Zu viel Arbeit, zu wenig Personal – was tun?

Viele Unternehmen kennen das Problem: Es gibt zu viel Arbeit bei zu wenig Personal. Die Ursachen dafür sind vielfältig. Die Folgen zeigen sich oft in gesundheitlichen und psychischen Problemen der Mitarbeitenden, was zu höheren Fehlerquoten und letztendlich zu negativen Auswirkungen auf den Betrieb führt.

Was Arbeitgebende tun können, um Überlastung am Arbeitsplatz zu vermeiden, erfahren Sie im folgenden Artikel.

Key Facts

1. 1/3 der Befragten einer Studie gaben an, dass die Arbeitsbelastung in den letzten fünf Jahren enorm gestiegen ist.
2. Vor allem Personalmangel, aber auch ungenügende Ressourcen und schlechte Arbeitsorganisationen können Ursachen von dauerhafter Überforderung im Job sein.
3. Digitale Tools, realistische Erwartungen und gute Arbeitsbedingungen sind Grundsteine in der Prävention von Überlastung.

• Steigende Arbeitsbelastung und wenig Personal – Herausforderungen in der Arbeitswelt
• Ursachen und Folgen von Überlastung am Arbeitsplatz
• Tipps zur Prävention von Überlastung am Arbeitsplatz

Steigende Arbeitsbelastung und wenig Personal – Herausforderungen in der Arbeitswelt

Verschiedene Studien zeigen immer wieder, dass die aktuelle Arbeitswelt vor zahlreichen Herausforderungen steht. Eine aktuelle Untersuchung hat beispielsweise gezeigt, dass ein Drittel der befragten Arbeitnehmenden die Arbeitsbelastung in den letzten fünf Jahren als zunehmend empfunden hat – teils sogar stark.

Diese Entwicklung hat mehrere Ursachen, darunter die steigende Arbeitsverdichtung in den letzten Jahren. Gleichzeitig haben viele Unternehmen, insbesondere in Deutschland, mit einem wachsenden Fachkräftemangel zu kämpfen, was die Personalsituation weiter verschärft.

Für Arbeitnehmende kann das schwerwiegende Folgen haben: Überlastung, Burnout und krankheitsbedingte Ausfälle nehmen zu. Besonders in der Pflegebranche wird immer wieder von akutem Personalmangel berichtet. Langfristig führt das dazu, dass die verbleibenden Mitarbeitenden noch mehr leisten müssen – mit dem Risiko, dass auch sie ausfallen.

Welche konkreten Auswirkungen das auf Unternehmen hat und welche Maßnahmen dagegen helfen können, erklären wir in den nächsten Abschnitten.

Ursachen und Folgen von Überlastung am Arbeitsplatz

Doch nicht nur der Personalmangel ist ein Grund für die steigende Überlastung am Arbeitsplatz. Es gibt noch viele weitere Ursachen.

Für Vorgesetzte lohnt es sich daher, diese Gründe zu kennen, um Präventionsmaßnahmen frühzeitig im Betrieb zu etablieren. Welche Faktoren führen also zu diesem Dauerstress?

Das können Ursachen von Arbeitsüberlastung sein

• Digitalisierung und Kommunikation: Auch wenn digitale Kommunikationsmittel wie Smartphones, Laptops und verschiedene Plattformen in vielerlei Hinsicht positive Effekte haben, können sie im Arbeitsumfeld auch negative Auswirkungen mit sich bringen. Eine Studie der Bundesanstalt für Arbeitsmedizin und Arbeitsschutz zeigt beispielsweise, dass durch die ständige Erreichbarkeit über Handy, E-Mail oder andere Kanäle für viele Beschäftigte die Grenze zwischen Freizeit und Arbeit zunehmend verschwimmt. Viele fühlen sich unter Druck gesetzt, immer erreichbar zu sein – das löst Stress aus und beeinträchtigt die Work-Life-Balance negativ.
• Organisatorische Defizite: Häufig sind auch die internen Prozesse im Unternehmen schlecht organisiert. Unnötige Wege, ineffiziente Abläufe oder zu viele Meetings, die Mitarbeitende von ihrer eigentlichen Arbeit abhalten, sind typische Beispiele für organisatorische Defizite. Diese Faktoren können zu Frustration und einer erhöhten Arbeitsbelastung führen.
• Konflikte im zwischenmenschlichen Bereich: Stress und Konflikte im Team sollten von Vorgesetzten nicht unterschätzt werden. Ein schlechtes Betriebsklima kann die Produktivität und Arbeitsleistung einzelner Mitarbeitender stark beeinträchtigen. Mangelnde Kommunikation, unklare Verantwortlichkeiten oder fehlende Wertschätzung sind häufige Ursachen für Spannungen im Team.
• Leistungsdruck: Das Gefühl der Überforderung hängt stark von den Erwartungen der Vorgesetzten ab. Wenn Leistungsziele unrealistisch hoch angesetzt sind und das Arbeitspensum regelmäßig Überstunden erfordert, kann das fatale Folgen haben. Dauerhafte Überlastung führt oft zu Stress, Erschöpfung und einem erhöhten Risiko für Burnout.

Zusätzlich spielen der Fachkräftemangel sowie die bereits genannten Faktoren – Arbeitsverdichtung, eine übervolle To-Do-Liste und die steigende Komplexität der Aufgaben – eine zentrale Rolle bei der zunehmenden Arbeitsbelastung. All dies führt zu einer Situation, in der es zu viel Arbeit und zu wenig Personal gibt.

