Der Lohnsteuerjahresausgleich für Arbeitgeber ist ein gesetzlich geregeltes Erstattungsverfahren. Wer am 31. Dezember mindestens zehn Beschäftigte hat, ist gemäß § 42b EStG zur Durchführung verpflichtet. Dieser Beitrag erklärt, welche Voraussetzungen gelten, welche Ausschlussgründe zu beachten sind und wie die Berechnung im Einzelnen funktioniert.
Wichtige Fakten
- Der Lohnsteuerjahresausgleich ist ein betriebliches Erstattungsverfahren. Arbeitgeber prüfen, ob im Ausgleichsjahr zu viel Lohnsteuer einbehalten wurde, und erstatten die Differenz in der Dezemberabrechnung gemäß § 42b EStG. Die amtliche Grundlage liefert das Bundesministerium der Justiz.
- Zur Durchführung verpflichtet sind Arbeitgeber, die am 31. Dezember des Ausgleichsjahres mindestens zehn Beschäftigte haben, für die individuelle Lohnsteuerabzugsmerkmale gelten. Minijobber zählen dabei nicht mit. Der mittlere Bruttojahresverdienst in Deutschland lag 2026 bei 54.066 Euro, was die Relevanz einer korrekten Jahresabrechnung für die Belegschaft verdeutlicht.
- Anspruch auf den Ausgleich haben Beschäftigte, die das gesamte Ausgleichsjahr ununterbrochen in einem Dienstverhältnis zum selben Arbeitgeber gestanden haben und keinem der gesetzlichen Ausschlussgründe nach § 42b Abs. 1 Satz 3 EStG unterliegen.
- Ab dem Ausgleichsjahr 2026 gilt ein neuer Ausschlussgrund. Beschäftigte, die nach Erreichen der gesetzlichen Regelaltersgrenze weiterarbeiten und steuerfreie Einkünfte nach § 3 Nr. 21 EStG (Aktivrente) beziehen, sind vom Lohnsteuerjahresausgleich ausgenommen. Das Bundesfinanzministerium bestätigt, dass die Aktivrente bis zu 2.000 Euro monatlich steuerfrei stellt.
Was ist der Lohnsteuerjahresausgleich? Definition und Abgrenzung
Arbeitgeber führen vom Bruttolohn ihrer Beschäftigten monatlich Lohnsteuer an das Finanzamt ab. Beim Ausgleich wird geprüft, ob die Beschäftigten im laufenden Jahr zu viel Lohnsteuer bezahlt haben und ob sie eventuell etwas zurückbekommen.
Meist ist dies der Fall, wenn sich das Gehalt von Beschäftigten im Laufe des Jahres geändert hat oder sie Sonderzahlungen wie z. B. Weihnachts- und Urlaubsgeld erhalten haben. Der Lohnsteuerjahresausgleich wird in der Regel mit der Lohnabrechnung für Dezember durchgeführt.
Wichtig: Der Lohnsteuerjahresausgleich wird ausschließlich vom Arbeitgeber durchgeführt, nicht von den Beschäftigten selbst. Er ist nicht mit der Einkommensteuererklärung zu verwechseln, die alle Einkunftsarten umfasst.
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Lohnsteuerjahresausgleich kurz und knapp
Dabei handelt es sich um eine Korrektur der bereits tatsächlich abgeführten Lohnsteuer in einem Kalenderjahr.
Lohnsteuerjahresausgleich vs. Einkommensteuererklärung: Was ist der Unterschied?
Oft werden die Begriffe Lohnsteuerjahresausgleich und Einkommensteuererklärung verwechselt. Diese Verwechslung ist historisch bedingt.
Bis Anfang der 1990er-Jahre wurde die für Beschäftigte freiwillige Einkommensteuererklärung noch Lohnsteuerjahresausgleich genannt. Die Berechnung des Lohnsteuerjahresausgleichs erfolgte damals automatisch durch das Finanzamt.
