Mitarbeiterbefragung: Definition, Tipps, Fragen und Tools

Prozesse verlangsamen sich, die gewünschten Ergebnisse werden nicht erreicht oder die Personalfluktuation nimmt zu – das alles sind Zeichen für eine steigende Unzufriedenheit der Mitarbeiter. Was jetzt helfen kann, sind Mitarbeiterbefragungen, um Probleme zu erkennen und diesen gezielt entgegenwirken zu können.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum regelmäßig durchgeführte Mitarbeiterbefragungen so wichtig sind, was dabei erlaubt ist, und ob solche Befragungen besser anonym stattfinden oder nicht.

Am Ende des Artikels finden Sie einige Beispielfragen und intelligente Software-Lösungen für flexible und attraktive Mitarbeiterbefragungen, die verlässliche Daten liefern.

Mitarbeiterbefragungen als Teil des Performance Managements

Mitarbeiterbefragungen sind ein Instrument des Personalmanagements, mit denen sich Unternehmen die Meinungen der Belegschaft einholen können. In der Regel finden Mitarbeiterbefragungen anonym statt, damit die Mitarbeiter ehrliche Aussagen abgeben und sowohl gute als auch schlechte Erfahrungen teilen.

Sie erfahren dadurch, wie sich Ihre Mitarbeiter fühlen, was sie denken und was sie sich wünschen. Mitarbeiterbefragungen dienen nicht nur Leistungsbeurteilung bzw. Personalbeurteilung, sondern dienen auch zur Ermittlung der allgemeinen Zufriedenheit im Unternehmen.

Gab es große oder kleine Veränderungen im Unternehmen oder in den Arbeitsprozessen, können Sie anhand der Antworten der Mitarbeiterbefragung erkennen, wie die Mitarbeiter darauf reagieren. Anstatt Feedback nur von Vorgesetzten an die Mitarbeiter zu richten, erhalten Sie Feedback der Mitarbeiter an die Unternehmensführung.

Hierbei sind verschiedene Themen, wie die Unternehmenskultur, das Führungsverhalten oder die Zufriedenheit am Arbeitsplatz denkbar. Die Mitarbeiter erhalten also eine Stimme, die für die Führungsebenen von großer Bedeutung sein kann.

Ziele einer Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragungen verfolgen immer das übergeordnete Ziel, sich ein allgemeines Meinungsbild der Belegschaft zu machen. Je nach Fokus und Fragestellung, können Sie daraus Rückschlüsse auf die Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit ziehen.

Diese können unterschiedliche Bereiche betreffen. Die Ziele der Mitarbeiterbefragung legen Sie also individuell fest, bevor Sie den Fragebogen kreieren. Individuelle Gründe sind vielfältig und betreffen zum Beispiel:

• Zufriedenheit mit der Unternehmenskultur und der Arbeitsatmosphäre
• Identifikation vorhandener und fehlender Fähigkeiten in Teams und im Unternehmen
• Identifikation von Stärken und Schwächen des Unternehmens
• Veränderungen in der Unternehmensstrategie
• Veränderungen in der Geschäftsführung
• Senkung der Fluktuationsrate
• Senkung der Fehlzeiten
• Interne Kommunikation
• Entscheidungshilfe für Veränderungsprozesse
• Steigerung der Produktivität
• uvm.

Vorteile der Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragungen lassen sich vielfältig einsetzen. So geben Sie Aufschlüsse über die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit Arbeitsprozessen, der Führungskompetenzen, Unternehmensziele und vieles mehr.

Sie gewinnen Erkenntnisse darüber, wie motiviert Ihre Mitarbeiter sind und können daraus Rückschlüsse ziehen und Taten folgen lassen.

