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Wann ist eine Urlaubssperre erlaubt? (+Checkliste)

Urlaubssperre

Es ist Vorweihnachtszeit und Sie benötigen besonders viel Personal? Viele Mitarbeiter*innen sind krank? Nur einige Gründe, eine Urlaubssperre im Unternehmen zu verhängen.  

Welche Gründe rechtfertigen diese? Worum geht es bei dringenden betrieblichen Gründen? Und was gilt in der Probezeit oder während Kurzarbeit?

In diesem Blogartikel erfahren Sie, unter welchen Umständen eine Urlaubssperre erlaubt ist, wie lange diese andauern darf und welche Sonderregelungen bei Wiedereingliederung & Co. bestehen.

Urlaubssperre

Was ist eine Urlaubssperre?

Normalerweise haben Arbeitnehmer bei einer 5-Tage Woche einen Mindestanspruch auf 20 Urlaubstage pro Jahr. Laut §1 Burlg hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf einen bezahlten Erholungsurlaub.

In §7 Abs. 1 Burlg ist zudem festgelegt, dass die Wünsche des Arbeitgebers hinsichtlich der Zeit des Urlaubes berücksichtigt werden müssen.

Es sei denn, dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, sprechen dagegen. Unter bestimmten Umständen kann daher eine sogenannte Urlaubssperre verhängt werden. 

Wenn Arbeitgeber den Urlaub verbieten und eine Sperre ankündigen, bedeutet dies für die Mitarbeiter*innen, dass für einen definierten Zeitraum kein Urlaub genommen werden darf. Die Sperre basiert übrigens auf  § 7 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Sie kann unterschiedlich lang dauern, je nachdem, auf welchem Grund diese basiert.

Wann ist eine Urlaubssperre erlaubt? Der Arbeitgeber kann eine Sperre nicht einfach mal so verhängen: Vielmehr müssen dringende betriebliche Gründe dafür sprechen.

Achtung: Wenn es im Unternehmen keinen Betriebsrat gibt, kann eine Urlaubssperre so durchgesetzt werden. Falls es aber einen Betriebsrat gibt, muss sich der Arbeitgeber mit diesem bzgl. der Urlaubssperre absprechen. 

Wie müssen Arbeitgeber Mitarbeitende über die Urlaubssperre informieren?

Urlaubssperren müssen im Vorhinein von der Arbeitgeberseite kommuniziert werden. Wichtig für Manager*innen ist zu wissen, dass Sie keine Frist für die Ankündigung einhalten müssen. Es gibt hier keine Vorgaben vom Gesetzgeber. 

Auch muss die Urlaubssperre nicht schriftlich angekündigt werden, eine mündliche Ankündigung ist ausreichend. Dafür können Sie beispielsweise das wöchentliche Team Meeting nutzen oder den Betriebsrat bitten, dieses anzukündigen. 

Der Arbeitgeber muss die dringenden betrieblichen Gründe übrigens ausreichend begründen. Es gab bereits Fälle, in denen die Sperre durch das Unternehmen wieder aufgehoben werden musste, da die Gründe nicht ausreichend begründet worden waren. 

Wenn Sie ein Schreiben aufsetzen, sollten daher die folgenden Gründe in diesem aufgeführt werden: 

  • Der dringende betriebliche Grund
  • Beginn und Ende der Urlaubssperre
  • Den Zusatz, dass schon genehmigte Urlaubsanträge nicht betroffen sind

Tipp: Schauen Sie einmal in Ihrem Arbeitsvertrag! Auch dort sind mögliche Sperren ggfs. schon verankert.

Dringende betriebliche Gründe

Wann dürfen Unternehmen überhaupt eine Urlaubssperre einrichten? Wann ist die Urlaubssperre rechtens?

Dafür müssen dringende betriebliche Belange vorliegen. Diese sehen vor, dass die Mitarbeiter*innen unbedingt vor Ort im Unternehmen anwesend sein müssen. 

Ein dringender betrieblicher Grund stellt die fristgerechte Erledigung wichtiger Aufträge dar. Aber es gibt auch andere Gründe:

  • Saisonal bedingt: Saisonale Auftragsspitzen können einen Grund darstellen, dass Urlaub nicht erlaubt ist. Beispiele dafür sind die Vorweihnachtszeit im Einkauf oder die Erntezeit. 
  • Krankheiten: Ein hoher Krankenstand und die dadurch bestehende Unterbesetzung kann zudem eine Sperre begründen.
  • Urlaubssperre Corona: Eine Urlaubssperre kann sich auch ergeben, wenn mehrere Arbeitnehmer*innen an Corona erkranken und es dadurch zu einem Personalengpass kommt. 
  • Urlaubssperre durch Kündigungen: Auch wenn viele Arbeitnehmer*innen kündigen, kann es zu einer Sperre kommen. 
  • Insolvenz: Auch bei einer drohenden Insolvenz können Arbeitgeber den Urlaub blockieren. 
  • Viele Urlaubsanträge: Wenn viele Mitarbeitenden zeitgleich Urlaub nehmen wollen, können Manager*innen einige Anträge ablehnen. Dabei müssen sogenannte soziale Faktoren beachtet werden. 

Und: Soziale Gesichtspunkte müssen beispielsweise beachtet werden, wenn der Urlaubsanspruch von Mitarbeitenden mit und ohne Kinder für den gleichen Zeitraum eintreffen. Der Urlaubsanspruch von Mitarbeiter*innen mit Kindern sollte dem von Beschäftigten ohne Kinder vorgezogen werden.  

Tipp: Falls Sie sich unsicher sind, ob in Ihrem Unternehmen ein dringender betrieblicher Grund für eine Urlaubssperre vorliegt, können Sie sich auch an Ihre Rechtsabteilung oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht wenden. 

