Im Jahr 2024 haben Arbeitgeber die Möglichkeit, ihren Mitarbeiter*innen steuerfreie Essenszuschüsse von bis zu 108,45 Euro monatlich anzubieten. Der Essenszuschuss kann ein toller Benefit für Mitarbeiter*innen sein!
Erfahren Sie hier mehr über die steuerlichen Regelungen rund um den Essenszuschuss und was Sie als Arbeitgeber beachten müssen.
- Key Facts
- Was ist ein Essenszuschuss vom Arbeitgeber?
- Wie können Sie als Arbeitgeber das Essen bezuschussen?
- Essenszuschuss steuerfrei – Sachbezugswerte 2024
- Essenszuschuss Beispiele
- Essenszuschuss Regeln
- Essenszuschuss Vorteile
Key Facts
- Arbeitgeber können steuerfreie Essenszuschüsse über den Sachbezugswert „Verpflegung“ zusätzlich zum regulären Arbeitslohn gewähren.
- Im Jahr 2024 können Arbeitgeber monatlich 108,45 Euro (entsprechend 7,23 Euro täglich) steuerfrei an ihre Mitarbeiter*innen auszahlen.
Beträgt der Eigenanteil des Arbeitnehmers weniger als 4,13 Euro, ist der verbleibende Betrag des amtlichen Sachbezugswertes vom Arbeitgeber pauschal zu versteuern.
Was ist ein Essenszuschuss vom Arbeitgeber?
Arbeitgeber können ihre Arbeitnehmer*innen bei den Lebenshaltungskosten unterstützen, indem sie ihnen einen Essenszuschuss gewähren. Durch diesen Zuschuss erhalten die Mitarbeiter*innen kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten, entweder in der Kantine des Unternehmens oder außerhalb des Unternehmens, z. B. in einem Restaurant oder einer extern betriebenen Kantine.
Essenszuschüsse können steuerbegünstigt über den Sachbezugswert „Verpflegung“ abgerechnet werden. Sachbezugswerte sind geldwerte Vorteile, die Arbeitnehmer*innen nicht als direkte Geldleistung erhalten. Sie werden also zusätzlich zum regulären Arbeitslohn gewährt. Beispiele für Sachbezugswerte sind unter anderem Kleidung, Unterkunft oder Verpflegung.
Weitere Informationen darüber, was genau ein geldwerter Vorteil ist und wie er besteuert wird, finden Sie in unserem Blogbeitrag zu diesem Thema.
Wie können Sie als Arbeitgeber das Essen bezuschussen?
Unternehmen können die Verpflegung ihrer Belegschaft auf verschiedene Weise bezuschussen. Die gängigsten Methoden sind:
1. Kantine
Unternehmen mit eigener Kantine können ihren Mitarbeiter*innen kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten anbieten.
2. Essensgutscheine
Unternehmen können ihren Mitarbeitern Essensgutscheine oder digitale Essensgutscheine ausstellen, die in Restaurants oder Kantinen eingelöst werden können.
Früher wurden den Angestellten in der Regel Essensmarken in Papierform ausgehändigt. Heute gibt es zunehmend „digitale Essensmarken“.
Exkurs: Digitale Essensmarken – wie funktionieren sie?
Im Gegensatz zu herkömmlichen Papiermarken oder Chipkarten, die nur an ausgewählten Akzeptanzstellen wie Restaurantketten oder bestimmten Supermärkten eingelöst werden können, bietet die digitale Essensmarke absolute Flexibilität und kann als eine Art Kantine für die Hosentasche betrachtet werden.
3. Umwandlung von Barlohn zugunsten von Essensmarken
Der Verpflegungszuschuss kann alternativ zum regulären Lohn gewährt werden, indem Mitarbeiter*innen auf einen Teil ihres Gehalts zugunsten von Essensmarken oder Restaurant-Schecks verzichten. Damit dies für die Mitarbeiter*innen steuerlich vorteilhaft ist, muss diese Entgeltumwandlung im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Dann wird steuerlich nur der Sachbezugswert (2024: 4,13 Euro) dem reduzierten Gehalt hinzugerechnet. Es ist jedoch darauf zu achten, dass der Wert der Essensmarke den Betrag von 7,23 EUR nicht übersteigt.
Ist die Entgeltumwandlung nicht im Arbeitsvertrag geregelt, wird der tatsächliche Wert der Essensmarke, der in der Regel deutlich über dem Sachbezugswert liegt, zum verminderten Arbeitsentgelt hinzugerechnet.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer verdient 3.800 EUR brutto im Monat und verzichtet zugunsten von Essensmarken auf 120 EUR Barlohn. Dafür erhält er 18 Essensmarken im Wert von je 6,00 EUR, die er in einem nahe gelegenen Restaurant einlösen kann. Insgesamt erhält er somit einen monatlichen Sachbezug von 97,20 EUR (18 * 4,13 EUR). Dieser Betrag wird auf den reduzierten Lohn aufgeschlagen. Der Arbeitnehmer kommt somit auf einen zu versteuernden Bruttolohn von insgesamt 3.677,20 EUR (3.800 EUR – 120 EUR + 97,20 EUR).