Seit der Abschaffung dieser automatischen Berechnung durch das Finanzamt müssen die Arbeitgeber den Ausgleich durchführen. Die Steuererklärung umfasst alle Einkünfte (z. B. auch Kapitaleinkünfte). Der Lohnsteuerjahresausgleich berücksichtigt hingegen nur die Lohneinkünfte und die darauf entrichteten Lohnsteuern.
Merke also: Lohnsteuerausgleich ≠ Steuererklärung
Lohnsteuerausgleich online: Im Internet finden sich zahlreiche verwirrende und oft unzutreffende Informationen unter dem Suchbegriff. Manchmal wird dieser Begriff weiterhin synonym mit der individuellen Steuererklärung von Beschäftigten verwendet. Das ist schlicht falsch.
Welche Pflichten und Rechte haben Arbeitgeber beim Lohnsteuerjahresausgleich?
Wann muss man einen Lohnsteuerjahresausgleich machen?
Gemäß § 42b Abs. 1 Satz 2 EStG sind Arbeitgeber zur Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleichs verpflichtet, wenn sie am 31. Dezember des Ausgleichsjahres mindestens zehn Beschäftigte haben, für die die Lohnsteuer nach individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) ermittelt wird. Minijobber und pauschal besteuerte Beschäftigte zählen dabei nicht mit. Arbeitgeber mit weniger als zehn Beschäftigten sind nicht verpflichtet, dürfen den Ausgleich aber freiwillig durchführen.
Haftungshinweis: Arbeitgeber haften für einen fehlerhaft durchgeführten oder unterlassenen Lohnsteuerabzug gemäß § 42d EStG gegenüber dem Finanzamt. Wird ein Lohnsteuer-Fehlbetrag festgestellt, der auf einen unzutreffenden Abzug zurückzuführen ist, ist das Betriebsstättenfinanzamt unverzüglich zu informieren, um eine persönliche Haftung zu vermeiden.
Wann darf ein Lohnsteuerjahresausgleich vorgenommen werden?
Arbeitgeber dürfen einen Ausgleich vornehmen, wenn:
- Beschäftigte in einem ständigen Dienstverhältnis zum Arbeitgeber gestanden haben.
- Wenn kein ununterbrochenes Dienstverhältnis zum selben Arbeitgeber während des gesamten Kalenderjahres bestanden hat, darf kein Lohnsteuerjahresausgleich durchgeführt werden!
- Beschäftigte beziehen Einnahmen aus einem früheren oder aktiven Dienstverhältnis.
- Eine Ausnahme gilt für Personen, die im Kalenderjahr in Rente gehen, aber dennoch Arbeitslohn von ihrem früheren Arbeitgeber beziehen. Dies kann beispielsweise eine Betriebsrente sein.
- Keine gesetzlichen Ausschlussgründe bestehen (siehe den Abschnitt zu den Ausnahmen).
Welche Ausnahmen gibt es beim Lohnsteuerjahresausgleich?
Arbeitgeber dürfen gemäß § 42b EStG keinen Lohnsteuerjahresausgleich vornehmen, wenn:
- Beschäftigte einen Verzicht darauf beantragen.
- Beschäftigte für das gesamte Ausgleichsjahr oder einen Teil davon nach den Steuerklassen II, III, IV, V oder VI zu besteuern waren (§ 42b Abs. 1 Satz 3 Nr. 2 und 3 EStG).
- Bei der Lohnsteuerberechnung das Faktorverfahren angewandt wurde, ein Freibetrag oder ein Hinzurechnungsbetrag berücksichtigt wurde.
- Beschäftigte im Ausgleichsjahr bestimmte (Zuschüsse zu) Entgeltersatzleistungen oder weitere Sonderzahlungen erhalten haben. Dazu gehören beispielsweise Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld oder auch Kurzarbeitergeld.
- Die Zahl nach dem Großbuchstaben U mindestens 1 beträgt. Der Großbuchstabe U steht für eine Unterbrechung der Lohnfortzahlung. Die Zahl steht für die Dauer der Unterbrechung. Typische Unterbrechungen sind Krankheit (Bezug von Krankengeld), unbezahlter Urlaub von fünf oder mehr Arbeitstagen oder auch der Bezug von Kinderkrankengeld.
