Beste Reisekosten-Apps: 7 Software-Tools im Vergleich

Viele Unternehmen, deren Mitarbeitende regelmäßig auf Dienstreisen gehen, kennen das Problem mit den Bergen an Rechnungen und Belegen, die oft unübersichtlich werden. Das betrifft nicht nur die Unternehmen, sondern kann auch für die Mitarbeitenden selbst schwierig sein, den Überblick über alle Ausgaben während einer Dienstreise zu behalten. Geht dann noch ein Beleg verloren, kann das besonders ärgerlich sein. Mittlerweile gibt es jedoch auch im Bereich Reisekosten digitale Tools und mobile Apps (Reisekosten-App), die Unternehmen und Mitarbeitenden helfen, ihre Ausgaben effizient zu verwalten. Wir stellen Ihnen die besten Reisekosten-Apps vor.

Das Wichtigste in Kürze:

Reisekosten-Apps helfen Unternehmen und Mitarbeitenden, Ausgaben und Belege bei Dienstreisen digital und übersichtlich zu verwalten.
Sie automatisieren Prozesse wie Belegerfassung, Genehmigungen und Abrechnungen und sparen dadurch Zeit und Aufwand.
Die Wahl der passenden App hängt vor allem von den Unternehmensanforderungen und der Integration in bestehende Systeme ab.

Gibt es mobile Apps für die Einreichung von Reisekosten und wenn ja, was können sie?

Was ist eine Reisekosten-App?

Eine Reisekosten-App ist meist Teil einer umfangreichen Reisekosten-Software, die neben der mobilen Anwendung auch über den Desktop oder andere Endgeräte verfügbar ist. Diese Apps automatisieren sämtliche Prozesse rund um die Reisekosten, die im Rahmen von Geschäftsreisen in Unternehmen anfallen.

Die App bietet dabei eine erhebliche Erleichterung, da viele Funktionen direkt über das Smartphone erledigt werden können – was insbesondere auf Dienstreisen äußerst praktisch ist. Mitarbeitende können so beispielsweise Belege direkt nach dem Erhalt fotografieren und hochladen.

Auf dem Markt gibt es Reisekosten-Apps bzw. -Software sowohl als spezialisierte Einzellösungen als auch als integrierten Bestandteil einer umfassenden HR-Software, wie es beispielsweise bei der HR-Software von Factorial der Fall ist.

Welche Funktionen hat eine Reisekosten-Apps?

Der Funktionsumfang von Reisekosten-Apps bzw. Reisekostenabrechnung-Software kann sich von Anbieter zu Anbieter sowie je nach den individuellen Bedürfnissen der Unternehmen unterscheiden. Grundlegend sollten jedoch folgende Funktionen enthalten sein:

Belegerfassung per Foto: Rechnungen, die im Rahmen von Dienstreisen anfallen, können direkt mit dem Smartphone fotografiert und hochgeladen werden.
Automatische Erkennung via OCR-Technik: Viele Apps erkennen Beträge, Daten und Steuersätze auf den Belegen automatisch.
Digitale Genehmigungsworkflows: Vorgesetzte können Abrechnungen ortsunabhängig prüfen und per Klick freigeben. Zudem lassen sich automatische Genehmigungen für bestimmte Betragsgrenzen einstellen.
Integration in die Finanzsoftware: Viele Apps lassen sich nahtlos in bestehende Buchhaltungssysteme integrieren – bei Factorial funktioniert dies beispielsweise über eine direkte DATEV-Schnittstelle.
Echtzeit-Übersicht: Sowohl Mitarbeitende als auch die HR-Abteilung behalten jederzeit den vollen Überblick über getätigte Ausgaben und die verbleibenden Budgets.
Firmenkarten (Virtuell & Physisch): Viele Apps ermöglichen es, Teams mit eigenen Firmenkreditkarten auszustatten. Dies verhindert, dass Mitarbeitende privat in Vorleistung gehen müssen.
Richtlinienkonformität: In der Reisekosten-Software lassen sich unternehmensspezifische Reisekostenrichtlinien und Reiserichtlinien hinterlegen.
Unterstützung durch KI-Agenten: Mitarbeitende können sich bei Fragen rund um die Reisekosten direkt an den KI-Agenten wenden, der Anfragen sofort beantwortet.
Vollautomatisierte Tagespauschalen: In vielen Die App berücksichtigt dabei automatisch Mahlzeitenkürzungen und verschiedene Reiseziele, sodass kein manuelles Jonglieren zwischen verschiedenen Tools und Tabellen mehr nötig ist.

