Gehaltsanpassung: Bedeutung, Argumente und Tipps

Eine Gehaltsanpassung für Mitarbeitende kann aus unterschiedlichen Gründen erfolgen. Welche Argumente es für eine Gehaltsanpassung im Unternehmen gibt und worauf Vorgesetzte bei Gehaltsverhandlungen noch achten sollten, erklären wir im folgenden Artikel.

Key Facts

1. Eine Gehaltsanpassung im Job bedeutet üblicherweise, dass das Gehalt von Mitarbeitenden angehoben wird – in seltenen Fällen kann sie jedoch auch eine Gehaltssenkung bedeuten.
2. Gründe für eine Gehaltsanpassung können unter anderem betriebsbedingte Faktoren, ein Inflationsausgleich, individuelle Leistung oder auch Anerkennung sein.
3. Typischerweise sollten Argumente für eine Erhöhung, den Marktvergleich, die Unternehmenssituation, die individuelle Leistung und den Mehrwert betonen.

• Was heißt Gehaltsanpassung?
• Beispiel: Gehaltsanpassung – Inflation
• Gehaltsverhandlungen: Argumente, Formulierung und Gespräch
• Effiziente Lohnabrechnung und fundierte Gehaltsverhandlungen mit HR-Software

Was heißt Gehaltsanpassung?

Gehaltsanpassung – Definition

Eine Gehaltsanpassung meint die Veränderung des Gehalts von Arbeitnehmenden.
Meist handelt es sich hierbei um eine Erhöhung. Nur in seltenen Fällen kann es zu einer Reduktion kommen.

Es gibt unterschiedliche Gründe, die zu einer Gehaltsanpassung führen können. Dazu gehören unter anderem:

• Leistungsbezogen: Eine veränderte Aufgabe, zum Beispiel durch eine Versetzung oder Beförderung, die mit mehr Verantwortung einhergeht, ist einer der häufigsten Gründe für eine Gehaltsanpassung. Ebenso kann die Anerkennung erbrachter Leistungen zu einer Erhöhung führen.
• Betriebszugehörigkeit / betriebsüblich: Auch die Dauer der Betriebszugehörigkeit kann ausschlaggebend sein. In einigen Betrieben wird das Gehalt automatisch nach einem bestimmten Zeitraum angepasst oder erhöht.
• Inflationsausgleich. Eng verbunden mit der automatischen Erhöhung in manchen Betrieben ist die Anpassung zur Abmilderung der Inflation.
• Tarifverhandlungen: In tarifgebundenen Unternehmen erfolgen Gehaltsanpassungen häufig auf Basis von Tarifverhandlungen.
• Wirtschaftliche Schwierigkeiten: In Zeiten wirtschaftlicher Probleme kann es vorkommen, dass Unternehmen das Gehalt ihrer Mitarbeitenden vorübergehend oder dauerhaft kürzen müssen.
• Wegfall von Zuschlägen oder Boni: Auch der Wegfall von variablen Gehaltsbestandteilen, wie zum Beispiel Zuschlägen, Prämien oder Boni, kann eine Reduktion des tatsächlichen monatlichen Einkommens bedeuten.

Was ist der Unterschied zwischen einer Gehaltsanpassung und einer Gehaltserhöhung?

Der Unterschied zwischen diesen beiden Begriffen besteht darin, dass es sich bei einer Gehaltserhöhung immer um eine Steigerung des Gehalts handelt, während eine Gehaltsanpassung sowohl eine Erhöhung als auch eine Kürzung bedeuten kann.
Der Begriff Anpassung beschreibt allgemein eine Veränderung oder Modifikation des Gehalts – in jede Richtung. Eine Gehaltserhöhung ist also ein spezieller Fall der Gehaltsanpassung.

Wie hoch ist eine Gehaltsanpassung?

Es gibt keine pauschale Antwort darauf, wie hoch eine Gehaltserhöhung ausfällt. Das hängt stark von der Position, der Branche und der individuellen Leistung der Mitarbeitenden ab. In der Regel liegt eine Gehaltserhöhung jedoch zwischen 3 und 5 Prozent. Bei Beförderungen kann diese Zahl aber auch deutlich höher ausfallen.

