Firmenkreditkarte für Mitarbeitende: Was Arbeitgeber beachten müssen

Die Firmenkreditkarte für Mitarbeitende ist ein zentrales Instrument des betrieblichen Ausgabenmanagements. Sie trennt geschäftliche von privaten Finanzen, ermöglicht individuelle Ausgabenlimits und vereinfacht die Buchhaltung erheblich.

Sobald sich ein Unternehmen für die Einführung einer Firmenkreditkarte für Mitarbeitende entschieden hat, stellen sich viele Fragen: Welche Beschäftigten erhalten eine Karte? Sind personenbezogene oder nicht personenbezogene Karten die bessere Wahl?

Welches Modell für Ihr Unternehmen das Richtige ist und was Sie bei der Einführung beachten müssen, erfahren Sie in diesem Leitfaden.

Wichtige Fakten

1. Eine Firmenkreditkarte für Mitarbeitende ist eine auf das Unternehmen ausgestellte Zahlungskarte, mit der Beschäftigte geschäftliche Ausgaben tätigen. Das Unternehmen haftet für alle Umsätze, nicht die Karteninhabenden.
2. Nach Angaben der Deutschen Bundesbank stiegen Kartenzahlungen in Deutschland im Jahr 2024 um 11 Prozent auf rund 13 Milliarden Transaktionen und machten 40 Prozent aller Zahlungen von Nichtbanken aus.
3. Über 60 Prozent der deutschen KMU nutzen für geschäftliche Zahlungen noch persönliche Kreditkarten oder Banküberweisungen – mit den Folgen fehlender Belege und mangelnder Ausgabenkontrolle.
4. Jahresgebühren und Transaktionsgebühren einer ausschließlich betrieblich genutzten Firmenkreditkarte sind gemäß § 4 Abs. 4 EStG vollständig als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar.

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Was ist eine Firmenkreditkarte — und wie unterscheidet sie sich von einer privaten Kreditkarte?

Eine Firmenkreditkarte ist eine Kreditkarte, die speziell für geschäftliche Zwecke von Unternehmen verwendet werden kann. Im Gegensatz zur privaten Kreditkarte ist die Firmenkreditkarte ausschließlich für betriebliche Ausgaben vorgesehen. Die Transaktionen werden direkt über das Geschäftskonto abgewickelt, und das Unternehmen ist stets die rechtliche Vertragspartei gegenüber der Bank.

Wie funktionieren Firmenkreditkarten?

Firmenkreditkarten funktionieren ähnlich wie private Kreditkarten, sind jedoch ausschließlich für betriebliche Zwecke ausgelegt. Unternehmen können die Karte Beschäftigten zur Verfügung stellen, um geschäftliche Ausgaben zu tätigen. Das Unternehmen trägt die Verantwortung für alle Umsätze. Individuelle Ausgabenlimits und Berichtsfunktionen ermöglichen eine lückenlose Ausgabenkontrolle. Technisch unterscheiden sich die Angebote in drei Kategorien: echte Kreditkarten mit monatlicher Abrechnung und Kreditrahmen, Debitkarten mit Direktabbuchung vom Geschäftskonto sowie Prepaid-Karten auf Guthabenbasis.

Ausführliche Informationen über die Funktionsweise von Firmenkreditkarten finden Sie in unserem Blogeintrag Firmenkreditkarte: Arten, Voraussetzungen und Vorteile.

Warum lohnt sich eine Firmenkreditkarte für Mitarbeitende?

Firmenkreditkarten sind für Unternehmen wichtig, da sie eine bequeme Methode bieten, Geschäftsausgaben sowie das Ausgabenmanagement zu verwalten und zu verfolgen, während gleichzeitig die Trennung von persönlichen Finanzen gewährleistet wird. Sie ermöglichen Ausgabenlimits für Beschäftigte und vereinfachen die Abwicklung von Reise- und Unternehmensausgaben.

