Reiserichtlinie: Definition, Vorteile und Inhalt

Jährlich werden in Deutschland Millionen Dienstreisen von Unternehmen geplant und durchgeführt. Dabei kommt es immer wieder zu Herausforderungen, insbesondere was die Kostenerstattung, aber auch die Planung an sich betrifft. Eine Reiserichtlinie kann Transparenz schaffen und Abläufe sowie Prozesse rund um die Dienstreise für alle Beteiligten standardisieren. Was genau Reiserichtlinien sind und welche Informationen sie enthalten sollten, erfahren Sie im folgenden Blog.

Key Facts

1. Der Begriff Reiserichtlinien bezieht sich auf ein betriebliches Regelwerk zu den Prozessen rund um die Planung, Buchung, Abwicklung und Erstattung von Dienstreisen.
2. Die Reiserichtlinie sollte Aspekte zum Buchungsprozess, Richtlinien zu Fahrt- und Unterkunftskosten sowie zur Verpflegung, insgesamt den Reisekosten und zu Verhalten und Freizeitaktivitäten enthalten.
3. Digitale Reisemanagement-Tools können viele Workflows rund um eine Dienstreise mit Integration zu Planungsdienstleistern, automatischer Rückerstattung und vereinfachten Ausgabenmanagements erleichtern.

• Was sind Reiserichtlinien?
• Was umfasst eine Reiserichtlinie? – Inhalt und Tipps
• Welche Vorteile hat eine Reiserichtlinie?
• Erstellung Reiserichtlinien – Muster

Was sind Reiserichtlinien?

Laut einer Studie des Verbands Deutsches Reisemanagement wurden im Jahr 2023 etwa 117 Millionen Geschäftsreisen von deutschen Unternehmen unternommen. Das ist zwar viel, aber ein Wert, der seit Corona deutlich zurückgegangen ist. Im Vor-Corona-Jahr 2019 lag dieser Wert noch bei knapp 190 Millionen.

Viele deutsche Arbeitnehmende sind also häufig während ihrer Arbeitszeit auf Geschäftsreisen. Für die Unternehmen, aber auch für die Mitarbeitenden selbst, bedeuten diese Dienstreisen viel bürokratischen Aufwand. Die Reise muss in der Regel über ein bestimmtes Verfahren genehmigt werden. Zudem muss sie auf eine festgelegte Art und Weise gebucht werden. Während der Dienstreise strecken die Beschäftigten häufig Ausgaben für Verpflegung oder teilweise auch Fahrten vor. Am Ende müssen die Reisekosten den Mitarbeitenden erstattet werden.

Damit sowohl Betriebe als auch Mitarbeitende wissen, welche Abläufe bei einer Dienstreise zu beachten sind, bietet es sich für viele Unternehmen an, Geschäftsreiserichtlinien zu erstellen. Diese dienen als Regelwerk und bieten eine Struktur für die verschiedenen Aspekte, die bei der Planung und Durchführung einer Geschäftsreise anfallen.

Eine Reiserichtlinie ist ein wichtiges Dokument im Travel Management in Unternehmen.

Was umfasst eine Reiserichtlinie? – Inhalt und Tipps

Konkret bedeutet das also, dass Reiserichtlinien folgende Aspekte von Dienstreisen beinhalten:

• Reiseplanung
• Abwicklung der Reise
• Abrechnung der Reise

Schauen wir uns die einzelnen Aspekte genauer an.

Grundsätzlich sollten Sie in eine Reiserichtlinie folgende Informationen und Regelungen mit aufnehmen:

Buchungsprozess

In diesem Abschnitt beantworten Sie alles rund um die Frage, welche Schritte und Prozesse zur Buchung einer Dienstreise nötig sind.

Konkret bedeutet das:

• Genehmigung: Von wem müssen sich die Mitarbeitenden eine Geschäftsreise genehmigen lassen? Müssen sie das überhaupt oder nur bestimmte Mitarbeitende?
• Dürfen sie die Reise selbst buchen, oder gibt es hierfür eine zuständige Ansprechperson?
• Wie können die Mitarbeitenden die Geschäftsreise buchen? Einfach über die entsprechenden Flug- oder Bahnanbieter, oder gibt es eine spezielle Plattform, über die die Buchung erfolgen muss?
• Wie weit im Voraus muss die Geschäftsreise gebucht bzw. genehmigt werden?

Richtlinien zu Fahrtkosten und Unterkunft

Dabei ist es auch wichtig, Richtlinien zu den erlaubten Kosten zu inkludieren:

• Gibt es ein festgelegtes Höchstbudget für Fahrt- und Übernachtungskosten?
• Darf in der ersten Klasse gereist werden, oder ist das nur bestimmten Mitarbeitenden wie Führungskräften oder Vielfahrenden gestattet?
• Sollen Mitarbeitende aus Umweltgründen bevorzugt mit der Bahn anreisen?
• Welche Merkmale muss eine Unterkunft erfüllen? Wie weit darf sie vom Arbeitseinsatzort entfernt liegen?