Gibt es Werkzeuge zur Reisekostenabrechnung, die Kostenstellen automatisch zuweisen?

Ja, einige Tools bieten umfangreichere Funktionen bei der Reisekostenabrechnung. Bei manchen Anbietern können die verschiedenen Ausgaben direkt den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet werden, ohne dass am Ende des Monats eine manuelle Zuordnung notwendig ist. Zudem sind auf diese Weise alle Budgets jederzeit übersichtlich im Blick.

Welche Reisekostenabrechnungssoftware verfolgt Belege automatisch?

In der modernen Reisekostenabrechnung gehört das automatische „Verfolgen“ und Auslesen von Belegen mittlerweile zum Standard von Softwarelösungen, die sich auf Reisekostenabrechnungen spezialisiert haben. Dabei kommt vor allem die OCR-Technik (Optical Character Recognition) zum Einsatz, die oft durch künstliche Intelligenz (KI) unterstützt wird.

Der Vergleich: Die besten Reisekostenabrechnungs-Apps

Bevor Sie verschiedene Anbieter vergleichen, sollten Sie Ihre internen Prozesse genau unter die Lupe nehmen, um die Lösung zu finden, die wirklich zu Ihren Anforderungen passt. Die Auswahl der richtigen App hängt weniger von den Standard-Features ab, sondern davon, wie sie in Ihre bestehende Infrastruktur integriert wird.

Stellen Sie sich also vorab folgende Kernfragen:

Auszahlung: Brauchen Sie eine Lohnschnittstelle (bei Privat-Vorleistung) oder Echtzeit-Banking (bei Firmenkreditkarten)?
Internationalität: Benötigen Sie automatische Währungsumrechnung und internationale Pauschalen?
Analyse: Reicht eine einfache Archivierung oder brauchen Sie Budget-Monitoring und Projekt-Reporting?
IT-Integration: Hat das Tool offene Schnittstellen (APIs) zu Ihrem HR- oder ERP-System, um „Dateninseln“ zu vermeiden?

1. Reisekostenabrechnung App: Perk (ehemals TravelPerk)

Perk (ehemals TravelPerk) ist ein Unternehmen, das auf das Management von Geschäftsreisen und Spesen spezialisiert ist. Das Besondere an Perk ist, dass hier zusätzlich zur Abrechnung auch Events, Reisen und Mietwagen direkt gebucht werden können. Es fungiert somit gleichzeitig als umfassendes Buchungsportal.

Tipp: Einige Anbieter von Reisekosten-Software, wie beispielsweise Factorial, verfügen über eine direkte Integration mit Perk. Dadurch können Buchungsleistungen von Perk nahtlos über die gewohnte HR-Plattform vorgenommen und abgewickelt werden.

Die App von Perk leistet – ähnlich wie die Desktop-Version – u.a. folgendes:

Mobile Buchung von unterwegs: Mitarbeitende können Flüge, Hotels oder Mietwagen direkt per Smartphone reservieren, was besonders bei kurzfristigen Reiseänderungen praktisch ist.
Zentrales Belegmanagement: Alle Buchungsbestätigungen werden automatisch erfasst und an das Spesenmanagement weitergeleitet – manuelles Sammeln von Rechnungen entfällt.
Reise-Support in Echtzeit: Zugriff auf den Kundenservice direkt über die App, falls es Probleme bei der Reise gibt (z. B. Zugausfall oder Flugverspätung).
Digitale Reise-Agenda: Alle Details der gebuchten Reise (Tickets, Check-in-Zeiten, Adressen) sind jederzeit offline in der App verfügbar.

