Wechselt eine Fachkraft das Unternehmen, stellt sich sofort die Frage: Wie viel Urlaub steht der Person im laufenden Kalenderjahr noch zu? Die Antwort liefert die Urlaubsbescheinigung – das gesetzlich vorgeschriebene Dokument gemäß § 6 Abs. 2 BUrlG, das den bereits gewährten oder abgegoltenen Urlaub aus dem früheren Arbeitsverhältnis nachweist.
Welche Pflichten damit einhergehen, welche Angaben zwingend enthalten sein müssen und wie die Berechnung des Urlaubsanspruchs beim Arbeitgeberwechsel funktioniert, erläutert dieser Beitrag.
Wichtige Fakten
- Die Urlaubsbescheinigung ist das gesetzlich vorgeschriebene Dokument gemäß § 6 Abs. 2 BUrlG, das beim Arbeitgeberwechsel nachweist, wie viele Urlaubstage im laufenden Kalenderjahr bereits gewährt oder abgegolten wurden. So werden Doppelansprüche verhindert.
- Arbeitgebende sind gesetzlich verpflichtet, die Urlaubsbescheinigung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen – unabhängig davon, ob es sich um eine Kündigung, ein befristetes Vertragsende oder einen Aufhebungsvertrag handelt. Laut Bitkom Digital Office Index 2026 arbeiten bereits 40 Prozent der deutschen Unternehmen überwiegend papierlos. Die Bescheinigung kann heute in der Regel digital ausgestellt werden.
- Liegt keine Urlaubsbescheinigung vor, darf das neue Unternehmen Urlaubsanträge zurückstellen. Im Streitfall trägt die beschäftigte Person gemäß aktueller Rechtsprechung die volle Darlegungs- und Beweislast darüber, wie viel Urlaub bereits genommen wurde.
- Verweigert das frühere Unternehmen die Ausstellung der Urlaubsbescheinigung, besteht ein Anspruch auf Schadensersatz gemäß § 280 BGB, etwa für Stornokosten eines bereits gebuchten Urlaubs, der wegen des fehlenden Dokuments nicht angetreten werden konnte.
- Der Begriff Teilurlaub spielt eine Rolle, wenn beim Arbeitgeberwechsel innerhalb des ersten Halbjahres nicht der volle Urlaubsanspruch entsteht. Dazu finden Sie weitere Informationen im Berechnungsabschnitt weiter unten.
Was ist eine Urlaubsbescheinigung?
Wozu wird die Urlaubsbescheinigung beim Arbeitgeberwechsel benötigt?
Die Urlaubsbescheinigung verhindert, dass Beschäftigte im selben Kalenderjahr bei zwei Unternehmen Urlaub beanspruchen. § 6 Abs. 1 BUrlG schließt diesen Doppelanspruch ausdrücklich aus.
Der gesetzliche Mindestanspruch beträgt gemäß § 3 Abs. 1 BUrlG 24 Werktage pro Jahr bei einer Sechs-Tage-Woche. Bei der in Deutschland üblichen Fünf-Tage-Woche entspricht dies 20 Arbeitstagen. Mehr zur Berechnung des Erholungsurlaubs finden Sie in unserem Blogartikel.
Darüber hinaus ist die Bescheinigung auch ein zentrales Dokument für die Rechtsvertretung im Streitfall, um bei Unklarheiten über den Urlaubsanspruch im Arbeitsverhältnis zu verhandeln.
Beschäftigte tragen beim Arbeitgeberwechsel eine Mitwirkungspflicht. Sie sind dafür verantwortlich, die Urlaubsbescheinigung beim früheren Unternehmen einzufordern und dem neuen Unternehmen vorzulegen. Diese Pflicht ergibt sich aus § 269 BGB in Verbindung mit § 6 Abs. 1 BUrlG. Kann die beschäftigte Person glaubhaft darlegen, warum die Bescheinigung nicht vorgelegt werden kann, trifft das neue Unternehmen eine Erkundigungspflicht gegenüber dem früheren Unternehmen.
