Im Schichtdienst ist der Rahmendienstplan eine häufig genutzte Methode für die Diensteinteilung. Er stellt sicher, dass alle wichtigen Aufgaben ausgeführt und gerecht auf die Mitarbeitenden verteilt werden. Als Grundlage für die regelmäßige Schichtplanung ist der Rahmendienstplan fester Bestandteil der Personaleinsatzplanung in verschiedenen Branchen. Dazu gehören zum Beispiel der Pflegebereich, Unternehmen aus Handwerk und Industrie, in denen Wechselschichten üblich sind, oder die Gastronomie.
In diesem Artikel erhalten Sie alle zentralen Informationen rund um den Rahmendienstplan. Wir zeigen Ihnen, wie er bei der Einsatzplanung Ihrer Mitarbeitenden hilft und was Sie bei der Erstellung eines Rahmendienstplans beachten sollten.
Key Facts
- Ein Rahmendienstplan dient als Basis für die Personaleinsatzplanung in bestimmten Branchen. Er findet in Aufgabenfeldern Einsatz, die sich durch wechselnde Schichten auszeichnen, etwa in der Pflege, der Gastronomie oder in der Logistik.
- Um einen solchen Dienstplan zu erstellen, bedarf es verschiedener Informationen. Sie bilden die Grundlage für die Struktur des Rahmendienstplans.
- Es gibt einfache und komplexe Rahmendienstpläne. Wie ein solcher Dienstplan genau aussieht, hängt von der Branche, der Anzahl notwendiger Schichten, der Anzahl der Mitarbeitenden sowie der erforderlichen Qualifikation ab.
- Was ist ein Rahmendienstplan und wie unterscheidet er sich vom regulären Dienstplan?
- Gesetzliche Regelung zum Dienstplan: Welche rechtlichen Bestimmungen sind zu beachten?
- Wie erstellt man einen Rahmendienstplan?
- Welche Arten von Dienstplänen gibt es?
- Fazit: Planung mit System – und digitalem Mehrwert
Was ist ein Rahmendienstplan und wie unterscheidet er sich vom regulären Dienstplan?
Der Rahmendienstplan, auch als Rollendienstplan bezeichnet, regelt den Personaleinsatz einer Gruppe von Mitarbeitenden. Er schafft ein Grundgerüst für die Erstellung von einzelnen Dienstplänen und den darin geregelten Arbeitszeiten. Dadurch strukturiert er die Arbeitsplanung und erleichtert gleichzeitig die gerechte Verteilung der Arbeit.
Üblich ist, dass sich Strukturen innerhalb eines festgelegten Intervalls wiederholen. Dazu zählt zum Beispiel die rollierende bzw. rollende Woche. Dabei handelt es sich um ein Schichtsystem mit zwei oder drei Schichten, bei dem die Mitarbeitenden im wöchentlichen Wechsel eine andere Schicht erhalten. Dies gestaltet die Arbeitszeiten flexibler und verteilt sie zudem gleichmäßig auf die Beschäftigten.
Gesetzliche Regelung zum Dienstplan: Welche rechtlichen Bestimmungen sind zu beachten?
Bei jeder Form von Personaleinsatzplanung müssen Unternehmen die rechtlichen Bestimmungen beachten. Entscheidend sind hierbei das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Sie sind die gesetzliche Grundlage für den Dienstplan und seine Erstellung.
Für den Schutz der Arbeitnehmenden sind der Rahmendienstplan und die dort festgelegten Arbeitszeiten unveränderlich und verbindlich. Um ungeplante Änderungen, etwa krankheitsbedingte Personalausfälle, abzufedern, wird der allgemeine Dienstplan erstellt.
Wie erstellt man einen Rahmendienstplan?
Um den Rahmendienstplan als Grundlage für die allgemeinen Dienstpläne zu erstellen, müssen Sie einige Dinge beachten. Zuerst benötigen Sie grundlegende Informationen:
- Arten von Schichten: In welchen Schichten sind Mitarbeitende tätig und wie lange sind die Arbeitszeiten?
- Besetzungsstärke: Wie viele Mitarbeitende werden mindestens pro Schicht benötigt, um die anfallenden Tätigkeiten fachgerecht auszuführen?
- Arbeitszeiten: Wie sehen die wöchentlichen Arbeitszeiten jeder beschäftigten Person aus?
Auf dieser Grundlage erfolgt die Ermittlung des Personalbedarfs in einem konkreten Arbeitsbereich. Um diesen zu berechnen, sind die Arbeitsstunden pro Woche zu ermitteln. Dies erfolgt über die folgende Formel:
Wöchentliche Arbeitsstunden = Anzahl der Wochentage x tägliche Arbeitszeit x Besetzungsstärke
Anschließend werden die Arbeitsstunden sämtlicher Schichten addiert, um dann den Personalbedarf zu berechnen. Dies machen Sie, indem Sie die Summe der Arbeitsstunden je Woche durch die Wochenarbeitszeit, zum Beispiel 38,5 Stunden, teilen.
