So gelingt eine effiziente Planung Ihrer Personalressourcen

Die Personalressourcenplanung ist das Herz eines jeden Unternehmens, denn ohne eine richtige Planung der Personalressourcen kann der Betrieb nicht laufen. Welche Ebenen hierbei relevant sind, welche Techniken Sie für eine effektive Planung einsetzen können und wie digitale Tools Sie dabei unterstützen können, erfahren Sie im folgenden Blog.

Key Facts

1. Die Personalressourcenplanung stellt sicher, dass das richtige Personal zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.
2. Techniken in diesem Zusammenhang sind Bedarfsanalyse, Ressourcenabgleich und -zuteilung sowie Qualifikations- und Kompetenzmanagement.
3. Viele Unternehmen setzen in der Personalressourcenplanung mittlerweile auf digitale Tools, wie HR-Softwares. Insbesondere in der Administration, aber auch beim Recruiting von Personalressourcen, fallen die Vorteile dieser Tools am größten aus.

• Was heißt Ressourcenplanung von Personal?
• Wie erfolgt die Personalressourcenplanung?
• Methoden der Personalressourcenplanung
• Digitalisierung der Personalressourcen

Was heißt Ressourcenplanung von Personal?

Grundsätzlich geht es bei der Ressourcenplanung darum, dass die Ressourcen in einem Unternehmen – also Material, Zeit, Ausrüstung und auch das Personal – am richtigen Ort zur richtigen Zeit verfügbar sind. 

Speziell bei der Personalressourcenplanung, also bei der Planung und dem Einsatz von Human Resources, geht es darum, das vorhandene Personal effektiv und effizient einzusetzen, um einen reibungslosen Betriebsablauf und damit den Unternehmenserfolg zu gewährleisten.

Verantwortlich für den optimalen Einsatz und die Planung der Personalressourcen in einem Unternehmen ist die HR-Abteilung. Die Personalressourcenplanung ist Teil des Personalmanagements.

Wie erfolgt die Personalressourcenplanung?

Die Personalplanung erfolgt auf drei verschiedenen Ebenen, die erst im Zusammenspiel ihre volle Kraft entfalten.

Dazu gehören:

1. Operative Ressourcenplanung
   Diese Ebene betrifft das tägliche Geschäft und umfasst eine eher kurzfristige Planung. Hier geht es um die konkrete Aufgabenverteilung, Schichtzuteilung sowie Urlaubskoordination. Das Ziel ist, einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft zu gewährleisten.
2. Taktische Ressourcenplanung
   Dies ist die mittelfristige Planungsebene. Sie setzt die strategische Ressourcenplanung um. Dazu gehört beispielsweise die Entscheidung, welche Kanäle für das Recruiting genutzt werden, sowie gezielte Recruiting-Kampagnen, die mit der Unternehmensstrategie übereinstimmen.
3. Strategische Ressourcenplanung
   Diese übergeordnete Ebene umfasst langfristige Unternehmensziele, die sich in einer Personalstrategie widerspiegeln. Möchte ein Unternehmen beispielsweise ins Ausland expandieren, muss es auf taktischer Ebene eine passende Recruiting-Strategie entwickeln, um geeignetes Personal für diesen Markt zu gewinnen. Auf operativer Ebene bedeutet das dann die konkrete Umsetzung, also die gezielte Personalgewinnung sowie den Aufbau einer neuen Abteilung für den neuen Markt.

Zu den typischen Aufgaben im Rahmen dieser drei Ebenen gehören:

• Personalbeschaffung (Recruiting) – Sicherstellung, dass genügend qualifizierte Mitarbeitende zur Verfügung stehen.
• Personaleinsatzplanung – Optimale Verteilung des vorhandenen Personals auf verschiedene Aufgaben und Schichten.
• Personalentwicklung – Weiterbildung und Qualifizierung der Mitarbeitende, um zukünftige Anforderungen zu erfüllen.
• Nachfolgeplanung – Identifikation und Förderung von Talenten für Führungspositionen.
• Kapazitätsplanung – Sicherstellen, dass Personalressourcen effizient genutzt werden, um Engpässe oder Überkapazitäten zu vermeiden.
• Arbeitszeitmanagement – Planung von Arbeitszeiten, Überstundenregelungen und Urlaubskoordination.
• Mitarbeiterbindung – Maßnahmen zur langfristigen Bindung von Fachkräften an das Unternehmen.