- Bestimmte Beiträge im Rahmen der Vorsorgepauschale geändert wurden, ein Beitragszuschlag berücksichtigt wurde oder Beträge nur vorübergehend gezahlt wurden.
- Beschäftigte, die im Ausland Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit erzielt haben, die dem Doppelbesteuerungsabkommen oder dem Progressionsvorbehalt unterliegen.
Neu ab 2026 – Aktivrente: Beschäftigte, die nach Erreichen der gesetzlichen Regelaltersgrenze weiterarbeiten und steuerfreie Einkünfte nach § 3 Nr. 21 EStG beziehen (sog. Aktivrente), sind vom Lohnsteuerjahresausgleich ausgeschlossen (§ 42b Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG n.F.). Das Bundesfinanzministerium bestätigt, dass die Aktivrente ab 2026 bis zu 2.000 Euro monatlich steuerfrei stellt. Der steuerfreie Betrag ist gesondert in der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen.
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Wer hat Anspruch auf den Lohnsteuerjahresausgleich 2026?
Lohnsteuerjahresausgleich für Beschäftigte
Folgende Beschäftigte haben Anspruch auf einen vom Arbeitgeber durchgeführten Lohnsteuerjahresausgleich:
Unbeschränkt und beschränkt Steuerpflichtige
Arbeitgeber können für alle Beschäftigten, deren berufliche Tätigkeit in Deutschland steuerlich ausgewertet wird, einen Ausgleich durchführen. Staatsangehörigkeit und Wohnsitz spielen dabei keine Rolle.
Das bedeutet, Arbeitgeber dürfen einen Lohnsteuerjahresausgleich bei beschränkt und unbeschränkt steuerpflichtigen Beschäftigten vornehmen.
Info: Beschränkt Steuerpflichtige
Bis einschließlich 2026 durften Arbeitgeber für beschränkt steuerpflichtige Beschäftigte keinen Ausgleich durchführen. Seit dem Jahressteuergesetz 2026 sind beschränkt einkommensteuerpflichtige Beschäftigte im Sinne des § 1 Abs. 4 EStG in das Verfahren einbezogen.
Beschränkt einkommensteuerpflichtig sind nach § 1 Abs. 4 EStG alle Personen, die in Deutschland keinen Wohnsitz haben, sich nicht länger als 183 Tage in Deutschland aufhalten, aber dennoch bestimmte inländische Einkünfte im Sinne des § 49 EStG beziehen.
Wichtig ist, dass bei den Beschäftigten keine gesetzlichen Ausnahmen anwendbar sind.
Nebenjob oder zeitlich befristetes Arbeitsverhältnis
Personen, die neben ihrer hauptberuflichen Tätigkeit noch einen Nebenjob ausüben, haben nach einer neuen Regelung ebenfalls Anspruch auf einen Ausgleich. Die Tätigkeit darf jedoch nicht länger als an 24 aufeinanderfolgenden Tagen ausgeübt werden.
Wer profitiert besonders vom Lohnsteuerjahresausgleich?
Aus welchen Gründen ist ein Lohnsteuerjahresausgleich notwendig?
Arbeitgeber führen die Lohnsteuer zusammen mit weiteren Steuern (wie beispielsweise Kirchensteuer) oder auch den Sozialversicherungsbeiträgen monatlich für die Beschäftigten an das Finanzamt ab. Die Beschäftigten zahlen somit monatlich Lohnsteuer auf ihr Gehalt. In bestimmten Fällen kann es vorkommen, dass sie in einem Ausgleichsjahr zu viel Lohnsteuer gezahlt haben.
Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn:
- es innerhalb eines Jahres rückwirkend zu steuergesetzlichen Änderungen kommt, etwa eine Anhebung des Grundfreibetrags. Das Bundesfinanzministerium hat den Grundfreibetrag für 2026 auf 12.348 Euro angehoben (2026: 12.096 Euro), was bei rückwirkender Anpassung zu einer Erstattung führen kann.
