Eine gesteigerte Produktivität und nachhaltige Effizienzgewinne waren für die Wirtschaft seit jeher die beiden großen Versprechen der Digitalisierung. Weitgehend darf man sagen: Die Digitalisierung hielt, was sie zuvor versprochen hatte. Das bedeutet aber selbstredend nicht, dass wir damit das Ende der digitalen Fahnenstange schon erreicht hätten – wie die Robotic Process Automation (kurz: RPA) beweist.
Der etwas staksige Begriff, der im Deutschen als „robotergesteuerte Prozessautomatisierung“ nicht unbedingt leichter von der Zunge rollt, markiert gemeinsam mit der Künstlichen Intelligenz den nächsten Evolutionsschritt der Digitalisierung. Für Sie begeben wir uns ins digitale Land der Roboter und zeigen, wie diese Form der Process Automation in Unternehmen zum Einsatz kommen könnte.
Kurz erklärt
- Mit Robotic Process Automation werden virtuelle Roboter (Bots) genutzt, um repetitive, manuelle und/oder zeitintensive Aufgaben abzunehmen und (voll-)automatisch zu erledigen.
- Die Bots können Mitarbeitende entlasten oder gar ersetzen, sie können die „Fehlerquelle Mensch“ eliminieren und Workflows effizienter gestalten.
- Arbeiten Mensch und Bot im Tandem, spricht man von einer „beaufsichtigten RPA“. Ersetzt der Bot vollständig die jeweilige Arbeit des Menschen, ist es eine automatisierte „unbeaufsichtigte RPA“.
- RPA Meaning: Was versteht man unter RPA (Robotic Process Automation)?
- Wann ist RPA sinnvoll?
- Wo lassen sich RPA Software und Robotic Process Automation einsetzen?
- Vorteile der Robotic Process Automation
- FAQ – Häufige Fragen und unsere Antworten
RPA Meaning: Was versteht man unter RPA (Robotic Process Automation)?
Am einfachsten lässt sich RPA als Abkürzung und in seiner Bedeutung definieren, wenn wir den Begriff zunächst übersetzen und dann aufteilen:
- „Robotic“ für „robotergesteuert“ bedeutet: Es werden Bots eingesetzt.
- „Process“ für „Prozesse“ bezieht sich auf die jeweilige Arbeit oder mehrere Prozesse als ganzheitlicher Workflow.
- „Automation“ bedeutet „Automatisierung“, die Aufgaben werden also eigenständig ausgeführt.
Zusammengefasst: Bots werden im Unternehmen genutzt, um einzelne Arbeitsschritte oder mehrere Prozesse nacheinander automatisiert zu bearbeiten – wahlweise gänzlich ohne menschliche Intervention oder mit minimaler Aufsicht durch den Menschen.
Eine wichtige Abgrenzung ist an dieser Stelle ebenfalls nötig: Die computergesteuerten Programme (Bots) greifen bei RPA Tools nicht unmittelbar in die IT-Infrastruktur beziehungsweise das System ein. Sie arbeiten stattdessen innerhalb der Softwareoberfläche – so, wie sie auch ein Mensch benutzen würde.
Wann ist RPA sinnvoll?
Stellen Sie sich am besten selbst einmal Ihren Arbeitsalltag vor. Wie viele Aufgaben bewältigen Sie täglich, bei denen Sie sich denken: Das ist so einfach, das könnte auch jede andere Person machen? Nun überlegen Sie sich, wie viel Zeit Sie solche Aufgaben täglich kosten, wobei Sie die Zeit eigentlich lieber für wichtigere oder komplexere Aufgaben zur Verfügung hätten.
Genau da liegt, zumindest aktuell, der Fokus der Robotic Process Automation. Die Bots sollen zeitaufwändige, wiederkehrende und bis dato noch manuell ausgeführte Arbeiten abnehmen. Davon gibt es der Studienlage nach reichlich: Rund 60 % der Büromitarbeitenden geben einer Umfrage des Marktforschungsunternehmens OnePoll nach an, dass sie fünf Stunden per Woche mit eigentlich leicht automatisierbaren Aufgaben „vergeuden“.
Generell lohnt sich bei der Frage nach dem Sinn, die Unternehmenslandschaft und dominante Probleme oder Hürden unter die Lupe zu nehmen. Das verrät uns:
- nach McKinsey könnten zwei Drittel aller Jobs bereits in den 2030er-Jahren automatisiert werden
- drei Viertel der deutschen Unternehmen beklagen Produktivitätsverluste aufgrund des Fachkräftemangels
- deutschen Unternehmen gelingt es laut Statista in den letzten Jahren nicht mehr die Produktivität zu steigern
- vor allem wiederkehrende Routineaufgaben sind anfällig für den Mensch als Fehlerquelle
Hier zeigt sich leicht, warum das Prinzip der „Automation anywhere“ und der Einsatz von Bots so attraktiv sind: Weniger menschliche Intervention bedeutet weniger Fehler, zugleich werden schlicht weniger Menschen benötigt – Stichwort: Fachkräftemangel. Außerdem besteht auf Unternehmensseite dringender Bedarf, wieder die Produktivität zu steigern: In Anbetracht kontinuierlich sinkender Reallöhne können Preiserhöhungen nämlich nicht dauerhaft Produktivitätsverluste ausgleichen.