Auch in Deutschland, wo Bargeld traditionell einen hohen Stellenwert hat, gewinnt der bargeldlose Zahlungsverkehr stetig an Bedeutung. Nach Angaben der Deutschen Bundesbank stiegen Kartenzahlungen im Jahr 2024 um 11 Prozent auf rund 13 Milliarden Transaktionen und machten 40 Prozent aller Zahlungen von Nichtbanken aus. Die Studie zum Zahlungsverhalten in Deutschland 2026 der Deutschen Bundesbank zeigt zudem, dass Kreditkartenzahlungen bei 6 Prozent aller Transaktionen lagen – mit weiter steigender Tendenz.

Steuerlich bietet die Firmenkreditkarte einen weiteren Vorteil. Jahresgebühren und Transaktionsgebühren einer ausschließlich betrieblich genutzten Karte sind gemäß § 4 Abs. 4 EStG vollständig als Betriebsausgaben absetzbar. Wird die Karte sowohl beruflich als auch privat genutzt, ist lediglich der betriebliche Anteil steuerlich geltend zu machen.

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Für wen ist eine Firmenkreditkarte für Mitarbeitende zu empfehlen?

Eine Firmenkreditkarte lohnt sich vor allem für:

• Unternehmen mit regelmäßigen geschäftlichen Ausgaben.
• Unternehmen, die eine bessere Kontrolle und Transparenz über Ausgaben benötigen.
• Beschäftigte, die regelmäßig Reisekosten, Messebesuche oder Kundenbewirtungen vorfinanzieren müssen und damit von der finanziellen Vorleistung entlastet werden.
• Unternehmen, die eine einfachere Buchhaltung und Reisekostenabrechnung ihrer Ausgaben wünschen.

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Was sind die Vorteile und Nachteile einer Firmenkreditkarte für Mitarbeitende?

Vorteile von Firmenkreditkarten:

• Vereinfachen die Verwaltung und Verfolgung geschäftlicher Ausgaben in Echtzeit.
• Ermöglichen eine individuelle Ausgabenkontrolle pro beschäftigter Person und Abteilung.
• Erleichtern die Buchhaltung durch Integration in Abrechnungssysteme (z. B.
• Entlasten Beschäftigte von der privaten Vorfinanzierung geschäftlicher Ausgaben.
• Bieten Prämien und Vergünstigungen für geschäftliche Ausgaben (z. B. Cashback, Reiseversicherungen im Rahmen von Business-Travel-Programmen).
• Jahresgebühren sind gemäß § 4 Abs. 4 EStG vollständig als Betriebsausgaben absetzbar.

Nachteile von Firmenkreditkarten:

• Potenzielles Missbrauchsrisiko durch Beschäftigte ohne klare Nutzungsrichtlinien.
• Zusätzliche Kosten wie Jahresgebühren und Zinsen bei nicht fristgerechter Zahlung.
• Begrenzte Akzeptanz bei bestimmten Anbietern oder in einzelnen Ländern.
• Erhöhte Haftungsverantwortung des Unternehmens für alle Kartenumsätze.
• Private Nutzung kann steuerrechtliche und arbeitsrechtliche Konsequenzen haben.

Handlungsempfehlungen zur Einführung einer Firmenkreditkarte für Mitarbeitende

Wenn Sie sich entschieden haben, in Ihrem Unternehmen eine oder mehrere Geschäftskreditkarten einzuführen, möchten Sie sicher wissen, was Sie genau beachten und tun müssen. In den folgenden Abschnitten erklären wir Ihnen alle Schritte im Detail.

Wer bekommt eine Firmenkreditkarte?

Die erste Frage, die Sie sich stellen sollten, ist, wer in Ihrem Unternehmen überhaupt eine Firmenkreditkarte bekommen soll.

In der Regel erhalten Beschäftigte mit spezifischen Aufgabenbereichen eine Firmenkreditkarte, wenn sie regelmäßig geschäftliche Ausgaben tätigen müssen. Typische Einsatzbereiche sind:

• Führungskräfte
• Vertriebsmitarbeitende
• Einkaufsmitarbeitende
• Beschäftigte im Außendienst (Übrigens: Wussten Sie, dass die Arbeitszeiterfassung im Außendienst auch verpflichtend ist?)

Kann eine Kreditkarte auf eine Firma ausgestellt werden?

