Der Lohnsteuerjahresausgleich klingt für viele Arbeitgeber erst einmal kompliziert – ist es aber gar nicht! Er ist nur ein weiterer Schritt in der ohnehin vom Arbeitgeber durchgeführten Lohnsteuerberechnung für die Arbeitnehmer.
Wesentlich für die Berechnung ist lediglich die Kenntnis der verschiedenen Voraussetzungen, Rechte und Pflichten, wann Sie als Arbeitgeber einen Lohnsteuerjahresausgleich durchführen müssen und wann nicht.
Im folgenden Blogbeitrag erklären wir Ihnen, worauf Sie achten müssen. Ihre Mitarbeiter*innen werden es Ihnen danken.
Key Facts
- Der Lohnsteuerjahresausgleich ist eine Korrektur, der im Kalenderjahr bereits abgeführten Lohnsteuer der Arbeitnehmer.
- Arbeitgeber sind verpflichtet, diese durchzuführen, wenn sie am Ende eines Kalenderjahres mindestens 10 Mitarbeiter*innen beschäftigen.
- Anspruch auf einen Lohnsteuerjahresausgleich haben unter bestimmten Bedingungen Mitarbeiter*innen der Steuerklasse 1, die in einem ununterbrochenen Dienstverhältnis zum Arbeitgeber gestanden haben.
- Lohnsteuerjahresausgleich Definition: Was versteht man unter dem Lohnsteuerjahresausgleich?
- Lohnsteuerjahresausgleich: Pflichten und Rechte
- Wer hat Anspruch auf einen Lohnsteuerjahresausgleich?
- Lohnsteuerausgleich machen
- Lohnsteuerjahresausgleich Unterlagen
- Welche Fristen gibt es für den Lohnsteuerjahresausgleich?
Lohnsteuerjahresausgleich Definition: Was versteht man unter dem Lohnsteuerjahresausgleich?
Arbeitgeber führen vom Bruttolohn ihrer Mitarbeitenden monatlich Lohnsteuer an das Finanzamt ab. Beim Ausgleich wird nun geprüft, ob die Mitarbeitenden im laufenden Jahr zu viel Lohnsteuer bezahlt haben und ob sie eventuell etwas zurückbekommen.
Meist ist dies der Fall, wenn sich das Gehalt eines Mitarbeitenden im Laufe des Jahres geändert hat oder er Sonderzahlungen wie z. B. Weihnachts- und Urlaubsgeld erhalten hat. Der Lohnsteuerjahresausgleich wird in der Regel mit der Lohnabrechnung für Dezember durchgeführt.
Wichtig: Er wird immer vom Arbeitgeber für Arbeitnehmer in der Regel in der Steuerklasse 1 durchgeführt.
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Lohnsteuerjahresausgleich Kurz & Knapp
Dabei handelt es sich demnach um eine Korrektur der bereits tatsächlich abgeführten Lohnsteuer in einem Kalenderjahr.
Lohnsteuerjahresausgleich vs. Einkommenssteuererklärung
Oft werde die Begriffe Lohnsteuerjahresausgleich und Einkommensteuererklärung verwechselt. Diese Verwechslung ist historisch bedingt.
Bis Anfang der 1990er Jahre wurde die für Beschäftigte freiwillige Einkommenssteuererklärung noch Lohnsteuerjahresausgleich genannt. Die Berechnung des Lohnsteuerjahresausgleichs erfolgte damals automatisch durch das Finanzamt.
Seit der Abschaffung dieser automatischen Berechnung durch das Finanzamt müssen die Arbeitgeber den Ausgleich durchführen. Die Steuererklärung umfasst alle Einkünfte (z. B. auch Kapitaleinkünfte). Der Lohnsteuerjahresausgleich berücksichtigt dagegen nur die Lohneinkünfte und die darauf entrichteten Lohnsteuern.
Merke also: Lohnsteuerausgleich ≠ Steuererklärung
Lohnsteuerausgleich online: Gerade im Internet finden sich viele verwirrende und oft falsche Informationen unter dem Suchbegriff. Oftmals wird dieser Begriff weiterhin synonym mit der individuellen Steuererklärung von Beschäftigten verwendet. Das ist schlicht falsch.
Lohnsteuerjahresausgleich: Pflichten und Rechte
Wann muss man einen Lohnsteuerjahresausgleich machen?
Arbeitgeber sind zur Durchführung eines Lohnsteuerjahresausgleichs verpflichtet, wenn sie zum 31. 12 eines Jahres mindestens 10 Mitarbeitende beschäftigen. Kleinere Betriebe sind nicht dazu verpflichtet.
Dies ist in § 42b des Einkommensteuergesetzes (EStG) festgelegt.
Wann darf ein Lohnsteuerjahresausgleich vorgenommen werden?
Arbeitgeber dürfen einen Ausgleich vornehmen, wenn:
- Mitarbeitende in einem ständigen Dienstverhältnis zum Arbeitgeber gestanden haben.