Ist die Ausstellung einer Urlaubsbescheinigung gesetzlich vorgeschrieben?
Die Ausstellung einer Urlaubsbescheinigung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zwischen Beschäftigten und Unternehmen ist für die ausstellende Seite verpflichtend. Dies ist im Bundesurlaubsgesetz (§ 6 BUrlG) festgelegt. Dort heißt es:
„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub auszuhändigen.“
Die Pflicht gilt unabhängig vom Beendigungsgrund – ob Kündigung, Ablauf eines befristeten Vertrags oder Aufhebungsvertrag. Ein Zurückbehaltungsrecht besteht nicht. Verweigert das frühere Unternehmen die Ausstellung, können Beschäftigte die Herausgabe vor dem Arbeitsgericht einklagen und darüber hinaus Schadensersatz gemäß § 280 BGB geltend machen.
Was muss in einer Urlaubsbescheinigung stehen?
Wichtige Angaben in einer Urlaubsbescheinigung:
- Angaben zur Person (Name, Geburtsdatum und Anschrift der beschäftigten Person)
- Angaben zum Arbeitsverhältnis (Dauer des alten Arbeitsverhältnisses)
- Urlaubsanspruch (gemäß § 3 Abs. 1 BUrlG beträgt der gesetzliche Mindestanspruch 24 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche. Bei der üblichen Fünf-Tage-Woche entspricht dies 20 Arbeitstagen. Tarifliche oder arbeitsvertragliche Ansprüche können höher liegen und sind ebenfalls anzugeben.)
- Gewährter Urlaub (Angabe, wie viele von den aus dem alten Arbeitsverhältnis hervorgehenden Urlaubstagen im laufenden Kalenderjahr bereits genommen oder abgegolten wurden)
- Urlaubsabgeltung (Wurde eine Urlaubsabgeltung gewährt, muss dies in der Urlaubsbescheinigung angegeben werden. Urlaubsabgeltung kommt zum Tragen, wenn der Urlaub vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht genommen werden konnte.)
- Unterschrift des Unternehmens
Schriftformerfordernis: Die Urlaubsbescheinigung muss schriftlich ausgestellt und von einer für die Urlaubsgewährung zuständigen Person unterzeichnet sein. Gemäß § 126 Abs. 3 BGB kann die Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden, sofern dies gesetzlich nicht ausdrücklich ausgeschlossen ist. Eine digital ausgestellte und per E-Mail übermittelte Urlaubsbescheinigung ist daher rechtskräftig.
Urlaubsbescheinigung – Vorlage und Muster 2026
Unsere Vorlage können Sie gerne nutzen oder auf Ihre eigenen Zwecke anpassen.
Urlaubsbescheinigung zur Vorlage beim neuen Unternehmen
______________________, geboren am ______________, wohnhaft in ______________, war in der Zeit vom ______________ bis ______________ in unserem Unternehmen tätig.
Der gesetzliche/tarifliche/arbeitsvertragliche Urlaubsanspruch beträgt ________ Tage pro Kalenderjahr. Davon wurden der oben genannten Person im Kalenderjahr ________ insgesamt ________ Urlaubstage gewährt.
Zusätzlich wurde der Urlaubsanspruch für ________ Tage durch eine entsprechende finanzielle Abgeltung ausgeglichen.
Datum: ______________________________
Stempel und Unterschrift
Sie können sich unsere Vorlage außerdem als PDF-Datei oder Word-Datei herunterladen. Weitere Bescheinigungen finden sich im Internet, zum Beispiel stellt die Handwerkskammer Unterfranken eine Urlaubsbescheinigung als PDF-Datei zur Verfügung.
Häufige Fragen zur Urlaubsbescheinigung 2026
Was tun, wenn das frühere Unternehmen die Urlaubsbescheinigung nicht ausstellt?