Wichtig:
Arbeitgeber dürfen Ihren Beschäftigten den Essenszuschuss nicht in bar auszahlen.
Haben Mitarbeiter*innen einen Anspruch auf einen Essenszuschuss vom Arbeitgeber?
Nein, die Mitarbeiter*innen haben keinen gesetzlichen Anspruch auf Essenszuschüsse vom Arbeitgeber. Der Essenszuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers.
Essenszuschuss steuerfrei – Sachbezugswerte 2024
1. Der amtliche Sachbezugswert:
Der amtliche Sachbezugswert für Verpflegung wird jährlich durch die Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) festgelegt und ist steuer- und abgabenpflichtig. Verpflegungszuschüsse des Arbeitgebers können bis zu einer bestimmten Höhe steuerfrei sein. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer*innen den Zuschuss nicht als Einkommen versteuern müssen. Für 2024 gelten folgende Sachbezugswerte
Frühstück: 2,17 €
Mittagessen: 4,13 €
Abendessen: 4,13 €
2. Zuschuss des Arbeitgebers:
Zusätzlich zum Sachbezugswert kann der Arbeitgeber einen steuerfreien Zuschuss von bis zu 3,10 € gewähren. Somit ist ein maximaler Zuschuss von 7,23 € pro Mahlzeit möglich (4,13 € + 3,10 €). Der Arbeitgeber kann diesen Zuschuss freiwillig gewähren und ist nicht dazu verpflichtet.
3. Zuzahlung von Mitarbeiterseite:
Zahlt der Arbeitnehmer den vollen Sachbezugswert, liegt kein geldwerter Vorteil vor. In diesem Fall muss der Arbeitnehmer den Zuschuss nicht versteuern. Liegt die Zuzahlung unter dem Sachbezugswert, wird der Differenzbetrag pauschal mit 25 Prozent sozialversicherungsfrei versteuert. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer zwar Steuern auf den Differenzbetrag zahlen muss, aber keine Sozialversicherungsbeiträge.
Essenszuschuss Arbeitgeber Beispiele
Um diese Informationen zu verdeutlichen, seien hier 3 Beispiele aufgeführt. Angenommen, der Arbeitgeber gewährt den maximalen Zuschuss von 7,23 Euro:
- Mitarbeiterin A zahlt für ihre Mahlzeit 11,36 Euro und leistet somit einen Eigenanteil von 4,13 Euro (11,36 Euro – 7,23 Euro). Da dieser Eigenanteil den Sachbezugswert von 4,13 Euro erreicht, bleibt der maximale Zuschuss von 7,23 Euro (4,13 Euro + 3,10 Euro Zuschuss) steuerfrei.
- Der Arbeitnehmer J zahlt für seine Mahlzeit 7,50 Euro und leistet einen Eigenanteil von 0,27 Euro (7,50 Euro – 7,23 Euro). Da dieser Eigenanteil den Sachbezugswert von 4,13 Euro nicht erreicht, sind die verbleibenden 3,86 Euro (4,13 Euro – 0,27 Euro) pauschal zu versteuern. Der Betrag von 3,37 Euro (0,27 Euro + 3,10 Euro Zuzahlung) bleibt steuerfrei.
- Die Arbeitnehmerin Z zahlt 4,50 Euro für ihre Mahlzeit und leistet somit keinen Eigenanteil. In diesem Fall sind die gesamten 4,13 Euro pauschal zu versteuern. Der Zuschlag von 0,37 Euro (4,50 Euro – 4,13 Euro) bleibt steuerfrei.
Studie Essenzuschuss
Der aktuelle Höchstzuschuss von 7,23 Euro entspricht den durchschnittlichen Ausgaben, die Arbeitnehmer*innen laut einer aktuellen Lunchit-Studie im Jahr 2023 für ihr Mittagessen während der Arbeitszeit haben werden. Im Jahr 2023 gaben Arbeitnehmer*innen in Deutschland durchschnittlich 7,43 Euro für ihr Mittagessen aus.
Regeln, die Sie als Arbeitgeber beim Essenszuschuss beachten müssen
Die Regelungen zum Arbeitgeberzuschuss zum Mittagessen können etwas verwirrend sein, deshalb haben wir hier für Sie alle wichtigen Informationen auf einen Blick zusammengefasst.
Die Lohnsteuerrichtlinien (LStR) legen in R.8.1 Absatz 7 bestimmte Voraussetzungen fest, die für die Gewährung eines steuerfreien Essenszuschusses im Jahr 2024 erfüllt sein müssen.
1. Der steuerfreie Höchstzuschuss pro Tag beträgt 7,23 € (für 2024). Dieser Betrag kann sowohl für das Mittagessen als auch für das Abendessen gewährt werden.
