Ressourcenplanung: Darum ist sie so wichtig für Ihr Unternehmen

Ressourcenplanung ist ein grundlegendes Konzept im Projektmanagement eines Unternehmens. Sie gewährleistet die optimale Nutzung aller verfügbaren Ressourcen, um einen effizienten Betriebsablauf zu ermöglichen.

Eine gute Ressourcenplanung ist daher das A und O für jedes erfolgreiche Unternehmen. In diesem Artikel erklären wir daher die wichtigsten Begriffe rund um das Konzept und erläutern, wie genau eine solche Planung in der Praxis funktioniert und welche Vorteile sie Ihrem Unternehmen bringt. .

Key Facts

1. Die Ressourcenplanung sorgt für einen optimalen Einsatz aller Ressourcen in einem Unternehmen.
2. Ressourcenplanung bringt viele Vorteile, wie verbesserte Effizienz, Vermeidung von Engpässen oder Überlastung und bessere Planungssicherheit bei gleichzeitiger Flexibilität.
3. Ressourcenmanagementtools können bei der Ressourcenplanung helfen.

• Was bedeutet Ressourcenplanung?
• Was sind die Vorteile einer Ressourcenplanung?
• Wie funktioniert Ressourcenplanung? – Ablauf
• Ressourcenmanagement Tools und Personalmanagement Software

Was bedeutet Ressourcenplanung?

Die Ressourcenplanung ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements in einem Unternehmen. Die Ressourcenplanung stellt sicher, dass alle Ressourcen eines Unternehmens bestmöglich eingesetzt werden, um einen möglichst effizienten und optimalen Betriebsablauf oder Umsetzung eines bestimmten Projekts zu gewährleisten.

Ressourcenplanung sorgt also dafür, dass alles im Unternehmen aufeinander abgestimmt ist.

Welche Ressourcen gibt es in einem Unternehmen?

Die Ressourcenplanung beschreibt einen strategischen Ansatz, in dem alle finanziellen, personellen, materiellen, immaterielle und zeitlichen Finanzen optimal organisiert sind. Das sind also die Ressourcen, mit denen wir es zu tun haben. Schauen wir uns die einzelnen Ressourcen genauer an.

• Finanzielle Ressourcen: Dazu gehören Geld, Kapital und andere finanzielle Ressourcen. Finanzielle Mittel werden zur Deckung der laufenden Kosten eines Unternehmens verwendet. Darüber hinaus werden sie für Investitionen in neue Dienstleistungen, Produkte oder Technologien verwendet.
• Personelle Ressourcen: Das sind Ihre Mitarbeiter*innen mit ihren jeweiligen Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen. Hierbei handelt es sich um die wichtigste Ressource im Unternehmen.
• Zeitliche Ressourcen: Darunter versteht man die Zeit, die einem Unternehmen zur Verfügung steht, um ein bestimmtes Projekt durchzuführen oder ganz allgemein bestimmte Ziele zu erreichen. Sie ist bei weitem die knappste Ressource und muss daher gut genutzt werden.
• Materielle Ressourcen: Dieser Begriff bezieht sich z. B. auf materielle Ressourcen, Gebäude oder andere Einrichtungen, kann sich aber auch auf Technologie beziehen. Es handelt sich also um alle vorhandenen oder notwendigen materiellen Güter eines Unternehmens, die es zur Erreichung seiner Ziele benötigt.
• Immaterielle Ressourcen: Neben den materiellen Ressourcen können in einem Unternehmen auch immaterielle Ressourcen vorhanden sein, z. B. Patente, Lizenzen oder Genehmigungen.

Eine gute Planung dieser Ressourcen ist die Basis eines erfolgreichen Unternehmens und erfolgreich umgesetzter Projekte.

Oft wird in diesem Zusammenhang auch von Ressourcenmanagement gesprochen.

Welche Formen der Ressourcenplanung gibt es?

Auch in der Ressourcenplanung gibt es unterschiedliche Ansätze, die sich in Ihrer Ausrichtung oder Zweck unterscheiden. Eine typische Klassifikation kennt in der Regel dieser drei Formen der Ressourcenplanung:

Strategische Ressourcenplanung

Bei der strategischen Ressourcenplanung geht es um die langfristige Ausrichtung der Unternehmensziele. Hier werden die übergeordneten Ziele für die nächsten Jahre festgelegt. Zeitlich spricht man von ca. 5 Jahren.

Taktische Ressourcenplanung

Bei der taktischen Ressourcenplanung geht es um die mittelfristige Ausrichtung des Unternehmens. Hier werden also die strategischen Ziele konkretisiert und die Ressourcennutzung geplant.

Operative Ressourcenplanung

Bei der operativen Ressourcenplanung geht es um eine kurzfristige Ausrichtung und konkrete Umsetzung der taktischen Planung.

Wichtig: Alle drei Ebenen spielen hier zusammen. Und: Es sollte eine Ressourcenplanung für jede Ebene geben.