Die Vorteile von Mitarbeiterbefragungen:

• Stärken die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens
• Stoßen Veränderungsprozesse an
• Verbessern die interne Kommunikation
• Stärken die Mitarbeiterbindung, das Mitarbeiterengagement und die Mitarbeitermotivation
• Unterstützen die zielgerichtete Unternehmensentwicklung
• Unterstützen bei der Umsetzung der Unternehmensstrategie
• Verbessern die Unternehmens- und Führungskultur
• Ziehen die Belegschaft in die Unternehmensentwicklung mit ein

Mitarbeiterbefragung: Was ist erlaubt?

Aus arbeitsrechtlicher Sicht steht einer Mitarbeiterbefragung erst einmal nichts im Wege solange sie der internen Personalforschung dienen und keine personenbezogenen Daten ermittelt werden. Die Befragung muss also freiwillig und anonym stattfinden.

Das bedeutet auch, dass keine Rückschlüsse auf die Teilnehmer möglich sind. Achten Sie bei der elektronischen Übermittlung der Daten also auch darauf, dass die beantworteten Fragebögen zu keiner Person, keinem Computer und keinem Arbeitsplatz zugeordnet werden können.

Mitarbeiterbefragung – anonym oder nicht?

Der Vorteil einer anonymen Befragung ist, dass Sie ehrliche Aussagen erhalten. Ist die Befragung nicht anonym, fallen die Antworten überlegter und strategischer aus. Mitarbeiter könnten dann schlechte Auswirkungen befürchten je nachdem wie ihre Antwort ausgefallen ist.

Zudem treten persönliche Sympathien oder Aufstiegsmöglichkeiten bei einer anonymen Befragung in den Hintergrund.

Hinzu kommt der Datenschutz. Kann die Anonymität der Befragten nicht gewahrt werden, werden in den meisten Fällen die Datenschutzrichtlinien verletzt.

Auch um das Vertrauen der Mitarbeiter nicht auszunutzen, ist zu einer anonymen Befragung zu raten.

Die Rolle des Betriebsrats

Findet die Befragung auf freiwilliger und anonymer Bass statt, hat der Betriebsrat kein Mitbestimmungsrecht. Die Fragen müssen sich jedoch auf die Arbeit und den Arbeitsplatz beziehen.

Wird die Mitarbeiterbefragung elektronisch durchgeführt, gilt besondere Vorsicht, denn: wird die Leistung oder das Verhalten der Mitarbeiter mittels technischen Möglichkeiten überwacht, hat der Betriebsrat wieder ein Mitbestimmungsrecht. Dies gilt auch, wenn die Technik nur gegeben ist, aber nicht genutzt wird.

In jedem Fall hat der Betriebsrat ein Informationsrecht, wenn die Auswertungen der Befragung auch die Aufgaben des Betriebsrates betreffen. Laut  § 80 Abs. 2 Betriebsverfassungsgesetz muss die Geschäftsführung die Ergebnisse der Befragung darlegen, wenn der Betriebsrat dies verlangt.

8 Tipps für Mitarbeiterbefragungen

1. Formulieren Sie die Fragen kurz und leicht verständlich.
2. Formulieren Sie die Fragen eindeutig, so dass kein Raum für Fehlinterpretationen bleibt.
3. Inkludieren Sie sowohl offene als auch geschlossene Fragestellungen.
4. Vermeiden Sie doppelte Verneinungen.
5. Stellen Sie die Fragen so neutral, dass Sie den Befragten nicht in eine bestimmte Richtung lenken.
6. Fokussieren Sie sich auf ein Thema.
7. Verzichten Sie auf Übertreibungen.
8. Nutzen Sie die Erkenntnisse, die Sie gewonnen haben und ignorieren Sie unerwünschte Antworten nicht.

Mitarbeiterbefragungen: Beispielfragen für den Fragebogen

Bevor Sie einen Fragebogen erstellen, müssen Sie genau wissen, um welchen Typ der Mitarbeiterbefragung es geht. Was möchten Sie herausfinden? Geht es um die Mitarbeiterzufriedenheit, das Mitarbeiterengagement, die Unternehmenskultur oder die Kommunikationspolitik?

Basierend auf der Art der Mitarbeiterbefragung, können Sie dann Ihren Fragebogen gestalten. Einige Beispiele der gängigsten Fragen finden Sie im Folgenden.

