Monatliche Arbeitszeit: Tabelle und Berechnung

Die Arbeitszeiten im Unternehmen sind klar geregelt, aber bei der Berechnung der monatlichen Stundenfrage entsteht Verwirrung? Das passiert häufiger, als man denkt. Wie viele Stunden sind im Monat eigentlich bei einer 40-Stunden-Woche zu leisten? Und wie lassen sich diese fair und transparent dokumentieren? Die Antwort darauf liefert eine einfache Formel – ergänzt um praktische Tools wie einen Arbeitszeitrechner, eine Arbeitszeiterfassung-Vorlage in Excel oder eine gut strukturierte monatliche Arbeitszeit-Tabelle. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie aus der wöchentlichen Sollzeit verlässlich die Monatsstunden bei einer 40-Stunden-Woche (und anderen Modellen) berechnen, worauf Sie bei der Arbeitszeiterfassung achten sollten und wie moderne HR-Tools Ihnen die Arbeit deutlich erleichtern.

Das Wichtigste in Kürze

1. Die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit wird durch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt und ist im Arbeits- oder Tarifvertrag festgelegt. Sie umfasst neben der Anwesenheit auch Dienstreisen und Bereitschaftsdienste.
2. Die monatliche Arbeitszeit ergibt sich aus der Multiplikation der wöchentlichen Stunden mit dem Wochenfaktor (i. d. R. 4,35). So lassen sich Monatsstunden – z. B. bei einer 40-Stunden-Woche – einfach kalkulieren.
3. Mithilfe von Excel-Vorlagen oder Business Management Software wie Factorial können Arbeitszeiten effizient erfasst, analysiert und rechtssicher dokumentiert werden – das spart Zeit und erleichtert die Personalplanung.

• Was steckt hinter dem Begriff der Arbeitszeit?
• Wie rechne ich die monatliche Arbeitszeit aus?
• Monatliche Arbeitszeit: Tabelle
• So funktioniert die Arbeitszeiterfassung mit einer Vorlage in Excel
• Arbeitszeiterfassung per Software
• Warum ist die Berechnung der monatlichen Arbeitszeit wichtig?

Was steckt hinter dem Begriff der Arbeitszeit?

Jede Zeit, die Beschäftigte für ihre Arbeitsleistung aufbringen, gehört zur Arbeitszeit. Als gesetzliche Grundlage für die Arbeitszeit fungiert das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Es regelt maximale Arbeitszeiten sowie Ruhe- und Pausenzeiten. So darf die tägliche Arbeitszeit in der Regel nicht höher als acht Stunden betragen. Lediglich in Ausnahmefällen ist es legitim, bis zu zehn Stunden am Tag zu arbeiten. Der Grund dafür ist offensichtlich: die Gesundheit der Mitarbeitenden schützen und sie langfristig leistungsfähig halten.

Zur Arbeitszeit gehört nicht nur die klassische Anwesenheitszeit am Arbeitsplatz oder bei Kund*innen. Auch Bereitschaftsdienste oder Dienstreisen sind hinzuzurechnen. Dagegen gehört zum Beispiel die Rufbereitschaft nicht zur Arbeitszeit, sofern kein tatsächlicher Arbeitseinsatz stattgefunden hat.

Generell entwickelt sich laut Statistischem Bundesamt die durchschnittliche Arbeitszeit pro Woche seit 1991 rückläufig. Dies gilt vor allem für Teilzeitbeschäftigte, die im Schnitt weniger Arbeitsstunden pro Woche leisten. Dem gegenüber ist die Menge der Arbeitsstunden bei Mitarbeitenden in Vollzeit relativ konstant geblieben und lag im Jahr 2023 bei etwa 40,2 Stunden pro Woche.

Die Menge der wöchentlichen Arbeitsstunden wird im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag festgelegt. Um die tatsächliche wöchentliche sowie monatliche Arbeitszeit von Mitarbeitenden zu ermitteln, multipliziert man die täglichen Arbeitsstunden mit der Anzahl der Arbeitstage pro Woche bzw. pro Monat. 

Wie rechne ich die monatliche Arbeitszeit aus?

Um zu kalkulieren, wie viele Stunden im Monat bei einer 40h-Woche anfallen, gibt es bestimmte Formeln. Sie berechnen die monatliche Arbeitszeit, indem Sie die wöchentliche Arbeitszeit mit dem Wochenfaktor multiplizieren. Diesen erhalten Sie, indem Sie die Anzahl der Wochen im Jahr durch die Anzahl der Monate im Jahr teilen. Der Wert liegt somit – gerundet – bei 4,35 Wochen im Monat.

Hinweis: Der exakte Durchschnitt an Wochen pro Monat beträgt 4,33. Einige Arbeitgebende oder Softwareanbieter runden bewusst anders, z. B. auf 4,35, um leichte Puffer für Schaltjahre und Ähnliches einzubauen oder vereinfachte Monatsberechnungen zu ermöglichen. Oder schlicht, weil sich 4,35 mathematisch schöner in bestimmten Modellen weiterverarbeiten lässt.