Für wen ist Perk geeignet und was kostet es?

Perk eignet sich vor allem für Unternehmen mit hohem Reiseaufkommen, die Buchen und Spesenabrechnung in einem Tool kombinieren wollen. Die Preise starten bei einer monatlichen Grundgebühr von 11 € für aktiv reisende Nutzer*innen. Zusätzlich wird pro Buchung eine Servicegebühr von 2,8 % berechnet. Das „Pro“-Paket bietet zudem erweiterte Funktionen, darunter KI-gestützte Automatisierung von Genehmigungsabläufen, Eventmanagement sowie zentrale Möglichkeiten zur Rechnungsabwicklung.

2. Reisekostenabrechnung App: Factorial

Die Factorial Reisekosten-App ist Teil einer umfassenden All-in-One-HR-Software. Diese deckt alle Phasen des Employee Lifecycles ab – vom Onboarding über das Recruiting und Schulungsmanagement bis hin zur Lohnabrechnung. Auch das Reisekostenmanagement ist ein fester Bestandteil dieser HR-Lösung und steht den Nutzenden auch als mobile App zur Verfügung.

In der App können Mitarbeitende verschiedene Funktionen des Ausgaben-und Spesenmanagements effizient nutzen. Hierzu gehören u.a.:

KI-gestützte Belegerfassung: Mitarbeitende können Belege einfach scannen. Die OCR-Technologie füllt Beträge und Daten automatisch aus.
Vollautomatisierte Tagespauschalen: Verpflegungsmehraufwendungen (VMA) werden automatische nach aktuellen BMF-Sätzen inklusive Mahlzeitenkürzungen berechnet.
Echtzeit-Genehmigungen: Führungskräfte können Ausgaben direkt in der App prüfen und mit einem Klick freigeben.
Firmenkarten-Integration: Es besteht eine direkte Verknüpfung von Transaktionen mit physischen oder virtuellen Factorial-Firmenkreditkarten.
KI-Support mit AI Agent One: Mitarbeitende erhalten mittels des Factorial KI-Agenten One sofort Antworten auf Fragen zu Reisekostenrichtlinien und Limits.

Für wen ist Factorial geeignet und was kostet es?

Factorial ist vor allem für KMUs geeignet, die sämtliche HR-Prozesse in einer einzigen digitalen Lösung bündeln möchten. So werden reibungslose Abläufe sichergestellt und Medienbrüche auf ein Minimum reduziert. Die Preise sind auf Anfrage erhältlich, da sie individuell an die spezifischen Bedürfnisse und die Skalierung des jeweiligen Unternehmens angepasst werden können.

3. Reisekosten App: Spendesk

Spendesk ist eine spezialisierte Plattform für das Ausgabenmanagement, die Unternehmenszahlungen und Spesenabrechnungen in einem kartenbasierten System bündelt. Während Perk beispielsweise darauf spezialisiert ist, die Reise zu planen (Flüge, Hotels), liegt der Fokus bei Spendesk darauf, die Ausgaben vor Ort (Taxi, Restaurant) über physische und virtuelle Firmenkarten abzuwickeln.

Spendesk ist im Kern ein reines Finanz-Tool. Im Gegensatz zu umfassenden HR-Lösungen wie Factorial ist die Plattform nicht nativ in die Lohnbuchhaltung oder die Zeiterfassung integriert. Das bedeutet, dass Daten oft manuell abgeglichen werden müssen, um Reisezeiten mit Anwesenheiten zu prüfen. Unternehmen sollten daher vorab klären, ob Spendesk mit ihren bestehenden ERP-Systemen kompatibel ist. Praktisch: Factorial verfügt über eine direkte Spendesk-Integration, sodass Kartenausgaben zentral in der HR-Plattform verwaltet werden können.

