Geschäftsreisen gehören zum Alltag in vielen Unternehmen. In diesem Zusammenhang entstehen oft Kosten, die im normalen Arbeitsalltag so nicht anfallen würden: die Reisekosten. Für eine transparente und standardisierte Regelung der Abläufe rund um die Buchung sowie Budgets empfiehlt sich die Erstellung einer Reisekostenrichtlinie. Was diese genau ist und was sie beinhalten sollte, erklären wir im folgenden Blog.
Key Facts
- Eine Reisekostenrichtlinie regelt den Umgang mit den Kosten, die im Zusammenhang mit Geschäftsreisen entstehen.
- Die Erstellung einer Reisekostenrichtlinie ist für Betriebe keine Pflicht, empfiehlt sich allerdings zur Übersichtlichkeit und Transparenz.
- Laut einer Studie von SAP fühlen sich viele Travel Manager in Betrieben mit den Prozessen rund um Planung, Buchung und Erstattung von Reisekosten überfordert. Reisekostenabrechnungs-Software kann hier erheblich unterstützend wirken.
- Was ist eine Reisekostenrichtlinie?
- Welche Vorteile bringt eine Reisekostenrichtlinie für mein Unternehmen?
- Was beinhaltet eine Reisekostenrichtlinie?
- Wie erstelle ich eine Reisekostenrichtlinie? + Reisekostenrichtlinie Muster
Was ist eine Reisekostenrichtlinie?
Definition und Zweck
Bei einer Reisekostenrichtlinie handelt es sich um ein Dokument, in dem der Umgang und die Regeln eines Unternehmens in Bezug auf Geschäftsreisen und die mit ihnen auftretenden Kosten festgelegt sind. Da während einer Dienstreise häufig Kosten entstehen, die Beschäftigte zunächst vorstrecken, regelt eine Reisekostenrichtlinie, unter welchen Bedingungen und in welchem Umfang die Erstattung der Reisekosten erfolgt sowie wie der Ablauf dafür gestaltet ist.
Der Zweck einer Reisekostenrichtlinie ist also vor allem:
- Transparenz für alle Beteiligten schaffen.
- Klare Vorgaben definieren, um Missbrauch zu vermeiden.
- Den Aufwand bei der Bearbeitung der Reisekostenabrechnung zu minimieren.
- Prozesse standardisieren.
Welche Vorteile bringt eine Reisekostenrichtlinie für mein Unternehmen?
Grundsätzlich gilt erst einmal: Die Erstellung einer Reisekostenrichtlinie ist keine Pflicht, ebenso wenig wie die Übernahme aller Reisekosten im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise. Übernehmen Arbeitgebende die Reisekosten nicht, können Mitarbeitende diese allerdings in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten absetzen.
Für Betriebe – und das sind immerhin die meisten –, die die Reisekosten ihrer Beschäftigten erstatten und regelmäßig Reisekostenabrechnungen durchführen, lohnt sich das einmalige Erstellen einer Reisekostenrichtlinie. Denn so werden diese Prozesse optimiert: Die für die Abrechnung der Reisekosten zuständigen Personen müssen nicht jedes Mal erneut nachschauen, welche Regelungen eigentlich gelten – also beispielsweise, bis zu welcher Höhe die Kosten erstattet werden –, da diese Informationen übersichtlich in der Reisekostenrichtlinie festgehalten sind.
Insbesondere wenn die Reisekostenrichtlinie online einsehbar ist, können Mitarbeitende auf Geschäftsreisen jederzeit darauf zugreifen. So wissen diese stets, welche Kosten aktuell in welcher Höhe übernommen werden.
Wenn Sie die Reisekostenrichtlinie zusätzlich mit einer Reisekostenabrechnungs-Software – wie der von Factorial – kombinieren, können Sie Ihre Arbeitsabläufe rund um Dienstreisen erheblich optimieren. Mit diesem Tool sind Sie auf der sicheren Seite, was die Steuerkonformität angeht, dank vorab konfigurierter Pauschalsätze. Zudem wird der bürokratische Aufwand erheblich reduziert durch die einfache Erfassung, Verwaltung und Rückerstattung der Reisekosten, die Mitarbeitende sogar per App direkt online hochladen können – inklusive Belege.
Hinweis: Laut einer kürzlich durchgeführten Studie von SAP fühlen sich viele Travel Manager mit den Prozessen rund um die Buchung, Planung und Abrechnung von Reisekosten überfordert und haben das Gefühl, dafür nicht ausreichend ausgebildet zu sein. Gleichzeitig fand die Studie heraus, dass 95 Prozent der Befragten sich vorstellen können, bei der Buchung Künstliche Intelligenz (KI) zu nutzen.
Was beinhaltet eine Reisekostenrichtlinie?
Als Reisekosten werden alle Ausgaben bezeichnet, die im Zusammenhang mit einer geschäftlichen Reise entstehen. Dazu gehören zum Beispiel Verpflegungs-, Fahrt- und Übernachtungskosten.