Urlaubssperre erlaubt

Dauer der Urlaubssperre

Eine Urlaubssperre kann bis zu mehreren Monaten eingerichtet werden und hängt von dem dringenden betrieblichen Grund ab. Normalerweise wird diese aber nur über einen kürzeren Zeitraum eingerichtet.

Für Arbeitgeber ist wichtig zu wissen, dass Sie keine unbegrenzte Sperre verhängen sollten, da dies die Rechte der Arbeitnehmer*innen beschränken würde. 

Urlaubssperre: Was passiert in besonderen Fällen?

Urlaubssperre Probezeit

Wie sieht es mit dem Urlaub in der Probezeit aus? Haben Mitarbeitende bereits einen Anspruch auf den vollen Jahresurlaub oder besteht eine Sperre?

Generell besteht ein gesetzlicher Urlaubsanspruch erst nach 6 Monaten. Dies ist im Bundesurlaubsgesetz festgelegt. Hier wird aber nur von dem vollen Urlaubsanspruch gesprochen. 

Allerdings können die Mitarbeitenden bereits einige Urlaubstage in der Probezeit nehmen, wenn sie nicht den anteiligen Jahresurlaub pro Monat überschreiten. Die 6-monatige Probezeit eines Mitarbeiters ist daher auch nicht mit einer Urlaubssperre gleichzusetzen. 

Viele Mitarbeitenden fragen sich, was passiert, wenn sich in der Probezeit gekündigt werden. Wenn dem Arbeitnehmer eine Kündigung in der Probezeit ausgestellt wird, darf der Beschäftigte bis zum Ende der Arbeitszeit noch die Urlaubstage nehmen, die er in der Probezeit angesammelt hat. 

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Kurzarbeit

Kurzarbeit stellt keinen Grund für eine Urlaubssperre dar. Aufgrund der verkürzten Arbeitszeit kann der Urlaubsanspruch dementsprechend kürzer ausfallen. 

Oft kommt es aber erst zur Kurzarbeit, wenn sich das Unternehmen in wirtschaftlichen Schwierigkeiten befindet, diese können dann auch dringende betriebliche Gründe schaffen, die eine Sperre nach sich ziehen kann. 

Urlaubssperre nach Wiedereingliederung  

Bei der Wiedereingliederung geht es darum, einzelnen Mitarbeitenden nach 6-wöchiger Krankheit eine schrittweise Rückkehr auf ihre Arbeitsstelle zu ermöglichen.

In der stufenweisen Wiedereingliederung steht das Wiederankommen im Unternehmen im Vordergrund und Urlaub ist normalerweise nicht vorgesehen.

Wichtig für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist zu wissen, dass die Krankenkassen die Wiedereingliederung finanzieren und dies keinen bezahlten Urlaub beinhaltet. 

Arbeitnehmer haben allerdings die Möglichkeit, vor Beginn der Wiedereingliederung Urlaub zu nehmen. 

Bereits genehmigter Urlaub

Kann genehmigter Urlaub bei einer Urlaubssperre zurückgenommen werden?

Wenn der Urlaub eines Mitarbeitenden bereits genehmigt wurde, kann er nicht einfach so widerrufen werden. Dies gilt auch, wenn dringende betriebliche Gründe auftreten.

Der Arbeitnehmer kann den Urlaub nur zurücknehmen, wenn ein Notfall vorliegt. Dieser besteht nicht, wenn es zu einem Personalengpass kommt. Vielmehr besteht ein Notfall, wenn Pannen auftreten, die nur von dem spezifischen Mitarbeitenden gelöst werden können. 

Übrigens: Da die Mitarbeitenden ein Recht auf Ruhe im Urlaub haben, sind sie nicht dazu verpflichtet, auf Anrufe durch das Unternehmen zu reagieren.

Und: Die Beschäftigten müssen zudem keine Kontaktdaten für den Urlaub hinterlegen.

Urlaubssperre öffentlicher Dienst

Wie sieht es im öffentlichen Dienst aus? Können Organisationen in bestimmten Zeiträumen Sperren einrichten? Für den öffentlichen Dienst gelten keine bestimmten Besonderheiten, es sei denn, diese sind im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst niedergeschrieben.

Wenn Mitarbeitende auf den Urlaub bestehen

Unter Umständen können Manager*innen ihre Mitarbeitenden abmahnen oder diesen sogar kündigen. Dazu kann es kommen, wenn sich die Beschäftigten nicht an die Weisung des Unternehmens halten und trotz Urlaubssperre in den Urlaub fahren. 

Unternehmen sollten genau schauen, ob die Weisung wirksam war und der betriebliche Grund ausreichend ist. Zudem sollten Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis der Mitarbeitenden und den Grund für den Urlaub genauer betrachten, bevor voreilig eine Abmahnung oder Kündigung ausgestellt wird. 

Checkliste: Urlaubssperre

Ziele erreichen Sie nur, wenn Sie sich darauf ausreichend vorbereitet. Mit der Checkliste können Sie noch einmal sichergehen, dass ein ausreichender Grund für die Urlaubssperre vorliegt. 

DE MKT FREEBIE Zielvereinbarung

Sprachgewandt, neugierig und kreativ: So verfolgt unsere Autorin Marie-Louise Messerschmidt die neuesten HR-Trends. Als Teil des Content Marketing Teams bei Factorial ist es ihr ein Anliegen, anderen die spannende Welt der Personalthemen näherzubringen. Ihr Fokus liegt dabei besonders darauf, rechtliche und strategische Themen knackig zu verpacken.

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