Verpflegungspauschale 2022: Das gilt für Geschäftsreisen
Während die meisten Geschäftsreisen im vergangenen Jahr bedingt durch die Pandemie ausfallen mussten, stehen für 2022 Dienstreisen für viele Berufstätige wieder an der Tagesordnung.
Wer eine Reise aus beruflichen Gründen Antritt, z.B. um Kunden oder Partner im Ausland zu treffen, der hat das Recht auf eine Verpflegungspauschale. In diesem Artikel erklären wir, was hinter dem Begriff steckt und was Sie hinsichtlich der Erfassung und Abrechnung der Verpflegungspauschale 2022 wissen sollten.
Darüber hinaus bieten wir Ihnen eine detaillierte Übersicht über alle Verpflegungs-Sätze (DE und AT) zum Download an.
Inhaltsangabe
Was ist eine Verpflegungspauschale?
Alle Mitarbeiter, die beruflich reisen, haben Kosten für die Verpflegung zu tragen. Diese Verpflegungskosten sind i.d.R. höher also die Ausgaben, die die reisenden Angestellten in ihrem normalen Alltag zu Hause zu tragen haben.
Stellen Sie sich vor, Sie sind auf Geschäftsreise. Sie übernachten in einem Hotel. Da Sie in Ihrem Hotelzimmer keine eigene Küche haben, wählen Sie zum Abendessen ein Restaurant aus und essen dort mit Ihren Kollegen.
Das kostet natürlich mehr, als sich zu Hause eine eigene Mahlzeit zu kochen. Besonders bei mehrtägigen Reisen sammeln sich Mehrkosten an.
Diese zusätzlichen Kosten werden im Rahmen der Verpflegungspauschale ausgeglichen. Die Höhe der Verpflegungspauschale (auch Reisekostenpauschale oder Verpflegungsmehraufwand genannt) richtet sich nach der Länge der Geschäftsreise sowie nach dem Ort, wohin die Reise geht.
Um eine Verpflegungspauschale zu erhalten, muss der Arbeitnehmer…:
- …mehr als 8 Stunden aus beruflichen Gründen unterwegs sein.
- …selbst für die Verpflegungskosten auskommen. Sobald der Arbeitgeber die Kosten für die Verpflegung während der Reise bzw. Am Zielort übernimmt, wird die Pauschale entsprechend reduziert.
Was ist bei der Steuer zu beachten?
Hinsichtlich dem Thema Steuern haben wir gute Nachrichten für alle Arbeitnehmer. Denn: Für reisende Beschäftigte ist der Verpflegungsmehraufwand steuerfrei. Allerdings nur für Beträge, die die gesetzlich festgelegte Pauschale nicht überschreiten. Alles, was darüber hinausgeht, muss versteuert werden.
Im Falle, dass die anfallenden Kosten nicht vom Unternehmen erstattet werden, können Mitarbeiter die Reise-Verpflegungskosten bei ihrer jährlichen Steuererklärung in Form von Werbekosten einfordern.
Verpflegungsmehraufwand 2021 und 2022
Die Höhe der Verpflegungspauschale war für viele Jahre lang gleich. Seit dem 1. Januar 2020 allerdings hat das Bundesministerium der Finanzen Beiträge angepasst (Quelle: BMF Schreiben vom 15. November 2019). Siehe auch Verpflegungspauschale 2020 für Geschäftsreisen.
Die Beträge sind abhängig davon, in welches Land die Dienstreise erfolgt. Das macht Sinn, denn: In jedem Land unterscheiden sich die Preise, je nach wirtschaftlicher Lage.
In den folgenden Paragraphen werden wir näher auf die Beiträge bei Reisen ins Inland bzw. Ausland eingehen.
Verpflegungspauschale Deutschland
Wie bereits erwähnt, macht es einen Unterschied, ob die Geschäftsreise innerhalb oder außerhalb Deutschlands erfolgt.
