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Personaleinsatzplanung

Personaleinsatzplanung: Das steckt hinter dem Begriff PEP

Die Personaleinsatzplanung ist wichtig für die Performance und letztendlich den Erfolg eines Unternehmens. In diesem Artikel fassen wir alles Wissenswerte rund um PEP für Sie zusammen.

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Definition: Was ist Personaleinsatzplanung?

Bevor wir tiefer in das Thema einsteigen, möchten wir aufklären, worum es bei der Personaleinsatzplanung eigentlich geht. Die Personaleinsatzplanung (auch kurz “PEP” genannt) ist ein Teilbereich des “Workforce Managements”.

Es geht darum, bestehende Mitarbeiter in einem Unternehmen gemäß ihren Qualifikationen und Fähigkeiten (offenen) Positionen zuzuweisen.

Zu dieser Zuordnung der Mitarbeiter gehören jegliche Besetzungen von Positionen, u.a. auch Beförderungen und Versetzungen von einer Abteilung in eine andere. Somit können bestehende Personalressourcen ideal genutzt werden. PEP gilt als Basis wichtiger Personalentscheidungen.

Die Personaleinsatzplanung umfasst folgende Bereiche:

Ziele der Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung verfolgt einige wichtige Ziele, die wir im folgenden Abschnitt für Sie erläutern.

1. Verbesserte Performance

Das Hauptziel liegt darin, das Kerngeschäft des Unternehmens dank idealer Besetzung mit qualifizierten Mitarbeitern abzuwickeln. Im Idealfall wird dabei gleichzeitig auch eine bestmögliche Performance im Hinblick auf das Erreichen der Unternehmensziele angestrebt.

2. Besetzung offener Stellen und Flexibilität

Eine verbesserte Produktivität kann nur erreicht werden, wenn alle offenen Stellen mit professionellen und kompetenten Fachkräften besetzt sind. Um das zu gewährleisten, muss die Personalabteilung den Personaleinsatz im Auge behalten.

Es ist wichtig, umgehend auf Umstrukturierungen, Entlassungen (bei Pensionierung, Vertragsablauf), Kündigung des Arbeitgebers oder Schwankungen in der Auftragslage zu reagieren. Für neue Mitarbeiter sollte der Ablauf der Probezeit im Blick behalten werden.

3. Personalkosten eindämmen

Ein weiteres Unterziel ist, das bestehende Personal im Unternehmen bestmöglich zu nutzen. Eine offene Stelle ist zu besetzen? Ein Mitarbeiter erwartet Nachwuchs und verabschiedet sich für einige Zeit in die Elternzeit?

Intelligente Personaleinsatzplanung bedeutet, in solchen Fällen vorbereitet zu sein. Offene Position können im Idealfall intern neu besetzt werden. So können Engpässe vermieden werden. Neue Mitarbeiter zu rekrutieren kann hohe Kosten verursachen und manchmal unnötig zu Überkapazitäten im Personal führen.

Qualitative Personaleinsatzplanung

Aufgaben der Personaleinsatzplanung

Qualitative Personaleinsatzplanung

Wie bereits beschrieben, ist die Hauptaufgabe, den Personalbedarf zu decken und Mitarbeitern ihrem Profil entsprechende Positionen zuzuordnen. Dazu gehört auch, das nötige Anforderungsprofil an eine Stelle genau zu kennen und in der Lage zu sein, die fachliche Kompetenz, Erfahrung sowie Persönlichkeit des jeweiligen Mitarbeiters zu analysieren und mit dem Stellenprofil abzugleichen.

Der Prozess hinter diesem “Abgleich” nennt nicht qualitative Personaleinsatzplanung. Im Rahmen der qualitativen Personaleinsatzplanung kann die Erstellung einer Stellenbeschreibung sinnvoll sein. Hierbei werden alle benötigten Informationen zur Position zusammengefasst:

  • Bezeichnung und Funktion der Stelle
  • Team und/ oder Abteilung
  • Vorgesetzter und Untergestellte
  • Ziel der Position
  • Alle Aufgaben im Überblick
  • Anforderungen an den Bewerber (oder Mitarbeiter bei interner Neubesetzung): Ausbildung, Abschluss, Berufserfahrung, Skills

Quantitative Personaleinsatzplanung

Bei der quantitativen Personaleinsatzplanung wird der IST-Bestand der Mitarbeiter im Unternehmen mit dem SOLL-Bestand verglichen. Sind genug Mitarbeiter im Unternehmen angestellt, um das Tagesgeschäft abzuwickeln und die Unternehmensziele zu erreichen? Oder andersrum: Können alle Aufgaben ggf. auch mit weniger Personal umgesetzt und die Kosten somit reduziert werden?

Zeitliche Personaleinsatzplanung

Welches Unternehmen kennt sie nicht: Die Sommerflaute. Während die Auftragslage zu Beginn der Jahres oft boomt, geht sie während den Sommermonaten zurück. Die Anpassung an saisonal bedingten Schwankungen sind ebenfalls Aufgabe der Personaleinsatzplanung. Zeitliche Aspekte sollten nicht unterschätzt werden.

