Outsourcing ist zu einem festen Bestandteil moderner Unternehmensstrategien geworden. Insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen fehlen oftmals die Ressourcen, um alle Aufgabenbereiche im Betrieb abzudecken. Outsourcing kann hier das Mittel der Wahl sein.
In diesem Blogartikel bieten wir daher einen Überblick über das Konzept des Outsourcings und seine Auswirkungen auf Unternehmen. Wir werfen einen Blick auf die verschiedenen Formen des Outsourcings, wann es sinnvoll ist und welche Aspekte Unternehmen bei der Umsetzung beachten sollten.
Key Facts
- Outsourcing bedeutet die Auslagerung von Geschäftsprozessen, Aufgaben oder Teilbereichen an externe Dienstleister, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu sparen.
- Outsourcing ist vor allem dann sinnvoll, wenn Aufgaben Spezialwissen oder Technologien erfordern, die im Unternehmen nicht vorhanden sind, oder wenn Ressourcen fehlen, um die Aufgaben selbst zu erledigen.
- Laut Studien liegt der Trend im Outsourcing vor allem auf der Auslagerung von Dienstleistungen (wie bspw. Kundendienste oder IT-Support).
- Was ist Outsourcing?
- Wann ist Outsourcing sinnvoll?
- Wie funktioniert Outsourcing?
- Outsourcing Beispiel
- Was sind die Vor- und Nachteile von Outsourcing?
Was ist Outsourcing?
Definition Outsourcing: Outsourcing Bedeutung?
Der englische Begriff „Outsourcing“ bedeutet im Deutschen erst einmal so viel wie „Auslagerung“. Mit dem Begriff beschreibt man in der Wirtschaft und Betriebswirtschaft die Auslagerung bzw. Übertragung von Geschäftsprozessen, Aufgaben, Arbeitsschritte oder Teilbereichen an externe Dienstleister.
Das Gegenteil von Outsourcing ist Insourcing. Hier werden Aufgaben, die vormals Fremdfirmen übernommen haben, im eigenen Unternehmen ausgeführt.
Outsourcing: Trend
Outsourcing als Unternehmensstrategie scheint weiterhin ein Trend zu sein, der nicht stagniert oder rückläufig ist. Laut Interroll-Studie sind 25 Prozent der befragten Unternehmen der Meinung, dass die Bedeutung von Outsourcing für sie weiter zunehmen wird. Ganze 40 Prozent sehen den Nutzen vor allem im Dienstleistungs-Sektor.
Haupttreiber sind nach Angaben vieler (63 Prozent) Unternehmen die Effizienzsteigerung und die Konzentration auf das Kerngeschäft.
Was sind Beispiele für Outsourcing?
IT-Bereiche
Ein typisches Beispiel ist das Outsourcing im IT-Bereich, also das IT-Outsourcing. d. h. Firmen lagern ihre komplette IT-Infrastruktur an einen externen Anbieter aus, der sich dann um die Bereitstellung, Wartung und Reparatur des Systems kümmert.
Kundenservice
Ein weiteres typisches Beispiel ist die Auslagerung des Kundenservices. Dieser wird häufig an Callcenter übergeben, die sich dann um den kompletten Kundenservice kümmern.
Produktions-Prozesse
Auch die Auslagerung der Produktion von Gütern an externe Unternehmen ist ein typisches Beispiel. Diese müssen sich nicht im gleichen Land befinden. Häufig erfolgt die Auslagerung in andere Länder, insbesondere in sogenannte Niedriglohnländer. Diese Form, bei der Geschäftsprozesse ins Ausland verlagert werden, wird auch als Offshoring bezeichnet.
Ziel von Outsourcing
Outsourcing ist eine Unternehmensstrategie, mit der das Ziel verfolgt wird, die Effizienz und Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens zu steigern. Kosten und Ressourcen sollen so eingespart werden.
Was sind die Formen des Outsourcings?
