Ein Organigramm erstellen – die meisten Unternehmen machen das, um die Struktur der einzelnen internen Abteilungen, aber auch die allgemeine Aufbauorganisation besser nachvollziehen zu können.
In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, was Sie bei der Erstellung von verschiedenen Arten von Organigrammen beachten müssen und geben Ihnen eine kostenlose Vorlage an die Hand.
Was ist ein Organigramm? – Kurz erklärt:
- Ein Organigramm visualisiert Rollen, Berichtslinien und Zuständigkeiten und schafft damit Transparenz für Zusammenarbeit, Onboarding und Entscheidungswege.
- Neben sog. SmartArt in Word/PowerPoint/Excel lassen sich Organigramme auch automatisch aus Excel- oder Directory-Daten generieren. Für größere Teams und bei häufigen Änderungen ist das jedoch oft aufwendig. Am einfachsten geht es mit HR-Softwarelösungen wie Factorial, die Organigramme automatisch aus den aktuellen Mitarbeiterdaten erstellen und immer up to date halten.
- Neben klassischen Organisationsmodellen sind in der Praxis vor allem Linien-, Stablinien-, funktionale, divisionale, Matrix– sowie projekt- oder netzwerkbasierte Strukturen gebräuchlich. Welches Organigramm sich am besten eignet, hängt von der Größe, den Produkten und Projekten des jeweiligen Unternehmens ab.
Wie erstelle ich ein Organigramm für mein Unternehmen?
Wussten Sie, dass das erste Organigramm bereits 1855 von Daniel McCallum, einem schottisch-amerikanischen Eisenbahnmanager, erstellt wurde? Heutzutage sind Organigramme eine beliebte Methode bei Manager*innen, interne Strukturen und Hierarchien transparent zu machen.
Um ein Organigramm Ihres Unternehmens zu erstellen, müssen Sie sich über die Aufbauorganisation sowie über die Abteilungen und die zugehörigen Mitarbeitenden Ihres Unternehmens im Klaren sein. Normalerweise ist die Personalabteilung für die Erstellung sowie die stetige Aktualisierung von Organigrammen zuständig. Dies gestaltet sich jedoch nicht immer so einfach, wie es klingt.
Herausforderungen
- Ein Nachteil dabei ist, dass die Fertigstellung von Organigrammen zum einen zeitaufwendig ist und zum anderen Design-Kenntnisse oder eine Vorlage (die oft kostenpflichtig ist) erfordert. Viele Manager*innen greifen auf gängige Programme wie Excel oder Word zurück, um schnell und einfach Organigramme zu erstellen.
- Ein weiterer Punkt ist, dass Organigramme bei starker Mitarbeiterfluktuation häufig schnell überholt sind. Herkömmlicherwerise muss die Personalabteilung Änderungen dann manuell einfügen. Wenn sich dadurch der gesamte Aufbau ändert, kann das sehr aufwändig sein.
👉 Tipp: Nutzen Sie unsere kostenlose Organigramm-Vorlage, um das ganze selbst auszuprobieren.
Schritt-für-Schritt Anleitung
Angenommen, Sie erstellen das Organigramm mit Microsoft Word/PowerPoint/Excel, können Sie SmartArt nutzen:
Für große Charts können Sie auch Microsoft Visio oder vergleichbare Tools mit Datenimport verwenden.
Wir empfehlen Ihnen, bei der Erstellung eines Organigramms zunächst alle Abteilungen inklusive der Funktionen des Unternehmens aufzulisten. Daran wird z. B. ersichtlich, ob Sie ein Matrix-Organigramm benötigen, ein holokratisches oder doch ein eher hierarchisches.
Der nächste Schritt besteht darin, alle Abteilungsleiter*innen sowie deren Vorgesetzte ausfindig zu machen. Diese Vorgehensweise gestaltet sich einfacher, wenn Sie sich an der internen Hierarchie des Unternehmens orientieren. Sie beginnen also mit der obersten Position/Abteilung und arbeiten sich dann der Rangfolge entlang.
Die häufigsten Daten, die fast jedes Unternehmen in ihre Organigramm-Vorlage mit aufnimmt, sind Vor- und Nachname der Person sowie die Position und das Team/die Abteilung, die diese Person innehat.
Abhängig von der Verteilung der Mitarbeitenden ist es mehr oder weniger schwierig, die Unternehmensstruktur zu identifizieren und ein funktionales Organigramm erstellen zu können.