Wo lassen sich RPA Software und Robotic Process Automation einsetzen?
Wir erinnern daran, was die Process Automation mit Bots kann:
- repetitive und manuelle Aufgaben abnehmen (zum Beispiel Genehmigungen, Datenmigration)
- Daten aus mehreren Quellen verarbeiten (beispielsweise Excel, Warenwirtschaftssysteme und Co.)
- auf mehrere Systeme zeitgleich zugreifen, sofern das für die Arbeit nötig ist
Werfen wir einen Blick auf verschiedene Unternehmensabteilungen und wie die Bots dort tätig werden könnten.
Im Kundenservice können die Bots automatisiert Antworten erstellen, wenn sie dafür auf eine Datenquelle zugreifen dürften – beispielsweise die FAQ. Damit lassen sich erfahrungsgemäß schon eine Vielzahl von Anfragen automatisiert beantworten, ohne dass Mitarbeitende im Kundenservice aktiv werden müssen. Zudem könnten die Bots Tickets kategorisieren, Anfragen eskalieren oder Tickets übersichtlich zusammenfassen.
Im Controlling erfassen solche Bots beispielsweise die Eingangsrechnungen. Angeschlossen an das Rechnungswesen könnten sie die zugleich direkt verbuchen. Zahlungsabgleiche finden dann ebenso automatisiert statt, wie die Bots Mahnungen bei Zahlungsverzügen versenden würden – während sie den kompletten Mahnlauf mitsamt allen Fristen im virtuellen Blick behalten.
Im Procurement (der Beschaffung) ist RPA Software ebenfalls hilfreich. Manuell ausgeführt, müssen Mitarbeitende ständig Bestellnummern, die Liefermengen, den Preis, die Rechnungen und weitere Daten prüfen, erfassen und fortlaufend abgleichen. Ein Bot könnte all das automatisch. Er vergleicht dann die Angaben aus der Bestellung mit den tatsächlich erfassten Waren. Bei Abweichungen könnte der Bot zuständige Mitarbeitende informieren, sofern alles passt, würde er stattdessen dem Controlling die Freigabe zur Zahlung überstellen.
Im Personalwesen und der HR-Abteilung kann ein Bot zum Beispiel Onboarding-Prozesse automatisieren. Er könnte Arbeitsverträge automatisch erstellen, neue Mitarbeiterdaten erfassen, Willkommensmappen zusammenstellen oder automatisiert prüfen, ob alle erforderlichen Unterlagen unterschrieben und hochgeladen wurden.
Vorteile der Robotic Process Automation
- Geschäftsprozesse werden agiler und effizienter
- menschliche Fehler werden nachhaltig reduziert, da kein/weniger menschliches Eingreifen stattfindet
- die Bots sind quasi endlos skalierbar
- da die Bots über die Benutzeroberfläche arbeiten, greifen sie nicht in kritische Prozesse ein und setzen keinen Umbau der IT-Strukturen voraus
- datenschutzrechtlich sind solche Bots ebenfalls weitgehend unbedenklich
- die Bots können selbst komplexe Compliance-Standards einhalten
- Mitarbeitende werden um repetitive und mitunter schlicht „nervige“ Aufgaben entlastet
- sofern Mitarbeitende durch Bots ersetzt werden, reduzieren Unternehmen nachhaltig die Personalkosten
FAQ – Häufige Fragen und unsere Antworten
Welche Arten von RPA gibt es?
Bei der beaufsichtigten RPA ist der Bot unterstützend aktiv, der Mensch arbeitet mit ihm zusammen. Bei einer unbeaufsichtigten RPA gibt es kein menschliches Eingreifen mehr, der Bot erledigt alles selbständig. Hybride RPA setzt auf eine Kombination aus beidem.
Ist RPA eine KI?
RPA selbst ist keine Künstliche Intelligenz. Der Bot denkt nicht, er erfüllt Aufgaben nur exakt so, wie es ihm zugewiesen wurde. Künftig werden die Grenzen zwischen RPA-Bots und KI-Bots aber immer stärker verschwimmen. Perspektivisch könnten RPA-Bots sogar gänzlich durch Künstliche Intelligenz ersetzt werden.
Was ist SAP RPA?
Hierbei handelt es sich um eine RPA-Softwarelösung vom deutschen Marktführer SAP, die mit der gesamten SAP-Infrastruktur kompatibel ist. Offiziell heißt das Tool heute „SAP Build Process Automation“, „SAP RPA“ ist der frühere Name.