Die App von Spendesk leistet u.a. Folgendes:

KI-gestütztes Belegmanagement: Dank optischer Zeichenerkennung (OCR) erkennt die KI wichtige Daten auf Belegen automatisch. Mitarbeitende können diese sofort nach der Zahlung fotografieren und direkt dem Kartenumsatz zuordnen.
Kartenverwaltung von unterwegs: Nutzer*innen können ihr Guthaben prüfen, PIN-Codes einsehen oder Karten bei Verlust sofort per Smartphone sperren.
Flexible Online-Zahlungen & Budget: Mitarbeitende können direkt in der App digitale Kreditkarten für Online-Einkäufe erstellen oder in Echtzeit eine Erhöhung ihres Kartenlimits anfordern, falls das Budget unterwegs mal nicht ausreicht.
Mobile Genehmigungsprozesse: Führungskräfte können Zahlungsanfragen und Spesenanträge des Teams jederzeit von unterwegs prüfen und freigeben.

Für wen ist Spendesk geeignet und was kostet es?

Spendesk ist ideal für Unternehmen, die ihren Fokus primär auf die Verwaltung von Firmenkreditkarten legen und kein integriertes Buchungsportal benötigen. Die Preise werden auf Anfrage individuell nach dem benötigten Leistungsumfang berechnet.

4. Reisekosten App: N2F

N2F ist eine umfassende Software für das Ausgabenmanagement. Während der Fokus bei Perk auf der Reisebuchung und bei Spendesk auf dem Bezahlen mit Firmenkarten liegt, ist N2F darauf spezialisiert, den gesamten Prozess der Belegerfassung, Spesenrückerstattung und Rechnungsverwaltung effizient zu digitalisieren. Dabei ist das System so ausgelegt, dass sich die einzelnen Schritte auch für die Mitarbeitenden intuitiv und einfach handhaben lassen. .

Aber: Auch N2F bleibt eine spezialisierte Finanz-Insel. Sie lässt sich zwar mit vielen Software-Ökosystemen integrieren, doch wie bei Perk und Spendesk sollten Sie darauf achten, dass die Lösung mit Ihrer bestehenden Software kompatibel ist. Falls Sie noch keine HR-Software-Lösung im Einsatz haben, stellt sich die Frage, ob eine isolierte Insel-Lösung überhaupt das Richtige für Ihr Unternehmen ist.

Die App von N2F leistet u.a. Folgendes:

Smart Scan mit KI-Fehlerprüfung: Der KI-gestützte Scan erkennt Belegdaten in Sekunden. Ein integriertes Warnsystem erkennt zudem Anomalien und potenzielle Betrugsversuche (z. B. doppelt eingereichte Belege).
Automatisierte Pauschalen: Kilometer- und Verpflegungspauschalen werden wie bei Factorial beispielsweise auch basierend auf den Reisedaten und der Google-Maps-Integration automatisch berechnet.
Offline-Verarbeitung: Belege können auch ohne Internetverbindung (z. B. im Flugzeug) gescannt werden; die Synchronisierung erfolgt automatisch beim nächsten Online-Status.
Umfassende Finanz-Features: Neben Spesen lassen sich auch Eingangsrechnungen, Firmenkarten und Vorschusszahlungen direkt über die App verwalten.
Revisionssicheres Archiv: Dank digitaler Archivierung können Papierbelege sofort nach dem Scannen entsorgt werden.

Für wen ist N2F geeignet und was kostet es?

Im Gegensatz zu Perk (Buchung) und Spendesk (Karten) ist N2F vor allem für Unternehmen geeignet, die ihre bestehende HR-Software behalten wollen und lediglich ein spezialisiertes Profi-Tool für die Spesen- und Rechnungsprüfung suchen. Während Factorial alles in einem System vereint, punktet N2F als flexible Ergänzung, die sich über Schnittstellen einfach an vorhandene Buchhaltungssysteme andocken lässt. Die Kosten liegen bei ca. 6,60 € (Business: inkl. Smart-Scan & Kilometerpauschalen) bzw. 8,40 € (Enterprise: zusätzlich mit Genehmigungs-Workflows & Fuhrparkmanagement) pro Nutzer*innen und Monat. Preise für die Advanced-Version (inkl. ERP-Export & API-Anbindung) sind auf Anfrage erhältlich.