Beispiel mit 40h-Woche:

• 40 × 4,33 = 173,2 Stunden
• 40 × 4,35 = 174 Stunden

Wenden Sie nun diese Standardmethode für das Beispiel der 40-Stunden-Woche an, lässt sich damit einfach und schnell ermitteln, dass die monatliche Arbeitszeit bei 174 Stunden liegt.
Um die monatlichen ganzen Arbeitstage zu erhalten, multiplizieren Sie den Faktor 4,35 mit der Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage. Im Fall einer Fünf-Tage-Woche werden mit diesem Vorgehen 21,75 Arbeitstage im Monat berechnet.

Monatliche Arbeitszeit: Tabelle

Basierend auf der Berechnungsgrundlage lässt sich folgende beispielhafte monatliche Arbeitszeit als Tabelle festhalten. Grundlage bildet der gerundete Wochenfaktor 4,35.

So funktioniert die Arbeitszeiterfassung mit einer Vorlage in Excel

Kalkulationstabellen erleichtern die Berechnung der monatlichen Arbeitszeit. Für die Arbeitszeiterfassung bietet sich eine Vorlage in Excel an. Dabei sind nur einige wenige Schritte erforderlich, um für die Arbeitszeiterfassung eine Excel-Vorlage vorzubereiten. Wichtig ist, dass Sie die jeweiligen Daten fortlaufend erfassen und dokumentieren.

• Zunächst sind die Spalten für die jeweiligen Daten zu erstellen. Darin finden sich beispielsweise Informationen zu Datum, Wochentag sowie geplante und tatsächliche Arbeitsstunden. Auch Fehlzeiten oder Überstunden können in einer solchen Tabelle hinterlegt werden.
• Anschließend füllen Sie die verschiedenen Spalten mit den entsprechenden Informationen aus. Für die geplanten Arbeitsstunden nutzen Sie das geltende Arbeitszeitmodell als Grundlage. Die tatsächlichen Arbeitsstunden tragen Sie fortlaufend in dieser Spalte ein.
• Überstunden ermitteln Sie über die Differenz zwischen den geplanten und tatsächlich geleisteten Stunden.
• Fehlzeiten werden durch die Erfassung von Urlaub und Krankheiten dokumentiert.
• Die gesamte tatsächliche Arbeitszeit im Monat summieren Sie mithilfe der entsprechenden Funktion in Excel.

📥 Hier können Sie sich unsere kostenlose Excel-Vorlage für eine monatliche Erfassung der Arbeitszeit als Tabelle herunterladen. 

Achtung: Die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung steht vor der Tür – ein Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes liegt bereits vor. Eine manuelle Zeiterfassung, auch wenn diese digitalisiert ist, birgt viele Risiken und ist fehleranfällig. Unser Tipp für Sie: Steigen Sie besser gleich auch eine entsprechende Zeiterfassungssoftware um und sparen Sie sich jetzt schon Zeit und Nerven.

Arbeitszeiterfassung per Software

Eine einfachere und genauere Lösung bietet Software für die Zeiterfassung. Sie ermöglicht eine automatisierte, fehlerfreie Berechnung der monatlichen Arbeitsstunden. Zudem ist sie zeiteffizienter und damit mittel- und langfristig kostengünstiger.

Moderne digitale Arbeitszeitrechner lassen sich darüber hinaus auf unterschiedliche Arbeitszeitmodelle wie Schicht-, Teil- oder Vollzeitarbeit anpassen und können mit der Lohnabrechnung verknüpft werden. Außerdem steigern Sie dadurch die Rechtssicherheit Ihrer Arbeitszeitdokumentation.

Tipp: Die Zeiterfassungssoftware von Factorial ist die flexible und unkomplizierte Lösung für Ihr HR und passt sich genau an Ihre Bedürfnisse an. 

Warum ist die Berechnung der monatlichen Arbeitszeit wichtig?

Die Berechnung der monatlichen Arbeitszeit ist aus mehreren Gründen essenziell – sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeitende. Zum einen dient sie als Basis für die Berechnung des Bruttoentgelts – vor allem bei Stundenlöhnen oder variablen Vergütungsmodellen. Nur wenn die tatsächlichen Monatsstunden korrekt erfasst sind, kann auch das Gehalt rechtssicher und korrekt berechnet werden. Gleichzeitig gewinnen Sie die nötige Übersicht, um Überstunden, Minusstunden oder Fehlzeiten wie Urlaub und Krankheit zuverlässig zu dokumentieren.

Auch im Hinblick auf gesetzliche Vorgaben spielt die monatliche Arbeitszeit eine entscheidende Rolle. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gibt Höchstarbeitszeiten und Pausenregelungen klar vor. Mithilfe einer strukturierten Zeiterfassung stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeitszeitmodelle konform sind und vermeiden zugleich arbeitsrechtliche Konsequenzen und Bußgelder.

Nicht zuletzt ist die Ermittlung der Monatsstunden bei einer 40-Stunden-Woche oder anderen Modellen ein wichtiger Hebel für Ihre Personalplanung. Sie wissen genau, wie viele Stunden im Monat verfügbar sind, erkennen Engpässe frühzeitig und planen Schichten oder Projekte vorausschauend. Gleichzeitig schaffen Sie Transparenz für Ihre Mitarbeitenden. Das fördert Vertrauen und Zufriedenheit im Team.