Offene Fragen

Offene Fragen geben den Mitarbeitern die Möglichkeit, sich frei zu einem Thema zu äußern, da hier keine Antwortmöglichkeiten vorgegeben werden. Dies ist sinnvoll, wenn Sie beispielsweise nach Wünschen, Anregungen oder Gründen fragen.

Zwar ist die Auswertung offener Fragen etwas zeitaufwendiger, jedoch lassen sich so auch neue Erkenntnisse gewinnen, die möglicherweise noch nicht in Erwägung gezogen wurden.

Beispiele für offene Fragen:

Was sollte sich an der internen Kommunikation ändern?

Welche Benefits sollten wir unseren Mitarbeitern anbieten?

Geschlossene Fragen

Geschlossene Fragen geben bereits Antwortmöglichkeiten vor, entweder in vorgegebenen Antworten, aus denen die Teilnehmer auswählen können oder in Form von Skalen.

Die Antworten, die Sie aus geschlossenen Fragen erhalten, sind einfach auszuwerten und für quantitative Befragungen von Vorteil.

Wie zufrieden waren Sie mit der Weiterbildung XY?

Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie uns als Arbeitgeber Ihren Freunden und Bekannten weiterempfehlen würden?

Hierbei ist es wichtig, dass Sie die Skala erklären (zum Beispiel: sehr zufrieden, zufrieden, weder noch, unzufrieden, sehr unzufrieden)

Was würden Sie sich wünschen, dass sich in der internen Kommunikation ändern sollte?

Hier können Sie Antwortmöglichkeiten vorgeben. Dabei sollte jedoch auch eine flexible Antwortmöglichkeit gegeben werden, so dass der Teilnehmer weiter Antworten angeben kann.

Das richtige Tool für die Mitarbeiterbefragung

Wir haben Sie über die Vorteile und alles Wissenswerte zu Mitarbeiterbefragungen aufgeklärt. Nun ist es ist Zeit es in Ihrem umzusetzen. Um die Befragung datenschutzgerecht auszuführen und die Ergebnisse effizient auszuwerten, benötigen Sie das richtige Tool.

Mit Factorial können Sie Ihre Mitarbeiter befragen, um bessere Entscheidungen zu treffen. Wählen Sie die Teilnehmer aus, erstellen Sie die Fragen und beginnen Sie, Informationen aus Ihrem Unternehmen zu erhalten. Das kann Factorial für Sie tun:

• Anylse des Arbeitsumfeld und eNPS
• Erkennen von Diversity Problemen
• Anonymer Briefkasten für Vorschläge oder Beschwerden
• Verfolgung verschiedener Ziele
• Messung der Wirkung nach Weiterbildungsmaßnahmen oder internen Schulungen
• Offboarding-Umfragen
• Und viele weitere Anwendungsfälle

Anonyme Antworten

Sie können wählen, ob Sie anonyme Antworten erhalten möchten oder nicht. Eine Umfrage zu anonymisieren ist absolut sicher und die Verbindung zwischen des Mitarbeiters und seiner Antworten, wird direkt gelöscht, sobald er sie abschickt.

Automatische Wiederholung

Wenn Sie eine Umfrage regelmäßig versenden wollen, können Sie dies problemlos tun. Wollen Sie jeden Tag die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter messen? Kein Problem, Sie können eine tägliche, wöchentliche, monatliche, vierteljährliche oder jährliche Wiederholung einrichten. Die Umfrage wird dann automatisch versendet, ohne dass Sie etwas manuell tun müssen.

Ergebnis-Historie

Durch die Einrichtung von Wiederholungen können Sie die Entwicklung der in Umfragen gewonnenen Daten im Laufe der Zeit einsehen. Wenn zum Beispiel die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter niedrig ist und Sie einen Aktionsplan erstellen, können Sie in den folgenden Zyklen sehen, wie er sich auswirkt und ob er funktioniert hat.

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