Outsourcing kann in verschiedene Formen unterteilt werden, die sich nach dem Umfang, der Art der ausgelagerten Aufgaben und dem Grad der Kontrolle über den externen Dienstleister unterscheiden.
Eine Form, das Offshoring, haben wir bereits kurz erwähnt. Doch es gibt noch viele weitere. Lassen Sie uns also einen Blick auf die verschiedenen Formen werfen.
Offshore Outsourcing
Aufgaben bzw. Bereiche eines Unternehmens werden an ein Unternehmen in einem anderen Land ausgelagert. Häufig findet beim Offshoring die Verlagerung von Geschäftsprozessen an eigene Tochterfirmen im Ausland statt.
Nearshoring
Hierbei handelt es sich um eine Sonderform des Offshorings. Betriebliche Aktivitäten werden in nah gelegene ausländische Standorte verlagert.
Outtasking
Beim Outtasking werden nur bestimmte Aufgaben an externe Dienstleister abgegeben. Das Unternehmen behält die Kontrolle über den Kernbereich. Ein Beispiel hierfür ist die beispielsweise die Gestaltung und Einrichtung der Unternehmenswebsite oder auch die Übersetzung dieser Webseite oder anderen Materialien.
Out-Servicing
Bei dieser Form des Outsourcings wird der Bereich des Kundenservice an externe Dienstleister vergeben.
Transitional Outsourcing
Transitional Outsourcing, auch Übergangs-Outsourcing genannt, ist eine vorübergehende Form, die Unternehmen nutzen, um die Umstellung auf eine neue Technologie, einen neuen Prozess oder ein neues System zu unterstützen. Um Ausfälle in den Bereichen der Umstrukturierung zu vermeiden, werden diese Tätigkeiten vorübergehend an externe Anbieter abgegeben.
Business Process Outsourcing
Auslagerung kompletter Geschäftsprozesse, z.B. Buchhaltung oder Kundendienst.
Inhouse Outsourcing
Hier wird ein Tätigkeitsbereich zwar an eine externe Firma ausgelagert, diese operieren jedoch aus den Räumlichkeiten des Unternehmens.
Online Outsourcing
Online-Outsourcing ist die Verlagerung von Aufgaben bzw. Dienstleistungen an externe Dienstleister über das Internet, wobei geringere Kosten, höhere Flexibilität und schnellerer Markteintritt Vorteile, Sprachbarrieren, kulturelle Unterschiede, Qualitätssicherung und Datenschutz jedoch Herausforderungen darstellen.
Wann ist Outsourcing sinnvoll?
Bevor Sie in Ihrem Betrieb an Outsourcing denken, sollten Sie ganz genau überlegen, an welchen Stellen und Bereichen bzw. für welche Teilbereiche es wirklich Sinn ergibt, auszulagern und für welche nicht. Die Kerntätigkeit des Unternehmens sollten Sie in der Regel nicht auslagern. Vor allem also für Sekundäraufgaben, die mit dem Kerngeschäft nicht direkt etwas zu tun haben, ist Outsourcing sinnvoll.
Sekundäraufgaben können bspw. der Kundensupport oder die IT-Infrastruktur oder auch die Buchhaltung sein.
Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist es in dieser Hinsicht von großem Nutzen, da sie oft nicht über die Ressourcen verfügen, um alle diese sekundären Aufgaben in guter Qualität zu erledigen.
Schauen wir uns, wann und in welchem Bereich Outsourcing besonders sinnvoll ist:
Wann ist Outsourcing sinnvoll?
Komplexität und Spezialisierung
Immer dann, wenn Aufgaben (die nicht zum Kerngeschäft des Unternehmens gehören) Spezialwissen oder Technologien erfordern, die im Unternehmen nicht vorhanden sind oder die Anschaffung unverhältnismäßig wäre, ist es sinnvoll.