Ja, es ist möglich, eine Kreditkarte auf den Namen einer Firma auszustellen. Hierbei handelt es sich in der Regel um eine Reisestellenkarte oder eine ähnliche Karte (nicht personenbezogene Karte), die für genau festgelegte Bereiche genutzt wird. Müssen Beschäftigte beispielsweise ein Hotel buchen, greifen sie auf die Firmenkreditkarte zu.

Personenbezogene Firmenkreditkarten hingegen können entweder für einzelne Beschäftigte oder für die gesamte Belegschaft ausgegeben werden.

Jede Mitarbeitendenkarte ist einer Person zugeordnet, kann mit einem individuellen Budget versehen und für bestimmte Zahlungskategorien freigegeben werden. Durch diese Flexibilität können Beschäftigte unternehmensrelevante Ausgaben tätigen, ohne aufwendige Genehmigungsverfahren durchlaufen zu müssen.

Wie viele Firmenkreditkarten beantrage ich?

Je nach Größe und Branche Ihres Unternehmens können eine oder mehrere Firmenkreditkarten sinnvoll sein. Kommt es in Ihrer Branche kaum zu Dienstreisen oder bestimmten Ausgaben einzelner Beschäftigter, reicht oft eine Karte. Müssen verschiedene Beschäftigte regelmäßig hohe Ausgaben vorlegen, ist die Anschaffung mehrerer Firmenkreditkarten empfehlenswert.

Welche steuerlichen Aspekte müssen Unternehmen beachten?

Aus steuerlicher Sicht gilt: Jahresgebühren und Transaktionsgebühren einer ausschließlich betrieblich genutzten Firmenkreditkarte sind gemäß § 4 Abs. 4 EStG vollständig als Betriebsausgaben abzugsfähig. Wird die Karte auch privat genutzt, ist lediglich der betrieblich veranlasste Anteil steuerlich geltend zu machen. Wichtig: Private Ausgaben über die Firmenkreditkarte können im schlimmsten Fall als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet werden und steuerrechtliche sowie arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Eine klare Nutzungsvereinbarung schützt sowohl das Unternehmen als auch die Beschäftigten.

Personenbezogene und nicht personenbezogene Firmenkreditkarten

Unternehmen müssen sich entscheiden, ob sie in ihrem Unternehmen personenbezogene oder nicht personenbezogene Firmenkreditkarten beantragen.

Doch worin liegen die Unterschiede zwischen beiden?

Was ist bei der Nutzung einer Firmenkreditkarte für Mitarbeitende zu beachten?

Beschäftigte sollten bei der Nutzung von Firmenkreditkarten Folgendes beachten:

• Verantwortungsbewusste Ausgaben: Ausschließlich geschäftliche Ausgaben tätigen. Private Ausgaben vermeiden (sofern nicht ausdrücklich erlaubt).
• Einhaltung der Richtlinien: Die unternehmensinternen Vorgaben kennen und einhalten.
• Belegpflicht: Belege für alle Ausgaben sorgfältig aufbewahren. Kreditkartenabrechnungen sind gemäß den einschlägigen Erlassen der obersten Finanzbehörden zum Lohnkonto zu nehmen.
• Sicherheitsbewusstsein: Karte und Zugangsdaten sicher verwahren. Keine Kartendaten an Dritte weitergeben.
• Transparenz und Kommunikation: Ausgaben angemessen dokumentieren und bei Bedarf die Vorgesetzten informieren.

Nutzungsvereinbarung

Es ist üblich und arbeitsrechtlich empfehlenswert, dass Unternehmen klare Richtlinien für die Verwendung von Firmenkreditkarten festlegen.

Diese Richtlinien sollten in einer Nutzungsvereinbarung festlegen, wer eine Karte erhalten kann, wie das Kreditlimit festgelegt wird und welche Arten von Ausgaben mit der Karte getätigt werden können. Auch das Genehmigungsverfahren für Ausgaben und die Vorlage von Abrechnungen können durch die Richtlinien geregelt werden.