- Wenn kein ununterbrochenes Dienstverhältnis zum selben Dienstgeber während des gesamten Kalenderjahres bestanden hat, darf kein Lohnsteuerjahresausgleich durchgeführt werden!
- Beschäftigte Einnahmen aus einem früheren oder aktiven Dienstverhältnis beziehen.
- Eine Ausnahme gilt für Personen, die bspw. im Kalenderjahr in Rente gehen, aber dennoch Arbeitslohn von ihrem früheren Arbeitgeber beziehen. Dies kann bspw. eine Betriebsrente sein
- Keine gesetzlichen Ausschlussgründe bestehen (siehe unter dem Punkt Ausnahmen).
Welche Ausnahmen gibt es beim Lohnsteuerjahresausgleich?
Arbeitgeber dürfen laut § 42 EStG keinen Lohnsteuerjahresausgleich vornehmen, wenn:
- Beschäftigte einen Verzicht darauf beantragen.
- Mitarbeiter*innen für einen Teil oder das gesamte Ausgleichsjahr, in einer anderen Steuerklasse als der Steuerklasse 1 zu besteuern sind.
- Bei der Lohnsteuerberechnung das Faktorverfahren angewandt wurde, ein Freibetrag oder ein Hinzurechnungsbetrag berücksichtigt wurde.
- Arbeitnehmer im Ausgleichsjahr bestimmte (Zuschüsse zu) Entgeltersatzleistungen oder weitere Sonderzahlungen erhalten haben. Dazu gehören bspw. Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld oder auch Kurzarbeitergeld.
- Die Zahl nach dem Großbuchstaben U mindestens 1 beträgt. Der Großbuchstabe U steht für eine Unterbrechung der Lohnfortzahlung. Die Zahl steht für die Dauer der Unterbrechung. Typische Unterbrechungen sind Krankheit (Bezug von Krankengeld), unbezahlter Urlaub von fünf oder mehr Arbeitstagen oder auch der Bezug von Kinderkrankengeld.
- Bestimmte Beiträge im Rahmen der Vorsorgepauschale geändert wurden, ein Beitragszuschlag berücksichtigt wurde oder Beträge nur vorübergehend gezahlt wurden.
- Arbeitnehmer, die im Ausland Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit erzielt haben, die dem Doppelbesteuerungsgesetz oder dem Progressionsvorbehalt unterliegen.
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Wer hat Anspruch auf einen Lohnsteuerjahresausgleich?
Lohnsteuerjahresausgleich Arbeitnehmer
Folgende Beschäftigte haben Anspruch auf einen vom Arbeitgeber durchgeführten Lohnsteuerjahresausgleich:
Unbeschränkt und beschränkt Steuerpflichtige
Arbeitgeber können für alle Beschäftigte, deren berufliche Tätigkeit in Deutschland steuerlich verwertet wird, einen Ausgleich durchführen. Staatsangehörigkeit und Wohnsitz spielen dabei keine Rolle.
Das bedeutet also, Arbeitgeber dürfen einen Lohnsteuerjahresausgleich bei beschränkt und unbeschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmern vornehmen.
Info: Beschränkt Steuerpflichtige
Bis 2019 durften Arbeitgeber für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer keinen Ausgleich durchführen.
Beschränkt einkommensteuerpflichtig sind nach § 1 Abs. 4 EStG alle Personen, die in Deutschland keinen Wohnsitz haben, sich nicht länger als 183 Tage in Deutschland aufhalten, aber dennoch bestimmte inländische Einkünfte im Sinne des § 49 EStG beziehen.
Wichtig dabei ist, dass bei den Arbeitnehmern keine gesetzlichen Ausnahmen anwendbar sind.
Nebenjob oder zeitlich befristetes Arbeitsverhältnis
Personen, die neben ihrer hauptberuflichen Tätigkeit noch einen Nebenjob ausüben, haben nach einer neuen Regelung ebenfalls Anspruch auf einen Ausgleich. Die Tätigkeit darf jedoch nicht länger als an 24 aufeinanderfolgenden Tage ausgeübt werden.
Wer profitiert besonders vom Lohnsteuerjahresausgleich?
Aus welchen Gründen ist ein Lohnsteuerjahresausgleich notwendig?
Arbeitgeber führen die Lohnsteuer zusammen mit weiteren Steuern (wie z. B. Kirchensteuer) oder auch den Sozialversicherungsbeiträgen monatlich für die Beschäftigten an das Finanzamt ab. Die Mitarbeitenden zahlen also monatlich Lohnsteuer auf ihr Gehalt. In bestimmten Fällen kann es nun vorkommen, dass sie in einem Ausgleichsjahr zu viel Lohnsteuer gezahlt haben.
Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn:
- Es innerhalb eines Jahres rückwirkend zu steuergesetzlichen Änderungen kommt. Das können bspw. eine erhöhter Grundfreibetrag oder Werbungskostenpauschale sein.
- Es innerhalb eines Jahres zu Gehaltsveränderungen kommt.
- Bestimmte Sonderzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld gezahlt wurden.
Mit dem Ausgleich werden diese Änderungen korrigiert.
