Obwohl die Lohnbuchhaltung keine wertschöpfende Funktion im Unternehmen hat, ist sie gesetzlich vorgeschrieben. Viele Unternehmen tun sich schwer mit den Aufgaben der Lohnbuchhaltung, da diese ein erhebliches Fachwissen erfordert, das sich zudem fast jährlich ändert.
Eine Möglichkeit in diesem Zusammenhang ist die Auslagerung der Lohnbuchhaltung an externe Unternehmen oder die Arbeit mit digitalen HR-Softwarelösungen.
Im folgenden Artikel erläutern wir, was genau zur Lohnbuchhaltung gehört und welche Vor- und Nachteile das Outsourcing mit sich bringt.
Key Facts
- Die Lohnbuchhaltung ist ein zentraler Teil der Buchhaltung, der sich mit der Verwaltung und Abwicklung von Löhnen und Gehältern befasst, einschließlich der Berechnung, Abführung von Abzügen und Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
- Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, eine korrekte Lohnbuchhaltung zu führen, wobei der Aufwand je nach Unternehmensgröße, Branche und Anzahl der Beschäftigten variiert.
- Die interne Lohnbuchhaltung bietet Flexibilität, kann aber hohe Personalkosten und Fehleranfälligkeit mit sich bringen, während die externe Lohnbuchhaltung spezialisiertes Know-how und Kostenvorteile bietet, aber zu Kontrollverlust und Datenschutzbedenken führen kann.
- Definition: Was ist Lohnbuchhaltung?
- Aufgaben der Lohnbuchhaltung
- Wer ist für die Lohnbuchhaltung zuständig?
- Lohnbuchhaltung: Was muss ich wissen?
- Erfüllung der gesetzlichen Pflichten für die Lohnbuchhaltung – Meldeerfordernisse
- Lohnbuchhaltung selber machen oder auslagern: Was ist besser?
Definition: Was ist Lohnbuchhaltung?
Das versteht man unter Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung ist ein zentraler Teil des betrieblichen Rechnungswesens, der sich mit der Verwaltung und Abwicklung von Löhnen und Gehältern befasst.
Die Lohnbuchhaltung umfasst eine Vielzahl von Aufgaben und Pflichten, die sicherstellen, dass die Arbeitnehmenden ihr Arbeitsentgelt pünktlich und korrekt unter Beachtung aller Gesetze und Vorschriften erhalten.
Dazu gehören beispielsweise gesetzliche oder auch freiwillige Abzüge vom Lohn, wie die Beiträge zur Sozialversicherung oder die Lohnsteuer.
Im Englischen wird die Lohnbuchhaltung „Payroll“ genannt; ein Begriff, der auch immer häufiger in deutschen HR-Abteilungen zu hören ist.
Lohnbuchhaltung ist verpflichtend
Unternehmen, die Mitarbeitende beschäftigten, sind zur Lohnbuchhaltung verpflichtet. Es ist wichtig, dass Unternehmen hier immer auf dem neuesten Stand sind, da sich Regelungen und Gesetze zur Lohnbuchhaltung häufig ändern. Nur so stellen Sie sicher, dass die Gehalts- und Lohnabrechnung ihrer Beschäftigten korrekt ist.
Aufwand Lohnbuchhaltung
Der Aufwand der Lohnbuchhaltung hängt stark von der Größe Ihres Unternehmens, von der Branche, der Anzahl an beschäftigtem Personal sowie weiteren Faktoren wie Arbeitszeiten (wie beispielsweise das Arbeiten am Wochenende oder an Feiertagen) ab.
Digitales Lohnprogramm
Mittlerweile nutzen die meisten Unternehmen, auch die meisten kleinen und mittleren Unternehmen, digitale Lösungen für die Lohnbuchführung. Hierzu gehören digitale HR-Softwarelösungen mit integrierter Lohnsoftware wie die von Factorial. Mit diesen Programmen machen Sie es Ihrer Lohnbuchhaltungsabteilung ein Leichtes, die Lohnbuchhaltung korrekt durchzuführen.
Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltung und Lohnbuchhaltung?
Die Lohnbuchhaltung ist ein Teilbereich der Buchhaltung. Während die Buchhaltung die gesamte Finanzverwaltung eines Unternehmens umfasst, ist die Lohnbuchhaltung auf die Verwaltung und Abrechnung von Löhnen und Gehältern ausgerichtet.
Aufgaben der Lohnbuchhaltung
Zur Lohnbuchhaltung zählen nicht nur Aufgaben, die mit der konkreten Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung direkt zusammenhängen. Zur Lohnbuchhaltung gehören viele Aufgaben, die darüber hinaus gehen:
Pflege der Personalstammdaten
Die Stammdaten der Beschäftigten müssen aktuell und korrekt gehalten werden. Dazu gehören unter anderem die persönlichen Daten, die Bankverbindung, die Arbeitsvertragsdaten oder auch Lohndaten, wie die aktuelle Lohnsteuerklasse.