Diese Aufgaben werden in enger Abstimmung zwischen den verschiedenen Ebenen der Ressourcenplanung durchgeführt, um eine effiziente und nachhaltige Personalstrategie zu gewährleisten.

Methoden der Personalressourcenplanung

Verschiedene Techniken und Methoden kommen im Personalmanagement zum Einsatz, um die Personalressourcen effektiv zu planen. Gängige Techniken und Methoden sind:

1. Bedarfsanalyse: Hierbei wird der aktuelle und der zukünftige Personalbedarf ermittelt, abhängig von der strategischen Ausrichtung des Unternehmens, der Auftragslage und anderen relevanten Aspekten.
2. Qualifikations- und Kompetenzmanagement: Ein wesentlicher Punkt in der Personalressourcenplanung. Mit dieser Methode wird beispielsweise über eine Qualifikationsmatrix ermittelt, welche Qualifikationen und Kompetenzen die aktuellen Beschäftigten mit sich bringen. Diese werden dann mit den Anforderungen der einzelnen Stellenprofile verglichen, um festzustellen, ob es hier Defiziten gibt. Falls notwendig, muss gegebenenfalls mehr Personal mit den erforderlichen Kompetenzen eingestellt werden. Eine andere Möglichkeit kann hier auch sein, den bereits existierenden Mitarbeitenden eine entsprechende Weiterbildung zu ermöglichen. 
3. Einsatzplanung und Kapazitätsplanung: Hierbei geht es um die konkrete Zuteilung der einzelnen Schichten unter Berücksichtigung von Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit, um die größtmögliche Produktivität im Betrieb zu gewährleisten.
4. Ressourcenabgleich und -zuteilung: Diese Methode befasst sich mit der Überprüfung, ob das vorhandene Personal den aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Betriebs gerecht wird. Dabei wird auf verschiedene Aspekte geachtet, wie etwa die Qualifikationen der Mitarbeitenden, der Umfang der Arbeitszeit oder auch die Personalbudgetierung. Auf Basis dieser Analyse erfolgt eine Umverteilung des vorhandenen Personals, gegebenenfalls der Personalaufbau oder eine gezielte Rekrutierung von neuem Personal.

Digitalisierung der Personalressourcen

Um all diese Aufgaben zu bewältigen und eine effektive Personalressourcenplanung zu gewährleisten, setzen viele Unternehmen mittlerweile auf die Digitalisierung. Laut einer Studie von Aconso sagen beinahe 60 Prozent der Befragten, dass sich der Digitalisierungsgrad in ihrer Abteilung in den letzten drei Jahren eher stark bis sehr stark im Betrieb verändert hat. Besonders die Platzersparnis, der Zugriff von überall und die Arbeitsentlastung wurden von den meisten Befragten als Vorteile genannt. Insbesondere in der Administration, aber auch im Recruiting, gaben die Befragten an, die Digitalisierung als einen großen Vorteil in ihrer Arbeit zu sehen.

Diese Vorteile bietet auch die HR-Software von Factorial. Sie hilft Unternehmen, ihre Personalressourcenplanung noch effizienter zu gestalten. Mit dem Organigramm von Factorial können offene Stellen hinzugefügt und die benötigten Positionen im Unternehmen definiert werden. Diese Stellen lassen sich anschließend direkt über das integrierte Recruiting-Tool ausschreiben. Darüber hinaus bietet die Software Funktionen wie die Administration, KI-gestützte Filterung von Bewerber*innen, Bewerbermanagement und die Planung von Bewerbungsgesprächen. Sogar die Performancebewertung und Qualifikationen der Mitarbeitenden können mit dem Tool effizient verwaltet werden.