Hinweis: Sie haben noch keine HR-Software und überlegen, eine digitale Lösung in Ihrem Unternehmen zu etablieren, sind aber von der großen Auswahl an Anbietern überfordert? Nutzen Sie unsere kostenlose Entscheidungshilfe, die Sie sicher durch den Software-Dschungel navigiert und Ihnen hilft, die passende Lösung für Ihre betrieblichen Anforderungen zu finden.

5. Reisekostenabrechnung App: Expensify

Expensify ist ein us-amerikanischen Unternehmen für die Abwicklung von Reisekosten, das auf maximale Geschwindigkeit setzt. Während der Fokus bei Perk auf der Buchung, bei Spendesk auf Karten und bei N2F auf der tiefen Rechnungsprüfung liegt, ist Expensify darauf spezialisiert, den Prozess durch „One-Click“-Automatisierung fast unsichtbar zu machen. Das bedeutet: Während man bei anderen Tools die ausgelesenen Daten meist noch einmal kurz bestätigen muss, reicht Expensify den Beleg nach dem Fotografieren auf Wunsch völlig selbstständig ein, ordnet ihn der richtigen Kategorie zu und prüft die Richtlinien im Hintergrund.

Wichtig: Der Fokus von Expensify liegt auf dem US-amerikanischen Markt. Es sollte daher vorab unbedingt geprüft werden, ob die Lösung nahtlos in die bestehende betriebliche Umgebung (insbesondere deutsche DATEV- oder HR-Schnittstellen) integriert werden kann. Auch wenn die App mittlerweile auf Deutsch umgestellt werden kann, sind viele Hilfetexte, die offizielle Website sowie der Kundensupport weitestgehend nur auf Englisch verfügbar.

Die App von Expensify leistet u.a. Folgendes:

SmartScan mit One-Click: Vollautomatische Datenextraktion und Einreichung direkt nach dem Foto, ohne manuelles Bestätigen.
Concierge-Service: Ein integrierter KI-Assistent überwacht die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und gibt Echtzeit-Feedback.
Integrierter Chat: Unklarheiten zu einzelnen Belegen können direkt in der App in einem Chat-Thread geklärt werden.
Globaler Einsatz: Unterstützt automatische Währungsumrechnungen und ist ideal für Teams, die weltweit unterwegs sind.
Reise-Organisation: Die App bündelt Flug- und Hotelinfos und schickt Status-Updates bei Verspätungen.

Für wen ist Expensify geeignet und was kostet es?

Expensify ist ideal für international agierende Teams, die eine extrem schnelle Automatisierung suchen und mit englischsprachigem Support zurechtkommen. Die Kosten liegen bei ca. 5 $ (Collect: inkl. SmartScan & Buchhaltungs-Sync) bzw. 9 $ (Control: zusätzlich mit Genehmigungs-Workflows & Budgets) pro Nutzer*in und Monat.

6. Reisekosten App: HRworks

HRworks ist, genau wie Factorial, eine komplette All-in-One-Lösung, um HR-Prozesse zu zentralisieren und in einem Tool abzubilden. Das Reisekostenmanagement ist ein fester Teil davon und sorgt für eine reibungslose Integration in verschiedene andere Prozesse wie Onboarding, Recruiting und die Lohnbuchhaltung.

Aber: Auch wenn HRworks ähnliche Funktionen im Spesenmanagement abdeckt, fehlt im Gegensatz zu Factorial die flexible Zuweisung von Pauschalen zu Kostenstellen. Zudem ist eine direkte Integration von Firmenkreditkarten, wie sie bei Factorial zum Standard gehört, bei HRworks nicht vorhanden.