Danach geht es an die Bildung von Schichtgruppen. Das ist die Gruppe der Beschäftigten innerhalb einer Schicht. Dies erfolgt folgendermaßen:
Anzahl Schichtgruppen = Wöchentliche Gesamtarbeitsstunden / Besetzungsstärke x Arbeitszeit je Woche
Nun ist es möglich, den Rahmendienstplan konkret zu erstellen. Das kann bei einem einfachen Plan beispielsweise so aussehen, dass Gruppe A in der ersten Woche die Tag- und Gruppe B die Nachtschicht übernimmt, während in der zweiten Woche gewechselt wird (rollende Woche).
Dienstplan erstellen
Nachdem der Rahmendienstplan als strukturelle Grundlage erstellt wurde, folgt die detaillierte Dienstplanung. Zunächst sollten Sie die relevanten Mitarbeiterdaten erfassen, also Verfügbarkeiten, Qualifikationen und individuelle Präferenzen der Mitarbeitenden. Anschließend gilt es, Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheitstage oder Weiterbildungen zu berücksichtigen, um realistische Einsatzzeiten zu planen. Nun übertragen Sie die Vorgaben aus dem Rahmendienstplan in den konkreten, taggenauen Dienstplan. Danach nehmen Sie die Feinabstimmung vor, indem Sie konkrete Mitarbeitende den jeweiligen Schichten zuweisen – unter Berücksichtigung von Verfügbarkeit, fachlicher Eignung und ggf. individuellen Wünschen. So wird aus dem übergeordneten Rahmendienstplan ein präziser und alltagstauglicher Einsatzplan.
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Welche Arten von Dienstplänen gibt es?
Die Ausgestaltung von Schichtplänen kann je nach Branche, Mitarbeiterzahl und dem nötigen Qualifikationsgrad unterschiedlich sein. Die verschiedenen Varianten von Rahmendienstplänen können zum Beispiel folgendermaßen aussehen:
Flexible Schichtmodelle
In manchen Branchen ermöglichen Arbeitgebende ihren Beschäftigten, ihre Arbeitszeiten innerhalb bestimmter Grenzen selbst zu gestalten. Dabei gelten meist Kernarbeitszeiten, auch sind mitunter Projektanforderungen zu erfüllen. Flexible Rahmendienstpläne sind in kreativen Berufsfeldern, aber auch in der IT häufiger zu finden.
Fester Wechselschichtplan
In einigen Branchen sind Mitarbeitende im Rahmen von Wechselschichten tätig. Vor allem in der Produktion und im Einzelhandel nutzt man diese Modelle. Dabei übernehmen Beschäftigte beispielsweise in einer Woche die Frühschicht (etwa von 6 bis 14 Uhr) und in der nächsten Woche die Spätschicht (zum Beispiel von 14 bis 22 Uhr). Dies wird auch als rollende Woche bezeichnet.
Dauerhaftes Nachtschichtmodell
Im Gesundheitswesen oder in Sicherheitsunternehmen ist es möglich, dauerhafte Nachtschichten für Arbeitsgruppen festzulegen. Diese Branchen müssen rund um die Uhr bereitstehen. Das Dauer-Nachtschichtmodell stellt sicher, dass der Arbeitsbereich stets einsatzfähig ist.
Saisonaler Rahmendienstplan
In der Touristik oder Landwirtschaft erhöht sich das Arbeitspensum vor allem innerhalb einer bestimmten Saison. Rahmendienstpläne berücksichtigen hierbei die unterschiedlichen Anforderungen von Hoch- und Nebensaison.
Rahmendienstplan mit Überstundenregelung
Unternehmen der Logistik sehen sich oft unvorhersehbaren Schwankungen gegenüber, etwa während der Feiertage. Arbeitgebende aus diesen Bereichen erstellen daher Rahmendienstpläne mit klaren Regelungen zur Planung und Entlohnung von Überstunden.
Job-Sharing-Modell
Teilen sich mehrere Teilzeitkräfte eine Vollzeitstelle, bietet ein Rahmendienstplan die Möglichkeit, dieses Job-Sharing zu strukturieren. Er umfasst eine transparente Aufteilung von Verantwortlichkeiten und Arbeitszeiten.
Fazit: Planung mit System – und digitalem Mehrwert
Ein durchdachter Rahmendienstplan ist das Fundament für eine gerechte und effiziente Schichtverteilung – besonders in Branchen mit wechselnden Einsatzzeiten. Er sorgt für klare Strukturen, vorausschauende Personaleinsatzplanung und eine bessere Planbarkeit für alle Beteiligten. Gleichzeitig gilt: Je komplexer die Anforderungen, desto wertvoller sind digitale Tools zur Unterstützung der Dienstplanung.
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