Beispiel: Ändert sich die Lohnsteuerklasse von Beschäftigten, muss dies im System sofort aktualisiert werden. Die Änderung der Lohnsteuerklasse hat direkte Auswirkungen auf Abzüge vom Lohn oder Gehalt.
Berechnung von Löhnen und Gehältern sowie die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Das Lohnbüro ist dafür zuständig, die korrekte Vergütung der Beschäftigten zu berechnen, sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu erstellen, auf denen alle relevanten Informationen und Abzüge ersichtlich sind.
In der Entgeltabrechnung müssen Überstunden, Prämien, Zuschläge und Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen berücksichtigt werden.
Diese können mit der Software DATEV erstellt werden. Factorial bietet eine DATEV-Integration, sodass Abwesenheiten, Überstunden und Urlaubszeiten von Mitarbeitenden sowie weitere Stammdaten ganz einfach synchronisiert werden können. Das Erstellen von Entgeltabrechnungen wird so zum Kinderspiel.
Verwaltung von Lohnkonten und Jahreslohnkonten
Die Führung von Lohn- und Jahreslohnkonten umfasst die laufende Erfassung und Pflege aller lohnrelevanten Daten von Mitarbeitenden. Monatliche Lohnabrechnungen werden unter Berücksichtigung aller Lohnzahlungen, Abzüge und Zulagen erstellt und dokumentiert. Jahreslohnkonten fassen diese Informationen kumulativ für das gesamte Jahr zusammen, um einen Überblick über die jährlichen Einnahmen und Abgaben zu geben.
An- und Abmeldungen durchführen
Das Lohnbüro ist verpflichtet, ihren Beschäftigten sowohl bei bestimmten Trägern anzumelden als auch beim Ausscheiden aus dem Unternehmen wieder abzumelden. Hierzu gehören Meldungen an die Sozialversicherungen.
Diese Meldungen sind gesetzlich verpflichtend. Die Übermittlung ist in der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) geregelt. Eine einzelne Meldung wird als DEÜV-Meldung bezeichnet.
Jahreslohnsteuerbescheinigung
Am Ende des Jahres muss für jeden Arbeitnehmenden eine Jahreslohnsteuerbescheinigung ausgestellt werden. Diese enthält alle relevanten Informationen für die Erstellung der Steuererklärung.
Auszahlung der Löhne und Gehälter
Die Lohnbuchhaltung ermöglicht die pünktliche und korrekte Auszahlung der Löhne und Gehälter an die Mitarbeitenden inklusive detaillierter Lohnabrechnungen sowie Angaben zu Sachbezügen und geldwerten Vorteile. Darüber hinaus erstellt sie die für die Finanzbuchhaltung erforderlichen Buchungsbelege und spielt somit eine zentrale Rolle im Rechnungswesen eines Unternehmens.
Wer ist für die Lohnbuchhaltung zuständig?
In der Regel ist für die Lohnbuchhaltung die Personalabteilung verantwortlich. In größeren Unternehmen gibt es hierfür auch speziell ausgebildete Lohnbuchhalter*innen. Alternativ lagern Unternehmen die Tätigkeit der Lohnbuchhaltung auch an externe Lohnbuchhalter*innen aus, die sich um alle Aufgaben rund um die Lohnbuchhaltung kümmern.
Lohnbuchhaltung: Was muss ich wissen?
Was beinhaltet ein Lohnkonto? Was ist ein Jahreslohnkonto?
Im Folgenden erklären wir zunächst, was man unter einem Lohnkonto versteht.
Lohnkonto
Ein Lohnkonto ist eine Sammlung aller relevanten Daten und Informationen im Zusammenhang mit dem Lohn oder Gehalt von Arbeitnehmenden.
Lohnlisten
Diese Daten wiederum werden in sogenannten Lohnlisten aufgezeichnet. Hierbei handelt es sich um eine Zusammenstellung der einzelnen Lohnkosten für einen bestimmten Zeitraum. Die Lohnlisten dienen der Finanzbuchhaltung als Grundlage für ihre Buchungen.
Lohnsteuer-Durchführungsverordnung und Einkommenssteuergesetz
Was in einem Lohnkonto unbedingt enthalten sein muss, ist per Gesetz festgelegt. Die relevanten Gesetze in diesem Zusammenhang sind § 41 Einkommensteuergesetz und § 4 Lohnsteuer- Durchführungsverordnung.