Mitarbeitende hinzufügen/Daten importieren
Falls Sie sich bereits aller Abteilungen sowie Führungskräfte Ihres Unternehmens bewusst sind, können Sie im nächsten Schritt damit beginnen, alle Mitarbeitenden hinzuzufügen. Hier empfiehlt es sich ebenfalls, sich von den höheren zu den niedrigeren Positionen/Verantwortungen vorzuarbeiten.
Dies ist eine Aufgabe, die einige Zeit in Anspruch nimmt, denn im ersten Schritt müssen natürlich alle Formen neu erstellt und Felder für den Text angelegt werden. Auch die Farben und Schriftarten müssen eingestellt werden.
Alternativ können Sie Führungslinien in einer Stammdatentabelle (Name, Funktion, Manager‑ID) erfassen. Importieren Sie diese in ein Tool wie Visio, werden Kästen/Verbinder automatisch erstellt. Die Formatierung erfolgt per Vorlagen.
Grafik
Ein weiterer Aspekt neben dem eigentlichen Aufbau und Inhalt ist die Darstellung. Eine Grafik auswählen ist leichter gesagt als getan.
Nutzen Sie hohe Kontraste, eindeutige Linienführung und lesbare Schriftgrößen gemäß WCAG 2.2. Vermeiden Sie Farben als alleinige Codierung und sorgen Sie für eine responsive Darstellung.
Tipp: Wenn Ihnen das alles zu kompliziert ist und Sie schnell und einfach ein adaptives Organigramm erstellen wollen, dass sich automatisch an Ihre Belegschaft anpasst, nutzen Sie am besten das Feature von Factorial.
Datenschutz im Organigramm
Wichtig: Beachten Sie bei Mitarbeiterdaten (Namen, Fotos, Funktionen) die DSGVO/BDSG. Eine interne Veröffentlichung ist laut § 28 Abs. 1 Nr. 2 BDSG erlaubt, wenn ein berechtigtes Interesse besteht. Dabei müssen Sie darauf achten, nur notwendige Daten zu veröffentlichen (Datenminimierung), den Zugriff zu kontrollieren und die Betroffenen über die Veröffentlichung zu informieren.
Wieso sollte ich ein Organigramm in der Personalverwaltung erstellen?
Ein visuelles Organigramm hilft Ihnen dabei, die interne Kommunikation und Prozesse in der Personalverwaltung zu verbessern. Außerdem können interne Fragen einfach geklärt werden, zum Beispiel:
- Wer ist für welche Mitarbeitenden und welche Aufgabenbereiche verantwortlich?
- Wer darf Aufgaben an wen delegieren?
- Wie verlaufen die Kommunikationswege?
- An wen kann ich mich mit welchen Anliegen wenden?
- Wie wirken Prozesse und Abteilungen zusammen?
Neben Kommunikation stärkt ein Organigramm außerdem die Compliance: Zuständigkeiten und Vertretungen werden nachvollziehbar. In Leitfäden gilt ein aktuelles Organigramm als Mindestanforderung eines IKS (Internes Kontrollsystem).
Organigramm in einem Startup
Auch wenn es in einem Startup in der Regel flache Hierarchien mit wenig Stufen gibt, empfiehlt es sich dennoch, eine Struktur der Organisation mithilfe eines Organigramms zu erstellen.
Gerade in wachsenden Startups ändern sich Rollen schnell und Verantwortungsbereiche sind nicht immer genau definiert. Wenn Sie das Organigramm mit Ihrer Rollen‑/Stellenlogik verknüpfen und es ereignisgesteuert aktualisieren (Hiring, Wechsel), schaffen Sie mehr Klarheit und haben einen besseren Ausgangspunkt für Skalierung.
Arten von Organigrammen
Wenn Sie gerade damit anfangen, Ihre Organisation strukturiert in einem Organigramm zu visualisieren, fragen Sie sich womöglich, welche Art von Organigramm sich am besten für Ihren Aufbau eignet – ein berechtigter Punkt.
Hier haben wir Beispiele zusammengestellt, die Ihnen bei der Entscheidung helfen könnten.
⬇️ So sieht’s übrigens in Ihrer Factorial Plattform aus:
1. Beispiel für ein horizontales Organigramm
Mit Hilfe eines horizontalen Layouts können Sie ein Flussdiagramm auf Ihrem Desktop visualisieren. Diese Grafik ist ein Beispiel für ein horizontales Organigramm.
