Optimieren Sie Ihre One-to-One Meetings

Es mag seltsam klingen, aber nur sehr wenige kleine und mittlere Unternehmen pflegen die Gewohnheit, Mitarbeitergespräche mit einzelnen Kollegen und Kolleginnen zu führen. Die wöchentliche/monatliche Betriebsversammlung reicht ihnen aus – das denken sie zumindest.

Die meisten Probleme, die sich auf das Personal beziehen, werden erst dann in Angriff genommen, wenn sie ernst zu nehmen sind und es sich nicht mehr vermeiden lässt. Dann ist es in der Regel aber jedoch schon zu spät. Jedes Unternehmen benötigt persönliche Besprechungen, unabhängig von der Größe.

In vertraulichen Gesprächen können Arbeitgeber und Arbeitnehmer einige Minuten lang offen über ihren Alltag, ihre Ziele und ihre Arbeitslast sprechen und so letztendlich gewährleisten, dass alles planmäßig verläuft. Wenn es irgendwelche Probleme geben sollte, kann das Unternehmen sie rechtzeitig aufdecken und lösen.

So kann sichergestellt werden, dass sich weder Arbeitsprozesse verzögern noch die Motivation der Mitarbeiter nachlässt. Ein Problem erst dann zu lösen, wenn es unvermeidlich erscheint, ist etwas, das sich kein Unternehmen leisten kann.

Einzelgespräche können die Produktivität eines Unternehmens verdoppeln und Prozesse agiler und leistungsfähiger gestalten.

Denken Sie darüber nach. Am Ende werden Sie mehr Zeit damit verlieren, ein tiefgreifendes Problem zu lösen, als diese wöchentlichen Treffen zu arrangieren.

One-to-One Meeting: Das neue Mitarbeitergespräch

• Der Schlüssel liegt darin, ehrlich zu sein: Falls es ein Problem geben sollte, das den Mitarbeiter daran hindert, zu 100 % effektive Arbeit zu leisten, sollte man darüber ohne Sorge sprechen können. Als Arbeitgeber sollten Sie immer versuchen, ehrlich und konstruktiv zu bleiben. Sie sollten Ihren Mitarbeitern ein vertrautes Umfeld bieten, damit er/sie sich wohl fühlt und sich selbst ausdrücken und über seine/ihre Probleme reden kann. Weiterhin sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass es bei den One-to-One Meetings nicht um eine Leistungsbeurteilung des Mitarbeiters geht, sondern vor allem auch, sich auf persönlicher Ebene auszutauschen. Für die reine Personalbeurteilung sind Maßnahmen wie das 360 Grad Feedback besser geeignet.
• Bereiten Sie sich vor: Verbringen Sie einige Minuten damit, das Meeting vorzubereiten und Themen zu formulieren, über die Sie sprechen möchten.
• Taten statt Worte: Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer werden aus dem Gespräch Aspekte mitnehmen, die es zu verbessern gibt. Es ist wichtig, dass beide Parteien sich am Ende des Gesprächs im Klaren sind, was getan werden muss, um die Probleme zu lösen.

Was Sie auf jeden Fall vermeiden sollten:

• Ausschließlich über Arbeit sprechen: Ziel der One-to-One Meetings ist es nicht, ausschließlich über Arbeit zu sprechen. Sie sollten alle Faktoren berücksichtigen, die das Potenzial des Mitarbeiters blockieren könnten, und ihnen Raum geben, um sich auszudrücken. Ziel ist es, den direkten Kommunikationskanal mit dem Mitarbeiter zu fördern.
• Die Zeit kontrollieren: Diese Meetings sollten zwar nicht zu kurz und nicht zu lang sein. Sie sollten aber trotzdem nicht ständig die Zeit im Auge behalten. Sie können ein Zeitfenster von 10-15 Minuten für das Meeting einplanen und sich dann vom Gespräch leiten lassen.
• Am Ende mit leeren Händen dastehen: Nach dem Meeting sollten sich beide Beteiligten über ihre zukünftigen Aufgaben und Ziele bewusst sein. Wenn dies nicht der Fall sein sollte, ist etwas schief gelaufen und das Meeting war nutzlos.
• Meetings verschieben: Wenn Sie Ihre Meetings immer wieder absagen, verleihen Sie den Mitarbeitern den Eindruck, dass diese One-to-One Meetings keine Priorität für Sie darstellen. Um eine aufrichtige und vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen, sollten Sie die wöchentlichen Meetings unbedingt einhalten. Um Überschneidung zu vermeiden, sollten Sie die Meetings immer auf denselben Tag und auf dieselbe Zeit legen.

Wenn Ihre Terminkalender bereits bis oben hin mit HR-Aufgaben vollgepackt ist, kann eine Performance Management Software helfen. Mit einer solchen Software können Sie Ihr Performance Management automatisieren, sodass Sie am Ende mehr Zeit für Ihre Mitarbeiter haben!

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