Das Personalcontrolling, oder HR-Controlling, ist ein wichtiges Instrument für die Planung, Steuerung und Kontrolle der Personalwirtschaft innerhalb eines Unternehmens. Um zu den Zielen im Personalwesen und den übergeordneten Unternehmenszielen beizutragen, werden Daten und Kennzahlen erhoben und ausgewertet. Mithilfe der Ergebnisse lassen sich Strategien entwickeln, Trends erkennen und Risiken abschätzen.
Welche Aufgaben und Ziele das Personalcontrolling einschließt und mit welchen Methoden wichtige Kennzahlen erhoben werden, erläutern wir in diesem Artikel.
Inhaltsangabe
Definition: Was ist Personalcontrolling?
Das Personalcontrolling bereitet relevante Personaldaten und -kennzahlen auf. Auf Grundlage dieser Zahlen kann ein Unternehmen wichtige betriebliche Entscheidungen fällen und Strategien für das Personalmanagement ausarbeiten. Als Teil des Unternehmenscontrollings lassen sich anhand von personalrelevanten Daten und Auswertungen sämtliche Projekte und Personalprozesse beobachten und anpassen.
Auf der einen Seite lässt sich die Personalarbeit besser planen, was Personalprozesse, Projekte und auch das Recruitment mit einschließt. Auf der anderen Seite erhält man Informationen über das Personal selbst. Personalmanager können anhand der erhobenen Daten zum Beispiel auswerten, wie viele Mitarbeiter im Unternehmen sind, wie hoch das Vollzeitäquivalent (FTE) ist, wie leistungsfähig die Mitarbeiter sind und wie viel sie kosten.
Wie funktioniert Personalcontrolling?
Beim Personalcontrolling geht es gemäß Definition darum, Zahlen und Daten zu erheben, die eine ganze Gruppe statt einzelne Mitarbeiter betrifft. Um diese Daten zu sammeln und daraus Schlüsse ziehen zu können, kann man Personalcontrolling auf unterschiedliche Weise einsetzen:
Quantitatives Personalcontrolling: Hierbei wird eine große Menge messbarer Daten genutzt, die den Personalcontrollern bereits vorliegen. Ein Beispiel hierfür sind die Personalkosten oder die Personalstruktur.
Qualitatives Personalcontrolling: Dabei geht es weniger um tatsächliche Zahlen, die vorliegen, sondern vielmehr um variable Faktoren. Personalcontroller können zum Beispiel durch Mitarbeiterumfragen messen, wie hoch die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung ist, wie das Führungsverhalten des Managements wahrgenommen wird oder wie motiviert die Mitarbeiter sind.
Strategisches Personalcontrolling: Dabei geht es um langfristige Strategien und Ziele des Personalmanagements und des gesamten Unternehmens.
Operatives Personalcontrolling: Hier geht es um die Frage, wie man vorgeht, um Ziele zu erreichen. Chancen und Risiken, Trends und das Verhältnis von Kosten und Nutzen spielen hierbei eine Rolle.
Was sind die Ziele des Personalcontrollings?
Die Ziele des Personalcontrollings sind immer individuell, je nach Unternehmen und Unternehmenszielen. Sie richten sich in erster Linie an die Richtung, die die übergeordneten Ziele des Unternehmens und der Personalwirtschaft vorgeben. Die Ziele des Personalcontrollings drehen sich im Grunde rund um den Informationsfluss und die Transparenz sowie die Planung, Steuerung und Koordination der Personalwirtschaft. Die wichtigsten Ziele sind:
- Informationsfluss: Informationen über Personalprozesse und strategische Entscheidungen transparent machen.
- Planung: Einschätzen von Auswirkungen, neuen Entwicklungen und Trends mit einem geeigneten Planungssystem, um Probleme frühzeitig zu erkennen.
- Koordination und Integration: Gute Abstimmung, beispielsweise bei der Personalplanung.
- Kontrolle: Ausarbeitung eines Kontrollsystems und umfassende Kennzahlen und Werte überwachen.