Laut einer aktuellen Studie des Beratungshauses Kienbaum lag die Gehaltsentwicklung in Deutschland allerdings hinter den Erwartungen zurück. So betrug die durchschnittliche Gehaltserhöhung im Jahr 2024 nur etwa 2,8 Prozent.

Gleichzeitig ist der Reallohn, also der inflationsbereinigte Lohn, in Deutschland im Jahr 2024 im Vergleich zum Vorjahr um 3,1 Prozent gestiegen – laut Statistischem Bundesamt die höchste Steigerung seit Beginn der Erhebung.
Damit konnten Arbeitnehmende erstmals seit mehreren Jahren wieder spürbar an Kaufkraft gewinnen, auch wenn das Niveau von vor der Corona-Pandemie noch nicht vollständig erreicht ist.

Beispiel: Gehaltsanpassung – Inflation

Machen wir uns eine Gehaltsanpassung – in Form einer Gehaltserhöhung – am Beispiel der oben genannten Zahlen deutlich:

Stellen wir uns Arbeitnehmer X vor. Er verdient 3.000 € brutto im Monat. Zu Beginn des Jahres 2024 gewährt ihm sein Arbeitgeber eine Gehaltserhöhung von 5,4 %. Sein monatlicher Bruttolohn steigt damit auf 3.162 €.

Die Inflation in Deutschland lag im selben Zeitraum laut Statistischem Bundesamt bei 2,2 %. Das bedeutet: Die Lebenshaltungskosten – also etwa für Lebensmittel, Wohnen oder Energie – sind im Durchschnitt um 2,2 % gestiegen.

Was heißt das nun konkret für Arbeitnehmer X?

Angenommen, sein Arbeitgeber hätte ihm nur eine Gehaltserhöhung von 2,2 % gewährt – also genau in Höhe der Inflation. Dann würde der Arbeitnehmer zwar mehr verdienen (3.066 € statt 3.000 €), könnte sich aber trotzdem nicht mehr leisten als im Vorjahr. Die zusätzlichen Kosten durch die Inflation würden die Lohnerhöhung vollständig aufzehren.
Es handelte sich also streng genommen nicht um eine echte Gehaltserhöhung, sondern lediglich um eine Gehaltsanpassung– das reale Einkommen bliebe unverändert.

Da X jedoch eine Erhöhung um 5,4 % erhalten hat, bleibt nach Abzug der Inflation ein realer Lohnzuwachs von rund 3,1 %. Das bedeutet: Arbeitnehmer X kann sich tatsächlich mehr leisten als im Vorjahr – es handelt sich um eine reale Gehaltserhöhung, nicht nur um eine Anpassung.

Gehaltsverhandlungen: Argumente, Formulierung und Gespräch

Für Vorgesetzte ist es wichtig, sich mit den verschiedenen Gründen und Argumenten für eine Gehaltserhöhung oder -anpassung auseinanderzusetzen, um gut vorbereitet und informiert in Gehaltsgespräche zu gehen. So ist es hilfreich, bereits eine klare Argumentationslinie, Daten zu den jeweiligen Mitarbeitenden und auch bereits eine maximale Vorstellung über die Höhe der Gehaltserhöhung zu haben, wenn Mitarbeitende das Gespräch suchen und nach mehr Gehalt fragen.

Im Folgenden tragen wir daher die wichtigsten Argumente, Vorgehensweisen und Tipps für ein gelungenes Gehaltsgespräch zusammen.

Denn: Vorbereitung ist hier alles!

Wie eine Gehaltsanpassung formulieren? – Mündlich oder schriftlich?

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, die besagt, wie eine Verhandlung über das Gehalt auszusehen hat. Es hängt stark von der Unternehmenskultur und auch der Arbeitsweise ab, also beispielsweise davon, ob die Mitarbeitende on-site oder remote arbeiten. In der Regel suchen Mitarbeitende jedoch das Gespräch mit ihren Vorgesetzten. Es wird ein Gesprächstermin vereinbart, und das Gespräch wird üblicherweise unter vier Augen geführt.

Auch Vorgesetzte können eine Gehaltsanpassung von sich aus anbieten – zum Beispiel, wenn sie Mitarbeitenden Anerkennung zollen möchten. Ebenso kann eine Abteilungsleitung die Personalabteilung davon überzeugen wollen, einer Gehaltserhöhung für eine*n Mitarbeitende*n im Team zuzustimmen.