Hinweis: Insgesamt sollten alle Aspekte, die mit den Kosten einer Geschäftsreise zusammenhängen, in einer Reisekostenrichtlinie festgehalten und zur Reiserichtlinie hinzugefügt werden. Diese regelt sämtliche Verfahren im Umgang mit Reisekosten, wie Budgetierung und Abrechnung. Wie Sie eine solche Richtlinie erstellen, erfahren Sie in unserem Artikel zum Thema Reisekostenrichtlinie.

Verpflegung und Freizeit

In diesem Abschnitt geht es vor allem um die geltenden Vorgaben zur Verpflegung sowie darum, inwiefern Freizeitkosten erstattet werden. Zudem werden verhaltensbezogene Aspekte behandelt.

Konkret bedeutet das:

• Wie hoch ist die Verpflegungspauschale? Übernimmt der Arbeitgeber die kompletten Verpflegungskosten oder nur Mahlzeiten, die während der Arbeitszeiten eingenommen werden oder in direktem beruflichen Zusammenhang stehen (z. B. ein Geschäftsessen)?
• Gibt es Regelungen zum Konsum von Alkohol? Ist dieser beispielsweise während eines Geschäftsessens erlaubt oder grundsätzlich während der gesamten Geschäftsreise untersagt?
• Wie wird mit Kosten für Freizeitaktivitäten umgegangen? Dazu zählen beispielsweise Wellness-Dienstleistungen im Hotel oder andere Aktivitäten wie der Besuch eines Museums mit Kolleg*innen oder Geschäftspartner*innen. Je klarer diese Regelungen formuliert sind, desto weniger Missverständnisse entstehen im Nachhinein.

Abrechnung der Geschäftsreise

In diesem Abschnitt fügen Sie die Reisekostenrichtlinie ein. Diese enthält neben den bereits genannten Angaben zu Budget und Limits auch Regelungen zur Abwicklung und Abrechnung der Reisekosten. Zudem wird festgelegt, wie und bis wann Belege (z. B. Bons und Rechnungen) eingereicht werden müssen, damit eine Erstattung erfolgen kann.

Verhalten

Schließlich können Sie in der Reiserichtlinie noch allgemeine Hinweise zum gewünschten Verhalten während einer Geschäftsreise ergänzen. Dazu gehören beispielsweise Verhaltensregeln oder Dresscodes für bestimmte Anlässe.

Welche Vorteile hat eine Reiserichtlinie?

Reiserichtlinien bringen vor allem eines: Klarheit und Transparenz, was wiederum Missverständnisse vermeidet. Darüber hinaus ist eine Reiserichtlinie sinnvoll, weil:

• Standardisierung des Verfahrens: Dadurch wird der Aufwand reduziert und die Abwicklung effizienter gestaltet. Prozesse werden optimiert und vereinheitlicht.
• Klare Kostenvorgaben: Diese sorgen für bessere Planbarkeit und verhindern unerwartete, unangenehme Überraschungen bei der Kostenabrechnung.
• Arbeitsrechtliche Absicherung: Insbesondere in Bezug auf Reisekosten sowie Arbeitszeit verhindern klare Vorgaben Konflikte.
• Höhere Zufriedenheit der Mitarbeitenden: Klare Regeln und transparente Abläufe erhöhen die Zufriedenheit, da Mitarbeitende wissen, was sie erwarten können und wie sie ihre Reisen planen und abrechnen können.

Durch eine gut strukturierte Reiserichtlinie wird die gesamte Reiseorganisation effizienter, sicherer und fairer für alle Beteiligten.

👉 Tipp: Mit einem Reisemanagement-Tool wird die Planung, Abwicklung und Erstattung rund um eine Dienstreise sowohl für Geschäftsreisende als auch für das Unternehmen selbst vereinfacht. Das Tool, das in der HR-Software von Factorial integriert ist, automatisiert Workflows, wie die Reisekostenabrechnung. Reisekosten werden so automatisch über die Gehaltsabrechnung abgeglichen und Rechnungen können direkt per App oder über den Desktop von den Mitarbeitenden hochgeladen werden. Außerdem ist eine Integration mit TravelPerk verfügbar, die eine vereinfachte und budgetkontrollierte Planung sowie Buchung von Dienstreisen ermöglicht. Probieren Sie es noch heute aus!

Erstellung Reiserichtlinien – Muster

Es gibt keinen festgelegten Leitfaden dafür, wie eine Reiserichtlinie genau erstellt werden muss. Je nach Unternehmen, Branche oder Abteilung können unterschiedliche Aspekte relevant sein, die in einer solchen Richtlinie enthalten sein sollten. Für manche Betriebe reicht es aus, eine einheitliche Reiserichtlinie für die gesamte Firma zu erstellen, während andere verschiedene Richtlinien für unterschiedliche Abteilungen, Standorte oder Positionen benötigen.

Eine gute Checkliste für eine Reiserichtlinie finden Sie auf der Seite der Techniker Krankenkasse. Diese können Sie als Vorlage nutzen und an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.