Die App (bzw. die Weboberfläche) von HRworks leistet u.a. Folgendes:

Rechtssichere Pauschalen: Automatische Berechnung von Verpflegungsmehraufwänden gemäß den aktuellen BMF-Vorgaben inklusive Mahlzeitenkürzungen.
Nahtlose Genehmigung: Belege und Reiseanträge durchlaufen einen digitalen Freigabeprozess ohne Papierkram.
Zentrale Personalverwaltung: Neben Reisekosten werden auch Urlaub, Zeiterfassung und die digitale Personalakte in einem Tool verwaltet.
DATEV-Schnittstelle: Die Rückerstattung der Spesen kann direkt über die Gehaltsabrechnung in die Buchhaltung fließen.

Für wen ist HRworks geeignet und was kostet es?

HRworks ist ähnlich wie Factorial ideal für mittelständische deutsche Unternehmen, die eine bewährte Gesamtlösung für ihre Personalverwaltung suchen und alles aus einer Hand (Lohn, Zeit, Reisekosten) abwickeln möchten. Es eignet sich weniger für Unternehmen, denen integrierte Firmenkredikarten und die Zuweisung zu Kostenstellen wichtig sind. Die Preise sind auf Anfrage erhältlich.

Hinweis: Für einen direkten Vergleich zwischen den beiden HR-Lösungen finden Sie hier eine Übersicht. Wir haben zusätzlich Personio aufgeführt – ein im Markt sehr verbreitetes Tool, dem jedoch aktuell ein eigenständiges, tief integriertes Reisekostenmanagement-Modul fehlt.

7. Reisekosten App: SAP Concur

SAP Concur ist keine umfassende Personalsoftware, sondern ein spezialisiertes Tool für das Ausgabenmanagement, das sich vor allem für Großunternehmen und Konzerne eignet. Während Tools wie Factorial auf KMU optimiert sind, liegt der Fokus hier auf der Abbildung globaler, hochkomplexer Finanzprozesse. Es ist darauf ausgelegt, nahtlos mit anderen SAP-Produkten (wie z. B. SAP ERP) integriert zu werden.

Wichtig: Der Unterschied zu KMU-Lösungen liegt in der Skalierung. SAP Concur bewältigt Prozesse, die über die Standard-Abrechnung hinausgehen, wie beispielsweise die automatisierte Mehrwertsteuerrückerstattung aus dem Ausland über externe Partner, die Verwaltung von Bank-Kreditkartenprogrammen für tausende Nutzer*innen weltweit oder die Budgetkontrolle in Echtzeit-Verbindung mit globalen ERP-Systemen. Für kleinere Unternehmen ist dieser Funktionsumfang oft zu komplex und administrativ zu aufwendig.

Die App von SAP Concur leistet u.a. Folgendes:

Zentrales Spesenmanagement (Concur Expense): KI-gestütztes Auslesen von Quittungen und vollautomatischer Abgleich mit weltweiten Kreditkartendaten.
Reisebuchung (Modul Concur Travel): Über dieses Zusatzmodul können Flüge, Hotels und Mietwagen direkt nach Unternehmensrichtlinien gebucht werden, wobei die Buchungsdaten automatisch in die Abrechnung fließen.
Vorab-Genehmigung (Concur Request): Ein strukturierter Workflow zur Freigabe von Reisen und Budgets, noch bevor die erste Ausgabe getätigt wird.
Globale Compliance: Automatische Berücksichtigung lokaler Steuergesetze und Pauschalen in fast jedem Land der Welt.

Für wen ist SAP Concur geeignet und was kostet es?

SAP Concur ist die richtige Wahl für Konzerne und global agierende Unternehmen mit sehr hohem Reiseaufkommen, die eine tiefe SAP-Anbindung benötigen. Die Preise sind ausschließlich auf Anfrage erhältlich, da sie sich modular nach dem Transaktionsvolumen und den genutzten Modulen (Expense, Travel, Request etc.) richten.

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