Geschäftsreisen sind für viele Unternehmen die Grundlage ihres Business. Vor allem dort, wo der persönliche Kontakt wichtig ist, wie beispielsweise in der HR-Branche. Es klingt banal, aber man sollte sich in Unternehmen durchaus die Frage stellen: „Geschäftsreisen organisieren: Wie funktioniert das?“
Während der Geschäftsreise sollen sich die Mitarbeitenden voll auf ihr Geschäft konzentrieren können. Daher ist ein gutes Travel Management essenziell, vor allem in Firmen, in denen viele Reisen anstehen. Wir erklären in diesem Artikel, worauf Sie bei der Planung und Durchführung von Geschäftsreisen achten müssen.
Key Facts
- Eine gut geplante Geschäftsreise ermöglicht es Mitarbeitenden, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren. Unternehmen setzen hierfür auf Reise-Manager oder Checklisten, um reibungslose Abläufe sicherzustellen.
- Klare und verständliche Reiserichtlinien erleichtern die Einhaltung und verhindern Missverständnisse auf Geschäftsreisen. Die Übernachtungspauschale vereinfacht zudem die Reisekostenabrechnung, indem sie steuerfreie Pauschalbeträge ohne Belege ermöglicht.
- Eine Reisemanagement-Software automatisiert Buchungen, Abrechnungen und die Verwaltung von Daten der Geschäftsreisen. Lösungen wie Factorial integrieren Abrechnungen mit DATEV und mobile Apps für eine nahtlose Abwicklung.
- Geschäftsreisen organisieren: die Vorbereitung
- Übernachtungspauschale bei Geschäftsreisen
- Reiserichtlinien
- Geschäftsreisen und Travel-Management-Software
- Fazit
Geschäftsreisen organisieren: die Vorbereitung
Vor dem Beginn der Dienstreise geht es darum, eine Geschäftsreise zu organisieren. Je reibungsloser die Reisevorbereitung, desto perfekter der Ablauf. Es gilt, beim Geschäftsreise organisieren, größere Komplikationen zu vermeiden. So können sich die Geschäftsreisenden voll auf ihr Geschäft oder ihre Konferenzen konzentrieren. Im ersten Schritt muss geklärt werden, ob die Reise notwendig ist. Auch die Reisekosten sollte vor der Reise geklärt werden, genau wie deren Übernahme durch den Arbeitgebenden. Ist die Dienstreise notwendig, wird ein Reiseplan erstellt. Dieser sollte alle wichtigen Informationen enthalten, wie Reiseziel, Reisedauer, Unterkunft und Verpflegung. Gibt es mehrere Termine und wenn ja, gibt es eine Übernachtungsmöglichkeit, damit die Wege für die Reisenden nicht zu lang und zeitlich effektiv sind und welche Reiserouten die besten sind.
Immer mehr – vor allem größere – Firmen beschäftigen dafür einen Travel Manager, der sich ausschließlich um die Belange von Geschäftsreisenden kümmert, die Reise plant, die entsprechenden Buchungen vornimmt, bei Komplikationen einspringen kann und sich anschließend um die Reisekostenabrechnung kümmert. Außerdem hat er die Einhaltung der Reiserichtlinie und die Reduzierung der Reisekosten im Blick.
In kleineren Unternehmen übernehmen das Reisemanagement in der Regel der Chef, der Personalleiter oder die Buchhaltung, aber auch externe Dienstleister sind eine Alternative, um die Ausgaben niedrig zu halten.
Checkliste für Geschäftsreisen
Für Unternehmen, bei denen viele Geschäftsreisen anstehen, ist es sinnvoll, eine Checkliste zur Vorbereitung zu erstellen. Diese kann bei Gelegenheit angepasst werden, sollte aber alle relevanten Fragen enthalten.
Folgende Aspekte sollten in der Checkliste oder To-do-Liste abgearbeitet werden:
- Was ist das Reiseziel?
- Welchem Zweck dient der Business-Trip?
- Wer macht die Geschäftsreise?
- Wie lange dauert der Business-Trip?
- Wie viel Übernachtungen gibt es?
- Welche Geschäftspartner werden aufgesucht?
- Wie viel kostet die Dienstreise?
- Transportmittel buchen
- Hotels buchen
Übernachtungspauschale bei Geschäftsreisen
Eine faire Regelung bei der Bemessung der Reisekosten ist die Übernachtungspauschale. Dabei handelt es sich um einen festen Betrag zur Deckung von Unterkunftskosten während Dienstreisen. Sie wird jährlich vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt und soll den Erstattungsprozess vereinfachen, indem Belege entfallen. Die Pauschale ist steuerfrei und gilt nur, wenn keine höheren tatsächlichen Kosten übernommen werden.
2025 beträgt die steuerfreie Übernachtungspauschale in Deutschland 20 Euro pro Nacht für Reisen ab 24 Stunden. Sie lohnt sich, wenn keine oder geringe Ausgaben entstehen, etwa bei Übernachtungen in einer Zweitwohnung, bei Freunden oder für Lkw-Fahrer im Fahrzeug.