- es innerhalb eines Jahres zu Gehaltsveränderungen kommt.
- bestimmte Sonderzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld gezahlt wurden.
Mit dem Ausgleich werden diese Änderungen korrigiert.
Auch Personen, die eine zeitlich befristete Nebentätigkeit ausüben, profitieren besonders vom Lohnsteuerjahresausgleich. Einkünfte aus der Nebentätigkeit werden nicht mehr auf das ganze Jahr umgerechnet, sondern nur für die tatsächlich gearbeiteten Tage berechnet.
Wie führt man den Lohnsteuerjahresausgleich durch?
Lohnsteuerausgleich selber machen?
Er kann nicht von den Beschäftigten durchgeführt werden. Er kann nur vom Arbeitgeber mit der Lohnabrechnung einmal im Jahr umgesetzt werden.
Wie geht ein Lohnsteuerjahresausgleich?
Grundlage ist die im Ausgleichsjahr entrichtete Lohnsteuer. Die Höhe der monatlichen Lohnsteuer richtet sich nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM), die das Finanzamt über die ELSTER-Datenbank bereitstellt.
- Steuerklasse
- Kinderfreibeträge
- Kirchensteuer
- Solidaritätszuschlag
- Weitere Freibeträge
Als Arbeitgeber erhalten Sie die diesbezüglichen Informationen vom Finanzamt. Diese werden Arbeitgebern über eine elektronische Datenbank, die sogenannten elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (kurz ELStAM), zur Verfügung gestellt.
Diese Datenbank und die darin enthaltenen Informationen dienen dem Arbeitgeber als Grundlage zur Berechnung.
Lohnsteuerjahresausgleich im Einzelnen berechnen
- Der steuerpflichtige Jahresarbeitslohn der Beschäftigten wird ermittelt.
- Die für diesen Jahresarbeitslohn zu zahlende Lohnsteuer wird aus einer amtlichen Jahreslohnsteuertabelle abgelesen. Alternativ steht der Lohn- und Einkommensteuerrechner des Bundesfinanzministeriums zur Verfügung, der stets die aktuellen Tarife für das jeweilige Ausgleichsjahr abbildet.
Hinweis zu Freibeträgen: Vor der Ermittlung der Jahreslohnsteuer sind gemäß § 42b Abs. 2 EStG der Versorgungsfreibetrag sowie der Altersentlastungsbetrag vom Jahresarbeitslohn abzuziehen, sofern diese für die betreffende Person in Betracht kommen. Außerdem ist die Steuerklasse des letzten Lohnzahlungszeitraums des Ausgleichsjahres maßgeblich.
- Davon werden nun die bereits entrichteten Lohnsteuerbeträge abgezogen. Ergibt sich hieraus eine Differenz zugunsten der Beschäftigten, muss ihnen diese erstattet werden.
Was passiert bei einem „Negativbetrag“?
Wurde der Lohnsteuerabzug vom Arbeitgeber korrekt durchgeführt, ergibt sich aber dennoch ein negativer Betrag, muss der Arbeitgeber keinen „Negativausgleich“ vornehmen. Dies regelt das Finanzamt im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung.
Achtung: Ist der fehlende Lohnsteuerbetrag allerdings auf einen falschen Lohnsteuerabzug zurückzuführen, dürfen Arbeitgeber diese Differenz in der nächsten Lohnabrechnung einbehalten.
Wenn Sie dies als Arbeitgeber unterlassen, sollten Sie das Betriebsstättenfinanzamt informieren, um eine Haftung zu vermeiden. Grundsätzlich haften Arbeitgeber für falsch durchgeführte Lohnsteuerabzüge.
- Verringern Sie die Lohnsteuer für den letzten Kalendermonat. Die verminderte Lohnsteuer wird in der Dezemberlohnabrechnung ausgewiesen.
- Aufzeichnungspflicht: Die Durchführung und die erstatteten Beträge sind im Lohnkonto der jeweiligen Beschäftigten zu vermerken.