Eine Nutzungsvereinbarung sollte mindestens folgende Angaben enthalten:

• Umfang und Zweck der Nutzung: Hier legen Unternehmen fest, was die Beschäftigten mit der Firmenkreditkarte bezahlen können, z. B. Geschäftsessen oder Ähnliches. Es wird geregelt, ob Bargeld abgehoben werden kann und/oder ob die Karte für Online-Transaktionen genutzt werden kann.
• Aufbewahrung und Umgang: Unternehmen können hier Anweisungen geben, wo und wie die Karte aufzubewahren ist.
• Meldepflicht: Informationen darüber, was Karteninhabende im Falle eines Kartenverlustes oder Diebstahls tun sollten.
• Nutzung für private Zwecke: Ist die private Nutzung der Karte gestattet? Zu beachten: Private Ausgaben können steuerrechtlich als Sachbezug im Sinne des § 8 Abs. 2 EStG zu werten sein und sind entsprechend zu dokumentieren.
• Konsequenzen bei Missbrauch: Die arbeitsrechtlichen Folgen einer missbräuchlichen Nutzung – bis hin zur außerordentlichen Kündigung – sollten klar definiert sein.
• Unterschrift: Beide Parteien sollten die Nutzungsvereinbarung unterzeichnen. Das Datum der Aushändigung ist zu dokumentieren.

Muster einer Nutzungsvereinbarung

Vorlagen für eine Nutzungsvereinbarung finden Sie auch online. Diese sind aber meistens kostenpflichtig.

Haftung

Die häufigste Frage im Zusammenhang mit Firmenkreditkarten ist: Wer haftet eigentlich bei Firmenkreditkarten?

Die Antwort ist einfach. Da die Firmenkreditkarte mit dem Geschäftskonto des Unternehmens verbunden ist, haftet das Unternehmen für alle Umsätze – nicht die karteninhabende Person. Manche Anbieter verlangen zusätzlich eine persönliche Bürgschaft der Geschäftsführung.

Handelt es sich um eine bewusste missbräuchliche Nutzung oder grobe Fahrlässigkeit (etwa die Weitergabe der Karte samt PIN), haftet die betreffende Person. Es gibt zudem Kartenanbieter, bei denen Beschäftigte bis zu einem Betrag von 150 Euro persönlich haften.

Bonitätsprüfung (SCHUFA) bei einer Firmenkreditkarte für Mitarbeitende

Da die Haftung für die Firmenkreditkarten beim Unternehmen liegt und die Beantragung über das Unternehmen selbst erfolgt, spielt die Bonität der Beschäftigten keine Rolle. Selbst Beschäftigte mit einem negativen Schufa-Eintrag können eine personenbezogene Firmenkreditkarte erhalten, da die Bonität der Beschäftigten bei der Beantragung keine Rolle spielt. Die Prüfung erfolgt auf Unternehmensebene.

Kosten einer Firmenkreditkarte für Mitarbeitende

Kreditkartengesellschaften verlangen Gebühren für jede Transaktion. Die üblichen Interchange-Abschläge variieren je nach Anbieter. Hinzu kommen Jahresgebühren sowie gegebenenfalls Gebühren pro Mitarbeitendenkarte. Diese Kosten sind gemäß § 4 Abs. 4 EStG vollständig als Betriebsausgaben absetzbar, sofern die Karte ausschließlich betrieblich genutzt wird. Beim Bezahlen oder Geldabheben im Ausland können weitere Kosten entstehen.

Wo und wie beantragen Unternehmen eine Firmenkreditkarte?

Unternehmen können Firmenkreditkarten direkt bei Banken oder bei digitalen Finanztechnologie-Anbietern beantragen. Der Markt für Firmenkreditkarten hat sich seit 2023 grundlegend verändert. Der Antragsprozess ist bei den meisten Anbietern vollständig digital möglich.

Zwischen welchen Arten von Firmenkreditkarten können Unternehmen wählen?

Vor der Beantragung sollten Sie als Unternehmen überlegen, welches Kreditkartenmodell sich für Ihr Unternehmen am besten eignet. Sie haben grundsätzlich die Wahl zwischen „Business Cards“ und „Corporate Cards“.