Unternehmen dürfen sie maximal drei Monate zahlen. Bei längeren Aufenthalten kann eine doppelte Haushaltsführung geltend gemacht werden. Auch außerhalb Deutschlands können Angestellte bei Reisen die Übernachtungspauschale nutzen. Die Beträge im Ausland werden von Bundesfinanzministerium festgesetzt und sind von Land zu Land unterschiedlich.
Reiserichtlinien
Auch in großen Unternehmen mit vielen Geschäftsreisen stellt sich immer wieder die Frage: „Geschäftsreisen organisieren: Wie funktioniert das?“ Dazu unsere Richtlinien:
Möglichst transparent und verständlich
Reiserichtlinien sind essenziell für eine effiziente Organisation von Geschäftsreisen. Sie werden aber oft als lästige Pflicht angesehen, daher erstellen viele Arbeitgebenden lange, unübersichtliche Dokumente, die eher Verwirrung als Klarheit schaffen. Dies führt dazu, dass etwa 40 Prozent der Reisenden die Vorgaben nicht einhalten, sei es aus Unverständnis oder wegen unrealistischer Regelungen.
Eine gut strukturierte und transparente Richtlinie definiert klare Rahmenbedingungen für Dienstreisen – von der Planung und Buchung bis zur Kostenerstattung –, die nach der Reise gut überprüfbar sind. Dadurch sparen Sie Zeit und Geld, während Mitarbeitende von den klaren Vorgaben profitieren. Zudem reduziert sie Missverständnisse, sorgt für Transparenz und verhindert Benachteiligungen im Team. Ein durchdachtes Regelwerk fördert die Motivation und Zufriedenheit der Reisenden. Um die Erstellung zu erleichtern, gibt es praktische Vorlagen für verständliche und effektive Reiserichtlinien.
Reisekostenabrechnung
Im Anschluss an die Geschäftsreisen werden die angefallenen Ausgaben über die Reisekostenabrechnung mit dem Arbeitgebenden abgerechnet. Diese beinhaltet alle Fahrt- und Übernachtungskosten sowie den Verpflegungsmehraufwand. Dafür müssen alle Belege der Geschäftsreise gesammelt und vorgelegt werden. Liegen diese nicht vor, müssen die Kosten nicht erstattet werden.
Die Abrechnung der Reisekosten erfolgt meist über festgelegte Pauschalen. Diese variieren je nach Dauer und Art der Reise. So richtet sich der Pauschalbetrag für den Verpflegungsmehraufwand nach der Reisedauer in Stunden, während die Kilometerpauschale anhand der zurückgelegten Strecke berechnet wird.
Controlling
Viele Firmen vernachlässigen das Geschäftsreise-Controlling, obwohl es langfristig zur Kostensenkung beitragen kann, weil Reisen gezielter geplant werden. Hierfür werden Daten von Kreditkartenanbietern, Reisebüros und Dienstleistern mit früheren Geschäftsreisen ausgewertet. So lassen sich sowohl das Reiseaufkommen analysieren als auch Verhaltensmuster auf Dienstreisen erkennen. Diese Analysen ermöglichen Optimierungen in den Abläufen vor und während der Geschäftsreisen.
Geschäftsreisen organisieren und Travel-Management-Software
Eine Travel Management Software optimiert die Organisation von Geschäftsreisen durch zentrale Datenverwaltung, Buchungsvereinfachung und digitale Abrechnung. Sie unterstützt Reisende, Buchhaltung und Personalabteilung, wodurch der gesamte Prozess transparenter wird. Cloud-Lösungen ermöglichen einen ständigen Zugriff auf Reisedaten.
Reisesoftware von Factorial
Factorial bietet ein eigenes Modul zur Reisekostenabrechnung mit automatisierter Verwaltung von Tages- und Kilometerpauschalen. Die DATEV-Integration erleichtert Rückerstattungen über die Gehaltsabrechnung, während eine mobile App die Erfassung unterwegs ermöglicht. Bei der Auswahl einer geeigneten Software sollten Sie Ihre spezifischen Anforderungen, das Budget sowie Sicherheitsaspekte berücksichtigen, um eine optimale Lösung zu finden.
Fazit
Ein effizientes Travel Management ist essenziell, um Geschäftsreisen planen und reibungslos gestalten zu können. Klare Reiserichtlinien und eine strukturierte Planung sparen Zeit und Kosten, während digitale Lösungen wie Travel-Management-Software Prozesse optimieren. Die Reisekostenabrechnung und Übernachtungspauschalen erleichtern finanzielle Abwicklungen. Ein durchdachtes System sorgt für Transparenz, reduziert Missverständnisse und erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Unternehmen profitieren langfristig von einem klar definierten Geschäftsreisemanagement und professionellen Lösungen zur Prozessvereinfachung.