Die folgende Tabelle zeigt die Höhe der Verpflegungspauschale 2021 Inland, die auch 2022 weiterhin relevant sein wird.
| Dauer der Dienstreise | Pauschalbeträge ab 2020 |
| Mehr als 8 Stunden | 14 Euro |
| Ab einer Abwesenheit von 24 Stunden (ganzer Tag) | 28 Euro |
| An- und Abreise Tag | 14 Euro pro Tag |
Zum Vergleich: Bis 2019 waren es noch 12 Euro ab 8 Stunden bzw. 24 Euro ab 24 Stunden.
Verpflegungspauschale Österreich
Bei Dienstreisen nach Österreich sind die Beiträge etwas höher angesetzt als bei Reisen innerhalb Deutschlands:
| Dauer der Dienstreise | Pauschalbeträge ab 2020 |
| Mehr als 8 Stunden | 27 Euro |
| Ab 24 Stunden | 40 Euro |
Verpflegungspauschale 2021 Schweiz
Reisen Mitarbeitende in die Schweiz, sind die Sätze nochmal höher. Es wird je nach Region unterschieden.
Schweiz CH
| Dauer der Dienstreise | Pauschalbeträge ab 2020 |
| Mehr als 8 Stunden | 43 Euro |
| Ab 24 Stunden | 64 Euro |
Schweiz-Bern CH-Bern
| Dauer der Dienstreise | Pauschalbeträge ab 2020 |
| Mehr als 8 Stunden | 43 Euro |
| Ab 24 Stunden | 64 Euro |
Schweiz-Genf CH-Genf
| Dauer der Dienstreise | Pauschalbeträge ab 2020 |
| Mehr als 8 Stunden | 44 Euro |
| Ab 24 Stunden | 66 Euro |
Verpflegungspauschale 2021 Ausland
Seit dem 1. Januar 2021 gelten folgende Pauschalbeträge im Hinblick auf Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland.
Verpflegungsmehraufwand Tabelle 2021 / 2022
In der folgenden Tabelle haben wir die Beitragssätze für die gängigsten Länder für Sie aufgelistet.
| Land | Aufenthalt mehr als 8 Stunden | Aufenthalt ab 24 Stunden |
| Belgien | 28 Euro | 42 Euro |
| China | 32 Euro | 48 Euro |
| Dänemark | 39 Euro | 58 Euro |
| Estland | 2o Euro | 29 Euro |
| Finnland | 33 Euro | 50 Euro |
| Frankreich | 29 Euro | 44 Euro |
| Großbritannien | 30 Euro | 45 Euro |
| Indien | 21 Euro | 32 Euro |
| Irland | 39 Euro | 58 Euro |
| Island | 32 Euro | 58 Euro |
| Italien | 27 Euro | 40 Euro |
| Japan | 35 Euro | 52 Euro |
| Kanada | 32 Euro | 47 Euro |
| Lettland | 24 Euro | 35 Euro |
| Luxemburg | 32 Euro | 47 Euro |
| Marokko | 28 Euro | 42 Euro |
| Mexiko | 32 Euro | 48 Euro |
| Niederlande | 32 Euro | 47 Euro |
| Norwegen | 53 Euro | 80 Euro |
| Österreich | 27 Euro | 40 Euro |
| Polen | 20 Euro | 29 Euro |
| Portugal | 24 Euro | 36 Euro |
| Schweiz | 43 Euro | 64 Euro |
| Spanien | 23 Euro | 34 Euro |
| Tschechien | 24 Euro | 35 Euro |
| Türkei | 12 Euro | 17 Euro |
| Ungarn | 15 Euro | 22 Euro |
| USA | 34 Euro | 48 Euro |
Sie möchten eine Übersicht über alle Länder und Regionen, in der Sie die korrekten Beitragssätze jederzeit nachschlagen können?