In einem Lohnkonto sind folgende Angaben enthalten:
- Persönliche Daten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum, Steuerklasse
- Arbeitsvertragliche Daten wie Bruttolohn, Stundenlohn, Arbeitszeit
- Lohndaten wie Bruttolohn, Nettolohn (Auszahlungsbetrag), Sozialversicherungsbeiträge, Lohnsteuer, Abzüge
- Zeitdaten wie gearbeitete Stunden, Überstunden, Urlaubstage
Unterschied zwischen Lohn und Gehalt
Lohn
Der Lohn wird nach der tatsächlich geleisteten Arbeit berechnet. Grundlage hierfür sind in der Regel festgelegte Stundensätze oder konkrete Aufgaben (z.B. Akkord- oder Zeitlohn), die erfüllt werden müssen. Dadurch kann der Lohn variieren.
Gehalt
Beim Gehalt erhalten Arbeitnehmende ein festes monatliches Grundgehalt, das in der Regel jeden Monat gleich bleibt. Feiertage, Krankheits- oder Urlaubstage haben keinen Einfluss auf das Monatsgehalt.
In bestimmten Fällen kann das Bruttogehalt jedoch auch variieren, z. B. durch ein Bonussystem, bei dem der Arbeitnehmende je nach Leistung einen Bonus erhält, was vor allem im Vertrieb beliebt ist. Eine weitere Gehaltsanpassung kann durch die Bezahlung von Überstunden erfolgen.
Weitere Informationen zu Gehältern und Löhnen finden Sie auf unserem Factorial-Blog.
Was ist mit vorbereitender Lohnbuchhaltung gemeint?
Die vorbereitende Lohnbuchhaltung ist die Grundlage, um die Lohnbuchhaltung überhaupt durchführen zu können.
Hauptaufgaben in diesem Bereich sind die Personalstammdatenpflege, die Erfassung der Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
Auch wenn die Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister*innen ausgelagert wird, muss sich die Personalabteilung weiterhin um diese Aufgaben kümmern bzw. diese an die externe Firma weiterleiten.
Eine HR-Software wie die von Factorial hilft bei der vorbereitenden Lohnabrechnung. Alle Daten finden sich an einem Ort und können mit anderen Tools synchronisiert werden.
Erfüllung der gesetzlichen Pflichten für die Lohnbuchhaltung – Meldeerfordernisse
Die Lohnbuchhaltung muss drei gesetzlichen Pflichten nachkommen. Dazu gehören die folgenden:
1. DEÜV-Meldungen (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung):
Die Meldungen haben regelmäßig sowie sowohl bei Einstellung und Austritt aus dem Unternehmen zu erfolgen.
Bei Neueinstellungen, Minijobs oder Änderungen der Stammdaten muss der Beginn des Beschäftigungsverhältnisses gemeldet werden. Darüber hinaus müssen auch zu Beginn und Ende eines jeden Monats die geleisteten Arbeitsstunden, die Sozialversicherungsbeiträge und das Bruttoarbeitsentgelt für jeden Beschäftigten übermittelt werden.
Schließlich muss bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses dies der zuständigen Stelle gemeldet werden.
2. Lohnsteueranmeldung:
Die Lohnbuchhaltung ist auch für die Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt zuständig. Das ist notwendig, damit Arbeitnehmende automatisch den Nettobetrag ihres Arbeitsentgelts erhalten.
3. Meldungen an die Krankenkassen:
Die Krankenkassen erhalten monatlich die Daten über die Beitragsbemessung und die in Anspruch genommenen Krankengeldtage.
Lohnbuchhaltung selber machen oder auslagern: Was ist besser?
Die Lohnbuchhaltung ist für jedes Unternehmen unverzichtbar. Obwohl sie keine wertschöpfende Tätigkeit ist und nicht zum Kerngeschäft eines Betriebs gehört, ist ihre Erledigung zwingend notwendig.
Um die Lohnbuchhaltung korrekt durchführen zu können, bedarf es eines gewissen Know-hows und regelmäßiger Weiterbildung, um mit den sich ständig ändernden Gesetzen und Vorschriften im Lohnsteuerrecht Schritt zu halten und Fehler zu vermeiden.
Viele Unternehmen stellen sich daher die Frage, ob es sich lohnt, die Lohnbuchhaltung an ein externes Unternehmen auszulagern.
Im Folgenden haben wir für Sie die Vor- und Nachteile beider Varianten zusammengestellt. Für welche Variante Sie sich letztendlich entscheiden, hängt dabei von vielen Faktoren ab. Dazu gehören bspw. die Unternehmensgröße, die Mitarbeiteranzahl oder auch ihre verfügbaren Ressourcen sowie weitere spezifische Bedürfnisse.
