrechnungen durchführen.
- Da die Auslagerung jedoch eine nicht zu unterschätzende Abhängigkeit und die Übermittlung sensibler Daten erfordert, können immer besser werdende HR-Tools wie Factorial die Lohnabrechnung unterstützen und so die Notwendigkeit der Auslagerung vermeiden. Auch der Fortschritt der KI wird in Zukunft eine größere Rolle spielen – zugunsten einer effizienteren und sichereren Lösung.
- Lohnabrechnungen auslagern – was heißt das?
- Auslagern der Lohnabrechnung an ein Lohnbüro und an Steuerberater*innen – was ist der Unterschied?
- Vor- und Nachteile der Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Lohnabrechnung selbst durchführen mit HR-Software
Lohnabrechnungen auslagern – was heißt das?
Die Lohnabrechnung der Beschäftigten in einem Betrieb ist eine komplexe Angelegenheit. Nicht nur, weil sich ständig Gesetze und Steuerregelungen ändern können – was bedeutet, dass man stets auf dem Laufenden sein muss –, sondern auch, weil die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung grundsätzlich ein anspruchsvoller Prozess ist, der viel Know-how erfordert und gleichzeitig sehr fehleranfällig ist. Fehler können hier allerdings fatale Konsequenzen haben und rechtliche Folgen mit sich bringen.
Zudem ist eine spezifische technische Ausstattung, wie ein Lohnabrechnungsprogramm oder eine HR-Software, notwendig, um diese Aufgabe effizient zu bewältigen. Viele Betriebe stehen vor genau diesen Herausforderungen und entscheiden sich daher, die Lohnabrechnung auszulagern (Outsourcing).
Das bedeutet, dass nicht länger der Betrieb selbst oder eine spezielle Abteilung wie die Buchhaltung oder HR-Abteilung für diese Aufgabe zuständig ist, sondern stattdessen externe Steuerberater*innen oder ein Lohnbüro die Lohnbuchhaltung übernehmen.
Auslagern der Lohnabrechnung an ein Lohnbüro und an Steuerberater*innen – was ist der Unterschied?
Lohnbuchhaltung in ein Lohnbüro auslagern: Verfahren und Kosten
Ein Lohnbüro ist, wie der Name schon anklingen lässt, ein Unternehmen, das auf die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen spezialisiert ist. Diese Dienstleistungen werden als „as-a-Service“-Angebot bereitgestellt. In Lohnbüros arbeiten meistens Buchhalter*innen.
Unternehmen, die ihre Entgeltabrechnungen an ein Lohnbüro auslagern möchten, übermitteln diesem alle für die Abwicklung der Lohnabrechnung notwendigen Daten der Beschäftigten, darunter Stammdaten, Gehalt und Sozialversicherungsdaten.
Zusätzlich müssen Unternehmen dem Lohnbüro monatlich auch Arbeitszeiten, Abwesenheiten durch Urlaub oder Krankheitstage übermitteln. Besonders bei längeren Krankheitsfällen ist dies wichtig, da Beschäftigte nach einer gewissen Zeit aus der Lohnfortzahlung herausfallen und die Krankenkasse die Zahlung übernimmt. Diese Faktoren haben also direkte Auswirkungen auf die Lohnabrechnung.
Ein Lohnbüro übernimmt in der Regel auch die Meldungen an das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger. Zudem prüft es monatlich, ob alle Abrechnungen korrekt sind.
Im Gegensatz zu persönlichen Steuerberater*innen bieten Lohnbüros meist keine individuelle Beratung, sondern arbeiten nach einem standardisierten Abrechnungssystem. Die Kosten für ein Lohnbüro werden in der Regel pro Mitarbeiter*in berechnet. Unternehmen können mit Kosten zwischen 5 und 10 Euro pro Mitarbeiter*in und Monat rechnen. Es gibt jedoch auch individuelle Paketlösungen, bei denen größere Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Beschäftigten oft günstigere Preise erhalten.
Lohnbuchhaltung an Steuerberater*innen auslagern: Verfahren und Kosten
Anders als Lohnbüros bieten Steuerberater*innen individuellere Lösungen an und verfügen über ein umfassenderes Wissen zu arbeitsrechtlichen und steuerlichen Themen. Das bedeutet, dass sie grundsätzlich dieselben Aufgaben wie Lohnbüros übernehmen, jedoch darüber hinaus zusätzliche Dienstleistungen anbieten können.
Ein wesentlicher Vorteil von Steuerberater*innen ist ihre Fachkompetenz in komplexeren steuerlichen und rechtlichen Fragestellungen. Sie können nicht nur die laufende Lohnabrechnung und die erforderlichen Meldungen an das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger übernehmen, sondern auch:
- Jahresabschlüsse erstellen
- Steuererklärungen für Unternehmen anfertigen
- Individuelle steuerliche Beratung anbieten, z. B. zur steueroptimierten Gestaltung von Gehaltsstrukturen
- Komplexe Fälle bearbeiten, etwa bei Entsendungen ins Ausland oder bei besonderen Vergütungsmodellen
Steuerberater*innen sind daher besonders geeignet für Unternehmen mit komplexeren Lohnbuchhaltungen, etwa solche mit internationalen Standorten oder variablen Vergütungsmodellen.