Die Reisekostenrichtlinie sollte folgende Punkte enthalten:
Beantragung und Planung von Geschäftsreisen
Sie sollten festlegen, welche Prozesse und Abläufe gelten, wenn Mitarbeitende eine Geschäftsreise beantragen. Wer ist dafür zuständig? Erfolgt der Antrag online oder muss ein Formular händisch ausgefüllt werden? Wie lange im Voraus muss eine solche Reise beantragt werden? Können die Geschäftsreisenden ihre Flüge und Unterkünfte selbst buchen, oder gibt es hierfür eine zuständige Person? Erfolgt die Buchung über eine sogenannte Travel-Management-Plattform?
Außerdem sollte festgelegt werden, wer über die Abwesenheit aufgrund einer Geschäftsreise informiert werden muss, bis wann dies zu erfolgen hat und wie mit Überstunden und allgemein der Arbeitszeit in diesem Zusammenhang umgegangen wird.
(Dieser erste Teil ist streng genommen bereits Teil der umfangreicheren Reiserichtlinie. Da die Übergänge aber fließend sind und auch bereits in der Planung und Buchung die Frage der Kosten berührt wird, nehmen wir diesen Punkt hier auf.)
Ausgabenkategorien
An dieser Stelle listen Sie auf, welche Ausgaben Ihr Unternehmen den Geschäftsreisenden erstattet. Sie sollten also definieren, welche maximale Höhe und welche Bedingungen für die verschiedenen Ausgaben gelten. Sollte beispielsweise, wenn möglich, die Anfahrt mit dem Zug einem Flug vorgezogen werden? Wie hoch darf ein Zugticket bzw. ein Flug maximal kosten?
Zu den verschiedenen Ausgabenkategorien, deren Inhalte Sie definieren sollten, gehören:
- Transport-/Anfahrtskosten: Flüge, Bahn- und Taxifahrten, Anreise mit dem eigenen Auto, Anreise mit dem Firmenwagen, eventuell Mietwagen vor Ort.
- Unterkunft: Gibt es Budgetlimits für die Übernachtungskosten?
- Verpflegungsmehraufwendungen: Spesen, wie beispielsweise Restaurantbesuche.
- Auslandsreisen: Welches Budget gilt hier?
- Reisenebenkosten: Hierzu gehören erstattungsfähige Nebenkosten wie Parkgebühren oder Trinkgelder.
Nicht erstattungsfähige Ausgaben
Explizit sollten Sie in der Reiserichtlinie außerdem die Ausgaben nennen, die nicht erstattungsfähig sind. Das können beispielsweise persönliche Ausgaben wie Shopping, Wellness oder Ausflüge sein. Ebenso können Upgrades wie ein Flug in der ersten Klasse oder ein Hotelzimmer-Upgrade ausgeschlossen werden. Dazu können auch alkoholische Getränke gehören, sofern die Reiserichtlinien des Betriebs den Konsum von Alkohol während Geschäftsreisen für die Reisenden nicht erlauben.
Ablauf der Rückerstattung
Schließlich sollte in der Richtlinie auch eine Übersicht über die Regelungen zur Rückerstattung nicht fehlen. Also: Wo konkret können die Reisenden ihre Rechnungen einreichen? Müssen sie überhaupt Rechnungen einreichen, oder werden die Kosten pauschal abgerechnet? Gibt es eine HR-Software, wie bereits oben am Beispiel von Factorial vorgestellt, über die Mitarbeitende ihre Ausgaben ganz einfach notieren und Rechnungen ggf. hochladen können? Gibt es eine Frist, bis wann die Rechnungen vorliegen müssen?
Sonder- und Ausnahmeregelungen
Unter Umständen kann es sinnvoll sein, in der Richtlinie gesonderte Bedingungen für Führungskräfte festzulegen. Diese haben oft höhere Budgets und dürfen, gerade wenn sie häufig reisen, beispielsweise in der ersten Klasse fliegen oder höherwertige Unterkünfte buchen, um den Reisekomfort und die Effizienz bei Geschäftsreisen zu erhöhen.
Auch Regelungen zu Auslandsreisen können unter diesem Punkt festgelegt werden.
Sanktionen
Schließlich sollten Sie auflisten, was im Falle von Zuwiderhandlungen geschieht.
Wie erstelle ich eine Reisekostenrichtlinie? + Reisekostenrichtlinie Muster
Wenn Sie die oben genannten Punkte alle ausgearbeitet haben, können Sie die Reisekostenrichtlinie erstellen. Folgende Punkte sollten Sie chronologisch behandeln:
Checkliste/Vorlage
- Geltungsbereich: Für welche Mitarbeitenden, für welche Abteilungen etc. gilt die Richtlinie?
- Beantragungsregelung
- Reiseplanung
- Leitfaden zur Nutzung von Verkehrsmitteln (Verkehrsmittel, Budget etc.)
- Ablauf und Zuständigkeit der Reisebuchung
- Ablauf der Reisekostenabrechnung sowie geltende Pauschbeträge
- Sonder- und Ausnahmeregelungen
Muster
Für ein konkretes Muster empfehlen wir Ihnen, einen Blick ins Internet zu werfen, wo eine Vielzahl an Vorlagen zur Einsicht bereitsteht, an denen Sie sich bei der Erstellung orientieren können.
Zum Beispiel eine Reisekostenrichtlinie 2023 von RTL oder eine Reisekostenrichtlinie 2024 der Akademie Union.