2. Der Sachbezugswert für Mahlzeiten beträgt im Jahr 2024 € 4,13 pro Mahlzeit. Bis zu diesem Betrag kann der Arbeitgeber steuerfreie Zuschüsse zum Mittag- und Abendessen gewähren.
3. Die Arbeitnehmer*innen müssen mindestens den Sachbezugswert (4,13 €) als Eigenanteil leisten. Liegt der Eigenanteil unter dem Sachbezugswert, wird die Differenz pauschal versteuert.
5. Der Zuschuss muss arbeitstäglich gewährt werden. Der Zuschuss darf also nur an Tagen gewährt werden, an denen die Beschäftigten tatsächlich arbeiten.
6. Der tatsächliche Preis der Mahlzeit darf nicht überschritten werden. Der Arbeitgeber darf also nicht mehr bezuschussen, als die Mahlzeit tatsächlich kostet.
4. Der Arbeitgeber muss die Aufwendungen für die Mahlzeiten nachweisen können. Dies kann z. B. durch Rechnungen, Kassenbelege oder Quittungen geschehen.
Tipp:
Mit Factorial haben Sie alle Infos rund um den Essenszuschuss zentralisiert an einem Ort. Mit der vorbereitenden Gehaltsabrechnung behalten Sie stets den Überblick über Ausgaben für Mahlzeiten und Co. Mehr dazu auf der Website von Factorial.
5. Die Unterlagen zum Nachweis der Aufwendungen müssen sowohl vom Arbeitgeber als auch von den Arbeitnehmer*innen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
6. Der Essenszuschuss kann vor, während oder nach der Mahlzeit gewährt werden.
7. Mitarbeitende dürfen den steuerfreien Essenszuschuss für selbst bezahlte Mittag- und Abendessen verwenden. Gekaufte Lebensmittel gelten nur dann als Mahlzeit, wenn sie zum sofortigen Verzehr oder zum Verzehr während der Mittagspause geeignet sind.
8. Non-food-Artikel, Alkohol und Tabak sind nicht erstattungsfähig. Nichtalkoholische Getränke sind jedoch erstattungsfähig, sofern sie in Verbindung mit einer Mahlzeit konsumiert werden.
9. Darüber hinaus besteht kein Anspruch auf Verpflegungspauschalen bei Dienstreisen oder Auswärtstätigkeiten, da in diesem Zusammenhang bereits Spesen gewährt werden. Mehr zum Thema Verpflegungspauschale lesen Sie in unserem Blogartikel zum Thema mit den aktuellen Beträgen für das Jahr 2024.
Vorteile Essenszuschuss Arbeitgeber – Steuerfreier Benefit für Ihre Angestellten
Warum sind direkte Essenszuschüsse so viel vorteilhafter als eine Gehaltserhöhung?
Essenszuschuss Arbeitgeber: Vorteil für den Arbeitgeber
Essenszuschüsse haben für Sie als Arbeitgeber im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung folgende Vorteile:
Ersparnis
Der Essenszuschuss ist für den Arbeitgeber bis zu einer Höhe von 7,23 Euro pro Arbeitstag steuer- und sozialversicherungsfrei. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber für diesen Teil des Zuschusses keine Lohnnebenkosten zahlen muss.
Attraktivität
Der Essenszuschuss ist eine attraktive Zusatzleistung für Ihre Mitarbeiter*innen. Er kann dazu beitragen, die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu erhöhen.
Essenszuschuss Arbeitgeber: Vorteil für die Belegschaft
Im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung hat der Essenszuschuss für die Mitarbeiter*innen folgende Vorteile:
Ersparnis
Der Essenszuschuss ist für Ihre Arbeitnehmer*innen steuer- und sozialversicherungsfrei. Das bedeutet, dass die Mitarbeitenden den vollen Wert des Essenszuschusses für ihre Verpflegung nutzen können.
Wenn Arbeitgeber die Löhne ihrer Angestellt*innen erhöhen, geht dies normalerweise mit einer zusätzlichen Steuerbelastung für sie einher. Dabei kommt nur ein Bruchteil der Lohnerhöhung tatsächlich bei den Mitarbeiter*innen an. Im Gegensatz dazu bieten Essenszuschüsse je nach Ausgestaltung die Möglichkeit, den Vorteil an die Mitarbeit*:innen weiterzugeben, ohne dabei die Steuerlast signifikant zu erhöhen.
Zeitersparnis
Die Mitarbeiter*innen müssen sich nicht selbst um ihre Verpflegung kümmern. Sie können direkt in der Kantine oder im Restaurant essen, ohne sich um die Kosten kümmern zu müssen.
Gesundheitliche Vorteile
Eine ausgewogene Ernährung während der Arbeitszeit trägt zu einer besseren Gesundheit bei. Der Essenszuschuss kann dazu beitragen, dass sich die Beschäftigten gesünder ernähren.