Die Kosten für Steuerberater*innen sind meistens allerdings höher.
DATEV – Lohnbuchhaltung auslagern – Was heißt das?
Info: DATEV ist eine Softwarelösung, die speziell für die Buchhaltung und Lohnabrechnung entwickelt wurde und häufig von Steuerberater*innen genutzt wird. Wenn Sie die Lohnabrechnung an DATEV auslagern, werden die Daten an Steuerberater*innen oder Lohnbüros übermittelt, die dann die Abrechnung mit DATEV durchführen.
Vor- und Nachteile der Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnung
Welche Vorteile hat die Auslagerung der Lohnabrechnung an externe Dienstleister?
- Ganz klar: Unternehmen sparen vor allem Zeit durch die Auslagerung der Lohnabrechnung.
- Das bedeutet mehr Effizienz im Arbeitsalltag und die Möglichkeit, die gewonnene Zeit für andere wichtige Aufgaben statt für administrative Tätigkeiten zu nutzen.
- Zudem können Sie sicher sein, dass Lohnbüros und Steuerberater*innen über mehr Fachwissen als Sie selbst verfügen – sie sind Spezialist*innen auf ihrem Gebiet.
- Sie sind auch mit aktuellen Gesetzesänderungen vertraut und garantieren, dass die Entgeltabrechnung Ihrer Mitarbeitenden fehlerfrei und gesetzeskonform erstellt wird.
- Krankheitstage Ihrer Mitarbeitenden haben keinen negativen Einfluss auf die Lohnabrechnung. Ein Krankheitsausfall zum Zeitpunkt der Abrechnung kann also nicht dazu führen, dass Mitarbeitende ihr Gehalt nicht rechtzeitig erhalten.
- Schließlich gibt es eine klare Kostenkontrolle: Durch eine monatliche Gebühr oder eine Zahlung pro Kopf wissen Sie immer genau, welche Kosten für die Abrechnung monatlich auf Sie zukommen. Es gibt keine kostentechnischen Überraschungen.
- In Zeiten des Fachkräftemangels kann es auch schwierig sein, geeignetes Personal für die Buchhaltung zu finden – die Auslagerung umgeht dieses Problem.
Welche Nachteile kann die externe Auslagerung haben?
- Möglicherweise ist einigen Unternehmen nicht wohl dabei, die Daten ihrer Mitarbeitenden und unternehmensinterne Daten an externe Dienstleister weiterzugeben.
- Gerade für kleine und mittlere Unternehmen kann die Auslagerung, so planbar sie auch sein mag, das verfügbare Budget sprengen und schlicht nicht realisierbar sein.
- Zudem sind Unternehmen natürlich in gewisser Weise abhängig von den externen Dienstleistern und müssen in einem kritischen und wichtigen Aspekt – nämlich der Auszahlung der Gehälter ihrer Mitarbeitenden – auf diesen vertrauen.
Lohnabrechnung selbst durchführen mit HR-Software
Statt die Lohnabrechnung an externe Dienstleister auszulagern, können Sie mit einer HR-Software wie Factorial die vorbereitende Lohnabrechnung auch selbst im Betrieb durchführen. Auf diese Weise sparen Sie nicht nur Kosten, denn diese Programme sind in der Regel weitaus günstiger als Steuerberatung oder Lohnbüro, sondern müssen auch keine sensiblen Daten an externe Firmen weitergeben.
Diese Tools sind mittlerweile so benutzerfreundlich, dass die Abrechnung ein Kinderspiel wird. Factorial zentralisiert alle relevanten Mitarbeiterdaten. Zudem ermöglicht es die automatische Berechnung von Gehältern, wobei eine nahtlose Integration mit DATEV die Abrechnung fehlerfrei und schnell gestaltet. Falls Sie dennoch ein Lohnbüro oder Steuerberater*innen einbinden möchten, erleichtert Factorial auch hier die Datenübertragung und Zusammenarbeit.
Außerdem liegen Sie damit im Trend. Laut einer Studie von KPMG zur Digitalisierung im Rechnungswesen nutzen bereits über die Hälfte der befragten Unternehmen Cloud-Lösungen im Rechnungswesen, sei es in ersten Pilotprojekten oder sogar flächendeckend.
Und in dieser Hinsicht wird künftig ein weiteres Thema auch in der Buchhaltung relevant: die KI. Zwar gaben erst 23 Prozent der befragten Unternehmen an, bereits KI im Rechnungswesen einzusetzen, jedoch stimmen 43 Prozent zu, dass KI in Zukunft eine zunehmende Bedeutung in diesem Bereich haben wird.