Unterschiede zwischen den Firmenkreditkarten „Business Card“ und „Corporate Card“:

Darüber hinaus bieten Firmenkreditkarten unterschiedliche Funktionsweisen. In der Regel bieten Banken drei verschiedene Typen an:

• Prepaid-Karten: Diese Karten werden mit einem bestimmten Betrag aufgeladen. Die Beschäftigten haben somit ein von Ihnen direkt festgelegtes Ausgabenlimit.
• Standard-Kreditkarten: Uneingeschränkter Zugriff (Dispo und Limits werden vom Unternehmen selbst mit dem Kreditinstitut vereinbart).
• Virtuelle Kreditkarten: Diese kann entweder als Prepaid- oder Standardkreditkarte eingerichtet werden. Die Karte existiert nur virtuell, eine Plastikkarte wird nicht ausgestellt.

Verbleib der Firmenkreditkarte bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist die Firmenkreditkarte unverzüglich zu sperren und einzuziehen. Da das Unternehmen die rechtliche Vertragspartei gegenüber der Bank ist, liegt die Verantwortung für die Kündigung der Karte bei der Geschäftsführung oder der zuständigen Abteilung. Ob besondere Kündigungsfristen gelten, ist den Vertragsbedingungen des jeweiligen Anbieters zu entnehmen. Die Nutzungsvereinbarung sollte diesen Prozess ausdrücklich regeln.

Virtuelle Karten für Unternehmen sind auf dem Vormarsch. Sie bieten erhöhte Sicherheit, da jede Karte eine eigene Kartennummer hat und oft nur für einen begrenzten Zeitraum gültig ist. Nach Angaben der Deutschen Bundesbank stiegen Kartenzahlungen in Deutschland im Jahr 2024 um 11 Prozent auf rund 13 Milliarden Transaktionen – ein Trend, von dem auch virtuelle Firmenkarten profitieren.

Mit der Factorial Firmenkreditkarte haben Sie Sicherheit, Flexibilität und Kontrolle. Sie haben so die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden immer in Echtzeit im Blick.

Mit dem Spesenmanagement von Factorial lassen sich alle Ausgaben, die über die Firmenkreditkarte getätigt werden, direkt in der Plattform erfassen, kategorisieren und für die Buchhaltung aufbereiten. Dies erfolgt ohne manuelle Nacharbeit und mit vollständiger Transparenz in Echtzeit.

FAQ

Was ist eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter?

Eine Firmenkreditkarte ist eine für geschäftliche Zwecke ausgestellte Kreditkarte, die Unternehmen ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Sie dient dazu, betriebliche Ausgaben wie Reisekosten oder Anschaffungen zu tätigen und erleichtert dem Unternehmen die Verwaltung und Kontrolle dieser Ausgaben.

Kann man als Angestellter eine Firmenkreditkarte erhalten?

Ja, Mitarbeiter können eine Firmenkreditkarte erhalten, insbesondere wenn ihre Rolle regelmäßige Geschäftsausgaben erfordert. Die Vergabe ist an den Kreditrahmen des Unternehmens gebunden, nicht an die private Bonität des Angestellten, und wird oft durch individuell anpassbare Ausgabenlimits geregelt.

Welche Alternativen gibt es zur Firmenkreditkarte für Mitarbeiter?

Alternativen sind die klassische Spesenabrechnung, bei der Mitarbeiter Ausgaben vorstrecken und zurückerhalten, oder die Nutzung von Prepaid-Karten mit festem Guthaben. Moderne Lösungen wie die Factorial All-in-one-Unternehmenssoftware bieten integrierte Spesenmanagement-Tools, die den Prozess für alle Beteiligten vereinfachen.

Ist die Privatnutzung einer Firmenkreditkarte ein geldwerter Vorteil?

Die private Nutzung einer Firmenkreditkarte gilt in der Regel nicht als geldwerter Vorteil, solange sie im Verhältnis zu den geschäftlichen Ausgaben nur eine untergeordnete Rolle spielt. Die genauen Regelungen sollten jedoch in einer Nutzungsvereinbarung klar definiert sein, um Missverständnisse zu vermeiden.

Welche Nachteile hat eine Firmenkreditkarte?

Zu den Nachteilen zählen das Risiko des Missbrauchs durch Mitarbeiter, zusätzliche Kosten wie Jahresgebühren und Zinsen sowie die erhöhte Haftung für das Unternehmen. Zudem kann die Akzeptanz der Karte bei manchen Anbietern oder im Ausland eingeschränkt sein, was die Flexibilität beeinträchtigen kann.