Unternehmen sind gemäß § 6 Abs. 2 BUrlG gesetzlich verpflichtet, die Urlaubsbescheinigung auszustellen. Verweigern sie dies, sollte die Aufforderung schriftlich mit einer angemessenen Frist erfolgen. Bleibt auch das erfolglos, besteht die Möglichkeit, die Herausgabe vor dem Arbeitsgericht einzuklagen. Darüber hinaus kann Schadensersatz gemäß § 280 BGB geltend gemacht werden, etwa für Stornokosten eines bereits gebuchten Urlaubs, der wegen des fehlenden Dokuments nicht angetreten werden konnte.
Kann das neue Unternehmen Urlaub verweigern, solange keine Urlaubsbescheinigung vorliegt?
Solange keine Urlaubsbescheinigung vorliegt, darf das neue Unternehmen Urlaubsanträge zurückstellen. Dies schützt vor der versehentlichen Gewährung von Doppelansprüchen. Kann die beschäftigte Person glaubhaft darlegen, warum die Bescheinigung nicht vorgelegt werden kann, trifft das neue Unternehmen eine Erkundigungspflicht. Es muss sich beim früheren Unternehmen über den bereits gewährten Urlaub erkundigen.
Wie berechne ich den Urlaubsanspruch von neuen Mitarbeitenden?
Wie können Unternehmen für neue Beschäftigte den Urlaubsanspruch des laufenden Kalenderjahrs berechnen, wenn diese bereits Urlaub beim alten Unternehmen im laufenden Kalenderjahr erhalten oder abgegolten haben?
Hier gilt:
- Urlaubsanspruch bei Wechsel im ersten Halbjahr: Scheiden Beschäftigte vor dem 1. Juli aus und bestand das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate, besteht gemäß § 5 BUrlG nur Anspruch auf Teilurlaub. Dabei gilt 1/12 des Jahresurlaubs pro vollem Beschäftigungsmonat.
Beispiel:
Angenommen, die beschäftigte Person hat einen Urlaubsanspruch von 24 Tagen pro Jahr und hat 5 Monate im laufenden Kalenderjahr beim alten Unternehmen gearbeitet.
Der Anspruch für 5 Monate beträgt: 24 Tage ÷ 12 Monate × 5 Monate = 10 Tage Urlaub. Wechselt die Person vor dem 1. Juli zu einem neuen Unternehmen, muss dieses den Teilurlaub von 10 Tagen anrechnen und den verbleibenden (gesetzlichen, tariflichen oder betrieblichen) Urlaubsanspruch gewähren.
Gewährt das neue Unternehmen in Vollzeit 30 Tage Urlaub pro Jahr, hätte die neue beschäftigte Person noch 20 Urlaubstage im laufenden Kalenderjahr übrig.
- Urlaubsanspruch bei Wechsel im zweiten Halbjahr: Wer nach dem 1. Juli aus dem Unternehmen ausscheidet und dort mehr als sechs Monate beschäftigt war, hat gemäß § 5 BUrlG vollen Jahresurlaubsanspruch beim früheren Unternehmen erworben. Kann dieser Urlaub vor dem Ausscheiden nicht mehr genommen werden, ist er gemäß § 7 Abs. 4 BUrlG finanziell abzugelten.
Kann die Urlaubsbescheinigung digital ausgestellt werden?
Ja, Sie können eine Urlaubsbescheinigung problemlos digital erstellen und diese auch per E-Mail an die jeweilige beschäftigte Person versenden.
Das papierlose Büro gewinnt in deutschen Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Gemäß Bitkom Digital Office Index 2026 arbeiten 40 Prozent der Unternehmen in Deutschland überwiegend papierlos, 15 Prozent verzichten vollständig auf Papier. Fast doppelt so viele Unternehmen wie noch zwei Jahre zuvor arbeiten so. Die Urlaubsbescheinigung kann daher problemlos digital erstellt und per E-Mail übermittelt werden, da gemäß § 126 Abs. 3 BGB die elektronische Form die Schriftform ersetzt.