Unterschied Ressourcenplanung und Kapazitätsplanung

Obwohl eng miteinander verbunden, sind Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung nicht das Gleiche. In der Ressourcenplanung geht es vor allem um allgemeine strategische Allokation von Ressourcen. Die Kapazitätsplanung bezieht sich speziell auf die Fähigkeit eines Unternehmens, die aktuelle oder erwartete Nachfrage zu befriedigen. Bei letzterer handelt es sich also um eine viel breitere Perspektive.

Was sind die Vorteile einer Ressourcenplanung?

Was genau bedeutet es nun für ein Unternehmen, wenn es eine gut gedachtes Ressourcenmanagement im Unternehmen hat? Warum ist Ressourcenplanung also so wichtig für Ihren Betrieb?

Die Planung der Ressourcen ist das A und O eines gut funktionierenden Unternehmens. Um Ihnen zu zeigen, was Sie mit einer guten Planung erreichen können, sind hier einige Vorteile aufgeführt.

• Effizienzoptimierung: Durch eine gute Ressourcenplanung kann sichergestellt werden, dass alle laufenden und zukünftigen Projekte aufeinander abgestimmt sind und alle Ressourcen bestmöglich für den reibungslosen Ablauf und die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts eingesetzt werden.
• Vermeidung von Überlastung und Engpässen und bessere Flexibilität: Diese Effizienzoptimierung führt wiederum dazu, dass die Wahrscheinlichkeit von Engpässen und Überlastungen auf ein Minimum reduziert wird. Natürlich kann es immer zu unvorhergesehenen Ereignissen kommen, wie z. B. eine Krankheitswelle unter den Mitarbeitern o. ä., aber ein gutes Projektmanagement kann dies einkalkulieren und einen Plan B einplanen.
• Kostensenkung: Der optimale Einsatz aller Ressourcen bedeutet auch, dass die Kosten/Ausgaben in Ihrer Firma so hoch wie nötig und so niedrig wie möglich berechnet sind.
• Verbesserte Transparenz: Die Erstellung einer Ressourcenplanung ist auch nützlich, um sich einen Überblick über die vorhandenen Ressourcen in Ihrem Unternehmen zu verschaffen. Er gibt Ihnen einen Überblick darüber, was bereits vorhanden ist, aber auch, wo noch Bedarf besteht. Jede Ressource kann hier in Bereiche eingeteilt werden. Der Überblick hilft Ihnen, mögliche Fehler frühzeitig zu erkennen und die gewonnenen Daten bieten Ihnen eine bessere Entscheidungsgrundlage.
• Höhere Planungssicherheit/Bessere Mitarbeiterzufriedenheit: Ein gutes Ressourcenmanagement führt insgesamt zu mehr Planungssicherheit in Ihrem Unternehmen. Das wiederum führt dazu, dass Ihre Mitarbeitenden nicht mit unvorhergesehenen Problemen und Herausforderungen konfrontiert werden und immer genau wissen, was zu tun ist. Und das schlägt sich natürlich auch in zufriedenen Mitarbeitenden nieder.

Wie funktioniert Ressourcenplanung? – Ablauf

Nachdem Sie nun wissen, welche Vorteile gutes Projektmanagement Ihrer Ressourcen bringt, möchten Sie natürlich wissen, wie genau Sie dies umsetzen können.

Zuständige Personen und Abteilung

Grundsätzlich ist die Ressourcenplanung im Projektmanagement angesiedelt. Projektleiter*innen oder auch konkret Ressourcenmanager*innen sind mit den Aufgaben der Ressourcenplanung betraut.

Konkrete Aufgaben – Prozess des Ressourcenmanagements

Die Ressourcenplanung kann in einzelne Phasen oder Schritte eingeteilt werden. Natürlich können sich einzelne Schritte etwas je nach Branche oder Unternehmen unterscheiden. Grob gesagt erfordert eine Ressourcenkapazitätsplanung folgende Schritte:

1. Identifizierung des Projektziels/Aufgabenplan: Im ersten Schritt müssen Sie sich darüber klar werden, was Sie mit der Ressourcenplanung überhaupt erreichen wollen. Welches Ziel oder Projektziel wollen Sie erreichen. In diesem Zusammenhang ist zu wichtig, auf welcher Ebene der Ressourcenplanung Sie sich befinden (also taktisch, strategisch etc.).
2. Identifizierung der Ressourcen: Als nächstes verschaffen Sie sich einen Überblick und identifizieren, welche Ressourcen in Ihrem Betrieb überhaupt vorhanden sind und welche für das Erreichen eines bestimmten Ziels oder Projekts noch fehlen. Konkrete Fragen, die in diesem Zusammenhang relevant sind, sind u. a.: Welche Aufgaben oder welches Projekt müssen erledigt werden? Welche Ressourcen benötigen wir dafür? Haben wir alle benötigten Ressourcen?
3. Beschaffung von Ressourcen: Wenn Sie im Prozess der Identifizierung festgestellt haben, dass bestimmte Ressourcen für die Erreichung Ihrer Projektziele fehlen, müssen diese beschafft werden.
4. Festlegung Projektablauf: In diesem Schritt legen Sie konkrete Schritte zur Erreichung des jeweiligen Ziels fest.
5. Zuweisung von Aufgaben: Haben Sie nun alle oberen Aspekte geklärt, muss das Projektmanagement nun die konkreten Aufgaben an die Mitarbeiter*innen verteilen. Dabei können Systeme wie die RACI-Matrix angwendet werden.
6. Evaluation: Nach dem Erreichen eines bestimmten Ziels sollten Sie eine Evaluierung durchführen. Diese kann Aufschluss darüber geben, was gut gelaufen ist und was noch verbessert werden kann.