Ressourcen nicht vorhanden
Auch dann, wenn schlicht die Ressourcen (sowohl personell als auch materiell) fehlen, um die Aufgaben selbst zu bewältigen, ist Outsourcing sinnvoll.
Qualitätssteigerung
Es kommt ebenso da infrage, wo externe Dienstleister eine höhere Qualität oder Effizienz bieten können als interne Lösungen.
Welche Bereiche können ausgelagert werden?
- IT-Dienstleistungen/
- Kundendienst
- Marketing und Vertrieb
- Buchhaltung und Finanzen
- Personalwesen:
- Logistik
- Produktion
- Forschung und Entwicklung (bspw. von neuen Produkten oder Dienstleistungen)
- Gebäudemanagement
- freiberufliche Dienstleistungen (Übersetzungen, Content-Erstellung, Beratungen)
Wie funktioniert Outsourcing?
Es gibt kein standardisiertes Verfahren, wie beim Outsourcing vorzugehen ist. Typischerweise sollten aber folgende Schritte
1. Analyse und Zielstellung
Der Ist-Zustand des Unternehmens wird analysiert. Die Schwachstellen werden identifiziert.
Fragen, die in diesem Zusammenhang gestellt werden sollten, sind:
- Was soll mit dem Outsourcing erreicht werden? (z.B. Kosteneinsparung, Effizienzsteigerung, Zugang zu Experten)
- Welche Aufgaben oder Prozesse sollen ausgelagert werden? (Die Entscheidung kann bspw. aufgrund eines zu hohen Kostenpunktes oder einem Mangel an Qualität erfolgen)
- Ist Outsourcing für die ausgewählten Aufgaben überhaupt geeignet?
- Welches Budget können wir für das Outsourcing bereitstellen?
2. Auswahl eines Dienstleisters
Sind die oberen Aspekte und Aufgabenbereiche geklärt, geht es an die Suche nach potentiellen Dienstleistern. Die Recherche sollte sehr gründlich ausfallen. Es schadet zudem nicht, mehrere Dienstleister zu testen, bevor man sich für einen entscheidet.
3. Vertragsverhandlung und -abschluss
Hat ein Unternehmen sich für einen Partner entschieden, beginnen die Vertragsverhandlung der Vertragskonditionen. Sind alle parteien sich einig, kommt es zum Vertragsabschluss. Auch dieser Schritt kann einige Zeit in Anspruch nehmen.
4. Implementierung:
Es erfolgt die Abgabe und Übergabe von Informationen und notwendigen Mitteln an den Dienstleister, damit dieser die Aufgaben durchführen kann. Die erste Implementierungsphase kann etwas länger dauern. Hier ist ein enger Kontakt mit dem Partner häufig notwendig, um Unklarheiten zu beseitigen.
Zudem müssen die Mitarbeiter*innen im Umgang mit dem Dienstleister und seinen Leistungen informiert und eingewiesen werden.
5. Überwachung und Kontrolle
Die Leistung des Dienstleisters muss überwacht und kontrolliert werden. Es ist sinnvoll, im Voraus bestimmte Indikatoren und Messgrößen festzulegen, um die Überwachung zu vereinfachen und messbar zu machen.
Outsourcing Beispiel
Netflix
Das Unternehmen Netflix hat seinen Kundenservice bspw. zu großen Teilen an externe Dienstleister ausgelagert.
Henkel
Dieses Unternehmen hat seit Jahren seinen Desktop-Support an ein externes Unternehmen ausgelagert.
H&M
H&M ist nur eins von vielen Modeunternehmen, das die Produktion seiner Kleidung in andere Länder ausgelagert hat. In den meisten Fällen werden die Kleidungsstücke nur im Unternehmen selbst entworfen, der Produktionsprozess wird jedoch vollständig ausgelagert. Dies ist nicht immer unkritisch, da viele Unternehmen oft schlechte Arbeitsbedingungen in den ausgelagerten Ländern/Unternehmen in Kauf nehmen.