Folgen von Arbeitsbelastung für Personal und Unternehmen

Burnout aufgrund zu hoher Arbeitsbelastung ist in den letzten Jahren stark angestiegen. Das hat nicht nur negative Auswirkungen auf die Mitarbeitenden, sondern auch auf die Unternehmen selbst. Wochenlange Ausfälle, ein dadurch noch größerer Personalmangel und ein Rückgang der Produktivität sind die Konsequenzen.

Dauerhafter Stress äußert sich bei Arbeitnehmenden oft in physischen Beschwerden wie Magen-Darm-Problemen, Schlafstörungen, chronischer Müdigkeit oder Herz-Kreislauf-Probleme.

Gleichzeitig steigt bei anhaltender Überlastung die Fehler, da Mitarbeitende erschöpft und unkonzentriert sind. Langfristig führt dies zu Demotivation und einem Leistungsabfall. Hält diese Situation im Job über einen längeren Zeitraum an, leidet nicht nur die Arbeitsqualität, sondern auch der Erfolg des gesamten Unternehmens.

Neben diesen Hinweisen, die auf eine unmittelbare Überlastung hindeuten können, haben Arbeitnehmende auch die Möglichkeit, eine Überlastungsanzeige zu stellen.

Dabei handelt es sich um eine formale Mitteilung an den Vorgesetzten, in der Beschäftigte darauf hinweisen, dass sie ihre Arbeit unter den aktuellen Bedingungen nicht mehr sicher oder ordnungsgemäß ausführen können, ohne ihre eigene Gesundheit oder die Qualität der Arbeit zu gefährden.

Tipps zur Prävention von Überlastung am Arbeitsplatz

Zu viel Arbeit, zu wenig Personal – Was tun?

Auch wenn Personalmangel auf den ersten Blick Panik bei Vorgesetzten auslösen kann, gibt es sowohl strategische Maßnahmen, um akut dagegen vorzugehen, als auch präventive Ansätze, um dauerhaften Stress zu vermeiden.

• Gute Arbeitsbedingungen schaffen: Das A und O, um Überlastung am Arbeitsplatz zu vermeiden, sind gute Arbeitsbedingungen. Dazu gehören unter anderem geregelte Arbeitszeiten sowie flexible Modelle wie Homeoffice oder Remote-Arbeit, insbesondere für Eltern, um eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu ermöglichen.
• Geeignete Arbeitsmittel bereitstellen: Oft unterschätzt, aber essenziell: Moderne und leistungsfähige Arbeitsmittel. Wenn Mitarbeiter X beispielsweise die Social Media Präsenz des Unternehmens ausbauen soll, sein Arbeitgeber ihm aber nur veraltete Computer oder Smartphones zur Verfügung stellt, wird der Arbeitnehmer X seine Arbeit nur ungenügend ausführen können.
• Klare und realistische Zielsetzungen: Regelmäßige Gespräche und klare Zielvereinbarungen helfen dabei, realistische Erwartungen zu formulieren. Es ist wichtig, kontinuierlich zu überprüfen, ob die gesetzten Ziele erreichbar sind und diese bei Bedarf anzupassen.
• Diese Gespräche bieten außerdem die Möglichkeit, Überlastung frühzeitig zu erkennen und sofort geeignete Maßnahmen einzuleiten. Hier können auch HR-Software-Tools unterstützen – etwa durch anonyme tägliche Umfragen, in denen Mitarbeitende ihre aktuelle Arbeitsbelastung und ihr Stresslevel einschätzen.
• Gerade in akuten Situationen hilft eine offene Unternehmenskultur, in der sich Mitarbeitende wohlfühlen und das Gespräch mit der Leitung oder Vorgesetzten suchen können. Hier sollten Arbeitgebende empathisch reagieren, Mitarbeitende gegebenenfalls nach Hause schicken und gemeinsam individuelle Lösungen erarbeiten.
• Strategische Personalplanung: Eine langfristige und gut durchdachte Personalplanung, die mit den Unternehmenszielen abgestimmt ist, ist essenziell. Besonders in Branchen mit saisonalen Schwankungen – wie dem Weihnachtsgeschäft – sollten Unternehmen frühzeitig planen und gegebenenfalls temporäre Fachkräfte einstellen.
• Es gibt verschiedene Methoden zur Optimierung von Arbeitsprozessen, wie Lean Management oder Six Sigma, die helfen, Effizienz zu steigern und Verschwendung zu reduzieren.

💡 Darüber hinaus können digitale Tools, insbesondere HR-Software, Unternehmen bei der Prozessoptimierung unterstützen

Mit HR-Software zur besseren Arbeitsorganisation

HR-Software bietet Ihnen verschiedene Vorteile zur Unterstützung einer besseren Arbeitsorganisation, die sowohl Ihnen als auch Ihren Mitarbeitenden zugutekommt. So können Sie beispielsweise regelmäßige Umfragen durchführen, um den aktuellen Zustand Ihrer Beschäftigten zu erfassen.

Auch Projektmanagement-Tools ermöglichen eine bessere Übersicht und Nachverfolgung von Aufgaben und Fortschritten. Zudem behalten Sie mit einer HR-Software den Überblick über Überstunden und Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden. Diese und viele weitere Funktionen helfen dabei, die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und Überlastung vorzubeugen.