Wie erstelle ich einen Ressourcenplan?- Ressourcenplanung Projekt Beispiel Personalplanung

Um Ihnen diesen Prozess zu verdeutlichen, führen wir das Ganze am Beispiel der Personalplanung aus.

1. Bedarf ermitteln:

Auch hier gehen Sie wie oben beschrieben vor und ermitteln, welche Aufgaben im Betrieb/der Abteilung zu bewältigen sind, um Ziel XY zu erreichen. Zudem müssen Sie überlegen, welche Qualifikationen und Kompetenzen sowie wie viel Personal dafür benötigt werden.

2. Ressourcen identifizieren

In diesem Schritt schauen Sie, ob obengenannte Aspekte alle positiv sind. Gegebenenfalls müssen Sie hier nachrüsten, und z. B. neues Personal einstellen. Oder Sie stellen fest, dass ein*e Mitarbeiter*in in den Elternurlaub geht und sie für Ersatz sorgen müssen.

3. Ressourcen zuweisen:

In diesem Schritt überlegen Sie, welche*r Beschäftigte*r, welche Aufgabe übernehmen soll und kann und weisen die Aufgaben zu.

Schlüsselfaktoren, die hier berücksichtigt werden müssen, sind Qualifikationen, Kompetenzen und Verfügbarkeit.

Auf Basis dieser Planung können Sie einen Arbeitsplan oder ggf. auch einen Schichtplan für Ihre Angestellten erstellen, sodass diese ganz genau wissen, wann sie was zu tun haben.

4. Plan aktualisieren:

Passen Sie den Plan regelmäßig an neue Anforderungen und Herausforderungen an.

Ressourcenmanagement Tools und Personalmanagement Software

Mittlerweile gibt es Unmengen von Tools und Software, die Ressourcenmanager*innen eine Unterstützung sind.

Diese Tools erleichtern den Alltag im Projektmanagement ungemein. Hier nur ein paar Beispiele:

• Sie helfen bspw. bei der Bedarfsermittlung und dann ggf. bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter*innen oder auch beim Onboarding.
• Die Tools bieten zahlreiche Analyseoptionen, mit denen aktuelle und zukünftige Bedarfe in Diagrammen übersichtlich aufbereitet werden können.
• Umfassender Überblick über Kompetenzen und Qualifikationen der vorhandenen Mitarbeitenden.
• Urlaubs- und Abwesenheitsplanung, sowie Schichtplanung.
• Sie fungieren als Kommunikationstool.
• Warnsysteme bei Engpässen o.ä.

🚀 Auch Factorial bietet eine Personalmanagement Software an, die Sie bei allen Aspekten des Ressourcenmanagements unterstützen kann. Ob nun die Schichtplanung oder die Bedarfsermittlung oder auch die Analyse und Identifizierung der Ressourcen.

Darüber hinaus gibt es natürlich zahlreiche Softwareanbieter. Überlegen Sie sich als Unternehmen genau, welche zu Ihren Bedürfnissen passt und probieren Sie im besten Fall vor Kauf eine Demoversion aus. Der Preis der Softwarelösungen variiert erheblich.

Auf unserem Blog haben wir einen Artikel über die besten HR-Softwares im Vergleich für Sie geschrieben.

Freeware

Es gibt auch Freeware im Internet, auf die zurückgreifen können. Natürlich haben diese Ressourcenmanagementtools nicht den gleichen Umfang und gehen nicht auf alle Ressourcenanforderungen, die für die Projektdurchführung nötig sind, ein. Für einen ersten Einblick und für Betriebe mit kleinerem Budget können diese aber eine gute Option sein.

Beispiele hierfür sind z. B. Jira oder Monday. Online finden Sie auf Vergleichsseiten noch mehr Auswahl.

Derzeit nutzt weniger als die Hälfte der kleinen und mittleren Unternehmen solche Softwarelösungen. Und das, obwohl Studien wie die Nutzerstudie von Capterra immer wieder zeigen, dass diese den Aufwand und die Zeit für die Ressourcenplanung enorm minimieren und damit auch den Gewinn senken.

Also: Auch wenn es auf den ersten Blick komplex erscheint, Ressourcenplanung in Kombination mit Tools ist ein echter Boost für Ihr Unternehmen.