✅ Kostenloser Download: Excel-Liste Verpflegungspauschale im Ausland
👉 Download Excel-Liste Verpflegungspauschale (Steuerrecht Deutschland)
Ihr Unternehmen hat den Hauptfirmensitz in Österreich? Kein Problem. Hier können Sie sich Ihre Liste für Österreich herunterladen.
👉 Download Excel-Liste Verpflegungspauschale Österreich-RGV
Wie berechnet man die Verpflegungspauschale?
Wir haben gelernt: Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand unterscheiden sich je nach der Länge und Aufenthaltsort der Reise.
Im Falle einer Dienstreise, bei der keine Übernachtung anfällt, können Sie sich an den Beitragssätzen in den oberen Tabellen orientieren.
Allgemein gilt: Wer länger als 8 Stunden am Stück beruflich unterwegs ist und dabei nicht vor Ort in seiner regelmäßigen Arbeitsstätte oder im Home Office ist, für den gilt die Grundpauschale von 14 Euro innerhalb Deutschlands. Im Falle einer Dienstreise ins Ausland gilt der in der oberen Tabelle genannte Betrag.
Geht die Geschäftsreise über mehrere Tage, dann kann der Reisende innerhalb Deutschlands mit 28 Euro für volle 24 Stunden rechnen. An- und Abreisetage werden mit 14 Euro vergütet. Bei Reisen ins Ausland greifen wieder die Grundbeträge aus der oberen Tabelle.
Diese Regelung können wir als Grundgerüst der Berechnung ansehen. Denn es gibt noch eine Ausnahme zu beachten: Sobald der Arbeitnehmer während seines Aufenthalts eine gestellte Mahlzeit erhält, muss der Tagessatz angepasst werden.
- 20 % bei Frühstück: Erhält der Arbeitnehmer ein Frühstück, z.B. im Hotel, das er nicht bezahlen muss, dann müssen 20 % des Tagessatzes abgezogen werden.
- 40 % bei Mittagessen: Nimmt der Mitarbeitende ein kostenloses Mittagessen in Anspruch, bezahlt durch den Arbeitnehmer, dann werden 40 % von seiner Pauschale abgezogen.
- 40 % bei Abendessen: Gleiches gilt beim Abendessen – auch hier werden 40 % von der Pauschale gekürzt, sollte sich der Arbeitnehmer von seinem Unternehmen zum Dinner einladen lassen.
Beispiel: So berechnen Sie die Verpflegungspauschale
Damit Sie die Beitragssätze und Kürzungen besser verstehen, haben wir ein Beispiel für Sie.
Ihr Mitarbeiter Tobias Schneider arbeitet am Standort in München. Um ein Projekt zu besser überwachen zu können, plant er eine Geschäftsreise nach Hamburg.
Die geplante Ankunft in Hamburg ist am Mittwoch um 17:00 Uhr. Herrn Schneider wird dort ein Abendessen gestellt. Am Donnerstag und Freitag bekommt er Frühstück im Hotel.
Für die Kosten für die genannten Mahlzeiten kommt das Unternehmen auf. Alle weiteren Mahlzeiten oder Snacks muss Herr Schneider selber bezahlen.
Die Kosten ergeben sich wie folgt:
Mittwoch:
Pauschale für den Anreisetag 14,00 €
Kürzung für das Abendessen 40 % = 5,60 €
14,00 € – 5,60 € = 8,40 €
Donnerstag:
Pauschale für Aufenthalt 28,00 €
Kürzung für das Frühstück 20 % = 5,60 €
28,00 € – 5,60 € = 22,40 €
Freitag:
Pauschale für den Abreisetag 14,00 €
Kürzung für das Frühstück 20 % = 2,80 €
14,00 € – 2,80 € = 11,20 €
Für alle drei Tage erhält unser Beispiel-Mitarbeiter Tobias Schneider Verpflegungskosten in Höhe von 42,00 €.
Wichtig: Sonstige Reisekosten wie Fahrtkosten oder die Übernachtungskosten sind nicht bei der Verpflegungspauschale enthalten.
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