Hinweis: Für viele Angestellte ist es eine Herausforderung, eine Gehaltserhöhung ansprechen zu können. Daher kann es für einige einfacher sein, ihre Forderung zunächst schriftlich zu formulieren.

Argumente – Gehaltsanpassung Gespräch

Grundsätzlich geht es bei einer Gehaltsanpassung stets um den Mehrwert für das Unternehmen, der eine solche Anpassung rechtfertigen würde. Die Gehaltserhöhung ist ein zentrales Instrument der Personalpolitik: Sie trägt dazu bei, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu fördern und ihre Motivation aufrechtzuerhalten.
Es handelt sich also um eine der wichtigsten Maßnahmen, um Mitarbeitende langfristig an das Unternehmen zu binden – besonders relevant in der heutigen Arbeitswelt, in der in vielen Branchen Fachkräfte fehlen.

Gute Argumente für die Forderung nach mehr Geld:

Ein überzeugendes Argument ist eine nachweisbare Mehrleistung: Wenn Mitarbeitende sich beispielsweise durch ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt, besondere Zielerreichung oder hohe Umsatzzahlen hervorgetan haben. Auch die Übernahme zusätzlicher Verantwortung, etwa durch eine neue Rolle oder Vertretung, kann eine Gehaltserhöhung rechtfertigen.

Aufbau einer schlüssigen Argumentation:

Typischerweise enthält eine gute Argumentation für eine Gehaltserhöhung folgende Bestandteile:

1. Mehrwertbezug: Ein konkreter Grund, warum die Gehaltsanpassung gerechtfertigt ist (z. B. Leistung, erreichte Ziele, Verantwortung, Projekte).
2. Gehaltswunsch oder Gehaltsvorstellung ungefähr nennen.
3. Unternehmensperspektive: Eine realistische Einschätzung, ob das Unternehmen sich die Erhöhung leisten kann bzw. welche Vorteile es davon hat.
4. Marktvergleich: Hinweise auf den branchenüblichen Marktwert vergleichbarer Positionen in ähnlichen Betrieben. (Tipp: Gehaltsportale sind ideal für einen ersten Vergleich der Gehaltsstrukturen).
5. Zusätzliche Aspekte: Hinweise auf Mitarbeiterzufriedenheit, Bindung ans Unternehmen, oder das Risiko, Talente zu verlieren.

Denn nicht nur aus Sicht der Mitarbeitenden, sondern auch aus unternehmerischer Perspektive kann eine Gehaltserhöhung ein sinnvoller Schritt sein, um wertvolle Teammitglieder zu halten und die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine erfolgreiche Gehaltsverhandlung?

Ein guter Zeitpunkt für eine Gehaltsverhandlung ist immer dann gegeben, wenn beispielsweise ein erfolgreicher Projektabschluss vorliegt oder – ganz klassisch – eine Beförderung erfolgt ist. Auch die Unternehmenssituation sollte berücksichtigt werden: Befindet sich das Unternehmen gerade in wirtschaftlichen Schwierigkeiten oder herrschen besondere Krisenzeiten, wie etwa während der Corona-Pandemie, ist möglicherweise nicht der beste Moment, um das Management oder die Vorgesetzten nach mehr Bezahlung fragen.

Effiziente Lohnabrechnung und fundierte Gehaltsverhandlungen mit HR-Software

Gerade bei der Lohnabrechnung, insbesondere in Zusammenhang mit Boni, Zuschlägen und Gehaltsanpassungen, kann man schnell den Überblick verlieren. Die manuelle Berechnung ist oft fehleranfällig. Mit der Factorial HR-Software und dem Tool für die vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung vermeiden Sie diese Fehler. Die Lohnabrechnung wird stattdessen weitesgehend automatisch erstellt.

Zudem bietet Factorial Funktionen, die Ihnen Einblicke in die Gehaltsstruktur Ihrer Mitarbeitenden im Unternehmen ermöglichen. Diese Informationen können eine wertvolle Grundlage für Gehaltsverhandlungen bieten. Ebenso können Performance-Reports, die ihre Entwicklung, Leistung sowie Qualifikationen der Angestellten anzeigen, eine wertvolle Basis sein, um fundierte Entscheidungen in Gesprächen zu treffen.