- Steuerung: Inwiefern trägt das Personalwesen zum Unternehmenserfolg und der Erreichung der Unternehmensziele bei?
Durch gutes Personalcontrolling können Personaler zur richtigen Zeit für passende Stellen geeignete Fachkräfte mit entsprechenden Qualifikationen finden und effektiv und effizient einsetzen – und das möglichst kostengünstig.
Die Aufgaben im Personalcontrolling
Die Ziele sind auch gleichzeitig die Aufgaben der Personalcontroller.
Das Personalcontrolling sorgt dafür, dass der Informationsfluss zwischen den Abteilungen und im gesamten Unternehmen funktioniert. Diese Aufgabe fällt unter anderem auch in den Bereich des Qualitätsmanagements. Eine wichtigere Aufgabe des Personalcontrollings ist vielmehr die Bereitstellung relevanter personalbezogener Informationen für das Management und andere Entscheidungsträger. Die Personaler sammeln Daten und bereiten die ausgewerteten Zahlen so vor, dass das Management mithilfe dieser Entscheidungen treffen und Strategien ausarbeiten kann.
Zusätzlich werden Chancen und Risiken identifiziert, um im Anschluss geeignete Maßnahmen ergreifen zu können. So kann man Risiken früh erkennen und ihnen entgegenwirken.
Ebenfalls wichtig ist die Koordination der Personalkapazität, die personalbezogene Daten erhebt und an wichtige Stakeholder übermittelt. Es sorgt außerdem dafür, dass aktuelle Entwicklungen im Personalbereich im Auge behalten werden und die Verantwortlichen gegebenenfalls reagieren können.
Des Weiteren kontrollieren und bewerten Personaler, inwiefern die Personalmaßnahmen, Prozesse und Projekte zum Erreichen der Unternehmensziele beitragen.
Wichtige Instrumente des Personalcontrollings
Die Instrumente für das Personalcontrolling orientieren sich an den Standardmethoden des Unternehmenscontrollings und werden für das Personalwesen entsprechend angepasst. Relevante Tools sind:
- Personalkennzahlen: Kennzahlen sind in der Regel quantitativ und können miteinander verglichen werden, um bestimmte Sachverhalte darzustellen. Welche Kennzahlen wichtig sind, zeigen wir weiter unten im Artikel.
- Vergleiche und Benchmarks: Hier werden Kennzahlen intern, z.B. mit anderen Standorten oder Abteilungen, oder extern, z.B. mit anderen Unternehmen verglichen. Dazu zählen verschiedene Arten der Vergleiche: Soll-Ist- (Planabweichungen), Ist-Ist- (Zeit), Wird-Ist- (Prognosen) oder Ist-Wird-Vergleiche (Prämissen).
- Zeitreihen: Sie dienen ebenfalls zum Vergleich und prognostizieren Trends und Entwicklungen. Maßnahmen und Strategien können hierdurch ausgewertet werden.
- HR Scorecard oder Balanced Scorecard: Ziele und KPIs (Key Performance Indicators) können mit der sogenannten Balance Scorecard definiert werden.
- Human Resource Due Dilligence: Dieses Tool dient zur Analyse der Personalressourcen im Rahmen einer geschäftlichen Abwicklung. Es misst Chancen und Risiken und untersucht beispielsweise die Unternehmenskultur und Arbeitsprozesse.
- Mitarbeiterbefragungen: Mit diesem Instrument lassen sich die Stärken und Schwächen eines Unternehmens feststellen.
Welche Daten braucht man?
- Ist-Daten sind aktuelle, personenbasierte Daten, die den gegenwärtigen Zustand und die Struktur eines Unternehmens widerspiegeln. Dazu gehören Informationen wie aktuelle Gehaltsdaten und Boni, Anwesenheits- und Abwesenheitsstatistiken, aktuelle Projektdaten und Zuweisungen, Fortbildungs- und Qualifikationsdaten der Mitarbeiter*innen sowie die Betriebszugehörigkeitsdauer.
