Der Stundennachweis für Arbeitnehmer macht in Deutschland Sinn, schließlich dürfen Arbeitnehmende regelmäßig nicht mehr als acht Arbeitsstunden pro Arbeitstag leisten. Das regelt §3 des Arbeitsschutzgesetzes. In einem Stundennachweis werden Arbeitsstunden, die ein Arbeitnehmende geleistet hat, systematisch erfasst. Damit können Unternehmen nachweisen, dass sie sich an diese Gesetzesregelung halten. Wir erläutern in diesem Beitrag, welche rechtlichen Regeln Sie befolgen müssen und wie Sie mit digitaler Zeiterfassung Zeit sparen können.
Key Facts
- Gesetzliche Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit: Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber in Deutschland die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen – basierend auf §3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG und dem EuGH-Urteil von 2019.
- Stundennachweise dienen der Kontrolle und Transparenz: Sie dokumentieren Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden, unterstützen die Lohnabrechnung und helfen sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmende, ihre Pflichten bzw. Rechte zu wahren.
- Digitale Lösungen schaffen Effizienz: Moderne Software zur Erfassung der Arbeitszeit reduziert Fehler, spart Zeit und ist besonders in flexiblen Arbeitszeitmodellen nützlich – zusätzlich erleichtern Vorlagen die strukturierte Dokumentation.
- Definition: Was ist ein Stundennachweis für Arbeitnehmer?
- Stundennachweis für Arbeitnehmer: Pflichten und Anforderungen
- Stundenzettel-Vorlagen und -Ausfüllung
- Stundennachweis für Arbeitnehmer: Vor- und Nachteile von Stundenzetteln
- Fazit
Definition: Was ist ein Stundennachweis für Arbeitnehmer?
Ein Stundennachweis – oder Stundenzettel – ist ein Dokument, das die täglichen Arbeitszeiten eines Arbeitnehmenden erfasst. Es dient als Grundlage für die Lohn- oder Gehaltsabrechnung.
Der Stundenzettel unterstützt Arbeitgebende bei der Kontrolle und Dokumentation der Arbeitszeit und hilft Angestellten, ihre geleisteten Stunden nachzuweisen sowie ihre Rechte zu schützen. Früher wurden Stundenzettel meist handschriftlich geführt, heute kommen zunehmend digitale Lösungen wie Excel-Tabellen oder spezielle Softwares zur Arbeitszeiterfassung zum Einsatz.
Diese modernen Systeme reduzieren Fehler durch Vergessen oder falsches Nachtragen und vereinfachen die Erfassung erheblich. Die Software von Factorial automatisiert die Zeiterfassung und das Nachhalten von Arbeitsstunden und Abwesenheiten, Ausgaben und Gehaltsabrechnungen und bündelt diese an einem Ort.
Die Verantwortung für das Ausfüllen liegt in der Regel beim Arbeitnehmenden, kann aber auch vom Arbeitgebenden übernommen werden. Der Stundennachweis ist besonders nützlich in Betrieben mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, da er neben Regelarbeitszeiten auch Überstunden, Krankheit und Urlaub dokumentiert.
Zudem dient er als Nachweis zur Einhaltung des Arbeitsrechts und schafft Transparenz für beide Seiten.
Stundennachweis für Arbeitnehmer: Pflichten und Anforderungen
Am 13. September 2022 entschied das Bundesarbeitsgericht, dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionskonformer Auslegung.
Arbeitgeber müssen ein entsprechendes System einführen. Mit diesem Beschluss setzt das BAG das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 um und bestätigt, dass auch deutsche Arbeitgeber zur vollständigen Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind. Damit wird die Zeiterfassungspflicht rechtlich verbindlich umgesetzt.
Stundenzettel auch für Minijobber
Die Dokumentationspflicht gilt generell nur für geringfügig Beschäftigte (Ausnahme Minijobber im privaten Bereich) und die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereiche, in denen eine besondere Missbrauchsgefahr besteht. Dazu zählen zum Beispiel das Baugewerbe, Gaststätten und Herbergen, Speditions-, Transport und Logistikbereich, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau und Fleischwirtschaft. Auch Zeitungszustellerinnen und -zusteller und Beschäftigte bei Paketdiensten müssen regelmäßig ihre Arbeitszeit aufzeichnen.
Achtung Arbeitgeber!