Das Design (die verwendeten Formen, Farben, die Dicke der Linien sowie die Breite der Kästchen) ist, wie oben bereits erwähnt, selbstverständlich individuell. Eine Anpassung der Dokumente an das Corporate Design der Firma ist üblich.
2. Beispiel für ein vertikales Organigramm
Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und dem Format, in dem Sie Ihr Organigramm erstellen möchten, ist ein vertikales Layout möglicherweise besser geeignet.
3. Beispiel für ein Organigramm großer Unternehmen
Wenn Ihre Firma wächst, so nimmt auch die Komplexität bei der Erstellung eines Organigramms zu. Im Folgenden sehen Sie, wie Organigramme in verschiedenen Unternehmen aufgebaut sein können. Etwas unstrukturierter wird es bei der Unternehmensform der Holokratie, hier würden die Mitarbeiterdaten dann entsprechend Ihrer Funktion und Arbeitsbereich in Gruppen gesammelt.
Die Linien, die die Beziehung zwischen den einzelnen Organisationseinheiten und Funktionen visualisieren, werden bei klassischen Organigrammen nach unten hin immer komplexer.
Organigramm erstellen mit Factorial
Wenn Sie die Business Management Software Factorial verwenden, wird automatisch ein Organigramm Ihrer Organisationsstruktur erstellt. Sie verlieren keine Zeit mehr damit, einzelne Kästchen, Linien und Textfelder zu einem ansprechenden und gleichzeitig korrekten Diagramm zusammenzubauen.
So profitiert Ihr Unternehmen:
- Ihr Organigramm ist immer auf dem neuesten Stand und wird automatisch aktualisiert, wenn neue Teammitglieder hinzukommen oder das Unternehmen verlassen. Sollten Sie Factorial bereits für Ihr Personalmanagement nutzen, finden Sie Ihr Organigramm links in der Menüleiste unter dem Menüpunkt „Unternehmen“ → „Organisation“ → „Organigramm“.
- Neue Mitarbeitende können sich durch das Org Chart klicken und erhalten eine gute erste Übersicht über die Unternehmensstruktur. Gleichzeitig wird die interne Kommunikation erleichtert und ein schnelles Abrufen der wichtigen Kontaktdaten und Mitarbeiterinformationen ist gewährleistet. Regulieren Sie außerdem die individuellen Berechtigungen zum Schutz der Mitarbeiterdaten.
- Sie wollen eine neue Stelle schaffen? Legen Sie diese bereits im Voraus an und unterstützen Sie damit das Recruiting, Headcount Management und die Planung von zukünftigen Positionen.
- Über die Berichtsinformationen sind der Position unterstellte Mitarbeitende sowie Insights zum Durchschnittsalter oder etwa der Geschlechterverteilung im Unternehmen sichtbar.
Kostenloses Organigramm: Vorlage
Wenn Sie das Organigramm Ihres Unternehmens selbst generieren möchten, nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage.
👉 Organigramm erstellen mit Factorial – los geht’s
Häufig gestellte Fragen und Antworten
Was ist ein Organigramm?
Ein Organigramm ist die grafische Darstellung von Abteilungen, Rollen und Berichtslinien einer Organisation. Es schafft Transparenz über Zuständigkeiten, erleichtert das Onboarding und verbessert die Zusammenarbeit.
Wie erstelle ich schnell ein Organigramm in Microsoft 365?
In Word/PowerPoint/Excel: Einfügen → SmartArt → Hierarchie → Layout wählen → Text eingeben → Format anpassen.
Für größere Strukturen empfiehlt sich ein Datenimport (z. B. Visio + Excel/Directory). Schneller und einfacher geht’s mit Factorial.
Welche Organigramm‑Arten gibt es?
Man unterscheidet zwischen funktionalen, divisionalen (Sparten), Matrix-, Projekt- bzw. Netzwerk- sowie flachen bzw. horizontalen Darstellungen – je nach Aufbauorganisation und Komplexität.
Ist ein Organigramm auch für Startups sinnvoll?
Ja. Gerade bei schnellem Wachstum hilft ein dynamisch gepflegtes Organigramm, Rollenwechsel, Verantwortlichkeiten und Berichtslinien im Blick zu behalten.
SmartArt vs. Visio: Was ist der Unterschied?
SmartArt ist ideal für kleine bis mittlere Charts direkt in Office‑Dokumenten. Visio ist besser geeignet für die Darstellung komplexerer Strukturen, da es die Datenbindung, automatische Aktualisierung und Versionsvergleiche unterstützt.