Was passiert, wenn die Urlaubsbescheinigung Fehler enthält?
Enthält die Urlaubsbescheinigung fehlerhafte Angaben, sollte umgehend eine Korrektur beim früheren Unternehmen beantragt werden. Idealerweise bestätigen beide Seiten die Richtigkeit und Vollständigkeit des Dokuments schriftlich. Fehlerhafte Bescheinigungen können dazu führen, dass Urlaubsansprüche beim neuen Unternehmen falsch berechnet werden, mit möglichen Konsequenzen für beide Seiten. Im Streitfall trägt die beschäftigte Person gemäß aktueller Rechtsprechung die volle Darlegungs- und Beweislast.
Wie unterstützt HR-Software bei der Urlaubsplanung und Anspruchsberechnung?
In der Praxis bindet die manuelle Berechnung von Urlaubsansprüchen aus früheren Arbeitsverhältnissen erhebliche Personalressourcen, insbesondere dann, wenn tarifliche oder betriebliche Sonderregelungen zu berücksichtigen sind. Laut Bitkom Digital Office Index 2026 planen 35 Prozent der deutschen Unternehmen, ihre Investitionen in die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen zu erhöhen.
Lassen Sie sich in einem solchen Fall von HR-Software wie der von Factorial unterstützen. Mit dem Urlaubsverwaltungstool von Factorial können Sie diese Funktionen ganz einfach automatisieren. Sie können hier Urlaub oder Resturlaub berechnen und Urlaubstage von einem Jahr ins andere übertragen lassen. Auch Abwesenheiten können ganz einfach über die Zeiterfassungssoftware verwaltet werden, sodass Sie alles im Überblick behalten. Zudem können Mitarbeitende über die Factorial-App einsehen, wie viel Urlaub sie noch haben, und diesen unkompliziert vom Mobilgerät aus einreichen. Probieren Sie es noch heute aus!
FAQ
Warum will der neue Arbeitgeber eine Urlaubsbescheinigung?
Der neue Arbeitgeber benötigt die Urlaubsbescheinigung, um den verbleibenden Urlaubsanspruch für das laufende Kalenderjahr korrekt zu berechnen. So wird sichergestellt, dass Mitarbeitende bei einem Jobwechsel keinen doppelten Urlaub beanspruchen, was gesetzlich ausgeschlossen ist.
Woher bekomme ich eine Urlaubsbescheinigung?
Sie erhalten die Urlaubsbescheinigung von Ihrem früheren Arbeitgeber. Dieser ist gesetzlich dazu verpflichtet, Ihnen das Dokument bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen. Es weist nach, wie viel Urlaub Sie im laufenden Kalenderjahr bereits genommen oder abgegolten bekommen haben.
Ist eine Urlaubsbescheinigung Pflicht?
Ja, die Ausstellung einer Urlaubsbescheinigung ist für Arbeitgeber gesetzlich verpflichtend. Gemäß § 6 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) muss der alte Arbeitgeber das Dokument bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses aushändigen, um den gewährten Urlaub zu dokumentieren.
Was gehört in eine Urlaubsbescheinigung?
Eine Urlaubsbescheinigung muss persönliche Daten des Arbeitnehmenden, die Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie den gesamten Urlaubsanspruch enthalten. Zudem listet sie die im laufenden Kalenderjahr bereits gewährten oder finanziell abgegoltenen Urlaubstage auf und wird vom Arbeitgeber unterschrieben.
Was ist eine Urlaubsbescheinigung gemäß Bundesurlaubsgesetz?
Gemäß § 6 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) ist die Urlaubsbescheinigung ein Dokument, das der Arbeitgeber bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausstellen muss. Sie bescheinigt den im laufenden Kalenderjahr bereits gewährten oder finanziell abgegoltenen Urlaub des Arbeitnehmenden.