Als Arbeitgebender sind Sie für die Stundenaufzeichnungen Ihrer Angestellten verantwortlich, und nicht die Arbeitnehmenden. Wenn Sie die Stunden nicht, nicht vollständig, nicht rechtzeitig aufzeichnen oder nicht mindestens 2 Jahre aufbewahren, drohen Ihnen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro. Sie verstoßen damit gleich doppelt gegen geltendes Recht, einmal gegen die Aufzeichnungspflichten nach dem MiLoG und zusätzlich gegen die Geringfügigkeitsrichtlinien.
Stundenzettel aushändigen?
Zwar ist die Pflicht zur Aushändigung gesetzlich nicht klar geregelt, doch muss der Stundennachweis Arbeitnehmenden laut Bundesdatenschutzgesetz und §83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz ausgehändigt werden, wenn diese das verlangen, denn sie haben ein Recht auf Einsicht in ihre gespeicherten Daten, einschließlich Arbeitszeiten.
Stundenzettel-Vorlagen und -Ausfüllung
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen laut MiLoG aufgezeichnet werden. Der Stundennachweis muss zudem auch Pausenzeiten und Überstunden dokumentieren.
Diese Informationen müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach der erbrachten Arbeitsleistung gesammelt werden. Laut Gesetz müssen die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre lang ab dem Aufzeichnungsdatum aufbewahrt werden.
Was muss noch auf dem Stundenzettel stehen?
Es ergibt jedoch Sinn, den Stundennachweis noch um weitere Angaben zu ergänzen:
Angaben wie Name, Geburtsdatum, Adresse, Projektnummer oder Personalnummer ermöglichen eine eindeutige Zuordnung von Stundennachweisen und tragen dadurch zu einer übersichtlicheren Sortierung bei.
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Stundennachweis für Arbeitnehmer: Vor- und Nachteile von Stundenzetteln
Die Arbeitszeiterfassung bringt viele Vorteile mit sich, aber auch ein paar Nachteile. Dies gilt sowohl für die Arbeitnehmerseite als auch für die Seite der Angestellten:
Für Arbeitnehmende
Das Ausfüllen von Stundenzetteln schafft Fairness, da Überstunden erfasst und ausgeglichen werden können, was Frust vermeidet. Transparenz ermöglicht Arbeitnehmenden, ihre Arbeitszeiten jederzeit einzusehen und abzustimmen. Zudem erleichtert sie die Planung von Urlaub und Fehlzeiten.
Gleichzeitig gibt es auch Nachteile: Manche Mitarbeiter empfinden die Erfassung als Misstrauensbeweis des Arbeitgebers, was das Betriebsklima belasten kann. Wenn der Fokus zu sehr auf der Zeit statt auf Leistung liegt, kann das die Motivation mindern und zu weniger zielorientiertem Arbeiten führen. Eine gute Kommunikation ist daher entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung.
Für Arbeitgebende
Digitale Zeiterfassung bietet auch für Unternehmen viele Vorteile: Sie vereinfacht die Lohnbuchabrechnung, reduziert Verwaltungsaufwand und liefert automatisch erfasste Daten zu Arbeitszeiten, Überstunden und Fehlzeiten. Das erleichtert die Einsatzplanung und ermöglicht einen effizienten Personaleinsatz. Zudem sorgt sie für rechtliche Sicherheit, da Arbeitszeitnachweise gesetzeskonform dokumentiert werden.
Nachteile ergeben sich, wenn der Fokus zu stark auf Arbeitszeit statt Produktivität liegt – dies kann Motivation und Leistung beeinträchtigen. Außerdem bestehen datenschutzrechtliche Risiken, insbesondere, wenn personenbezogene Daten zweckentfremdet werden. Unternehmen sollten daher Daten anonymisieren und einen Datenschutzbeauftragten einbeziehen, um rechtlich abgesichert zu sein.
Fazit
Ein Stundennachweis ist ein zentrales Instrument zur Dokumentation von Arbeitszeiten und spielt eine wichtige Rolle bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie dem Arbeitszeitgesetz. Er unterstützt Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung, der Überwachung von Arbeitszeiten sowie der Einhaltung rechtlicher Pflichten und gibt Arbeitnehmenden Sicherheit und Transparenz.
Besonders durch die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts zur verpflichtenden Zeiterfassung gewinnt das Thema weiter an Relevanz. Digitale Lösungen bieten eine effiziente, fehlerarme Alternative zu handschriftlichen Stundenzetteln. Vorlagen helfen zusätzlich bei der korrekten Erfassung. Trotz einiger Nachteile überwiegen die Vorteile – vor allem in Betrieben mit flexiblen Arbeitszeitmodellen.