Interne Lohnbuchhaltung – Vorteile
Flexibilität: Ganz klarer Vorteil bei der internen Gehaltsbuchhaltung ist die größere Flexibilität. Anpassungen können jederzeit vorgenommen werden und Probleme direkt vor Ort gelöst werden. Es besteht keine Abhängigkeit zu einem externen Dienstleistungsunternehmen.
Kosten: Die Einstellung von eigenen Lohnbuchhalter*innen ist ein Kostenfaktor.
Exkurs 1: Wie viel kostet externe Lohnberater*innen? Was kostet die Lohnbuchhaltung bei Steuerberater*innen?
Es gibt viele Anbieter, die unterschiedliche Preise haben. Anbieter sind spezialisierte externe Dienstleister*innen oder auch Steuerberater*innen.
In der Regel kostet eine monatliche Abrechnung zwischen 15 und 20 Euro netto pro Mitarbeitenden. Darüber hinaus fallen allerdings weitere Kosten wie die An- und Abmeldung, das Anlegen und Führen einer digitalen Personalakte bzw. eines Lohnkontos pro Mitarbeitenden sowie die Nutzung von DATEV pro Abrechnung an.
Bei fünf Mitarbeitenden kann man bei einem externen Lohnbüro etwa mit 100 Euro netto pro Monat rechnen. Ein Lohnprogramm wie das von Factorial gibt es im Vergleich meistens viel günstiger.
Vertraulichkeit: Vertrauliche und sensible Daten bleiben im Unternehmen.
Interne Lohnbuchhaltung – Nachteile
Komplexität: Für die Lohnbuchhaltung muss geeignetes Personal gefunden werden. Regelmäßige Weiterbildungen und Schulungen sind zudem erforderlich, um auf dem neusten Stand zu bleiben. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen kann die Lohnbuchhaltung eigene Ressourcen sprengen.
Hohe Personalkosten: Klarer Nachteil der internen Lohnbuchhaltung ist, dass zusätzliche Personen angestellt werden müssen. Lohnkosten von mindestens 2.500 Euro im Monat fallen also zusätzlich an.
Fehleranfälligkeit: Oftmals wird das Thema Gehaltsabrechnungen etwas nachlässig behandelt. Nicht selten sind Mitarbeitende für die Lohnbuchhaltung verantwortlich, die hauptsächlich noch andere Aufgaben erledigen. Hier kann es zu fatalen Fehlern kommen. Auch Rechtsverstöße sind so wahrscheinlicher.
Schwierigkeit Personal zu finden: In Zeiten des Fachkräftemangels kann es mitunter schwer sein, geeignetes Personal für die Lohnbuchhaltung zu finden.
Externe Lohnbuchhaltung – Vorteile
Know-how: Der klare Vorteil des Outsourcings der Lohnbuchhaltung liegt darin, dass sich spezialisierte Dienstleister*innen um die Lohnabrechnung und die Führung der Lohnkonten kümmert. Externe Dienstleistende sind in ihrem Bereich fit. Sie können sicher sein, dass alles korrekt und ordnungsgemäß erledigt wird.
Kostensenkung: In der Regel ist die Auslagerung der Lohnbuchhaltung auch günstiger für Unternehmen – insbesondere bei kleineren und mittleren Unternehmen mit weniger Angestellten.
Ressourcensparend: Die Erstellung der Lohnabrechnung und die Führung der Lohnkonten ist ein großer Zeitfresser in der Personalabteilung. Durch den Wegfall können sich die Teams in der HR-Abteilung wieder auf das Kerngeschäft konzentrieren.
Externe Lohnbuchhaltung – Nachteile
Kontrollverlust: Klarer Nachteil der externen Lohnbuchhaltung ist, dass Sie als Unternehmen weniger Kontrolle über die Erledigung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie weiteren Aufgaben rund die Lohnbuchhaltung haben. Soll es mal schnell gehen, beispielsweise am Wochenende und ihr externer Dienstleistender ist nicht da, kommen Sie nicht weiter.
Vertrauliche Daten werden weitergegeben: Die Lohnabrechnung ist ein sensibles Thema mit vielen sensiblen Daten. Diese werden heutzutage an externe Dienstleister ausgelagert. Es ist wichtig, dass sich Unternehmen hier für einen professionellen Anbieter mit langjähriger Erfahrung entscheiden, damit die Daten korrekt verarbeitet werden und die Bereitstellung der Lohnabrechnung sowie die Lohnauszahlung korrekt erfolgen.
Laut dem Clutch-Report aus dem Jahr 2023 setzen 14 Prozent der kleinen Unternehmen auf das Outsourcing ihrer Buchhaltung und Finanzen.