Schichtplanung

Zusätzlich verfolgt die PEP weitere Aufgaben wie die Schichtplanung (welcher Mitarbeiter arbeitet wann) sowie die Arbeitszeiterfassung (welcher Mitarbeiter arbeitet wie viele Stunden).

Personalisierte Dienstpläne werden erstellt und ermöglichen einen genauen Überblick darüber, wann wer wie lange arbeitet.

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Vorteile der Personaleinsatzplanung

Eine smarte Personaleinsatzplanung bringt einige Vorteile mit sich.

Mehr Effizienz: Die Produktivität und somit die gesamte betriebliche Effizienz wird verbessert.

Geringere Kosten: Kosten für teure Recruiting-Prozesse können dank einer intelligenten Personaleinsatzplanung reduziert werden.

Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit: Wer hinsichtlich verfügbaren Stellen oder Arbeitsplätzen im Unternehmen interne Beförderungen in Betracht zieht und für die Weiterentwicklung der bestehenden Mitarbeiter sorgt, bringt Angestellten Wertschätzung entgegen. Mitarbeiter, die Chancen für ihre professionelle Karriere in Form von Aufstiegsmöglichkeiten sehen, sind i.d.R. motivierter und zufriedener.

Tipps & Tricks: So gelingt PEP in der Praxis

Challenge accepted – eine erfolgreiche Personaleinsatzplanung will gelernt sein. Mit unseren Tipps und Tricks sind Sie perfekt vorbereitet.

✔️ Formulieren Sie klare Ziele.

Um im Nachhinein überhaupt messen zu können, ob Ihre Personaleinsatzplanung erfolgreich ist, sollten Sie sich zunächst Ziele setzen. Was wollen Sie mit Ihrer Planung erreichen? Versuchen Sie, die Ziele so konkret wie möglich zu formulieren. Achten Sie jedoch darauf, realistisch zu bleiben.

✔️ Tauschen Sie sich mit der Geschäftsleitung aus.

Tauschen Sie sich mit der Geschäftsleitung aus und stellen Sie sicher, zielorientiert vorzugehen. Weiterhin sollten aktuelle Entwicklungen innerhalb des Unternehmens berücksichtigt werden.

Darüber hinaus kann die Geschäftsleitung Sie dabei unterstützen, alle benötigten Ressourcen parat zu haben, um die PEP Ziele zu erreichen.

✔️ Jeder Mitarbeiter in jeder Position zählt.

Sie fokussieren sich bei der Personaleinsatzplanung ausschließlich auf Vollzeitangestellte – ein Fehler, der gerne gemacht wird. Allerdings sollten auch Teilzeitkräfte, Praktikanten, Auszubildende und Werkstudenten nicht in der Planung vernachlässigt werden.

Beispiel: Stellen Sie sich folgendes Beispiel vor. Frau Lauer aus der Marketing Abteilung plant ein Sabbatical. Sie wird sich für ein paar Monate eine Auszeit von ihrem Job nehmen. Für Sie als Personaler heißt es jetzt: Augen und Ohren aufhalten und frühzeitig für Ersatz sorgen.

Sie wissen, dass Ihr Online Marketing Werkstudent Christian Dull aktuell an seiner Bachelorarbeit schreibt und kurz vor Beendigung seines Studiums steht – eine ideale Grundvoraussetzung also, die Stelle intern zu besetzen und auf kostspieliges Recruiting zu verzichten.

Hätten Sie sich im Rahmen Ihrer Planung nur auf Vollzeit Positionen konzentriert, wäre Ihnen Christian Dull als neuer Marketing Professional in Ihrem Team entgangen. Sie hätten Herrn Dull womöglich an die Konkurrenz verloren.

✔️ Beziehen Sie den Betriebsrat in Ihre Planung mit ein.

Grundsätzlich gilt: Jede Entscheidung, die Mitarbeiter betrifft, sollte vom Betriebsrat angehört und mitbestimmt werden. Diese Faustregel ist auch im Hinblick auf die Personalplanung wichtig. Achten Sie dabei auf transparente Kommunikation und informieren Sie frühzeitig über anstehende Änderungen.

✔️ Digitalisieren Sie Ihre HR Prozesse.

Vor allem bei spezifischen Aufgaben wie die Erstellung von Dienstplänen kann eine HR Software hilfreich sein. Vorteile sind u.a.:

  • Zeitersparnis
  • Bessere Übersicht über die gesamte Performance dank automatisch generierter Berichte und Analysen
  • Geringere Anfälligkeit für Fehler
  • Autonomie der Mitarbeiter

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Schreibtalent, HR-Fan und Trend-Spürnase - das ist unsere Autorin Nicole Steffgen. Sie ist Teil des Content Marketing Teams bei Factorial. Ihr Fokus liegt dabei auf dem DACH Markt. Nicole hat einen Abschluss in "International Communication" (B.A.) sowie in "Communications & Future Marketing" (M.A.) und ist Expertin im Bereich Online Content. Ihre Spezialgebiete: Blogposts und Social Media. Die gebürtige Deutsche bringt dabei viel internationale Erfahrung mit: Deutschland, Österreich, Niederlande, Luxemburg, Spanien, Mexiko - in all diesen Ländern hat sie bereits gelebt. Was ihren Content außerdem so besonders macht? Ihre Leidenschaft für HR und ihr Fokus auf den Menschen einer Organisation.

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