Ein Todesfall in der näheren Verwandtschaft ist ein harter Einschnitt, der emotional und auch in organisatorischer Hinsicht sehr belastend sein kann. Damit Arbeitnehmende ausreichend Zeit haben, um sich um alles Notwendige zu kümmern, können sie für einen kurzen Zeitraum bezahlten Sonderurlaub erhalten. Die Gesetzesgrundlagen und Regelungen für Sonderurlaub im Todesfall können sich dabei von Fall zu Fall unterscheiden.
Key Facts
- Persönliche, unverschuldete Umstände wie ein Todesfall in der Familie können mit einem Recht auf Sonderurlaub einhergehen.
- Für Sonderurlaub im Sterbefall gibt es keine einheitliche gesetzliche Regelung – es besteht also nicht grundsätzlich ein Anspruch.
- Neben den konkreten Regelungen im Arbeitsvertrag entscheidet in der Regel das Verwandtschaftsverhältnis darüber, ob ein Recht auf Sonderurlaub besteht und – falls ja – wie lange.
- Ist der Arbeitgebende verpflichtet, Sonderurlaub zu gewähren?
- Sonderurlaub bei Todesfall mit Tarifvertrag
- Sonderurlaub bei Todesfall ohne Tarifvertrag
- Wer hat Anspruch auf Sonderurlaub im Sterbefall?
- Wie wird Sonderurlaub bei einem Todesfall beantragt?
- Wann verfällt Sonderurlaub im Todesfall?
- Digitale Verwaltung von Abwesenheiten – auch bei Sonderurlaub
Ist der Arbeitgebende verpflichtet, Sonderurlaub zu gewähren?
Während der sogenannte Erholungsurlaub im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) fest verankert ist, herrscht beim Thema Sonderurlaub Vertragsfreiheit. Das heißt: Arbeitgebende, Arbeitgeberverbände und Gewerkschaften können vertragliche Regelungen für Sonderurlaub im Todesfall individuell festlegen.
Einen gesetzlichen Anspruch auf Sonderurlaub im Todesfall gibt es nicht, aber: Sofern der Sonderurlaub im Arbeitsvertrag nicht explizit ausgeschlossen wird, haben Arbeitnehmende die Möglichkeit, auf § 616 BGB zu verweisen. Dieser besagt, dass sie bei voller Bezahlung von der Arbeit freizustellen sind, sofern sie aufgrund eines nicht selbstverschuldeten Grundes vorübergehend ihre Arbeitsleistung nicht erbringen können. Bei Auszubildenden steht Ähnliches im § 19 des Berufsausbildungsgesetzes (BBiG).
Sonderurlaub bei Todesfall mit Tarifvertrag
Tarifverträge enthalten in der Regel einen gesonderten Abschnitt zu den Modalitäten für Sonderurlaub im Todesfall. Dieser wird für gewöhnlich nur in konkreten Fällen gewährt, wobei es vor allem darauf ankommt, in welchem Verhältnis der Arbeitnehmende und der*die Verstorbene zueinander standen.
Im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) ist zum Beispiel festgehalten, dass Arbeitnehmende Anspruch auf zwei Tage Sonderurlaub haben, wenn eine der folgenden Personen verstirbt:
- Ehepartner*in
- Lebenspartner*in im Sinne des Lebenspartnerschaftsgesetzes
- Kind
- Elternteil
Tarifverträge in der freien Wirtschaft können von diesen Modalitäten abweichen und beispielsweise nur einen Tag Sonderurlaub im Todesfall gewähren.
Sonderurlaub bei Todesfall ohne Tarifvertrag
Existiert kein Tarifvertrag, sind die Vereinbarungen im Arbeitsvertrag oder alternativ die Betriebsvereinbarungen ausschlaggebend. Gibt es hier keine expliziten Regelungen zum Sonderurlaub im Sterbefall, sollten Arbeitnehmende sich mit ihrem Arbeitgebenden individuell absprechen. Insbesondere dann, wenn eine nahe verwandte Person verstorben ist, zeigen sich Arbeitgebende in der Regel kulant und geben ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, Formalitäten zu klären und die Beerdigung zu organisieren, ohne dafür ihren eigentlichen Urlaubsanspruch nutzen zu müssen.
Wer hat Anspruch auf Sonderurlaub im Sterbefall?
Die Nutzung von Sonderurlaub im Sterbefall ist – losgelöst davon, ob ein Tarifvertrag existiert oder nicht – vom Verwandtschaftsverhältnis abhängig. So besteht bei Onkel, Tanten, Großeltern und Schwiegereltern in der Regel kein Recht auf Sonderurlaub. Gleiches gilt beim Tod von guten Freund*innen oder Kolleg*innen. In diesen Fällen kann nur Urlaub oder alternativ eine unbezahlte Freistellung beantragt werden.
Anders sieht es aus, wenn Arbeitnehmende Sonderurlaub im Todesfall der Eltern, der Partner*in, eines Geschwisterteils oder des eigenen Kindes benötigen, denn dann ist bezahlter Sonderurlaub durchaus möglich.
Wie wird Sonderurlaub bei einem Todesfall beantragt?
Um Arbeitgebenden ausreichend Vorlaufzeit zu geben und ihnen die Personalplanung zu erleichtern, sollten Arbeitnehmende möglichst frühzeitig auf den Todesfall in der Familie hinweisen – beispielsweise telefonisch oder per E-Mail. Gegebenenfalls nutzt das Unternehmen auch eine eigene Software zur Abwesenheitsverwaltung, in der die Abwesenheit vermerkt werden kann. Die genauen Einzelheiten und Formalitäten lassen sich dann zu einem späteren Zeitpunkt klären.
Eine feste Regelung, wie Sonderurlaub zu beantragen ist, gibt es nicht. Stattdessen wird der Vorgang in den meisten Unternehmen individuell gehandhabt. In jedem Fall ist es immer ratsam, zeitnah das Gespräch mit dem*der Vorgesetzten zu suchen. Arbeitgebende können hingegen profitieren, wenn sie in solch einer Ausnahmesituation Kulanz zeigen. Dies fördert das Vertrauen der Mitarbeitenden und kann das Betriebsklima verbessern.
Wann verfällt Sonderurlaub im Todesfall?
Sonderurlaub im Todesfall muss zeitnah zum Ereignis stattfinden und darf nicht nachgeholt werden. Wird der Sonderurlaub nicht genutzt, verfällt er. Findet die Beerdigung beispielsweise an einem Samstag statt, an dem der Arbeitnehmende sowieso freihat, ist Sonderurlaub für die Beerdigung nicht erforderlich. Auch am nächsten Arbeitstag besteht dann kein Anspruch auf bezahlten Urlaub.
Digitale Verwaltung von Abwesenheiten – auch bei Sonderurlaub
Unabhängig davon, aus welchen Gründen Ihre Mitarbeitenden Sonderurlaub beantragen oder von der Arbeit abwesend sind, ermöglicht eine Software zur Urlaubsverwaltung wie die von Factorial Ihnen eine unkomplizierte Beantragung, Genehmigung und Verwaltung von Abwesenheiten. Sowohl Arbeitgebende als auch Mitarbeitende profitieren außerdem von der einfachen Zeiterfassung und dem Abwesenheitsmanagement der mobilen App, was den Arbeitsalltag noch effizienter gestaltet. Probieren Sie es doch einfach mal aus!