- Prognose-Daten sind unsichere, trendbasierte Informationen, die nicht an klar definierte Personen gebunden sind. Sie dienen der Bestimmung von Trends und beinhalten eventuell zu erwartende Ereignisse wie potenzieller Personalbedarf basierend auf Markttrends oder technologischen Entwicklungen sowie unerwartete Kündigungen oder Elternzeiten.
- Vorausschau-Daten sind zukunftsorientierte Informationen, die für die Planung und Prognose genutzt werden. Diese Daten umfassen zuverlässige personenbezogene Zukunftsdaten, die bereits im Personalsystem vermerkt sind, wie geplante Versetzungen innerhalb des Unternehmens, zukünftige Weiterbildungs- und Schulungsmaßnahmen, geplante Beförderungen sowie Elternzeiten oder Sabbaticals.
Welche Kennzahlen sind für das Personalcontrolling wichtig?
Die Kennzahlen und Kennzahlensysteme im Personalcontrolling orientieren sich immer an den Zielen des Personalmanagements sowie den Unternehmenszielen. Sie hängen dementsprechend auch vom Controlling eines Unternehmens ab. Zu den wichtigsten Personalcontrolling-Kennzahlen gehören unter anderem.
Kennzahlen für das Recruiting:
- die durchschnittliche Dauer der Bewerbungsprozesse
- die Anzahl der Bewerber pro Position
- Recruitingkosten
Kennzahlen für den Personalbedarf:
- der Netto-Personalbedarf
- Frauenanteil
- Behindertenanteil
Kennzahlen für den Personaleinsatz:
- die durchschnittliche Anzahl der Überstunden
- die durchschnittliche Zeit, um KPIs zu erreichen
Kennzahlen für die Mitarbeiterbindung:
- Fluktuationsrate
- die durchschnittliche Dauer in der Position
- Abwesenheitsquote
- die durchschnittliche Zahl der Arbeitsunfälle
- das durchschnittliche Gehalt pro Vollzeitäquivalent
Kennzahlen für die Personalentwicklung:
- die Entwicklung der Gehälter
- das durchschnittliche Alter beziehungsweise die verschiedenen Altersgruppen
- Ausbildungsquote
- Weiterbildungsmaßnahmen
Wenn Sie mehr über relevante Kennzahlen des Personalcontrollings erfahren möchten, finden Sie hier unseren Artikel zu den 7 wichtigsten Personalkennzahlen.
Häufige Fragen und Antworten
Was ist Personalcontrolling?
Das Personalcontrolling bereitet relevante Personaldaten und -kennzahlen auf. Auf Grundlage dieser Zahlen kann ein Unternehmen wichtige betriebliche Entscheidungen fällen und Strategien für das Personalmanagement ausarbeiten. Als Teil des Unternehmenscontrollings lassen sich anhand von personalrelevanten Daten und Auswertungen sämtliche Projekte und Personalprozesse beobachten und anpassen.
Wie funktioniert Personalcontrolling?
Beim Personalcontrolling geht es gemäß der Definition darum, Zahlen und Daten zu erheben, die eine ganze Gruppe statt einzelner Mitarbeiter betrifft. Um diese Daten zu sammeln und daraus Schlüsse ziehen zu können, kann man Personalcontrolling auf unterschiedliche Weise einsetzen.
Was sind die Ziele des Personalcontrollings?
Die Ziele des Personalcontrollings sind immer individuell, je nach Unternehmen und Unternehmenszielen. Sie richten sich in erster Linie an die Richtung, die die übergeordneten Ziele des Unternehmens und der Personalwirtschaft vorgeben. Die Ziele des Personalcontrollings drehen sich im Grunde rund um den Informationsfluss und die Transparenz sowie die Planung, Steuerung und Koordination der Personalwirtschaft.
Welche Kennzahlen sind für das Personalcontrolling wichtig?
Die Kennzahlen und Kennzahlensysteme im Personalcontrolling orientieren sich immer an den Zielen des Personalmanagements sowie den Unternehmenszielen. Sie hängen dementsprechend auch vom Controlling eines Unternehmens ab.