Was sind die Vor- und Nachteile von Outsourcing?
Schauen wir uns nun abschließend an, welche Vor- und Nachteile das Outsourcing Ihrem Unternehmen bringen kann.
Vorteile von Outsourcing
Konzentration auf das Kerngeschäft
Unternehmen können sich wieder voll auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Das ist, wie ja die obige Interroll-Studie zeigt, auch tatsächlich der Hauptgrund für Unternehmen Outsourcing zu betreiben.
Kostenvorteile
Oftmals bedeutet eine Auslagerung eine Kostenersparnis für das Unternehmen. Woran liegt das?
Das hat mehrere Gründe. Bei der Auslagerung können oft Kosten eingespart werden, da die externen Anbieter oft in der Lage sind, Arbeitskräfte aus Ländern mit niedrigeren Lohnkosten zu nutzen, wodurch sich deren Lohn- und Gehaltskosten verringern.
(Zum Thema Personalkosten können Sie auch mehr auf unserem Blog lesen.)
Außerdem entfallen für das Unternehmen Investitionen in teure Infrastruktur oder Technologie, da diese vom externen Anbieter bereitgestellt werden. Schließlich führt die Spezialisierung der Anbieter häufig zu effizienteren Prozessen und niedrigeren Betriebskosten.
Know-How
Oftmals können die Leistungen und Aufgaben von externen Dienstleistern besser erbracht bzw. absolviert werden, weil diese ein spezialisierteres Wissen und mehr Know-How sowie Erfahrung in einem bestimmten Bereich haben.
Steigerung der Qualität
Die Auslagerung kann auch zu einer Qualitätssteigerung führen, weil das auslagernde Unternehmen über bessere Technologie, Know-how und Erfahrung verfügt.
Flexibilität und Skalierbarkeit
Unternehmen können schneller auf Marktveränderungen reagieren und ihre Kapazitäten nach Bedarf anpassen. Ein externer Dienstleister, Zulieferer oder Anbieter kann z.B. gekündigt werden, wenn das Produkt oder die Dienstleistung nicht mehr passt, nicht funktioniert etc.
Abminderung des Risikos
Das Risiko für einzelne Bereiche im Geschäft wird abgemindert, da die Verantwortung nun beim externen Anbieter liegt.
Nachteile von Outsourcing
Verlust der Kontrolle
Das Hauptproblem besteht darin, dass eine Abhängigkeit von den Leistungen des externen Anbieters entsteht und die Unternehmen weniger Einfluss darauf haben, wie ein bestimmtes Produkt hergestellt oder eine bestimmte Dienstleistung angeboten und erbracht wird.
Negative Auswirkungen direkt spürbar
Schlechten Leistungen des Anbieters (z. B. schlechter Kundensupport) haben direkte negative Auswirkungen auf das eigene Unternehmen.
Administrativer Aufwand
Es kostet Zeit und Aufwand, mit dem Outsourcing Partner zu verhandeln, eine Aufgabe zu besprechen und die Beziehung zu managen. Der Koordinationsaufwand sollte hier nicht unterschätzt werden.
Sicherheits- und Datenschutzrisiken
Die Auslagerung bestimmter Prozesse und Inanspruchnahme eines Partners führt dazu, dass unternehmerisches Wissen an den Partner weitergegeben wird. Das kann mit einem Risiko verbunden, da vertrauliche Informationen weitergegeben werden.
Schlechtes Image
Outsourcing geht oftmals auch mit Kündigungen im eigenen Unternehmen einher. Mitarbeitende reagieren deshalb nicht besonders erfreut, wenn wie kürzlich bei Volkswagen, von Outsourcing gesprochen wird. Überlegen Sie im Falle von einem geplanten Outsourcing also ganz genau, was das für bestehende Mitarbeiter*innen bedeuten könnte, setzen Sie sich mit Kündigungsschutzgesetzs auseinander und machen Sie sich ggf. sogar mit Outplacement vertraut.