Lohnsteuerjahresausgleich: Unterlagen
Lohnsteuerausgleich-Formular: Der Lohnsteuerjahresausgleich wird in der Praxis elektronisch über eine Lohnabrechnungssoftware durchgeführt, die automatisch eine Zulässigkeitsprüfung vornimmt. Auf dem Lohnbeleg ist die Durchführung am Vermerk „Lohnsteuerjahresausgleich durchgeführt“ erkennbar. Gemäß § 42b Abs. 4 EStG ist die erstattete Lohnsteuer gesondert im Lohnkonto einzutragen und in der Lohnsteuerbescheinigung als erhobene Lohnsteuer nach Verrechnung auszuweisen. Mit einer integrierten Lohnbuchhaltungslösung wie Factorial lässt sich dieser Prozess — von der Zulässigkeitsprüfung bis zur Dokumentation im Lohnkonto — vollständig digital abbilden.
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Welche Fristen gelten für den Lohnsteuerjahresausgleich 2026?
Lohnsteuerausgleich-Frist
Gemäß § 42b Abs. 3 EStG darf der Lohnsteuerjahresausgleich frühestens mit der Lohnabrechnung für den letzten Lohnzahlungszeitraum des Ausgleichsjahres (in der Regel Dezember) und spätestens mit der Lohnabrechnung für den letzten Lohnzahlungszeitraum im Februar des Folgejahres durchgeführt werden. Die Frist wurde durch das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens ab dem 1. Januar 2017 von Ende März auf Ende Februar vorverlegt, um sie an die Frist zur Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung anzugleichen.
Lohnsteuerjahresausgleich rückwirkend: Nach Ablauf dieser Frist kann ein Ausgleich in der Regel nicht mehr vorgenommen werden.
Der Lohnsteuerjahresausgleich – Wie viel bekommt man beim Lohnsteuerausgleich zurück?
Beim Ausgleich kann es dazu kommen, dass Beschäftigte eine Rückerstattung von zu viel gezahlter Lohnsteuer erhalten. Die Höhe der Rückerstattung hängt jedoch von verschiedenen Faktoren ab. Ein pauschaler Wert für den Lohnsteuerjahresausgleich kann daher nicht angegeben werden.
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Häufig gestellte Fragen und Antworten
Was ist der Lohnsteuerjahresausgleich für Arbeitgeber?
Der Lohnsteuerjahresausgleich ist eine Korrektur der Lohnsteuer, die Arbeitgeber durchführen, um zu prüfen, ob ihre Mitarbeitenden im Laufe des Jahres zu viel Lohnsteuer gezahlt haben. Dies geschieht meist mit der Dezember-Lohnabrechnung und kann zu einer Rückerstattung für die Angestellten führen.
Welcher Arbeitgeber muss einen Lohnsteuerjahresausgleich machen?
Nach § 42b Einkommensteuergesetz (EStG) ist jeder Arbeitgeber zur Durchführung verpflichtet, der am 31. Dezember eines Jahres mindestens zehn Mitarbeitende beschäftigt. Kleinere Unternehmen mit weniger als zehn Angestellten müssen keinen Lohnsteuerjahresausgleich durchführen.
Ist ein Lohnsteuerjahresausgleich für Arbeitgeber bei unterjährigem Eintritt möglich?
Nein, ein Lohnsteuerjahresausgleich ist nur für Mitarbeitende möglich, die das gesamte Kalenderjahr ununterbrochen beim selben Arbeitgeber beschäftigt waren. Bei einem Eintritt oder Austritt während des Jahres darf der Arbeitgeber keinen Ausgleich durchführen.
Wie funktioniert ein Lohnsteuerjahresausgleich?
Der Arbeitgeber ermittelt das steuerpflichtige Bruttojahresgehalt und die darauf basierende Jahreslohnsteuer. Diese wird mit der bereits gezahlten Lohnsteuer verglichen, und eine eventuelle Differenz wird dem Mitarbeitenden erstattet. Eine All-in-one-Unternehmenssoftware wie Factorial kann diesen Prozess durch die Integration mit der Lohnbuchhaltung automatisieren.