Auch Personen, die eine zeitlich befristete Nebentätigkeit ausüben, profitieren besonders vom Lohnsteuerjahresausgleich. Einkünfte aus der Nebentätigkeit werden nicht mehr auf das ganze Jahr umgerechnet, sondern nur für die tatsächlich gearbeiteten Tage kalkuliert.
Lohnsteuerausgleich machen
Lohnsteuerausgleich selber machen?
Er kann nicht von den Beschäftigten durchgeführt werden. Er kann nur von Arbeitgeber mit der Lohnabrechnung einmal im Jahr umgesetzt werden.
Wie geht ein Lohnsteuerjahresausgleich?
Grundlage ist die im Ausgleichsjahr entrichtete Lohnsteuer. Die Höhe der monatlichen Lohnsteuer von Beschäftigten richten sich nach bestimmten Merkmalen. Diese sind:
- Steuerklasse
- Kinderfreibeträge
- Kirchensteuer
- Solidaritätszuschlag
- Weitere Freibeträge
Als Arbeitgeber erhalten sie die diesbezüglichen Informationen vom Finanzamt. Sie werden Arbeitgebern über eine elektronische Datenbank, die sogenannte elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (kurz ELStAM) zur Verfügung gestellt.
Diese Datenbank und die darin enthaltenen Informationen dienen dem Arbeitgeber als Grundlage zur Berechnung.
Lohnsteuerjahresausgleich berechnen Schritt für Schritt
- Das steuerpflichtige Bruttojahresarbeitsgehalt der Beschäftigten wird ermittelt.
- Die für diesen Bruttoarbeitslohn zu zahlenden Lohnsteuer wird aus einer amtlichen Jahreslohnsteuertabelle abgelesen. Sie können hierfür allerdings auch den Lohn- und Einkommenssteuerrechner des Bundesfinanzministeriums oder einen Brutto-Netto-Rechner nutzen.
- Davon werden nun die bereits entrichteten Lohnsteuerbeträge abgezogen. Ergibt sich hieraus eine Differenz zugunsten der Beschäftigten, muss ihnen diese erstattet werden.
Was passiert bei einem „Negativbetrag”?
Wurde der Lohnsteuerabzug vom Arbeitgeber korrekt durchgeführt, ergibt sich aber dennoch ein negativer Betrag, muss der Arbeitgeber keinen „Negativausgleich“ vornehmen. Dies regelt das Finanzamt im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung.
Achtung!: Ist der fehlende Lohnsteuerbetrag allerdings auf einen falschen Lohnsteuerabzug zurückzuführen, dürfen Arbeitgeber diese Differenz in der nächsten Lohnabrechnung einbehalten.
Tun Sie das als Arbeitgeber nicht, sollten Sie das Betriebsstättenfinanzamt informieren, um eine Haftung zu vermeiden! Denn grundsätzlich haften Arbeitgeber für falsch durchgeführte Lohnsteuerabzüge.
- Verringern Sie die Lohnsteuer für den letzten Kalendermonat. Die verminderte Lohnsteuer wird in der Dezemberlohnabrechnung ausgewiesen.
- Aufzeichnungspflicht: Die Durchführung und die erstatten Beträge sind im Lohnkonto des*der jeweiligen Mitarbeiter*in aufzuzeichnen.
Lohnsteuerjahresausgleich Unterlagen
Lohnsteuerausgleich Formular: Der Lohnsteuerjahresausgleich wird in der Regel über die Software, also ein Steuerprogramm oder eine Personal-Software elektronisch durchgeführt (z. B. Lohnsteuerausgleich Elster oder einer anderen Software).
Die Software nimmt gleichzeitig eine Zulässigkeitsprüfung vor, ob also oben genannte Voraussetzung für einen Ausgleich bei den Mitarbeiter*innen erfüllt sind. Auf dem Lohnbeleg kann man die Durchführung mit dem Vermerk „Lohnsteuerjahresausgleich durchgeführt“ erkennen.
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Welche Fristen gibt es für den Lohnsteuerjahresausgleich?
Lohnsteuerausgleich Frist
Der Ausgleich muss vom Arbeitgeber nach dem Steuermodernisierungsgesetz seit 2017 bis spätestens Ende Februar des folgenden Jahres vorgenommen werden. Der Ausgleich kann durch den Arbeitgeber frühestens im letzten Kalendermonat, d. h. im Dezember des Ausgleichsjahres, durchgeführt werden.
Lohnsteuerjahresausgleich rückwirkend: Nach Ablauf dieser Frist kann ein Ausgleich in der Regel nicht mehr vorgenommen werden.
Der Lohnsteuerjahresausgleich – Wie viel bekommt man beim Lohnsteuerausgleich zurück?
Beim Ausgleich kann es dazu kommen, dass Mitarbeitende eine Rückerstattung von zu viel gezahlter Lohnsteuer erhalten. Die Höhe der Rückerstattung hängt allerdings von verschiedenen Faktoren ab. Ein pauschaler Wert für den Lohnsteuerjahresausgleich kann daher nicht angegeben werden.
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